Автоматизация процессов повышает эффективность организации, ускоряет процессы, помогает оперативно отвечать на запросы клиентов. Сотрудники меньше времени тратят на различные бюрократические процедуры, поиск и передачу информации, что благоприятно сказывается на производительности и снижает себестоимость работ. Кроме того, IT-системы автоматически собирают большой объем данных, позволяя на практике реализовать «управление на основе KPI».
Но, несмотря на это, многие компании малого бизнеса продолжают использовать мессенджеры и таблицы в Excel для организации выполнения работ. Почему так происходит? Я вижу три причины.
1. Разочарование и негативный опыт
Часто слышу жалобы о том, что ранее компания уже пыталась автоматизировать процессы, но не получила никаких преимуществ от внедрения системы. В таких ситуация я обычно спрашиваю: а какой именно результат вы планировали получить?
Ни одну систему автоматизации нельзя рассматривать как универсальный способ решения задач бизнеса. Если раньше диспетчер пересылал заявки техникам через Телеграмм, а теперь пересылает через FSM — систему управления выездными сотрудниками, не используя других ее возможностей, то, конечно, никаких преимуществ компания не получит.
Проблема в том, что после пары неудачных попыток автоматизации сотрудники крайне негативно воспринимают любые нововведения. Возрастает сопротивление, а иногда возникает и сознательный саботаж. Люди даже не хотят тратить время на изучение новой системы, предпочитая работать как раньше в табличках и мессенджерах.
Очень важно еще на старте определить все цели автоматизации и функционал системы, необходимый для их достижения. Важно привлекать к разработке целей автоматизации сотрудников, объяснять как именно должна помочь IT-система в работе каждого из них и компании в целом.
2. Использование неподходящих инструментов
Сейчас на рынке появилось огромное количество новых игроков, о которых еще вчера никто ничего не слышал. Руководители не хотят разбираться в этом многообразии и часто отдают предпочтение «знакомым» вендорам. Но не факт, что их выбор будет оптимальным для решения задач всей компании. Конечно, и Битрикс и 1С можно использовать и для автоматизации сервиса, но это все равно, что при сборке модели автомобиля из кубиков Лего пытаться сделать колеса и двигатель из тех же кубиков. В теории можно, но на практике лучше взять готовые детали.
На старте автоматизации важно разработать техническое задание (ТЗ) с описанием функций, выполняемых различными IT-системами и их интеграций. Не имея опыта, разработать ТЗ сложно, а консультанты и интеграторы просят немало денег за такую работу. Хорошее решение для малого бизнеса – использовать готовые шаблоны и примеры, а также обучающие курсы.
Самостоятельная разработка ТЗ требует времени, но позволяет глубже погрузиться в тему и привлечь к решению задач и выбору IT-системы ключевых сотрудников. В дальнейшем это поможет снизить сопротивление при внедрении и лучше использовать возможности выбранного решения.
3. Страх экспериментов «на живом бизнесе»
Есть такая поговорка у инженеров «не тронь то, что работает», но и оставить все как есть не получится, потому что без автоматизации компания не сможет конкурировать ни по цене, ни по качеству сервиса. Тем более что большие компании уже повсеместно внедряют системы автоматизации, сокращая свои расходы и улучшая качество сервиса.
Прежде чем изменять или автоматизировать процессы, они проводят их моделирование и имитацию выполнения в специальных программах для бизнес-архитекторов. В результате серьезно снижаются риски, можно оценить сроки возврата инвестиций в автоматизацию, устраняются «узкие места» в процессах, и в первую очередь автоматизируются или перераспределяются функции перегруженных сотрудников. Без привлечения специалистов выполнить моделирование процессов сложно, а работа консультантов стоит дорого, поэтому сейчас консалтинговые компании ищут способы снижения трудозатрат и стандартизации работ в подобных проектах.
Перспективным выглядит использование отраслевых шаблонов для быстрой адаптации под конкретную компанию. Поделюсь интересными выводами результатов исследования из книги «Свод знаний по управлению бизнес-процессами BPM CBOK 4.0», с которыми я и мои коллеги полностью согласны:
- Компании конкурируют между собой за счет 5% своих бизнес-процессов, которые реально отличают их от конкурентов.
- Еще 15% — важные ключевые процессы, которые поддерживают конкурентное преимущество.
- Остальные 80% процессов не являются уникальными. Они соответствуют стандартным отраслевым практикам.
Исследователи считают, что нет смысла использовать сложные и затратные методы оптимизации и разного рода инновации по отношению к стандартным отраслевым процессам. Необходимо концентрироваться в первую очередь на 20% процессов – дифференциаторов. Оптимизация и оцифровка именно этих процессов позволяют быстро получить видимые полезные эффекты для бизнеса, такие как рост лояльности клиентов и повышение прибыли.
Таким образом, концентрируя усилия внешних экспертов на 20% ключевых процессов, можно существенно снизить затраты на моделирование и имитацию процессов перед их изменением в реальном бизнесе. Остальные 80% процессов могут проектироваться на основе отраслевых шаблонов.
Вывод
Если раньше проектирование процессов и в целом процессный подход были жизненной необходимостью и преимуществом больших компаний, то сейчас наблюдается тенденция к построению эффективных процессов и в малом бизнесе.
В целом есть основания считать, что в ближайшие 2-3 года препятствия, мешающие автоматизации малого бизнеса, будут успешно устранены и небольшие сервисные компании получат возможность повысить свою эффективность до уровня лидеров своих отраслей.
Читайте также:
Я не поклонник 1С, но она уже лет 20 не дбф. Программируется она легко. Архитектура обычная клиент-серверная. Сап, Парус, Акапта и пр и др проще?
Поддержка - да, непростая.
Других систсем для бухучёта совместимых по качеству и цене просто нет. Все другие громоздки, перегружены, дороги, излишне функциональны.
Из песни слов не выбросишь, пардон, есличё.
Жадина-говядина. )))
Это была проверка на вшивость, как говорил один мой начальник. ))))
Не думаю, что такой супе-пупер файл существует. Только в голове, в фантазиях - ему и нагрузки нипочём, и ограничений никаких.
Не думайте.
Никогда 1С не базировалась на дбф. Никогда.
Коллеги, есть один нюанс, с которым всё больше сталкиваюсь с каждым днём. Речь о создании Правительством в лице Минцифры системных условий по переходу на отечественное ПО.
Предполагаю возможную реакцию на эти мои слова.
Но процесс идет и весьма скоро во многих случаях, говоря об автоматизации бизнеса, прийдется исходить из имеющихся программ в реестре отечественного ПО. Собственно, как и "железа" из реестров российской радиоэлектронной продукции или промышленной продукции, произведенной на территории РФ. Тем, кто работает с госзакупками будет очень актуально. А это большой и ёмкий сегмент.
Для реального замещения всего используемого ПО, начиная с операционных систем и сетевых протоколов, потребуется несколько сотен миллионов (миллиардов?) человеко-лет разработки и тестирования (оценка снизу). Сложно сказать, что с чем после этого останется совместимым.
Вопрос расстановки приоритетов и оценки возможностей.
Все верно. Но есть и другие причины перехода на российские системы. Например, недавно был у нас проект с российским представительством компании "Керхер". Там переход на российское ПО потребовался т.к. небыло возможности дальше использовать их корпоративную FSM систему в России. Такие же проблемы у ряда других крупных клиентов - представительств западных компаний с которыми сейчас идет работа. А российские компании, такие как ЧЕТРА (Чебоксарский тракторный завод) ставят обязательным условием включение в реестр российского ПО. С ними тоже проект был год назад.
И вопрос - как надолго останется... Развитие софта может идти асимметричными темпами. Даже в рамках офисных пакетов - до сих пор не решены вопросы VBA, не говоря уже об инструментах BI в них (к примеру - PowerQuerry, PowerPivot). Да и по железу - вопросики.
Показателен кейс РЖД:
- 1972 год - внедрение "прорывной" инновации, АСУ "Экспресс-1" от ВНИИЖТ, портированной на ЭВМ "Маршрут-1" .
- 1982 год - развертывание "Экспресс-2", на советской серии ЕС (аналоги IBM System/360 и System/370).
- 2005 год - новый "рывок": старт "Экспресс-3", уже полностью на IBM (64 мэйнфрейма, более чем 300 корпоративных серверов, более 280 тыс. ПК).
- 2024 - и вот уже "прорыв": возвращение ВНИИЖТ - "Экспресс НП" заменил "Экспресс-3", которая, как оказалось, работала "почти 20 лет и иногда по-крупному сбоила".
За полвека маятник вернулся в исходную точку. Российские разработчики остались в выигрыше, радуются, наверное, планируют следующие пятилетки. А что, если начнется новый цикл?
"Экспресс" был написан и работал десятилетия на том стандартном железе, которое выпускала промышленность и можно было купить, развернуть и поддерживать. За время эксплуатации очень многое изменилось.
Но это вовсе не возрат в исходную точку. Технология отлажена, функционал понятен. Нужно портировать то, что важно (включая массивы данных) на новые платформы и дописать то, что будет востребовано в ближайшие годы. И это только одно приложение в одной отрасли.