В статье речь пойдет об универсальной технологии проведения сложных закупочных операций. Предложенный бизнес-процесс позволит легко решать самые сложные задачи от строительства производственных мощностей, до выделения отдельных процессов на аутсорсинг, в условиях недостатка информации, отсутствия нужных компетенций у участников процесса закупок.
Все закупочные операции можно разделить на три этапа. Первый этап, определяющий потенциальную эффективность – исследование предмета закупок. Этот этап закупки наиболее ответственный. Именно он определяет потенциальную (нереализованную) эффективность предмета закупки. Мы можем обеспечить наилучшее отношение цена-качество предмета закупки, можем добиться полного соответствия поставок по качеству, срокам, стоимости и первоначальным условиям, но если мы закупаем предмет закупки не соответствующий нуждам производства, то закупка может оказаться совершенно бесполезной.
Если, покупая канцелярские товары, мы еще можем не обращать внимания на некоторые потери, то закупка оборудования имеющего значение для выполнения стратегических планов развития, несоответствующего технологическим процессам, будет прямым убытком. Например, на одном из заводов, проводя аудит затрат на модернизацию литейного цеха малых форм, мы заметили несоответствие печи предварительного разогрева опок (форм для литья) технологическим задачам. Печь предварительного разогрева имела значительный объем 2 х 2 м. Тогда как опоки, проходящие через печь, имели размеры 450 х 300 х 600 мм. Сама печь имела электрические нагревательные элементы, несмотря на возможность установки газовых горелок. Большая печь требовала и большей транспортной системы. Ни транспортная система, ни сама печь не соответствовали пропускной способности основного оборудования, которое состояла из трех индукционных печей небольшого размера. Добавьте сюда мощную приточно-вытяжную систему вентиляции и помещение значительных размеров. Эффективность такого производственного комплекса была снижена в момент определения необходимого технологического оборудования.
По сути, процесс выбора оборудования исходя из решаемых технологических задач и есть процесс исследования свойств предмета закупки, относительно осуществления целей закупочных операций. Цели, как правило, ориентированы на повышение стоимости основных средств предприятия, которая, в свою очередь, зависит от экономической эффективности и инвестиционной привлекательности предприятия.
Закупки, ориентированные на стоимость, отвечают базовому условию закупочных операций – «снижение стоимости владения», или снижению доли текущих и эксплуатационных расходов по отношению к валовому продукту. Современное понимание закупочных операций довольно примитивно не только потому, что практически не рассматриваются сложные закупки. Нет четко сформулированных таких понятий, как простые и сложные закупки, состав и значение этапов закупочных операций.
Технологически закупка авторучек для бухгалтерии и закупка услуг и работ по строительству завода, должны сильно отличаться. В ФЗ 44 мы этого не наблюдаем. Да и процедуры, организованные по ФЗ 223, не решают подобных задач. Определяющим свойством предмета закупки должна быть максимальная эффективность, соответствие предмета закупки назначению объекта закупки.
Например, если мы производим работы по ремонту кровли (предмет закупки), то этот ремонт должен соответствовать решению задач, связанных с эксплуатацией здания (объект закупки). С учетом технологической сложности такой системы как эксплуатация здания или сооружения можно по-разному оценивать необходимый уровень ремонта, набор технологических решений, заложенных в предмет закупки. Это зависит от множества факторов: доступности используемого оборудования и материалов, наличие или отсутствие высококвалифицированных поставщиков, уровень профессионализма участвующих со стороны заказчика специалистов. Но бесспорно одно: предмет закупки должен отвечать условию снижения стоимости владения объекта закупки.
Определение свойств предмета закупки, отвечающих условию снижения стоимости владения объекта закупки, и есть суть первого этапа осуществления операции закупки. Даже в отношении простых закупок, операции закупок не могут обходиться без исследования свойств предмета закупок. В отношении повторяющихся закупок, необходимо подтверждать свойства предмета закупок, так как объекты закупок находятся в различных действующих технологических системах.
Сам объект закупок меняется, меняются и доступные свойства предметов закупок. Применительно к тому же ремонту кровли здания, можно утверждать, что меняется само здание. Оно стареет, приходят в негодность некоторые конструктивные элементы. С другой стороны, появляются новые материалы и технологии. На старых производственных зданиях может оказаться приемлемым ремонт кровли методом спекания, например.
Реализация процесса исследования свойств предмета закупки происходит через работу над технико-экономическим обоснованием, сметными расчетами, калькуляциями затрат, испытаниями образцов предметов закупок в производственных процессах. Учитывая, что согласно стандартному процессу организации процедуры закупки по системе, исследование свойств предмета закупок может многократно повторяться при корректировке свойств необходимого предмета закупки, производимые первичные расчеты имеют статус форвардных.
Определение первичных расчетов как форвардных подчеркивает необходимость корректировки технологических и стоимостных характеристик, на всех этапах осуществления операции закупки. Чаще всего необходимость в корректировке свойств предмета закупки возникает в процессе контактов с поставщиками, принимающими участие в конкурсном отборе. Высокий уровень профессионализма персонала поставщика позволяют без дополнительных затрат создать информационный поток в процессе исследований свойств предмета закупки сопоставимого по качеству и объему.
Наиболее целесообразно учесть полезную информацию, способную повлиять на свойства предмета закупки, в серии консультаций предшествующих процедуре отбора поставщика. Но не стоит стесняться приостанавливать процедуру отбора при возникновении необходимости уточнения свойств предмета закупки. Например, в процессе конкурса одним из участников процедуры отбора поставщика будут предложены технологические решения или материалы более полно отвечающие свойствам предмета закупки. В таком случае возможна переторжка в сроки, позволяющие участникам учесть изменения свойств предмета закупки в своих предложениях.
Некоторые виды товарно-материальных ценностей, имеющие стабильные свойства, гарантированные государственными, отраслевыми, международными и прочими стандартами, могут проходить испытания в условиях реальных производств, технологических процессов. Например, при производстве автомобильного стекла используются перчатки с различными свойствами: с эластичным покрытием, синтетические, хлопчатобумажные, с использованием ткани на две, три, четыре нити. Различные производители предлагают различное качество и различные цены.
Испытания в течение длительного времени позволяют оценить такие сложно определимые понятия как удобство, долговечность на определенных операциях, стойкость при соприкосновении с горячими поверхностями. Сопоставление свойств перчаток и их стоимости позволяет наиболее оптимально управлять затратами. Реально проведенные испытания на производстве автомобильного стекла позволили получить экономию только на перчатках в рамках одного цеха на сумму около 200 тыс. рублей в год. При этом затраты на организацию испытаний составили порядка 40% от полученной экономии.
Независимый поставщик решений может использовать результаты испытаний и при закупках на других предприятиях, снижая единовременные затраты. Опыт использования систем закупок показывает, что целесообразно вообще использовать синхронные закупки на различные товары, сокращая расходы поставщика решений по исследованию свойств предметов закупки и сокращая операционные расходы предприятий, связанные с использованием материалов, инструмента, инвентаря с лучшим соотношением цены и качества. Объединения закупок нескольких предприятий снижают и затраты на поставках товаров, зависящих от объемов поставок.
Выполнение этих работ невозможно или нецелесообразно силами самого предприятия. До настоящего времени наиболее распространенной практикой исследования свойств предмета закупок на предприятиях была передача этих функций наиболее высокопрофессиональным поставщикам. Например, выбор технологии, материалов, подсчет объемов предлагается выполнить подрядчику пользующемуся наибольшим доверием со стороны персонала заказчика. Часто использование поставщика мотивировано не коррупционными интересами, а невозможностью выполнить работу лучше, чем это может сделать поставщик.
Консультации поставщика, работа по определению свойств предмета закупки заставляют персонал заказчика чувствовать себя обязанными по отношению к поставщику. Но такая ситуация ведет не только к неоправданным потерям, но и к получению поставок больше отвечающих интересам поставщика, а не заказчика. Именно заказчик, инициировавший закупку, должен выбрать необходимую технологию с необходимыми материалами, размерами, объемами, прочими параметрами. Независимый поставщик решений позволяет заказчику, не обращаясь за помощью к поставщику, точно определиться со свойствами предмета закупки.
Исследование свойств предмета закупок – наиболее сложный и трудоемкий процесс, требующий привлечения специалистов из различных областей знаний. На предприятиях часто отсутствуют специалисты, способные провести всесторонние исследования свойств предмета закупок. Так, например, у довольно крупных предприятий нет специалистов по гидродинамике, теплотехнике, автоматике – уровня, соответствующего решаемым проблемам.
Даже если мы найдем специалистов соответствующего профиля, их профессионализм будет значительно уступать профессионализму специалистов тех предприятий, где они заняты на основных производственных процессах. Специалисты строительных специальностей на каком-нибудь машиностроительном заводе будут в целом уступать специалистам подрядной организации. Специалисты уровня главного энергетика в вопросах, например, ремонта и модернизации систем отопления, будут уступать в целом специалистам инжиниринговой компании, специализирующейся на подобных работах.
Что дает система закупок на первом этапе реализации? Сложно предположить, что у независимого поставщика решений есть все специалисты, которые могли бы пригодиться при различных закупках. Здесь поставщик решений по закупкам выступает как оператор рынка отдельных специалистов и экспертных организаций, используя понятные, постоянные принципы оплаты своих услуг. Самостоятельно службы, осуществляющие закупки на предприятиях, не всегда могут обеспечить эффективность закупочных операций по объективным причинам:
- слабая мотивация;
- незащищенность интересов служащих;
- политизация решений;
- ограниченность ресурсов;
- функциональная ограниченность.
Использование независимого поставщика решений на первом этапе выгодно еще и по той причине, что оно может быть очень длительным, в отличие от участия поставщика в определении свойств предмета закупок. Оплата поставщика решений постоянна и не несет никаких скрытых угроз. Возможность длительного использования поставщика решений, становящегося партнером заказчика на долгое время, позволяет учесть в процессе исследования свойств закупок глубокие знания о технологических процессах, объектах модернизации, концепций развития предприятий и отдельных подразделений.
Например, знание истории предшествующих исследований инженерных коммуникаций позволяет снизить неоправданные потери при реализации закупок по модернизации сетей с учетом перспектив развития предприятия, прогноза изменения объектов потребления ресурсов. Любая организация, имеющая высококлассных специалистов, но незнакомая с концепцией предприятия и уже произведенными ранее исследованиями, будет менее эффективна, чем постоянный поставщик решений по закупкам.
Насколько я знаю, на металлургическом производстве нельзя шаг ступить без утвержденного проекта. Сразу оговорюсь, я не специалист в металлургии, и надеюсь, если я ошибаюсь, меня поправят более сведущие в этой теме люди.
Обсудим пример аудита автора:
Например, на одном из заводов, проводя аудит затрат на модернизацию литейного цеха малых форм, мы заметили несоответствие печи предварительного разогрева опок (форм для литья) технологическим задачам. Печь предварительного разогрева имела значительный объем 2 х 2 м. Тогда как опоки, проходящие через печь, имели размеры 450 х 300 х 600 мм. Сама печь имела электрические нагревательные элементы, несмотря на возможность установки газовых горелок. Большая печь требовала и большей транспортной системы. Ни транспортная система, ни сама печь не соответствовали пропускной способности основного оборудования, которое состояла из трех индукционных печей небольшого размера.
1) Возможно проект печи вышел из под руки неопытного проектировщика и он там допустил ошибки в расчетах. Но учитывая сколько контролирующих кругов ада проходит проект - это сомнительно.
2) Насколько я понимаю, габариты печи были выбраны исходя из того, что для экономии электроэнергии, в печь ставится не одна опока (на несоответствии габаритов которой и размеров печи, сделал свой вывод консультант) а несколько. И чем больше разница в размерах, тем ниже себестоимость производства на единицу изделия.
По поводу использования эл.нагрева вместо газового, с ходу ничего не могу сказать в виду отсутствия конкретики. Могу только предположить, что у предприятия возможно были проблемы с газификацией данного производства или же газификация предусматривало длительный срок согласования, а электрическую печь можно было запустить сразу.
Еще раз подчеркиваю, что я изложил свое личное, не профессиональное мнение. И возможно я на 100% не прав.
Но считаю, что консультантам, тоже бы надо вникать в суть проблемы, прежде чем озвучивать подобные выводы после своих аудитов...
В IT и военной промышленности существует специализация, которая называется -- Интегратор (Системный) и другая - Поставщик решений.
Возможно, в других контекстах тоже можно использовать - это как-то лучше звучит, чем сложные закупки, и тем более доверия к такому поставщику будет больше - опыт есть, чем к закупщику без опыта в подобных решениях.
Технологии Закупки на госуровне и даже на корпоративном подняло много "пены" из слабых и ненадёжных поставщиков.
Спасибо, Олег, Вы как всегда очень конкретны. Отвечу тоже конкретно, насколько возможно.
1 и 3. Не только в металлургии. Везде нужен проект. Особенно если это касается опасных производств или безопасности эксплуатации основных средств. Но проблема заключается в том, что могучие профильные институты не очень глубоко вникают в особенности в глубинке. Приведу пример очень наглядный. Проект пандуса взлётно-посадочной полосы содержал проектное решение устаревшее минимум на пару десятков лет. Предлагалось для подстилающих слоёв использовать проливку щебня битумом перед асфальтированием. Но уже давно на ответственных объектах используют "чёрный щебень", т.е. щебень предварительно перемешанный на АБЗ с битумом. Даже для неспециалиста понятно, что качество такого подстилающего слоя выше. Вдобавок, пролив битумом невозможно выполнить равномерно. Небольшое превышение битума на ограниченном участке приведёт к потере несущей способности дорожной одежды. Тем не менее, институт предлагает такое решение.
Можно привести ещё несколько примеров, но вернёмся к печам. Загрузить печь большим количеством опок невозможно. Транспортная система предполагает подачу цепным транспортёром одну за другой. Ну типа конвейер. если бы печь была ближе по габаритам к туннелю, то наверно энергии терялось бы меньше. Но даже не в этом дело. Печь предварительного разогрева обеспечивала только две печи небольших размеров под литьё малых форм. Хотя производительность её была значительно выше. Скорее всего производство литья малых форм создавалось на месте другой технологической линии. Так бывает когда необходимо с наименьшими затратами наладить производство чего-либо. Но при модернизации оборудования стоит учесть несоответствие отдельных единиц.
2. Но даже если мне, например, кажется что построение технологической линии не оптимально, это не повод советовать или даже принимать решения. Вы правильно, Олег, сказали, что есть институт. И там работают специалисты с большой буквы. Если Вы правильно сформулируете вопросы, то получите технически грамотное решение. Так и с пандусом взлётно-посадочной полосы. Предложили заменить проливку на чёрный щебень и получили согласование. В основном проблема в коммуникациях, в правильном построении системы принятия решений, когда сложно принять неоптимальное решение.
В случае с технологическим оборудованием ошибиться совершенно нельзя, а значит, в процессе принятия решений должны быть задействованы и получить право влиять на результат ряд специалистов компетенции которых затронуты. Особенно важно помнить, что есть внутренний заказчик. Это может быть проектно-конструкторская группа или производственное подразделение. Мы, порой, забываем о внутреннем Заказчике, продвигая свою "правду".
4. Вот во всём, Олег, Вы правы, включая и осторожность в выводах консультантов-аудиторов. Вообще выводы должны делать специалисты. Чем выше квалификация таких специалистов, тем лучше качество предоставляемой ими информации. Никакой консультант не способен консультировать по широкому кругу вопросов. Ваш покорный слуга не исключение.
Здесь на этом ресурсе присутствуют производственники и они не дадут мне соврать, если я ошибусь как решаются задачи, для решения которых на предприятии нет и не может быть специалистов узкого профиля. Например, решается задача реконструкции водоснабжения технологических процессов. Изменились внутренние потребители. Увеличился износ системы. Архив не может дать некоторых ответов о прохождения старых коммуникаций. Замечено, что удельный расход воды значительно повысился. Задача реконструкции системы водоснабжения имеет множество подзадач, включая неудовлетворительное состояние водозабора и водоподготовки. Но предприятие занимается не системами водоснабжения. Есть внутренняя служба с вполне компетентными сотрудниками. Но они вынуждены по роду своего занятия выполнять широкий спектр задач, а значит, не являются узкими специалистами, например, по водоподготовке или гидравлике. И не могут оценивать качество предлагаемых решений. Первое что делают производственники - обращаются к исполнителям. А к кому ещё? Хочешь получить работу? Помоги сформулировать задачу. Обычно ТЗ на предпроектные изыскания или проектирование формирует Исполнитель. Даже если ТЗ выполнили сотрудники предприятия, обычно весьма велико участие тех же Исполнителей. Но если к составлению ТЗ имеет отношение Исполнитель, то оно будет больше соответствовать его интересам. Например, ТЗ будет учитывать специализацию Исполнителя. Это и хорошо и не очень. Заказчик ограничивает возможности выбора. То же происходит с Подрядчиком. Проект нужно оценить на адекватность и посчитать стоимость работ. Кто лучше справится если не наиболее профессиональный Подрядчик? Но так как за здорово живёшь никто считать массив смет не хочет, то Подрядчик попросит какие-то гарантии. Заказчик обычно не предусматривает средств на разработку подробной сметной документации. В лучшем случае это делают Проектировщики, но так как они ничего не имеют с выполнения работ, то и сметы получаются не всегда выполнимые.
Хочешь - не хочешь, но процесс уже в начале теряет в эффективности. И вот здесь предприятию нужна помощь. Помощь не в консультации какую печь поставить. Нужна помощь в организации системы принятия решений по не основным производственным процессам на которые, по хорошему, не хочется терять время.
Эх и ничего себе, Андрей. Вот сколько ни работал в оборонке, ни разу не слышал о Поставщике решений акромя себя. Это где же Вы умудрились найти. Я то грешным делом считал, что понятие ПР, в том смысле о котором Вы говорите, придумана мной. Наиболее близко определение Поставщика решений к концепции контроллинга. Но там ПР называют лоцманом, а не ПР. Поделитесь знаниями.
Спасибо Михаил, за разъяснение технологического процесса подачи опок в печь. В случае, если опоки нельзя ставить друг на друга, возможно действительно печь была переразмерена. Хотя возможно надо было посмотреть на проект реконструкции производства в целом и возможно в нем, следующим этапом была реконструкция других печей, о малой производительности которых, Вы тут упомянули.
"Смешались в кучу, кони, люди" . Хотелось бы дать дружеский совет. Отвечая на вопрос, не нужно смешивать в ответе столько не связанных с темой примеров. И так растекаться по древу. На последних строчках Вашего столь пространного ответа, уже забываешь, что же там было в начале...
Можно в поиске найти. Применяется у нас в стране давно, источник появления термина - английское solution provider.
Вы, как всегда, правы, Олег. Учту замечание и буду с Вами по возможности краток.
Вы сейчас пытаетесь вникнуть в суть проблемы приведённого примера. Задача поставщика решения (ПР), как раз обеспечить лицо принимающее решения, а это может быть только внутренний заказчик, необходимой информацией. ПР не даёт готовое решение. Только рекомендации на основании информации полученной из рук профессионалов. ПР организует контакты с источниками. Он оператор источников информации. Не более. Так что Ваш посыл, что должен или не должен был предложить ПР (консультант) не имеет отношения к Системе контроля ресурсов. Хотя, согласитесь, подобные примеру темы весьма интересные.
Ваши доводы, случись они в процессе принятия решений были бы учтены и серьёзно рассмотрены, так как Система контроля ресурсов построена так, чтобы охватить максимальное количество источников информации, исключить давление заинтересованных лиц. Даже если в организации Системе задействованы специалисты невысокой квалификации, она будет работать, так как имеет свойства саморазвивающейся.
"По сути, процесс выбора оборудования исходя из решаемых технологических задач и есть процесс исследования свойств предмета закупки, относительно осуществления целей закупочных операций. Цели, как правило, ориентированы на повышение стоимости основных средств предприятия, которая, в свою очередь, зависит от экономической эффективности и инвестиционной привлекательности предприятия." - Цитата.
Михаил, честно говоря, не понял, как целью закупки ОС (оборудования) может быть повышение стоимости ОС?
Закупка оборудования может быть целесообразна при увеличении объемов производства, снижении себестоимости, производство нового продукта... А уже как следствие, от приобретения идет рост стоимости ОС и повышение капитализации (стоимости) предприятия.
Оказывается еще помню такие термины из финансового анализа как: Фондоемкость, Фондоотдача…)))
Фу... Напугали Вы меня, Андрей. Конечно, последовал Вашему совету, забил в поиск. На первой странице ничего похожего на определение. Словосочетание Поставщик решений используется, но с обычным смыслом. Никакого технологического значения ПР не имел до момента обоснования технологий Систем контроля ресурсов. Т.е. это не функция, а род деятельности. Соответственно и Поставщики могут называться по-разному: поставщик IT-решений, энергоэффективных решений и т.д. В моём материале ПР - функция задействованная в системе принятия решений. Она не меняется по смыслу ни в области IT, ни в вопросах энергоэффективности, ни в поставке какой-либо формы.
У нас с Вами видимо разные взгляды на роль консультантов. Вы не задумывались, почему озвученные мной доводы, появились не у Вас и у Ваших сотрудников, во время проведения Вами аудита? Вам не кажется, что если бы Вы попытались хотя бы чуть вникнуть в логику технических и бизнес-процессов на предприятии, то и выводы в Вашем отчете могли бы быть иные? Я не ставлю под сомнение выводы в Вашем аудите, может они и на 100% верны. Но учитывая методику анализа и сбора информации, возникает много вопросов.