Как планировать деловые поездки, чтобы не было проблем

Руководителю технических специальностей часто приходится работать вахтовым методом – перемещаться в иной город или регион, чтобы находиться непосредственно на объекте предполагаемого управления. Выскажу ряд прикладных рекомендаций, проверенных на личном опыте.

Зачастую тревел-менеджер – это специалист, который отвечает за покупку билетов и бронирование проживания, но сам он редко бывал в пунктах назначения, куда отправляет специалистов, поэтому плохо осознает все сложности реальной логистики.

Опция приобрести транспортные билеты самостоятельно у «путешествующих» сотрудников есть не всегда, в том числе по причине того, что в местах пребывания отсутствует физический доступ к кассам или интернет-соединение, потому что объекты находятся далеко от цивилизации. А поскольку ответственность за бесшовную доставку с точки А до точки Б является ответственностью самого путешественника, то выбирать наиболее оптимальные варианты трансфера, предлагаемые работодателем, необходимо еще на этапе планирования релокации.

Три общие рекомендации

1. Проверьте детали

Хрестоматийным советом о сверке реквизитов, указанных в документах, даты и времени, часового пояса согласно приобретенным билетам, зачастую пренебрегают при планировании поездок.

Приведу пример. Стыковой рейс из уральского города Тюмень – предполагающий предварительный авиаперелет команды специалистов из заполярного северного города и их дальнейшую отправку в точку назначения ж/д транспортом едва не сорвался ввиду того, что:

Изначально малого временного лага – не более 1,5 часов – между прилетом в г. Тюмень и отправлением поезда.
Фактической задержкой прилета авиаборта на 30-40 минут ввиду плохих погодных условий.
Территориальным удалением авиа и ж/д вокзала в городе и сложным трафиком при перемещении.

В такой ситуации надо выбирать стыковой рейс с разницей в минимум 3-4 часа от времени прилета до времени отправления. Если такой возможности нет, то имеет смысл задержаться в транзитном городе, нежели надеяться на чудо своевременной доставки.

В случае наличия в городе транспортных узлов таких как аэропорт с ж/д вокзалом с автостанцией в прилегающих окрестностях, то имеет смысл при прочих равных бронировать стыковые рейсы именно в этих «транспортных хабах». Приведу пример. В двух шагах от ж/д станции Екатеринбург-Пассажирский расположен автовокзал «Северный», что позволяет оперативно изменить метод передвижения путешественнику в случае форс-мажора.

В случае вылета или отправки транспорта в непривычно ранее время, заранее подумайте о заказе такси и личной готовности выехать пораньше. Например, бывают реальные случаи, когда неопытные специалисты, которые вынуждены лететь в командировку в другой регион ранним утренним рейсом не могут заснуть до 3:00 ночи из-за нервного возбуждения.

2. Прибыть на точку сбора заранее

Для снятия рисков опоздания на рейс желательно прибыть в точку сбора заранее до момента отъезда или отправки транспорта в случае:

автобусного трипа – за 20-30 минут;
ж/д поездки – за 40-50 минут;
авиарейса – за 1-2 часа.

Таким образом, вы заложите достаточно времени на важные организационные процессы и форс-мажоры:

транспортные задержки из-за напряженной обстановки на пути к вокзалам и точкам сбора.
регистрацию, прохождение таможенного контроля.

Приведу, какие форс-мажоры могут возникнуть:

Инженер по охране труда не успел пройти регистрацию на международный рейс, хотя и прибыл на место за час до предполагаемого времени вылета. Забастовка авиаслужащих увеличила время всех организационных процессов для пассажиров. Самолет улетел, но без него.
Топ-менеджер крупного подразделения строительной компании собрался на новогодние праздники к семье в другую страны, забронировал авиарейс. Поездка чуть не сорвалась, потому что он поздно выехал с объекта, а на междугородней трассе, ведущей в аэропорт, были серьезные пробки из-за текущего ремонта моста через реку.

3. Не употреблять в дороге

Несмотря на радость от отбытия на вахту или, наоборот, скорейшего возвращения домой по окончании трудовых будней, советую воздержаться от обильного употребления алкоголя до и во время поездки. По формальным правилам перевозок нахождение лиц в состоянии опьянения различных видов не допускается и на практике будет формальной причиной для отказа в перевозке. Неоднократно лично видел отказ в посадке на междугородний автобус работников ввиду их полной некондиции, в результате поездка для них заканчивалась даже не начавшись.

Еще один случай – при ожидании в региональном ж/д вокзале поезда для релокации в Москву бригада рабочих расслабились алкоголем в привокзальном буфете настолько сильно, что вступила в конфликт с представителями администрации кафе. Что тоже могло стать основанием для снятия их с предстоящего поезда.

Почему не стоит пользоваться сервисами совместных поездок

Несмотря на распространенность сервисов совместных путешествий автотранспортом включать их в общий график логистики на расстояние свыше 200-300 км не советую. И тем более пытаться вписать этот элемент пути как часть стыковых рейсов, потому что:

отсутствуют правовые последствия для водителей в случае отказа от сделки;
нет понимания состояния здоровья водителя, так как отсутствует предрейсовый медицинский осмотр машинистов/водителей/пилотов, который является обязательным для других видов транспортных средств.

Неоднократно сталкивался с отказом заранее забронированной поездки, потому что у водителя за час до встречи менялись планы, он попадал в ДТП за 20-30 минут до начала поездки или практиковал агрессивную манеру езды.

Не стоит исключить риск явного криминала в отношении пассажиров с целью ограбления или похищения. Это же относится и к «диким» группам в мессенджерах, чьи участники предлагают «прокатиться с ветерком» в рамках определенного «плеча».

Если все же используете сервис совместных поездок, то отнеситесь очень внимательно к выбору водителя, учитывая рекомендации и опыт езды его пассажиров. Но лучше отдать предпочтение официальным сервисам такси.

Читайте также: