Любая организация вне зависимости от масштаба и специфики деятельности совершает закупки: от канцелярских принадлежностей до комплектующих для сложных производств. Как понять, что закупочная деятельность налажена?
Три критерия эффективности работы отдела закупок
Сами специалисты по закупкам обычно опираются на три критерия:
- Стоимость товаров, то есть возможность сэкономить средства компании.
- Соблюдение сроков поставки.
- Удовлетворенность внутренних бизнес-заказчиков.
Аудиторам важно понимать критерии выбора поставщиков. Для руководства компании главное, чтобы закупки велись максимально прозрачно и легально.
Если бизнес-процессы не автоматизированы, то сложно оценить эффективность закупочной деятельности, особенно при больших объемах. Приходится идти в микроменеджмент: выяснять причины, разбирать каждый отдельный случай и искать пути решения. В этой статье разберем сигналы, которые указывают на необходимость автоматизировать закупки.
Красные флажки закупочной деятельности
1. Отсутствие единого пула проверенных поставщиков
Если компания не обладает собственной автоматизированной системой, в которой сформирован пул проверенных поставщиков по каждой ключевой товарной группе, есть два пути: использовать внешнюю площадку или формировать перечень поставщиков под каждую заявку вручную. Для крупной компании работа с внешними электронными торговыми площадками – это «серая зона» с тендерной системой.
При большом объеме номенклатуры физически невозможно прописать подробное техническое задание для каждого элемента, поэтому закупки работают по оригинальным артикулам. Здесь возрастает риск, что поставщик даст более удобную цену, при этом качество материала не будет соответствовать требуемому, либо товар окажется контрафактным или нелегально ввезенным в страну.
Работа с новым поставщиком – это длительный процесс согласования договоров и нежелательное увеличение срока поставки. Если же закупщик ищет поставщиков вручную, ограничиваясь результатами первых страниц поисковой выдачи вместо полноценного сорсинга и анализа предложений, это может увеличить стоимость закупки в среднем на 25%.
2. Пристрастность инициатора закупки при выборе поставщика
Случается, что недобросовестные поставщики пытаются выйти напрямую к сотрудникам компании, ответственным за закупки, и сыграть на личной заинтересованности: предложить «небольшое» вознаграждение.
Случай из практики. Руководителю службы АХО одной крупной компании предложили 5% с каждого условного рулона туалетной бумаги. Если сотрудник не сможет отказаться от заманчивого предложения, компании такая «договоренность» может стоить до 350 млн при общем объеме закупок от 7 млрд за год. При этом ответственность за работу с недобросовестным контрагентом полностью ляжет на организацию.
3. Нет возможности работать с заявками в режиме единого окна
Если коммуникация по закупкам ведется в электронной почте, рано или поздно длинная цепочка передачи информации даст сбой: письмо затеряется, адресат не увидит сообщение в общем массиве рабочей переписки, или заявка будет составлена некорректно. При работе с помощью специализированной системы форму не получится отправить, если не все поля заполнены: даты, количество, прочие требования.
Случай из практики. Производственная компания направила поставщикам заявку на закупку, не указав дату поставки. В итоге не получили комплектующие в срок, а производство встало до поставки необходимых деталей. Такие ситуации приносят бизнесу не только финансовые потери, но и значительный репутационный ущерб.
4. Отсутствие системы распределения заявок между сотрудниками
Представим, что прием заявок в компании ведут через общий почтовый ящик, откуда специалисты по закупкам их разбирают по своим категориям. При подобном подходе сложно отследить статус заявки и убедиться, что ее своевременно взяли в работу.
Случай из практики. Директор крупной компании перед командировкой в Китай поручил закупить бизнес-сувениры для стратегических партнеров. Традиции страны предполагают взаимные деловые подарки при переговорах в знак уважения и заинтересованности в дальнейшем развитии сотрудничества. Однако никто из закупщиков не обработал заявку, полагаясь на коллег, а руководитель отдела находился в отпуске и не проконтролировал выполнение задачи. В итоге подарки закупить не успели. Для компании подобные ошибки могут стоить крупных контрактов и возможности выхода на новый рынок.
5. Нет преемственности и прозрачных процессов обучения сотрудников
Если стандарты и регламенты по закупкам создают в период становления компании, и не пересматривают по мере масштабирования бизнеса, со временем они перестанут работать.
Случай из практики. Компания обратилась к внешним аудиторам, чтобы выявить потенциал для роста. Аудит показал, что с увеличением объема задач закупщики отклонялись от прописанных стандартов, чтобы успевать закрывать задачи в срок. Новых сотрудников обучали на практике, где каждый закупщик работал по-своему. Новички тратили много времени и усилий, чтобы освоить разрозненные подходы и выйти на среднюю производительность.
В качестве решения компании предложили актуализировать регламенты и закрепить их в виде обязательных для исполнения процессов в автоматизированной системе. Сотрудники получили возможность изучать справочники и обращаться к архиву закупок с четко прослеживаемой последовательностью действий. Срок от момента выхода новичка до первой самостоятельной закупки сократился в 2,5 раза, а общая удовлетворенность персонала повысилась.
Выводы
Если хотя бы в одном из пунктов вы узнали свою компанию – пора всерьез задуматься об автоматизации взаимодействия с поставщиками на базе SRM-решения. Делитесь в комментариях, какие сложности возникают в вашем бизнесе? С какими барьерами приходится сталкиваться при попытке убедить руководство вложиться в ПО для автоматизации закупок?
Также читайте:
Хорошая статья ! Посыл правильный - уменьшить роль человеческого фактора !
Но из текста не ясно, как же автоматизация влияет на этот процесс.
Поэтому вывод напрашивается такой:
Автоматизировать процессы надо! Это тренд. А результат возникнет сам собой...