Профессия – закупщик: все ли можно доверить компьютеру?

Больше пятнадцати лет я работаю в сфере снабжения промышленных предприятий. В моей карьере были и такие гиганты, как Торговый дом «Транснефтепродукт» численностью несколько тысяч человек, и совсем маленькие фирмы, как «Нова групп», в которой трудилось всего пять человек. Я работал, и в производственных компаниях, как ПТК «Экотайз», выпускавшей резитотехнические изделия, так и в торговых организациях, как «Техсервисгрупп», которая занималась продажей материалов предприятиям РЖД. У меня высшее техническое образование (МГТУ им. Баумана), и по складу своего характера я – технарь. Мне интересно все, что связано с техникой, с производством и строительством.

Хотел бы рассказать, что это за профессия – снабженец или специалист по закупкам. На фоне бурного развития цифровых технологий моя выглядит архаичной, устаревшей, не имеющей перспектив. Многие процессы автоматизируются, закупки переходят из офисов на электронные площадки и, кажется, что еще чуть-чуть и профессия снабженец уйдет в прошлое. Но не спешите с выводами!

Есть ли хоть одно предприятие, которое может обходиться без специалиста по закупкам? Авторитетно заявляю: нет такого! С производственными и строительными компаниями все ясно без объяснений, но без закупок не обходятся даже компании, которые занимаются IT или аутсорсингом, или обучением персонала. Это могут быть закупки мебели, компьютерного оборудования, поиск подрядных организаций для выполнения разовых или сезонных работ. Это обеспечение офиса всем необходимым, включая мелкий и крупный ремонт, организация плановых или внеплановых обслуживаний автомобилей компании, это закупка материалов для проведения выставок, реклам, встреч руководителей. Список могу продолжать бесконечно.

Давайте рассмотрим, нужен ли в компании отдельный человек, который будет заниматься закупками? Допустим, бумагу и воду для кулера может заказывать секретарь в том же «Комусе». А можно ли поручить секретарю закупку металлопроката или бетона? Может ли бухгалтер по совместительству организовывать доставку материалов до клиента? Может ли программист параллельно с написанием программ заниматься поиском подрядчиков для проведения ремонта вентиляции в офисе? Я уже не говорю про компании, которые занимаются строительством или продажами материалов и оборудования. Ответ очевиден.

Многие скажут: все просто, размещаешь объявление в интернете и – хоп! Поставщики или подрядчики сами к тебе прибегут и будут бороться за твой заказ. Не тут-то было. Во-первых, объявление на тематических форумах тут же погрязнет в тысячах таких же объявлений или соберет километры спама, а объявление на собственном сайте компании не увидит никто, кроме ее же клиентов. Во-вторых, даже если по этому объявлению объявится какой-нибудь поставщик – это будет пятый перепродажник, который как раз и занимается тем, что ищет таких неразборчивых клиентов. В-третьих, если даже поставщик всех устроит, кто будет им заниматься? Кто будет следить за ходом выполнения работ, проверять комплектность и качество, оформлять документы, акты, оплаты?

Можно пойти более современным путем. Закачать свой заказ на электронную торговую площадку, где будут проводиться электронные торги и выявляться независимый победитель по итогам конкурса. Так сейчас обязали делать все госструктуры. Конечно, такие объявления являются платными, и к стоимости самого заказа необходимо прибавить стоимость его размещения. Если таких заказов десятки или сотни, то набегает существенная сумма. Так, например, на сайте zakupki.gov.ru есть много объявлений о конкурсах.

Вот одно из них, размещенное предприятием «Жилищное хозяйство» Киришского района. Адрес доставки: Ленинградская область, Кириши, ул. Пионерская, 3-а.

Кириши — город в России, расположенный на правом берегу реки Волхов, на границе Ленинградской и Новгородской областей. Расстояние между Санкт-Петербургом и городом Кириши составляет 155 километров по автомобильной дороге. Есть ли у такого объявление шанс найти поставщика? Кто из независимых поставщиков поедет за 155 км при сумме заказа 14 тыс. рублей? Есть только один вариант – связаться с поставщиками, которые обеспечивают большие предприятия этого города, и может быть кто-то из них согласится заодно со своим большим заказом привезти и этот маленький. Кто будет это делать? Секретарь, бухгалтер, руководитель муниципального образования? Опять же возникает проблема, кто будет следить за ходом выполнения работ, проверять комплектность и качество, оформлять документы, акты, оплаты? А таких заказов, наверняка, в жилищном хозяйстве этого городка десятки.

Надеюсь, я вас убедил: без хорошего специалиста по закупкам невозможно обойтись нигде. Что входит в его работу?

• Поиск новых поставщиков и подрядчиков.
• Работа с имеющимися поставщиками/подрядчиками (контроль за выполнением сроков, контроль качества, выбивание скидок, оформление документов, оплат).
• Транспортные перевозки материалов или контроль этих перевозок, если у компании есть отдельный отдел логистики.
• Составление планов и отчетов по закупкам и оплатам.
• Подготовка документации для проведения тендеров, заключение и расторжение договоров с поставщиками или подрядчиками.
• Рекламационная работа.
• Заполнение склада или контроль расходования материалов на объекте.
• Обеспечение офиса в работоспособном состоянии.

Теперь давайте разберемся с главными принципами работы снабженца. Какими принципами должен руководствоваться специалист по закупкам, выбирая того или иного поставщика? Четкого ответа на этот вопрос не существует. Я обычно перечисляю несколько, как мне кажется самых важных принципов:

• Надежность поставщика и известность на рынке.
• Минимальные цены.
• Наличие материала на складах.
• Гибкость поставщика (возможность договориться о скидках, об отсрочках платежей).
• Транспортная доступность по отношению к конкретному региону. Например, склады могут быть расположены в Москве, а продукция необходима в Новосибирске.
• Перспективы работы по другим направлениям с этим поставщиком. Например, если поставщик является дилером нескольких торговых марок.

Некоторые пояснения. Почему я поставил на первое место надежность поставщика, а не минимальные цены? За мою многолетнюю практику бывали случаи, когда фирмы, которые давали самые низкие цены, часто не имели ни своих складов, ни опыта поставок, ни понимания транспортной логистики. Поэтому в результате получалось, что сроки сорваны, цены не соответствуют качеству, выясняется, что доставка учтена не до места, а до терминала транспортной компании. А деньги вернуть оказывалось тоже большой проблемой, так как договор был заключен с фирмой-помойкой, офиса у компании как такового нет, а телефоны только сотовые, которые в один прекрасный день становятся недоступными... Поэтому, по-моему мнению, цена на продукцию должна стоять только на втором месте.

Цена – это, конечно, то, на что каждая компания обращает внимание в первую очередь. Как добиться минимальной цены? Самое очевидное – это посмотреть, что предлагают другие компании, если есть такая возможность. Во многих компаниях существуют соответствующие регламенты на этот счет. Составляется так называемый конъюнктурный лист, где делается сравнение поставщиков. Но что, если производитель монополист или единственный дистрибьютор в России? Большой вопрос, но решить его можно личной встречей, переговорами с первыми лицами компании.

Вопросы по оплате, как обычно, стоят также на первом плане. Что лучше – предоплата или постоплата? Возможность получить условия постоплаты от поставщика всегда ставятся на переговорах и, конечно, на это стоит обратить внимание. При больших сделках с постоплатой возникает вопрос о банковской гарантии. Если такой практики не было у компании, то ее следует рассмотреть: это очень эффективный механизм экономии оборотных средств.

Наличие материала на складах и транспортная доступность – еще два важных фактора, которые необходимо учитывать при оформлении сделки. Так уж сложилось в нашей стране, что большинство материалов, оборудования и товаров везутся через Москву. Поэтому чаще всего именно в Москве можно купить товар по минимальным ценам, но объекты бывают удалены на большие расстояния, где цена доставки сопоставима или даже больше цены самого товара. Я столкнулся с этим, когда один из объектов у нас был в Норильске. Туда было возможно доставить крупногабаритные грузы только на кораблях, а судоходство там было открыто только один месяц в году – летом. Остальные грузы доставлялись авиатранспортом.

Должен ли снабженец владеть компьютером в совершенстве? В каких программах он должен разбираться? Многие работодатели и соискатели уделяют этому вопросу второстепенное значение, а зря. Людям, которым сейчас лет 20-25 кажется глупым и непонятным, как можно в наш век цифровых технологий не владеть компьютером? Это считается само собой разумеющимся – уметь пользоваться интернетом, составлять таблицы в Exel или печатать тексты в Word. Но спросите людей, которым 40+, могут ли они написать формулу в какой-нибудь ячейке Exel, работали ли они в программе 1С. Ответы будут совсем неоднозначными. А в некоторых фирмах быть «на ты» с компьютером – ключевое умение даже для снабженца. Например, в небольших строительных компаниях все заявки и отчеты делаются от руки или в Exel, а в торгующих или крупных фирмах все оформляется в 1С или в отдельных системах документооборота, таких, как Directum или Navision. Задачи могут ставиться и контролироваться в почтовых программах типа Lotus или Microsoft Outlook.

Поэтому современный снабженец – это не человек в телогрейке за рулем газели, разъезжающий по строительным рынкам, а офисный работник в белой рубашке за компьютером.