8 шагов к автоматизированной системе управления бизнес-процессами

Вопрос о внедрении систем искусственного интеллекта в процессах управления сложными, многоуровневыми организационными структурами не может рассматриваться с позиции выбора – «быть или не быть», поскольку речь идет о выживании в большом и враждебном конкурентном мире. Однако следует понимать, что для успешной интеграции ИИ в информационную среду необходимо соблюдение ряда условий, важнейшим из которых является разработка и внедрение платформы, на которой ИИ сможет базироваться, реализуя весь свой потенциал.

В качестве прототипа такой платформы можно использовать программу автоматизированного управления бизнес-процессами, выполненную в идеологическом контексте радикального перепроектирования. Ее реализация ложится в первую очередь на плечи специалистов, владеющих методологией построения организационных структур, способных верно сформулировать вопросы с постановкой технических заданий для их последующего решения.

Первоочередной задачей автоматизированной системы управления с интегрированным модулем искусственного интеллекта является сбор достоверной информации, осуществление контроля, анализа и управления мотивацией, направленной на создание идеальной среды для продуктивной деятельности людей и прежде всего тех, кого мы привыкли называть интеллектуальным ресурсом. И если эта задача игнорируется, то такая система нежизнеспособна и обречена на провал.

При разработке автоматизированных систем управления всплывают основные проблемы:

• Неподготовленность, некомпетентность и идеологическая безграмотность тех, кто этим занимается.
• Неверная оценка происходящих событий и явлений.
• Непонимание причинно-следственных связей.
• Доминирование устаревших стереотипов.
• Попытки совмещения различных идеологически несовместимых принципов управления, создающих системный конфликт.

Все возможные проблемы, связанные с функционированием автоматизированной системы управления, можно и нужно решать на стадии ее разработки и тестирования, когда помимо аналитического учета деятельности БП ничего не происходит, не принимается никаких решений, связанных с кадровыми перестановками, не меняются должностные инструкции и штатное расписание. Таким образом, риски при дальнейшем осуществлении реинжиниринга бизнес-процессов можно практически свести к нулю.

Из каких этапов состоит разработка автоматизированных систем управления?

1. Выбор специалистов

Пожалуй, наиболее важный этап – формирование команды по проектированию, реализации и сопровождению проекта. Необходимо принять во внимание то обстоятельство, что многие члены этой команды будут использованы в качестве операторов и идеологов обновленной организации.

Следует особое внимание уделить тем специалистам, которые могут в дальнейшем рассматриваться как интеллектуальный ресурс организации. Именно они способны обеспечить организацию конкурентными преимуществами при реализации новых условий функционирования.

2. Подготовка команды

Подготовка и обучение основной команды специалистов, участвующих в разработке, внедрении и сопровождении проекта. Это те лица, которые в силу своих функциональных обязанностей будут принимать непосредственное участие в проекте, и осуществлять управленческие функции.

3. Определение условий

Инвентаризация основных ресурсов организации, материальных, интеллектуальных, информационных, коммуникационных... Определение технических условий и бюджета для подготовки и реализации проекта на основе принятой методологии.

4. Разработка системы мониторинга

Четвертый шаг – разработка простейшей системы мониторинга бизнес-процессов, в форме рабочей программы, позволяющей проводить описание и анализ всех выявленных бизнес-процессов, а также определять их индивидуальную эффективность. Цель этого шага – проведение качественного анализа деятельности организации на уровне бизнес-процессов, демонстрация возможностей аналитического учета и прогноз предстоящих изменений.

Следует отметить, что методология предусматривает формирование подразделений организации исключительно по типу и структуре бизнес-процесса. Каждый бизнес-процесс от начала до конца локализуется в одном конкретном подразделении, размеренность которого определяется простотой и эффективностью его управления.

Таким образом, бизнес-процессы могут формироваться по следующим критериям:

• Продукт деятельности (товар или услуга, производимые БП).
• Место нахождения.
• Средства производства.
• Используемое сырье и материалы.
• Целевые потребители продуктов деятельности БП.
• Логистика.
• Размер и технологический регламент.

В ходе формирования процессно-ориентированных подразделений, с целью оптимизации функций управления, а также технических условий функционирования, как правило, происходит значительная реорганизация прежней структуры управления (в форме объединения, присоединения, разделения, выделения и преобразования). Например, могут быть объединены планово-экономический отдел с отделом бухгалтерии, или отдел безопасности с отделом технического контроля. Некоторые неэффективные БП могут быть упразднены, а их функции перейдут в состав других БП. Ликвидация неэффективных БП не всегда приводит к перетеканию функций хозяйственной деятельности в структуру других БП. Иногда сравнительный анализ позволяет сделать вывод, что стоимость, качество, и прочие характеристики внутреннего продукта деятельности БП уступают аналогичным продуктам внешних производителей товаров и услуг. Тогда наиболее рациональным решением может стать отказ от производства какого-либо продукта деятельности БП и замене его на аналог внешнего производителя.

Например, на автомобильном заводе проанализировали эффективность своего подразделения, производящего комплектующие для ходовой автомобилей. И пришли к выводу, что уровень качества и себестоимость собственной продукции ниже аналогичной, производимой другой организацией. С учетом данных обстоятельств (цены, качества, гарантий) самостоятельное производство комплектующих оказалось для бизнес-процесса убыточным. Такие выводы послужили основанием для ликвидации неэффективного бизнес-процесса и замены продукта его деятельности на аналог внешнего производителя, что в итоге сократило общие издержки производства и повысило качество выпускаемой продукции.

Ликвидация собственного бизнес-процесса и замена продукта на аналог от внешних производителей зачастую невозможны из соображений безопасности, неэффективной логистики, материально-технической зависимости от внешнего поставщика. В таком случае, с целью формирования надлежащего аналитического учета эффективности бизнес-процессов, продукция, производимая внутри компании и для целей компании, должна иметь более высокую стоимость, по сравнению с аналогичной продукцией внешних производителей.

Многие специалисты и руководители организаций под описанием бизнес-процессов понимают технологию или деловые процедуры бизнес-процесса, связанные с производством и реализацией товаров и услуг. По моему убеждению, это дань моде и полное отсутствие понимания базовых принципов построения организационных структур. Разработкой и описанием технологии производства и сбыта должны заниматься технологи, инженеры, маркетологи и прочие специалисты, осуществляющие техническую и сбытовую оптимизацию бизнеса. Описание технологий и деловых процедур практически не имеет никакого отношения к описанию бизнес-процессов на базовой основе. Хотя в информационный блок описания бизнес-процессов также входит описание технологии, степень детализации которой определяется из соображений целесообразности и внутреннего регламента организации. Кроме того, использование той или иной технологии производства и сбыта непосредственно влияет на формирование и работу бизнес-процессов. Зачастую, изменение технологического цикла, средств производства и оборотного капитала приводит к изменениям структуры управления и декомпозиции взаимодействующих внутри организации бизнес-процессов.

5. Инвентаризация бизнес-процессов

Проведение полной инвентаризации бизнес-процессов включает такие важные информационные блоки, как бюджет бизнес-процессов, перечень используемых активов, номенклатуры производимой продукции и услуг, рынков сбыта, поставщиков и потребителей, индивидуальных и общедолевых расходов, и наконец, финансового результата, который формируется с позиции хозяйственных расходов и выручки от реализации продукции/услуг.

6. Реализация функции текущего мониторинга бизнес-процессов

На основе автоматизированной системы управления реализуется функция текущего мониторинга бизнес-процессов, позволяющая в режиме реального времени, без запроса к уполномоченному лицу, получать всю достоверную и актуальную информацию, связанную с деятельностью бизнес-процессов. Функция реализуется через обязанность должностных лиц, с заданной периодичностью и в установленном формате, вносить актуальную информацию, связанную с текущей деятельностью, в базу данных системы (информационно-аналитического ядра).

Новые требования по внесению информации в базу данных автоматизированной системы управления бизнес-процессов заменят старые, менее продуктивные способы хранения и обработки информации, не усложнят и не сделают работу более трудоемкой и обременительной. Чтобы исключить дублирование информации и сократить время на ее загрузку, система текущего мониторинга БП должна обеспечивать интеграцию информационных потоков с уже имеющимся программным обеспечением, например, с 1С Бухгалтерия.

Новые правила не должны усложнять решение ранее выполняемых задач. Их цель состоит в обратном, упрощении процедур учета и хранения информации. Реализация технологии позволит создать системные условия для надлежащего функционирования автоматизированной системы управления с использованием искусственного интеллекта.

Некоторые мои оппоненты считают, что интеграция автоматизированной системы управления бизнес-процессов приведет к росту и усложнению процедур, связанных с ее жизнеобеспечением. На что отвечу следующее. Когда мы заходим с улицы в дом, то на пороге снимаем грязную обувь, поскольку понимаем, что на уборку помещения уйдет больше времени и сил, чем на простое переобувание. И нас не смущает делать это каждый день, поскольку мы привыкли к этому и выполняем практически на подсознательном уровне. Как говорится, привычка – вторая натура. Эмоциональная инертность человека, безусловно, является значимым фактором сдерживания любых инноваций и перемен, будь-то личная жизнь или работа. Однако существует и ряд прочих факторов, мотивирующих нас стремиться к чему-то новому, большему и лучшему, даже в ущерб эмоциональному комфорту, устоявшимся привычкам и образу жизни. Не от того ли человек порой покидает уютный дом, устремляясь в неизвестное будущее?

Время, потраченное на информационную загрузку системы, это практически ничто, по сравнению с тем, что мы можем получить – прежде всего, в экономии времени, поскольку время и есть тот самый важный и невосполнимый ресурс человека.

7. Принятие решений

Полученная и обработанная информация о бизнес-процессах позволяет принять ряд оперативных и стратегически важных решений о создании новых БП, ликвидации или декомпозиции старых и неэффективных.

8. Создание рабочей версии программного продукта

В рабочей версии программного продукта будет реализована функция текущего мониторинга и интегрированного модуля искусственного интеллекта.

Все описанные выше шаги носят аналитический характер и не влияют на функционирующую структуру управления компанией, не изменяют полномочий и ответственности должностных лиц и технологию ведения бизнеса. Цель восьми шагов состоит в получении достоверной и формализованной информации, позволяющей объективно визуализировать степень эффективности функционирующих бизнес-процессов в заданной системе координат.

Проектирование новой структуры управления

Далее начинается самое интересное – проектирование новой структуры управления на основе используемой методологии и полученного инструментария, посредством реинжиниринга бизнес-процессов. В своей практике я не использовал каких-либо готовых программных решений, поскольку информационно-аналитическая система строилась на моей авторской методологии, специалистами заказчика, на основе технических заданий, инструкций и регламента, после прохождения специалистами компании соответствующего обучения. Однако, презентация наиболее важных элементов системы, заранее подготовленная мной, проводилась в программе Microsoft office Excel.

Эффективность автоматизированной системы управления БП напрямую зависит от количественных и качественных показателей бизнес-процессов, входящих в общую (локальную) организационную структуру, будь-то крупное многопрофильное предприятие, холдинг, финансово-промышленная группа или даже предприятия ВПК, входящих в единый консорциум. Если объем информации, поступающий для координации согласованных действий, не может быть физически обработан человеком, тогда бизнес представляет огромную черную дыру, на входе которой издержки, а на выходе выручка. Конечно, это позволяет нам фиксировать общий финансовый результат, однако мы не имеем возможности объективно ответить на вопрос, что тому стало причиной, и как нам дальше поступать. По сути, мы движемся с закрытыми глазами в темном коридоре, пытаясь осознать причинно-следственную связь событий и явлений, решать зачастую совсем неактуальные задачи, непродуктивно тратя на это материальные и интеллектуальные ресурсы. Система текущего мониторинга открывает нам глаза, поскольку мы видим финансовый результат на уровне каждого бизнес-процесса и определяем причины того, что влияет на общий результат деятельности организации.

Объективная визуализация бизнес-процессов позволяет точечно, с минимальным риском и максимальной эффективностью проводить реинжиниринг бизнес-процессов, посредством ликвидации или реорганизации неэффективных бизнес-процессов.

В то же время, рассматривая малый бизнес, например, продажу шаурмы в ларьке, или трактир у дороги, мы не станем серьезно говорить об автоматизированной системе управления, поскольку форматом бизнес-процесса и будет являться все предприятие с внутренними взаимодействующими функциями хозяйственной деятельности. Более того, разделение малого бизнеса на бизнес-процессы приведет к отрицательным результатам, поскольку разделение функций хозяйственной деятельности спровоцирует несогласованные действия всех элементов организационной структуры.

Что касается окупаемости проекта, то этот вопрос для процессно-ориентированной организации неактуален, поскольку она соизмеряет всю свою деятельность и весь свой потенциал прежде всего с позиции статического и динамического финансового результата, без которого проект не будет допущен до реализации. Это и есть ее контрольная точка любого бизнес-процесса.

Фото: freepik.com