Я заметил, что собственники очень странно выбирают время проведения стратегических сессий. Как правило, это выглядит как «надо провести вот прям сейчас!». А почему именно сейчас? Самые распространенные ответы: «Ну потому что давно не проводили», или «Потому что что-то случилось».
Ко второму ответу вопросов нет, такие сессии часто называют «проблемными», где задача команды обсудить влияние какого-то события на компанию, бизнес, принятую стратегию и обсудить что нужно предпринять в связи с этим событием. Такая сессия готовится достаточно оперативно, можно уложиться в 3-5 дней, если у вас есть проверенный модератор.
Но проводить стратсессию сейчас «потому что давно не проводили» – так себе идея. Хотя стоп! Конечно это точно лучше, чем ее не проводить совсем. Но не всегда «прямо сейчас» – лучшее время.
Почему так?
Во-первых, для классической стратегической сессии, на которой разрабатывается или корректируется стратегия компании, нужна подготовка, причем не самого мероприятия (сессии), а подготовка данных, аналитика по компании, по рынку, возможно поиск экспертов. И сделать это качественно в течение, скажем, недели, невозможно.
Во-вторых, нужно подготовить команду. Я знаю единицы компаний среднего бизнеса, которые проводят стратсессии системно, и у которых сессии являются частью плана годовых мероприятий. Остальные же используют этот инструмент нерегулярно, и если стратсессия не является привычным для топов инструментом, то нужно время, чтобы ввести их в курс дела.
Выбор оптимального времени для проведения стратегической сессии — важный фактор, влияющий на эффективность стратегического планирования в компании. Рассмотрим подробнее каждую из 12 частей года применительно к «плановой» стратегической сессии.
Январь
С Новым годо-о-ом!!! Ну кто же в январе работает, и тем более решает важные вопросы?))
Февраль
Планы и проекты на год уже есть (ну, по-разному бывает, но в большинстве случаев это так), пересматривать их рано, так как их еще не успели ни забыть, ни зафакапить.
В феврале-марте обычно появляются результаты года, позволяющие оценить эффективность текущей стратегии, и вот их уже стоит обсуждать на стратсессии. Но проводить ее еще рано.
Март
Завершение первого квартала. Результаты года уже точно есть, да и март заканчивает первый квартал.
Если (спойлер) годовая стратсессия проводилась в октябре-ноябре, то самое время начать готовить промежуточную сратсессию для оценки этих результатов и корректировки стратегии, планов, проектов. Учитывая, что подготовка сессии в спокойном режиме занимает 3-4 недели, то март — идеальный месяц для определения даты сессии и начала ее подготовки.
Апрель
Минул первый квартал. С годовой стратсессии прошло 4-6 месяцев, сессия готовится с марта, и апрель — идеальное время для промежуточной полугодовой однодневной стратегической сессии.
Май
Праздники и длинные выходные. Первой половины месяца не существует в части плотной работы. Середина второго квартала — первый давно прошел, второй еще не закончился. Без крайней необходимости странно планировать на май стратсессию.
Июнь-август
Яхта. Парус. Лето. Отпуск. Конечно, не январь, и можно найти день-два для стратсессии чтобы ключевые члены команды были на работе. Но тут появляется не совсем очевидные артефакты.
Как правило, по итогам стратсессии у топов возникают задачи типа сформировать или скорректировать планы подразделений, функциональные стратегии (у кого таковые имеются), оцифровать принятые решения и посчитать бюджеты для их реализации, то есть довести принятые решения «до ума», чтобы далее их успешно реализовывать.
Так вот, из трех компаний, в которых в июне проводил стратегические сессии, на сей день только одна полностью справилась с этой задачей, а уже сентябрь начинает заканчиваться. То топы по очереди в отпуск ходят, то ключевые сотрудники, а те кто не в отпуске тащат операционку за отпускников – вот и нет времени на «важное – не срочное».
В общем, лето подходит для проведения стратсессии, но, как говорится, есть нюансы.
Сентябрь
Возвращение к активной работе. Начало делового сезона. В самых системных компаниях начинается планирование на следующий год, но таких компаний, как краснокнижных уссурийских тигров, поэтому оставим их в покое и будем ориентироваться на среднерыночный уровень системности нашего бизнеса.
Так вот сентябрь – идеальный месяц для начала планирования годовой стратегической сессии:
- Еще куча времени до начала нового календарного года, можно все спланировать, 10 раз проверить и скорректировать.
- Как мы помним, на подготовку годовой стратсессии в спокойном режиме нужен месяц, на «доведение до ума» принятых на ней решений – еще один, так что есть прекрасная возможность успеть все сделать до начала декабря.
- У квалифицированных (=востребованных) модераторов еще есть свободные слоты.
Октябрь
Конечно же в сентябре у нас не дошли руки до того, чтобы начать подготовку. Многие нормальные модераторы стратсессий уже расписаны до ноября, но пока не все. Цены на проведение сессий заметно выросли, особенно если «надо оперативно провести сессию на следующей неделе!».
Но еще октябрь, еще не поздно! Если в начале месяца заморочиться, то вполне можно сессию организовать.
Ноябрь – подходит для сборки планов на следующий год по итогам сессии. Опять же – «уссурийские тигры» уже давно определились с датой и модератором, и как правило во второй половине октября проводят подготовленную двухдневную стратсессию.
Ноябрь
Еще же не поздно!?!
Нет, не поздно. Но работа по итогам стратсессии наложится на декабрь, который, как правило, достаточно активный в части операционки. Или перенесется на январь, что, конечно, не критично, но не то, чтобы желательно.
Малочисленная «группа в полосатых купальниках» завершает подготовку бюджетов и планов на следующий год, проводит их защиту и утверждение.
Декабрь
С наступающим!!! Дзынь! Стратсессия? В декабре? Ну только после 18:00 и с шампанским.
Ну конечно так себе месяц.
Что в итоге?
В идеале компаниям стоит проводить две плановые стратсессии:
- годовая (основная) двухдневная в октябре-ноябре;
- полугодовая (промежуточная) однодневная в марте-апреле.
На подготовку стратсессии должно уходить 3-4 недели, так что стоит ее планировать заранее. И помните, что опытный модератор – важный фактор успешности стратсессии, но главное все же за руководителем и командой, которые будет реализовывать принятые на сессии решения.
Читайте также:
Как поётся в известной песне:
"Быть может обманчив мой хрупкий идеал
Но это свойство всех идеалов".
Поэтому, реальные пацаны проводят стратегическую сессию тогда, когда в её необходимости убеждены ТОПы компании.
Независимо от времени года.
Месяц, год, квартал - термины бухгалтеров, для них это очень важно.
Для многих бизнесов нормальная единица планирования - неделя.
У многих планируют сезоны, если есть климатическая зависимость.
Так что не все октябри-ноябри одинаково полезны )))