Каждый из нас выстраивает собственную систему взглядов. Я не претендую на истину, но в то же время хочу поделиться результатом многолетних исследований и поисков архимедова рычага – точки опоры, с помощью которой можно перевернуть мир.
Задача состояла в том, чтобы найти путь для повышения эффективности предприятия. Эта амбициозная задача была выполнена. Точка опоры по моей, пусть не бесспорной версии, оказалась связана с контролем ресурсов.
В качестве архимедова рычага были выбраны саморазвивающиеся и саморегулируемые системы тотального контроля ресурсов, не требующие практически никаких существенных усилий и средств. Статистика за 10 лет практических работ выглядит весьма обнадеживающе.
Новое пришлось выстраивать с нуля – от концепции до конкретных процессов. Опубликовать весь материал в рамках замечательного ресурса www.e-xecutive.ru сразу невозможно. Начну с конца, с системы контроля закупочных операций, предельно конкретной технологии, построенной на концепции и базовых подсистемах. И начну с определений, поскольку всю тему разом разместить не получится.
Решая задачу повышения эффективности контроля над ресурсной базой и ресурсами, менеджер должен определить основную причину неэффективности. Найти проблему и решить ее. Только решение основной проблемы позволит качественно решить задачу в целом.
При анализе всех аспектов жизнедеятельности предприятий в поиске слабых звеньев, было определено, что по объективным причинам обеспечивающие и вспомогательные процессы не могут контролироваться так же хорошо как основные – сквозные – производственные процессы. Наличие таких обеспечивающих процессов – объективная реальность обусловленная низким уровнем разделения труда. Предприятие не в состоянии избавиться от них без потерь финансовых, потерь в качестве управления.
Все обеспечивающие процессы в значительной мере обуславливают эффективность производственных процессов в целом. Это энергоснабжение, содержание зданий и сооружений, торгово-закупочная деятельность, инвестиции в развитие и модернизацию. В основном обеспечивающие процессы так или иначе связаны с операциями закупок. Например, производство ремонтно-строительных работ – это закупки, потребление тепла –это тоже закупки, потребления электричества – это закупки и т. д.
Любые процессы, в которых участвует заказчик и поставщик, можно квалифицировать как закупки. Именно на операциях закупок в основном учитываются интересы отдельных лиц или групп лиц. Установление контроля над закупочными операциями, по сути, обеспечивает контроль за всеми производственными процессами, включая основные.
Давайте попробуем заполнить этот пробел, предварительно уточнив основные понятия без которых описание операций закупок будут не конкретны. Для этого введем основные общие понятия, имеющие отношение к операциям закупок.
- Закупка – операция купли-продажи работ, услуг, товарно-материальных ценностей, включая движимое и недвижимое имущество.
- Предмет закупки – работа, услуга, материальная ценность, включая движимое и недвижимое имущество, обладающий определенными свойствами и отвечающими условию снижения стоимости владения объекта закупки.
- Объект закупки – движимое и недвижимое имущество, технологические процессы, испытывающие потребность в поставке предмета закупки.
- Процедура закупки – формализованный бизнес-процесс осуществления закупочной операции, включающий весь цикл осуществления закупки до момента прекращения обязательств по договорам поставок.
- Простые закупки – закупочные операции предметов закупки, обладающих простыми свойствами, не требующих участия в процессе определения свойств использование высококвалифицированных специалистов.
- Сложные закупки – закупочные операции предметов закупки, обладающих сложными свойствами, требующих участия в процессе определения свойств высококвалифицированных специалистов.
- Условие снижения стоимости владения – обязательное условие, которому должен отвечать предмет закупок в отношении объекта закупки и понимается как снижение затрат на эксплуатацию и содержание объекта закупки.
- Этапы реализации закупочной операции – завершенный результатом комплекс работ по осуществлению закупочной операции, пригодный для дальнейшего использования.
- Форвардный расчет – расчет стоимостных характеристик предмета закупки, учитывающий его свойства, предваряющий стоимостные характеристика, приобретаемые предметом закупки в процессе определения поставщика.
- Простой список закупок – список всех закупок предприятия.
- Список закупок по приоритету – список закупок с соответствующим форвардным расчетом, учитывающий степень необходимости для нужд предприятия.
- План закупок – список закупок с соответствующим форвардным расчетом, обеспеченный финансовым планом.
- Процедура отбора поставщика – процесс выбора заказчиком претендента на право заключения договора поставки путем конкурсного отбора в форме наиболее целесообразной для получения наилучшего результата.
- Договор поставки – договор, участвующий в процедуре закупок и имеющий целью регулирования отношений между заказчиком и поставщиком предмета закупки.
- Поставщик – юридическое или физическое лицо, осуществляющее поставку предмета закупки на условиях договора поставки.
Как видно из определений, мы не ограничиваем теперь закупки только материалами и услугами, относящимися в основном к простым закупочным операциям. Решая проблемы эффективности, мы должны учитывать как простые, так и сложные закупочные операции.
Некоторые возможности снижения стоимости предмета закупок недоступны службам предприятий, занятым на выполнении операций закупок. Основная проблема служб закупок заключается в качественном составе исполнителей, в котором отсутствуют узкие специалисты, так как сложные закупки практически всегда уникальны и разнообразны по своим характеристикам. В связи с этим службам закупок требуются работники, обладающие широким спектром знаний и опыта. При решении отдельных задач, они не могут сформировать предельно конкретное техническое задание из-за отсутствия в своем составе узких специалистов.
Независимый поставщик решений, внутренний или внешний, лишен этих недостатков. Не обладая достаточными возможностями по организации процесса закупок на этапе исследования свойств предмета закупок, службы предприятия вынуждены обращаться к поставщикам, заинтересованным в сближении с источниками заказов. Решение проблем заказчика на первой стадии закупочных операций позволяют им приобрести решающие преимущества при определении победителей процедур отбора исполнителей.
Нередки случаи, когда поставщики согласны выполнить необходимые исследования бесплатно или с минимальными для заказчика издержками, учитывающими только прямые затраты. Не всегда прямым следствием тесных контактов между структурами заказчика и поставщика становится внутрикорпоративная коррупция. Часто, решая неразрешимые проблемы, поставщики пользуются симпатиями работников заказчика, что так же влияет на выбор поставщика.
FCPO-system (Система полного контроля закупочных операций) полностью решает проблему зависимости служб заказчика от поставщиков. Технологическим способом решается вопрос использования специалистов узкого профиля со стороны заказчика. Любое использование специалистов поставщиков ведет в конечном итоге к значительному завышению стоимости поставок.
Система позволяет получить специалиста любого профиля, не нарушая формализованные производственные процессы, не придумывая способы оплаты специалистов, не попадая в зависимость от поставщиков. Всю необходимую информацию по процедурам закупок службы предприятия получают из одних рук, что существенно облегчает процесс закупок.
С другой стороны, использование одного и того же поставщика решений по закупкам не приводит к зависимости от его услуг. Понимая принципы работы FCPO-system, заказчик может отказаться от услуг независимого поставщика, так как зависимость предприятия от него невелика. Его функции могут выполнять инжиниринговые компании, даже не имеющие представления о FCPO-system, а так же внутренние обособленные подразделения подчиняемые напрямую топ-менеджеру, минуя средние уровни управления. Отсутствие поставщика в принятии решений снижает риски негативного влияния на основные производственные процессы до минимума.
Фото: pixabay
Да пытаюсь, Олег. Стараюсь доводить смысл на примерах.
Сергей, автор ничего не предлагает при простых закупках и при закупках на "конвейер". Автор, как я его понял, предлагает контроль только сложных закупок. На "конвейер" у него кишка тонка тягаться с профессионалами.
Приведу следующие примеры сложных закупочных операций: работы по энергоэффективности (модернизация кранов-штабелёров в основном включала мероприятия по снижению энергопотребления); работы по модернизации технологических линий (реконструкция транспортной системы цеха литья малых форм); Модернизация оборудования (модернизация топливозаправочного узла обеспечения полётов); строительство и реконструкция (техническое перевооружение водозабора и водоподготовки); услуги (подбор Исполнителя на клининговые услуги для заводоуправления).
Разница между паронитом и транспортной системой литейного цеха заключается в сложности. В одном случае мы закупаем товар, свойства которого определены стандартами. В другом свойства продукта ещё нужно определить. Для этого необходимо понимать миссию, перспективные цели производственного предприятия, сочетание свойств с целями и смежными производствами, с производительностью, с вариативностью использования и прочими параметрами, которые можно заменить одним словом - целесообразностью.
Уважаемый Михаил! Вы меня совсем запутали.
Я читаю статью подписанную - Михаил Трофименко.
А потом читаю слова Михаил Трофименко:
"Автор, как я его понял, предлагает контроль только сложных закупок."
Так кто автор статьи? Или Вы сами о себе в третьем лице говорите????
Вот. Теперь все понятно! Странно, что я не понял этого из самой статьи!
только "сложные" закупки осуществляют исключительно крупные предприятия. Полагаю, что таковых в России не больше пары тысяч (могу ошибаться).
Олег, Михаил все правильно написал!
Автор - пишет статью!
Читатель - статью читает!
Мыслитель - размышляет над написанным!
Михаилу, как читателю и мыслителю понятно, что написано Автором!
Спасибо за совет "В Вашей практике может и дальше всё оставаться без изменений, если Вы не приложите никаких усилий для саморазвития." Поэтому и читаю сей опус. Чисто саморазвиться.
Пример для меня показателен. Развели исполнителей. Понты одного Руководителя позволили заасфальтировать (???????) 250 кв.м (??????) по полной технологии (???????) дорожного строительства грубо говоря за один доллар. Но вот основной объем он вряд ли возьмется за эту же цену делать. Ситуация знакомая. Как раз для одноразовых работ. Если не планируется дальнейшего сотрудничества. Проигравшие компании в таком спектакле затаят обиду и если победитель сдуется - ценник выкатят не гуманный, включив в него свои затраты на пригнать технику и людей.
Спасибо за развернутые разъяснения на показательном примере.
Вопрос автору - 250 кв.м по полной технологии сколько по времени делали? А то я как-то немного в курсе отличий наляпать сверху от рытья полутораметрового котлована...
Ничего странного. Во-первых, из меня никакой маркетолог и никакой гуманитарий. Тексты которые легко читаются больше удаются им. Во-вторых, тема сложна новыми подходами и новыми терминами, что идёт вразрез с существующей парадигмой основных направлений менеджмента. Ну и в-третьих, Статья предварительная, первая из нескольких, в которой только термины и общая информация по подходам и выбору точки приложения усилий.
Примеры из относительно малого бизнеса. Некий предприниматель имея небольшую сумму берёт в технопарке цех под металлообработку. Цех, ранее принадлежащий оборонному заводу не в лучшем состоянии. Требует вложений. Программа большая, а деньги уже заканчиваются только на гидроизоляции кровли и восстановлении стен. Для запуска как минимум необходимы системы отопления и вентиляции ( электрика относительно не ёмкая по деньгам). Как составить ТЗ на подводку газовой магистрали? Какой вариант отопления выбрать? Какое оборудование самое оптимальное при недостатке денег? С подрядчиками тоже проблема. Уже натерпелся при выполнении гидроизоляции кровли.
Чтобы голова не болела, по рекомендации установил контакты с проектно-производственной компанией по газу и отоплению. Очень понравилось комплексное решение "под ключ", но из-за недостатка денег, возникли сомнения в адекватности цены. Подвернулся ПР. Первичный анализ показал возможность снижения стоимости. Попытка решить свои задачи через "надёжного" Исполнителя оборачивается значительными потерями Заказчик и Поставщик преследуют разные цели. Независимый ПР даёт альтернативную точку зрения и, что очень важно, не менее профессиональный взгляд на задачу чем Исполнитель. С обеих сторон окопов встречаются равные по знаниям стороны, а не знаток и чайник. Заказчик уже не обязан "верить", не только Исполнителю, но и собственному ПР. Он имеет возможность сравнивать и принимать взвешенные решения. В результате, удалось выбрать оптимальное оборудование со снижением стоимости с монтажом более чем на 30% с экономией - 2347тыс.руб.
Другой пример. Некая компания по эксплуатации коммерческой недвижимости испытывала проблемы с специалистом-строителем. Со временем этой должности человек начинал "брать". Работа эпизодическая - то много, то вообще нет. Привлечение независимого ПР позволило отказаться от специалиста напроч. И о чудо, работы постепенно вообще не стало. Здания в хорошем состоянии. Если возникают проблемы - звонок. Если надо определить минимальную максимальную цену по работам - смета. Если ещё нужна и работа - ТЗ на основании хорошо проработанной сметы. Подрядчикам тоже хорошо. Они порлучают ТЗ которое где объёмы уже посчитаны. Не надо закладывать откатные 10%. Если позвал ПР, то откатов не будет. Конкурс, даже если не выиграл, даёт ценную информацию о расстановке сил на рынке. На чём выигрывают конкуренты, каковы их расценки, где наше предложение, в хвосте или в лидерах. Если актив в Воркуте, то есть кому провести процедуру закупки и там. Если в Уфе надо открыть сервисный центр и требуется оценка здания с технической и технологической точки зрения, есть и такая возможность.
Мелкие компании мотивированы ещё больше работать с независимым ПР, так как он союзник. Его KPI связан со снижением цены контракта и повышением эффективности закупки. А кто ещё подходит с такой же задачей?
Да это шутка.
Нравится мне ход Ваших мыслей. Мы прям такие ненормальные, что не ставили вопрос о цене объёмов. Конкурс проводился в два этапа. Целью первого этапа было определение цены каждого с расстановкой по ранжиру. Очень долго торговались по второму и третьему предложению, так как окончательный победитель не всегда лучшая цена. И окончательное решение принимает комиссия каждого Заказчика. Работа у первого заказчика всего лишь бонус дающий приоритетное право выполнения работ. Цены фиксировались протоколом. Если победитель оказывался не состоятельным, автоматически принималось следующее предложение с зафиксированными условиями. Переторжка в данном случае не нужна.
Подрядчики с удовольствием участвовали в конкурсном отборе, так как нет сложных фильтров, не нужно считать объёмы, и долго готовить предложение, нет откатов, можно посмотреть как ты смотришься на фоне конкурентов, можно заработать бонус позволяющий получить следующую работу, так как заказчик обычно не раскладывает яйца в одну корзину.
250 м2 делали относительно быстро всё заняло с транспортировкой техники не более недели. Быстрей не получилось по разным причинам.
Видимо Вы не тот пример привели. Ибо... 375 куб.м грунта выкопать и вывезти, "подушка", основа, подложка, черновой слой, чистовой слой... За неделю - это бегом.
Аутсорсинг сложных закупок - тут важен уровень доверия. Понятно, что уже бухгалтерию на сторону отдают - проводки, отчеты... Но чтобы не как в анекдоте: "Ищем нового бухгалтера. А так же старого..."
Михаил Трофименко пишет: Во-первых, из меня никакой маркетолог и никакой гуманитарий. Тексты которые легко читаются больше удаются им. Во-вторых, тема сложна новыми подходами и новыми терминами, что идёт вразрез с существующей парадигмой основных направлений менеджмента. Ну и в-третьих, Статья предварительная, первая из нескольких, в которой только термины и общая информация по подходам и выбору точки приложения усилий.
Зато честно! Значит надо было поработать над формулировками. Возможно тема действительно инновационная. Тогда проблема не в самой теме, а в ее презентации. Уметь убеждать - от этого не уйти.