Как организовать участие в выставке, если решение принято в последний момент

Принятие решения об участии в выставке начинается с разработки концепции, которая отвечает на вопрос «Зачем компании участвовать в этой конкретной выставке?».

На этом этапе становится понятным:

• целевая аудитория;
• основной посыл – чем мы будем интересны аудитории (презентация нового товара, услуг или укрепление позиций бренда).

Обычно решение об участии принимается за 6-12 месяцев до начала выставки. Это время необходимо, чтобы выбрать месторасположения стенда и подготовиться к работе на выставке: разработать дизайн стенда, напечатать раздаточный и подарочный материал.

Но случается, что по внутренним причинам, решение об участии в выставке принимается в последний момент. Причины могут быть разными:

• новый руководитель с новыми целями;
• разработан новый товар, и его надо срочно представить аудитории;
• решение о расширении целевой аудитории;
• желание владельца бизнеса;
• человеческий фактор (забыли вовремя подать заявку) и т. д.

Решение в последний момент

Осень 2017 года. Я работаю руководителем отдела маркетинга в компании Grandecor – производитель интерьеров и отделочных материалов из натурального дерева.  Внезапно мне поступает распоряжение директора о срочном поиске ближайших интерьерных выставок, нацеленных на физических лиц, для продвижения стеновых панелей.

Отмечу, что обычно,  компания участвовала в двух крупнейших профильных выставках: «Мосбилд» (май) и «Мебель» (ноябрь).  Я сама изучила все ближайшие выставки на 6 месяцев вперед. И выяснилось, что через 14 дней пройдет выставка «Красивые дома», целевая аудитория которой частные лица. Мне был выделен бюджет 50 000 рублей и задание – выбрать место для стенда из того, что осталось в наличии и, одновременно, организовать достойное представление компании на выставке. На первый взгляд, учитывая нормальные условия работы, задача выглядит непреодолимой.

Как должно быть

Отмечу, что компания Grandecor, как правило, выставлялся на площади 30-40 кв. м с эксклюзивным стендом. Для этого приобретается площадь с нестандартной застройкой, на которой компания, выступая самостоятельным застройщиком, возводит свой уникальный стенд. Поэтому я знаю:

1. Всю процедуру аккредитации, какие документы надо подготовить.
2. Сроки согласований  разрешительных документов. Например, срок подачи документов на аккредитацию застройщика в «Крокусе» – за 7 дней до начала монтажа, в «Экспоцентре» – за 14 дней. Если позже подаются документы, то коэффициент +1,5.
3. Требования по обработке противопожарными средствами строительных и отделочных материалов для строительства стенда.

Пример экспозиции гостиной на 40 м.

Что имеем

Начиная переговоры  о покупке выставочной площади за две недели до выставки, я понимала:

1. Мест мало, а хороших у входа или в центре зала точно нет.
2. Дизайн стенда мы разработать и затем изготовить не успеем.
3. Если мы сейчас берем стенд под застройку, то будет увеличение стоимости аккредитации с коэффициентом +1,5.

Площадь мы нашли  в четыре раза меньше, чем обычно – 4 х 2 кв. м. Это маленький стенд, но достаточный для оформления под интерьер одного помещения: кухни или кабинета. Это была оборудованная площадь, то есть сюда входит: стены, ковролин, розетка и не требуются документы о противопожарной обработке экспонатов. Стандартно стоимость данной площади 50 000 руб, но так как организаторам выгодно продать всю площадь, то после тяжелых переговоров нам отдали стенд за 30 000 руб.

Мыслим иначе

Мое предложение в рамках поставленной задачи с учетом сроков и производственных ресурсов стало следующим:

1. Внутри стенда стандартной застройки построить три оформленные стены, визуально образующие часть помещения. Три стены длиной 1,8 метра, 1,8 метра и 3,8 метра изготовить из фанеры (уменьшение размера, так как надо вставить конструкцию в готовые  выставочные стены), со стороны скрытой от посетителя скрепить уголками, и со стороны демонстрационной – оформить стеновыми панелями, которые нужно презентовать на выставке. Оформить по краям стены деревянными плинтусом и карнизом.

Тогда мы выигрываем по двум фронтам:

• Успеваем уложиться в сроки. Есть одна неделя, чтобы изготовить стеновые панели и тонировать в нужный цвет.
• Избежать лишних затрат.

2. Для удобства работы менеджеров поставить стойку – ресепшен, которая имелась в наличии.

3. Для привлечения внимания поставить большое кожаное золотое кресло. Его взяли из кабинета директора. Хоть компания и не производит мягкую мебель, но необходим яркий акцент.

4. На оставшиеся средства напечатать новый раздаточный материал. По срокам успевали – 3 дня на разработку дизайна и 5 дней на печать. 

5. Купить два ярких платья для двух девушек менеджеров.

Предложение было утверждено полностью. Компания с успехом презентовала новый товар потенциальным покупателям. За 4 дня работы выставки было собрано 300 контактов потенциальных покупателей: частных лиц, дизайнеров и компаний, занимающихся ремонтами.

Вывод

На стандартной застроенной площади с минимальным бюджетом можно достойно представить компанию и товар. Но лучше планировать участие в выставках заранее, чтобы выбрать хорошее место, разработать оригинальный дизайн стенда, избежать увеличения бюджета и, главное, сберечь нервы всем сотрудникам.

Текст участвует в конкурсе «Ошибки, провалы, неудачи: истории преодоления». Если вы хотите поделиться своей историей – присылайте ее в редакцию Executive.ru! Подробности

Читайте также: