Стратегическая сессия: зачем нужна и как правильно организовать

Стратегическая сессия – это мероприятие, на котором собираются собственники и руководители компании, совместно разрабатывают, анализируют и принимают значимые для бизнеса решения. Чтобы сессию стратегического планирования не превратить в банальное совещание, к мероприятию следует заблаговременно подготовиться. В статье поделюсь опытом организации проведения стратсессии в IT-компании, с какими трудностями сталкиваемся и каких результатов достигаем.

В каких случаях возникает необходимость в стратегической сессии

1. Когда требуется решить стратегические вопросы. Важно, что сюда не относятся текущие задачи и операционные бизнес-процессы. Стратсессии посвящаем решению сложных, обширных, глобальных вопросов, связанных с долгосрочными перспективами компании. Сюда относятся:

• Оптимизация бизнес-процессов.
• Проработка или корректировка стратегии развития, миссии, ценностей, корпоративной культуры.
• Грамотное распределение ресурсов.
• Обсуждение внешних тенденций, влияющих на рост компании.

В принятие ключевых решений вовлекаются руководители всех направлений компании. Поэтому в сессии помимо двух сооснователей участвуют руководители product-отдела, отделов продаж, разработки и тестирования, технической поддержки, маркетинга и HR.

Последняя наша стратсессия проводилась в декабре 2022 года и касалась планов на новый операционный год. Тогда приняли решения об уточнении миссии, корректировке ценностей, определили семь основных направлений развития, потому что изменились внешние обстоятельства.

2. Когда в бизнесе наступает кризисная ситуация: необходимо оценить риски и выявить пути их преодоления. Наша компания безболезненно пережила 2020 и 2022 год. В эти периоды мы по умолчанию организовывали сессии стратегического планирования, на которых обсуждали дальнейшие пути развития в меняющихся условиях и искали рабочие решения текущих проблем. Как результат: число сотрудников за эти годы выросло втрое, а на рынке появился еще один успешный продукт нашего производства для оплат иностранных сервисов. Если в компании появляется необходимость разобрать проблему, которая мешает работе, тормозит процессы и не решается в текущем порядке, переходим к ее обсуждению в режиме стратсессии.

3. Когда грядут глобальные перемены в компании: выходы на новые рынки, структурные изменения, развитие новых направлений, создание новых продуктов. В таких случаях стратегическая сессия помогает объединить команду вокруг большой цели, исключить у коллектива сопротивление к изменениям.

Как часто стоит проводить стратегические сессии

Подходящий для нас вариант – один раз в год, таким периодом проще измерять этапы развития компании. В конце года подводим промежуточные итоги, определяем процент выполнения целей, поставленных в начале года, фиксируем проблемные вопросы и прорабатываем способы их решения. Годовой шаг держит в тонусе всю команду и помогает легче подстроиться под меняющиеся условия.

Формат проведения стратегической сессии

У нас нет офисов, и команда уже восемь лет работает в удаленном формате, поэтому стратегические сессии проводятся тоже онлайн. Качество проведения мероприятия не ниже любой офлайн-сессии, а достигается за счет двух факторов:

1. Высокого качества связи, технических устройств (камеры, микрофоны) и использования комбинации онлайн-инструментов. Для работы в группах применяем Zoom, процесс мозгового штурма и результаты фиксируем в Miro, в чатах Telegram ведем переписку.
2. Профессионального уровня квалификации фасилитатора – человека, который руководит групповой коммуникацией и следит, чтобы участники были вовлечены в процессы.

Вот как выглядят наши «масштабы» стратсессии на доске Miro, это вместо флипчартов:

Все картинки отдалены в целях сохранения конфиденциальности информации

Ответственные лица и участники

Инициирует стратегическую сессию руководство компании, а к организации, планированию и проведению присоединяется фасилитатор. У нас это HR-специалист, который отвечает за организацию процессов, общий настрой участников, общение в группах, тайминг.

Мы рассматривали варианты привлечения стороннего организатора, но решили, что правильнее «прокачать» своего сотрудника, поскольку внешние эксперты не знают внутреннюю специфику бизнес-процессов, а погружать их во «внутрянку» – долго и дорого.

Планирование

Результативность проведения сессии зависит от подготовки. Организатор заранее:

• Доносит до участников цели и задачи мероприятия.
• Продумывает поэтапную программу и тайминг.
• Собирает аналитические сведения.
• Проводит предварительные встречи с участниками сессии, согласовывает структуру и нюансы.

Сбор аналитической информации

На стратсессии важно проанализировать сведения о рынке, трендах, клиентах, конкурентах, самой компании. В противном случае не получится раскрыть потенциальные точки роста, найти прорывные идеи или варианты решения проблем. Аналитика отлично стимулирует дискуссию участников, раскрывает ситуационную картину под другим, неочевидным углом.

Информацию для аналитики мы собираем двумя способами: внутри компании по отделам, а по вопросам узкой компетенции привлекаются внешние эксперты. Полученные сведения оформляются в виде наглядной презентации с понятыми для всех цифрами и графиками.

Проведение стратегической сессии – три этапа

Первый этап. В первую неделю собственники бизнеса прорабатывают направления развития на следующий операционный год. Далее на встрече с руководителями отделов и ведущими product-менеджерами лидеры обозначают круг стратегических вопросов, озвучивают ожидаемые итоги на выходе. На этом этапе приводится аналитика, прогноз условий и внешних факторов, которые могут повлиять на работу компании в новом году.

Второй этап. Вторую неделю product-менеджеры, руководители отделов продаж, разработки и тестирования, технической поддержки, маркетинга и HR прорабатывают переданные собственниками стратегические инициативы. Задача менеджеров – декомпозировать объемные цели в конкретные задачи, чтобы не пугать команду масштабностью.

На втором этапе в процесс активно включается фасилитатор. Он организует обсуждение, анализирует поведение участников, фиксирует идеи, комментарии и предложения. Все наблюдения, планы, замечания и рекомендации оформляет в отчет, который команда по окончании сессии использует в работе как ориентир дальнейших действий.

Третий этап. Самостоятельная работа руководителей отделов. Проработанные общие задачи компании передаются сотрудникам отделов для выполнения. В дорожной карте определяются сроки, приоритетность задач, фиксируются задачи и подзадачи, назначаются ответственные, расписываются помесячно планы выполнения, по необходимости вносятся корректировки. Дорожная карта показывает общее видение развития компании на текущий операционный год. Сотрудникам визуально понятно, куда двигаться, какие проекты реализовывать.

Что получает команда по результатам проведения стратсессии

• Рабочую стратегию компании и дорожную карту развития на год с конкретными метриками.
• Понимание каждым сотрудником своих задач, общую заинтересованность команды в достижении поставленных целей.
• Новые идеи и подходы к развитию компании, альтернативные стратегии, готовые варианты решений спрогнозированных проблем.
• Гармоничные отношения между руководством и сотрудниками.
• Повышенную вовлеченность и инициативность, понимание единого видения ситуации.

В нашей компании результаты стратегической сессии обязательно доносятся до всех сотрудников на итоговой встрече в Zoom. Здесь каждый член команды вправе проявить инициативу и поделиться своим видением, высказать свои мысли. Блоку вопросов сотрудников выделяем большую часть времени. После окончания сессии важно оперативно перейти к исполнению решений. Бездействие не оставит от полезности проведенного мероприятия и следа, а затраты обернутся потерянным временем и ресурсами.

По итогам стратегической сессии рекомендую провести в команде анонимный опрос. Просите у сотрудников обратную связь, какие ошибки и проблемы они заметили при проведении мероприятия. Эта информация пригодится для подготовки к следующей встрече.

С какими трудностями сталкиваемся и как решаем

Стратегическая сессия – затратный по ресурсам и времени процесс, такое мероприятие не получится провести без ошибок. Проблемы разные, пути их решения тоже. Приведу некоторые.

Сниженная мотивация и вовлеченность

Участники думают, что сессия отнимает много времени, рабочие процессы ставятся на паузу.

Как справляемся: разрабатываем четкий, пошаговый план выполнения стратегических целей на год, предоставляем руководителям право самостоятельно проработать задачи для отделов, отвечаем на волнующие вопросы. Помогает повышать вовлеченность на онлайн-встречах и фасилитатор. Специальными техниками он снимает эмоциональное напряжение присутствующих, показывает дыхательные и физические упражнения, которые активизируют креативное мышление и концентрацию, создает комфортную атмосферу для групповой работы.

Ожидание, что все четко пойдет по плану повестки

Отступления от программы не критичны и даже нужны. Так мы понимаем, что конкретному вопросу следует уделить больше времени, понять, что мешает двигаться дальше.

Как справляемся: в ходе стратегической сессии корректируем план, выделяем дополнительный тайминг на решение возникших вопросов не в ущерб программе. Так, на последней сессии собственники компании передали стратегические цели на год топ-менеджменту, а руководители при декомпозиции задач обнаружили, что целеполагание отсутствует. План пришлось скорректировать в процессе.

Не подводить промежуточные итоги

Если упустить этот момент, то к концу стратегической сессии выяснится, что часть участников не согласна с ранее согласованными результатами предыдущих этапов. Придется заново обсуждать то, что уже обсудили, тайминг будет сдвигаться.

Как справляемся. Фиксируем итоги каждого этапа в отчете. Фасилитатор записывает принятые и согласованные командой решения, отмечает вопросы, которые логичнее будет обсудить на следующих встречах.

*****

Стратегическая сессия помогает переключиться команде с текущих задач на общие цели компании и увидеть, как результаты коллективной работы по глобальным вопросам влияют на развитие бизнеса. Стратсессия позволяет переосмыслить миссию компании, составить подробный план развития и определить четкие шаги его реализации.

Также читайте: