Как успешно представить компанию на деловой выставке

В эпоху «онлайна», когда маркетинговое продвижение бизнеса сконцентрировано в интернет-пространстве, не стоит недооценивать потенциал «живых» мероприятий и профильных выставок.

Что дает бизнесу участие в выставках

Личный контакт. Встретиться с клиентами и партнерами лицом к лицу эффективнее, чем просто переписка в интернете или созвоны по телефону. Живой контакт помогает быстрее донести до аудитории ценности компании, презентовать товары или услуги, сразу ответить на вопросы и закрыть возражения, получить обратную связь. Потенциальные покупатели могут «пощупать» продукт, оценить качество, что гораздо эффективнее, чем рассматривать картинки в интернете.
Нетворкинг и деловые связи. Вы можете встретить новых партнеров, клиентов, инвесторов. И даже подсмотреть, как работают конкуренты.
Знакомство с трендами, новыми разработками и продуктами. Сейчас на выставках представляют все передовые разработки и технологии, а в деловой программе выступают квалифицированные специалисты из различных отраслей.
Укрепление имиджа. Участие в выставках позволяет повысить узнаваемость компании и лояльность аудитории всего за несколько дней.

Определите цель участия

Участие в выставке требует тщательного подхода и планирования, начиная с постановки целей и заканчивая оценкой эффективности участия.

Ответьте на вопрос, какие результаты вы хотите увидеть по итогам мероприятия? Привлечь внимание аудитории и получить новых клиентов, сделать продажи прямо на выставке, найти инвесторов и партнеров или выйти на международный рынок.

Чтобы оценить результат после завершения выставки, ставьте конкретные цели, которые можно измерить. Чем яснее цель, тем легче разработать стратегию подготовки к мероприятию, маркетинг и поведения на самой выставке.

Рассчитайте бюджет

Детальный расчет, произведенный заранее, поможет определить возможности компании для участия в выставке и держать под контролем процессы. Разумеется, всегда закладывайте сумму на форс-мажор.

Что должно быть в смете?

Стоимость аренды выставочной площади. Она зависит от региона и объема выставки. Цена может колебаться от 10-50 тыс. рублей за кв. м.
Расходы на возведение стенда. Здесь во избежание ошибок на старте лучше проконсультироваться с опытными подрядчиками.
Стоимость аренды оборудования, техники, мебели и т. п. Это могут быть экраны для презентации и рекламы, сенсорные панели, стулья и столы для зоны переговоров и другое.
Транспортные расходы на перевозку, разгрузку/погрузку и другие.
Расходы на персонал: заработная плата, командировочные, проживание, билеты на дорогу, если вы не из города, где проводится мероприятие.
Расходы на маркетинговые мероприятия до выставки, во время и после выставки: реклама у инфлюенсеров, таргетинг, специальный лендинг, баннеры и т. п.
Стоимость рекламных материалов и подарков.

Определитесь с площадью стенда и дизайном

Выбор площади и дизайна стенда зависит от бюджета и целей компании. Оптимальный срок подготовки стенда — за 3-4 месяца до начала выставки. Этого времени достаточно, чтобы согласовать все нюансы, дизайн и уложиться в сроки.

Обычно площадку на выставке для установки стенда можно забронировать после завершения предыдущего мероприятия. Если у вас есть пожелания по расположению, тянуть не рекомендую — лучшие места уходят быстро: у входа, на пути движения посетителей к ключевым павильонам и аудиториям.

Если вы планируете выставлять образцы продукции, делать презентацию или мастер-класс, проводить переговоры и ориентируетесь на большой поток посетителей, тогда стоит выделить место на стенде для этих целей. Здесь можно уложиться в 50-100 кв. м.
Не нужно переплачивать за аренду большой площади, если вы планируете поставить только стойку ресепшн, стол для переговоров, а образцы будут размещаться на небольших стеллажах. В этом случае будет достаточно — 24-40 кв. м.

Какой стенд выбрать

Базовый или стандартный стенд — самый простой дизайн: минимум декоративных элементов, стандартные панели, подсобка, зона со столиком и стульями, возможны стойки для демонстрации образцов. Стенды такого типа подойдут для небольших мероприятий или специализированных выставок, где важна информационная часть, а не эксклюзивный дизайн и лоск.
Уникальный стенд с интересными дизайнерскими решениями, цветовой гаммой, необычным декором, подсветкой и различными зонами подойдет для крупных, креативных, многолюдных выставок. Там, где нужно удивлять и привлекать внимание.

Что важно учесть при оформлении выставочной площади

1. Цветовая гамма

Ориентироваться стоит на брендбук компании. Однако не стесняйтесь экспериментировать и добавлять яркие цвета, контрастные и темные оттенки. В тренде — эко-стиль: древесные фактуры, камень, флористика, металл. Важно, чтобы цвета и фактуры сочетались и усиливали дизайн стенда.

2. Акценты

Расставляйте акценты, выделяйте контрастными цветами или подсветкой название компании, логотип, слоганы, чтобы издалека бросалось в глаза и привлекало внимание. Подсветкой можно отметить тумбы для демонстрации образцов, зону ресепшн.

3. Правильное зонирование

На стенде может быть информационная зона, зона для переговоров, презентаций и демонстрации товара, а также подсобное помещение для рекламной продукции, вещей и отдыха сотрудников.

Все должно быть удобно и функционально. В зоне информации размещается стойка ресепшн, держатели с рекламными материалами. Обычно здесь встречают гостей представители компании.

В зоне демонстрации и презентации покупатели могут познакомиться с товаром: потрогать, попробовать, посмотреть в действии. Продукцию можно размещать на тумбах, если это мелкий товар, например, пищевые продукты, косметика — на стеллажах или на встроенных полках.

Зона переговоров может быть:

Закрытой, когда создается отдельное пространство — это может быть полноценная небольшая комната или уединенное место на стенде, отгороженное от других зон перегородками или мебелью.
Открытой, где располагаются столы со стульями или небольшие диваны. Открытая зона подойдет для большого потока гостей и для стендов небольшой площади.

4. Декоративные элементы

Стенд — это визитная карточка компании. И важно уделять внимание каждой детали, создавать приятную атмосферу и комфорт, чтобы в памяти посетителей остались приятные впечатления.

Здесь фантазия может разгуляться: зеленые растения, креативные фотозоны с флор-декором или арт-элементами, вазы, статуэтки, ростовые фигуры, инсталляции и многое другое.

5. Интерактивные гаджеты

Современные технологии сделают стенд креативным и запоминающимся, помогут в презентации товара и даже развлекут посетителей. Это могут быть мультимедийные экраны для рекламных роликов, сенсорные столы и панели для поиска информации и просмотра каталогов компании, VR и AR технологии, которые погружают в виртуальный мир, роботы и другое.

Позаботьтесь заранее о раздаточных материалах

Подготовьте брошюры, визитки, каталоги, подарки для партнеров и посетителей — канцелярия с логотипом компании, кружки, одежда, ежедневники, пробники вашей продукции и т. п.

Продумайте какие акции и специальные условия вы можете предложить клиентам и партнерам. Если у компании есть реферальная программа, адаптируйте ее для участников выставки, сделайте эксклюзивные условия.

Обучите персонал

Каждый член команды должен быть информирован о продуктах и услугах компании и обладать отличными коммуникативными навыками. Обучите своих сотрудников распознавать потенциальных клиентов и вести переговоры, уметь презентовать продукт или услугу, четко отвечать на вопросы и отрабатывать возражения. И, разумеется, быть приветливыми и дружелюбными.

Подготовьте презентацию

Успех презентации зависит не только от качества продукта, но и от умения его презентовать и донести ценность до аудитории.

1. Определите кто ваша аудитория (клиенты, партнеры, инвесторы), и что вы хотите донести.

2. Сделайте интересную и запоминающуюся презентацию:

Начните с вау-эффекта: заинтересуйте аудиторию с помощью интересного неожиданного вопроса, истории или факта.
Играйте на визуале: красивые слайды, видео, инфографика.
Покажите продукт в действии — это лучший способ убедить аудиторию, делитесь кейсами.
Тренируйтесь и репетируйте: запомните структуру, чтобы чувствовать себя увереннее. Выступите перед коллегами — со стороны виднее, что нужно доработать. Проверьте укладываетесь ли вы в тайминг.
Подготовьтесь к живому диалогу с аудиторией: подумайте над вопросами, которые вы можете задавать в процессе презентации посетителям. Будьте готовы к возражениям и вопросам с их стороны, подготовьте ответы на самые популярные вопросы заранее.
Сделайте запоминающийся финал: подведите итоги, выделите ключевые моменты, сделайте призыв к действию и оставьте контакты, чтобы люди смогли с вами связаться после презентации.

Контактируйте с аудиторией до выставки, во время и после

Подготовка к мероприятию начинается задолго до его открытия. Уведомьте ваших партнеров и клиентов, что компания собирается участвовать в выставке. Отправьте приглашения, используйте свой сайт, электронные рассылки. Подогревайте постоянно интерес через социальные сети, рассказывайте о том, что аудитория сможет увидеть на вашем стенде, какие акции и предложения вы приготовили. Можно запустить рекламу и привлечь еще больше посетителей на стенд. Расскажите о том, чем закончилось мероприятие, каких результатов вы достигли.

* * *

Комплексный подход и грамотная стратегия обеспечивают успешное представление вашей компании на выставке, помогают оптимизировать затраты и избежать ненужных расходов.

Читайте также: