Как решить проблему дефицита кадров с помощью оптимизации производственных процессов

По данным всероссийского исследования «Экопси» «HR-метр», в 2024 году 76% компаний столкнулись с дефицитом кадров.

Традиционно проблемы с кадрами решали повышением зарплат, премиями и нематериальной мотивацией: уютными рабочими местами и объемным соцпакетом. А часть работ передавали на аутосорс. Но когда физически не хватает людей, эти инструменты уже не работают.

Куда же делись люди? На текущем историческом этапе мы собрали комбо сразу из нескольких факторов: низкая рождаемость в 90-х годах, эпидемия COVID, отток населения. И теперь перед многими предприятиями стоит задача выстроить работу тем количеством сотрудников, которые уже есть, оптимизировать процессы, внедрить инструменты автоматизации и цифровизации.

Кликните на изображение, чтобы посмотреть в полном размере

Оптимизация процессов 10 лет назад и теперь

Оптимизацией процессов российские компании занимаются уже не первое десятилетие, но если раньше фокус был направлен на снижение операционных и инвестиционных затрат и повышение объемов производства, то сейчас, с появлением дефицита кадров, он сместился в сторону сохранения численности персонала.

Сейчас компании смотрят на эффективность процессов через призму человеческого ресурса. Задача в том, чтобы настроить процессы более эффективно, перераспределяя людей на более востребованные рабочие места.

Важные акценты и особенности подобной оптимизации:

• Не экономия фонда оплаты труда, а снижение дефицита кадров. Экономия, полученная при высвобождении штатных единиц, должна быть направлена на доплаты работникам за расширение зоны обслуживания, совмещение профессий. Также имеет смысл инвестировать ее в механизацию ручного труда, повышение мобильности сотрудников, автоматизацию процессов и т.д.
• Не увольнение сотрудников, а перераспределение на другие вакансии внутри компании с сохранением 100% штата.
• Высвобождение штатных единиц за сч6т оптимизации процессов.
• Развитие и обучение сотрудников для обмена опытом и поиска новых инициатив по организации процессов.

Компания «Экопси» разработала архитектуру проекта по оптимизации процессов именно для решения проблемы дефицита кадров.

Как это работает

Реализация проекта проходит в два этапа:

1. Диагностика потенциала. Мы анализируем все внутренние процессы подразделения: основные, вспомогательные и административные. В нашем инструментарии:

• внешние и внутренние бенчмаркинговые исследования по основным отраслевым показателям;
• анализ документации и данных из информационных систем, показателей работы оборудования;
• интервью с работниками.

По итогам наблюдений мы создаем карту параллельной работы сотрудников и формируем дерево драйверов, на которые нужно повлиять, чтобы повысить производительность труда конкретной должности.

Дальше формируется реестр гипотез, который отражает существующий потенциал в повышении производительности труда. На основании этих гипотез мы предлагаем конкретные механики внедрения изменений.

2. Проработка гипотез. «Какие шаги в кратчайшие сроки без снижения производительности позволят оптимизировать численность?». Вместе с рабочей группой заказчика мы:

• выбираем самые быстрые и эффективные;
• рассчитываем технологический и экономический эффект;
• формируем план мероприятий по внедрению изменений;
• на выходе получаем паспорта инициатив, согласованные со всеми заинтересованными сторонами.

Компания-заказчик может самостоятельно реализовать инициативы или обратиться к команде «Экопси» для сопровождения изменений. Мы выступаем в роли авторского надзора и контролируем выполнение инициатив.

Кликните на изображение, чтобы посмотреть в полном размере

4 блока мероприятий для внедрения изменений

1. Изменение организационной структуры подразделения

Например, централизация технического и ремонтного персонала в одно подразделение вместо содержания техников и ремонтников в каждом отделе.

2. Изменение способа организации работы

Пересмотр графиков работы сотрудников и организации пересменок. В этот же блок входят инициативы по изменению количества обходов, замеров и наблюдений за оборудованием. Как правило, в этой области есть потенциал для высвобождения дополнительного фонда рабочего времени у работников.

3. Приведение численности к нормативной

Отсутствие технологических карт на многие виды оборудования приводит к тому, что ремонтный и технический персонал зачастую оказывается не отнормирован. И при тщательном анализе загрузки сотрудников, можно обнаружить дополнительный потенциал.

Мы создаем техкарту на основе фото рабочего дня или замеров ремонтных работ. В ней записывается порядок действий (открутить гайку, снять оборудование, очистить его и т.д.), полный список операций, количество человекочасов и количество работников, участвующих в каждом ремонте. Когда у нас есть график ремонтов и техкарт к ним, мы можем посчитать общее рабочее время, необходимое для обслуживания оборудования. Это время потом нужно перевести в число работников.

4. Механизация ручного труда, автоматизация процессов и внедрение безлюдных технологий. Это самый затратный с точки зрения инвестиций блок, но в то же время самый эффективный. В зависимости от отрасли промышленности и конкретной задачи современные технологии могут предложить множество решений для минимизации ручного труда: экзоскелеты, машинное зрение, дистанционное управлением оборудованием.

Пример 1:

Перед одним предприятием стояла задача оптимизировать внутренние процессы. По просьбе заказчика команда «Экопси» изучила маршруты автобусов, которые перевозили сотрудников на работу. В компании было 11 маршрутов, каждый из которых начинался в одной точке города и уходил в разные места с интервалом в 5-10 минут.

Специалисты проанализировали данные о том, сколько людей садится в автобус на каждой остановке и в какое время. Для этого они наблюдали за пассажиропотоком в течение рабочего дня. В ходе анализа они поняли, что можно оптимизировать маршруты и сократить количество автобусов до 7. И водителей, соответственно, в таком случае потребуется меньше.

С учетом того, что водители работали по графику 2/2, предприятие смогло высвободить 9 штатных единиц. При этом не потребовалось никаких финансовых вложений — нужно было просто пересмотреть расписание и сообщить работникам, что нужно выходить на остановку в 7:00 вместо 7:05. Это решение позволило сэкономить более 15 млн руб. за два года, не ухудшая качества доставки. То есть мы оптимизировали процессы, добившись значительной экономии и повышения эффективности без дополнительных затрат.

Пример 2:

Кликните на изображение, чтобы посмотреть в полном размере

Как мотивировать сотрудников к переменам

Для успешной реализации проектов по изменениям, особенно если они предполагают сокращение штата, очень важно вести правильную коммуникационную кампанию и на всех этапах информировать персонал о смысле преобразований.

• Транслировать, что преобразования улучшат трудоспособность и решат важные задачи для бизнеса.
• Объяснять, что изменения помогут сохранить рабочие места и зарплаты, в итоге выиграют все.
• Делиться положительными примерами из других компаний.
• Проводить регулярные собрания, использовать наглядную агитацию и профсоюзные издания, чтобы все были в курсе текущей ситуации и решений.

Успех проекта зависит от поддержки высшего руководства и вовлечения линейных руководителей. Рекомендуем выделить команду внутренних экспертов, которые будут работать над проектом вместе с консультантами «Экопси».

Внутренняя команда «партии перемен» поможет оперативно установить нужные связи, организовывать встречи и предоставить необходимую информацию. Их компетенции ускоряют разработку решений, а работа рука об руку с командой «Экопси» позволит быстро сориентироваться и продолжить проект самостоятельно.

Сроки реализации проектов

Реализация проекта по разработке инициатив может занять от двух месяцев до года, в зависимости от размера подразделения. Реальный эффект в снижении численности сотрудников можно ожидать только через полтора-два года после начала проекта.

Примеры успешно реализованных проектов

• Разработка плана по повышению эффективности производства на 32% для Усть-Илимского филиала компании «ИЛИМ Тимбер». Подробнее.
• Сокращение численности работников на крупнейшем горно-обогатительном комбинате на 781 штатную единицу. Подробнее.
• Поиск резервов снижения потерь и оптимизация численности в российском химическом холдинге. Подробнее.

Партнерский материал

Рекламодатель АО «Экопси» ИНН 7710434132 Erid: 2SDnjcoeKzC

Читайте также: