В условиях фундаментального расширения бизнеса, диверсификации продукции и услуг, для собственников и инвесторов наступает время, когда физически утрачивается возможность эффективного мониторинга и управления бизнес-процессами, входящими в зону их инвестиций и стратегических интересов. Ранее используемые методы управления перестают работать по многим ключевым факторам.
Прежде всего, это отсутствие персонального времени для получения и обработки потока информации и принятия обоснованных управленческих решений.
С целью решения данной задачи, собственники и инвесторы вынуждены передавать (делегировать) значимую часть своих полномочий другим лицам, и в дальнейшем (во многом слепо) полагаться на предоставляемую ими информацию и их мнение, а так же принятые ими решения.
При этом, неминуемо усиливается зависимость собственников и инвесторов от добросовестности и профессионализма лиц, которым были переданы полномочия по управлению бизнесом. Фактически, эффективность управления привлеченных лиц определяется на уровне официальных финансово-экономических результатов, или их собственного субъективного мнения, зачастую построенного на непроверенной или недостоверной информации.
Расширение бизнеса и входящих в его структуру бизнес-процессов всегда приводит к расширению вертикали управления, усложнению, замедлению и неэффективности принятия оперативных решений для всей организационной структуры бизнеса, к замедлению темпов развития и зачастую к стагнации бизнеса.
Расширение бизнеса всегда приводит к необходимости делегирования полномочий по оперативному управлению. Доверие является вынужденной и исключительной мерой тогда, когда контроль утрачивается, либо сложно осуществим. Всем известно, что контроль лучше, чем просто доверие. Однако явный контроль имеет негативные последствия. Он приводит к дополнительному расходу времени на его осуществление и что наиболее важно, к резкому снижению мотивации подконтрольных лиц, осуществляющих функции управления. По этой причине контроль должен осуществляться систематично, строго формализовано, беспристрастно и без привлечения контролируемых лиц на стадии его осуществления.
Кроме того, технология учета и контроля бизнес-процессов не должна усложнять поставленные задачи управления, ее цель состоит в обратном, упрощении и росте эффективности и качества управления.
Возникает наиболее важный вопрос, кто должен осуществлять контроль, с учетом того, что эта достаточно сложная и затратная процедура, осуществление которой может оказаться не по силам одному человеку или даже группе людей.
Единовременный анализ деятельности всех бизнес-процессов и принятия на этой основе обоснованных стратегических решений может оказаться нереализуемой для человека задачей. Дело в том, что человеческий разум, как и машинный, обладает определенной емкостью оперативной памяти, которая используется для решения текущих задач, объем которых не может превышать максимального предела памяти.
В настоящее время в мире существует множество научных гипотез, открытий и разработок, понимание которых находится за гранью восприятия обычного и неподготовленного человека. Если рассматривать сложные, многоуровневые организационные структуры и информацию, сопряженную с их оперативной деятельностью, то объективно мы сталкиваемся с той же проблемой восприятия и анализа высокого объема информации, что и при передовых научных открытиях.
В такой ситуации существует острая потребность в новых инструментах и методах, способных решить комплекс оперативных и стратегических задач управления, контроля и безопасности организаций и предприятий с участием собственного и привлеченного капитала.
Добиться всеобъемлющих результатов можно базируя свою стратегию на технологиях нового поколения, то есть используя стратегию опережающего, а не догоняющего инновационного развития. В какой-то степени это означает отказ от прошлого (доминирующего) опыта и создание нового механизма, спроектированного на понимании современного мира, его возможностях и ограничениях. В полной мере это относится к технологии «Текущего мониторинга бизнес-процессов», фундаментом которой является научно-технический прогресс и его прикладная адаптация в сфере информационных и коммуникационных технологий.
Систему текущего мониторинга бизнес-процессов можно рассматривать как универсальный инструмент для решения целого комплекса задач по эффективному и безопасному управлению крупными, многопрофильными организациями и предприятиями страны. В задачи системы входит контроль, управление и безопасность, направленные на удовлетворение интересов портфельных и стратегических инвесторов, кредитных организаций, собственников компании, топ-менеджмента, органов власти и правопорядка.
Не секрет, что в оперативной работе по выявлению и предотвращению экономических преступлений до 95 % времени и средств уходит именно на сбор и подготовку информации и материалов, касающихся деятельности организаций. При этом, как правило, информация поступает разрознено, с высокой степенью задержки, зачастую неактуальной и в значительной степени искаженной. Существует острая необходимость в ходе следственных мероприятий, преобразовать все полученные материалы в один рабочий формат, с целью проведения системного анализа, в том числе с использованием средств автоматизации.
Рассматриваемая система позволяет в режиме реального времени, без вызова сотрудника, составления запроса и ожидания на получение результата осуществлять контроль и отслеживать основные и вспомогательные показатели финансово-хозяйственной деятельности как всей организационной группы, так и отдельно взятых бизнес-процессов, с учетом возможности масштабирования и детализации информации, уровня допуска, пользовательского интерфейса от общего к частному, вплоть до отдельных и неделимых элементов. Система должна иметь интерактивный модуль, позволяющий автоматически реализовывать презентационный материал для основного круга пользователей.
К числу основных информационных блоков БП можно отнести:
- Сумма бюджета бизнес-процесса, с учетом полной расшифровки составляющих его элементов.
- Структура и перечень всех активов, используемых Б.П., включая специальные инвентаризационные ведомости.
- Постоянные расходы, с учетом полной детализации и описания их, включающих архив подтверждающей документации.
- Основные финансово-хозяйственные результаты, согласно данным бухгалтерского учета.
- Основные финансово-хозяйственные результаты, согласно данным аналитического учета, позволяющие увидеть реальное состояние дел.
- Структура расходов.
- Структура доходов.
- Аналитическая рентабельность, рассматриваемая как отношение текущих финансовых результатов к сумме бюджета бизнес-процесса. Это один из наиболее важных показателей того, как работает инвестиционный капитал, и какие тенденции его развития происходят.
- Дебиторская задолженность.
- Штатное расписание.
А также огромны объем прочей, необходимой для анализа и принятия оперативных и стратегических решений, информации.
Информационная база, используемая системой текущего мониторинга, обновляется с установленной периодичностью и предоставляется в едином заданном формате как формализованный продукт, подготовленный для анализа функционирования не только системы в целом, но и отдельных ее элементов.
Ключевым моментом реализации системы текущего мониторинга является осуществление достоверного учета поступления и расходования материальных и нематериальных активов, а также эффективность оборотного и внеоборотного капитала. В технологии реализован модуль непрерывного анализа наиболее важных (стратегических) бизнес-процессов, объективно выявляющий первопричины, влияющие на результативность деятельности всей организации, определяющий уровень их значимости, степень эффективности и несоответствия представленных и фактических данных.
Эффективность модели во многом предопределяется целями и масштабами ее внедрения. Наивысшее значение достигается на крупных предприятиях, холдингах, финансово-промышленных групп, с наибольшим количеством бизнес-процессов, поскольку именно эта категория хозяйственных субъектов нуждается в радикальном пересмотре основных принципов их функционирования, контроле и принятия решений. По сути дела организации такого масштаба похожи на черные дыры, где отслеживается только вход – потребление и выход – отдача. Однако на таком уровне практически невозможно определить цепь обстоятельств и причинно-следственную связь, приводящую к итоговым показателям.
Помимо задач экономической безопасности, система позволяет решать целый комплекс иных вопросов, к числу которых относятся:
- Рост инвестиционной привлекательности предприятия за счет визуализации процессов, обеспечивающих предсказуемость и прозрачность механизмов его функционирования.
- Создание естественной системы мотивации руководства, специалистов и материально-ответственных лиц организации, размер заработной платы которых, в значительной степени зависим от финансовых результатов не только компании (финансово-промышленной группы), но прежде всего и подразделений (бизнес-процессов), в которых они осуществляют свою деятельность.
- Снижение расходов и рисков на реинжиниринг бизнес-процессов, чьи финансово-экономические показатели ниже нормативных значений, с учетом минимизации рисков инновационных преобразований.
- Снижение коммуникационных погрешностей, возникающих с момента принятия и до реализации решений, посредством резкого сокращения вертикали управления и коммуникаций.
- Создание необходимых условий для полной автоматизации процессов, включающих внедрение элементов искусственного интеллекта, что обеспечивается едиными стандартами формализованных процедур, аналитическом учете и одноуровневой структуре контроля и управления.
В рамках программы по развитию эффективности и экономической безопасности бизнеса, разработка и реализация системы текущего мониторинга бизнес-процессов могла бы сформировать новые, более качественные стандарты управления, основанные на автоматизации управления бизнес-процессами, и формировании на этой основе целостной системы учета и контроля их деятельности.
В основной функционал системы так же входит:
- управление мотивацией людей, с заменой функциональной ответственности на процессную;
- выявление несоответствия действующей и предоставляемой информации;
- анализ проблемных зон.
Реализация системы текущего мониторинга позволит удаленно контролировать бизнес, и точечно находить его проблемные зоны.
Не вызывает сомнения то обстоятельство, что реализация проекта станет фундаментом системного роста эффективности инвестиционного капитала на новом, более качественном, стратегически выверенный и безопасном уровне.
Фото: pixabay.com
Павел, я думаю, слишком много академизма. Было бы понятнее взять хорошо известный бизнес процесс и, на его примере, продемонстрировать вариант с вашей системой и вариант без вашей системы.
Затем сделать сравнительный анализ вариантов и показать в чем, собственно, заключается выгода.
ну и потому-что
- на подобных предприятиях есть как минимум понимание что такое б-п и его хоть какое-то описание, и даже есть специалисты по б-п в штате (что позволяет его далее деко разобрать и положитть в ИС)
- дорогое это удовольствие (не только внедрение, но и поддержание подобной ситемы)
Произошло именно то, чего я больше всего опасался. Вырванная из контекста общего представления о бизнес-процессах статья осталась не понятой. И в этом нет вины читателя, поскольку экономическая литература, посвященная данной теме, как правило, не дает ясных ориентиров и представлений о бизнес-процессах, функционирующих в процессно-ориентированной организации.
Увы, понимания нет, поскольку до настоящего времени доминирующая часть бизнеса как в России, так и за рубежом, строится на линейно-функциональной системе управления. Проблема в том, что даже здесь, в среде заинтересованных и профессиональных собеседников, под описанием бизнес-процесса на самом деле понимается деловая процедура, или технология бизнес-процесса (производства и/или оказания услуг).
В то же время деловая процедура является лишь информационным блоком, входящим в структуру описания Бизнес-процесса. К тому же этот блок не является актуальным и востребованным, поскольку описание носит в значительной степени статический характер и его использование необходимо для тех, кто осуществляет деятельность внутри самого бизнес-процесса (т.е. команды бизнес-процесса).
В статье идет речь о финансово-экономических результатах деятельности бизнес-процессов, поскольку в процессно-ориентированной модели управления именно они являются контрольными точками для оценки деятельности бизнес-процесса. Промежуточные итоги (количественные, качественные. стоимостные) также рассматриваются. Однако они имеют второстепенное значение, для детализации основного информационного блока.
Есть несколько основных требований для функционирования процессно-ориентированной модели управления. И первое состоит в создании информационного центра, в задачи которого входит сбор, обработка и анализ поступающей от всех бизнес-процессах информации, в заданном формате и с установленной периодичностью.
Если совсем кратко, то как то так.
Сергей, Вы абсолютно правы. Однако, это достаточно объемный материал, чтобы им свободно оперировать в дискуссии. Я лишь обозначаю некоторые выводы, сделанные на основе личного опыта, как ученого, так и практика. Все что я могу рассказать, это методология и некоторые технологические аспекты применения. Кроме того, здесь, на страницах сайта, участвуя в дискуссии, я уже обозначил в качестве примера сеть продуктовых универсамов, и то как радикально изменяется функционал руководства с переходом к процессно-ориентированной модели управления. Сказать мало это не сказать ни о чем. Что касается моего стиля изложения, то едва ли его можно отнести к академическому. Просто есть вещи, которым придуманы слова. Так зачем же использовать иное?
Павел, конечно Вы имеете полное право на свой авторский стиль подачи материала, однако ...
с какой целью? Если Вы хотите, чтобы "некоторые выводы" были по достоинству оценены и привлекли новых сторонников, то они должны быть, прежде всего, ими (новыми сторонниками) поняты. А для этого, вероятно, потребуется дополнительные и почти самоочевидные аргументы. А пока ваши аргументы самоочевидны лишь для небольшой группы уже понимающих этот предмет. Но из этой группы Вы новых сторонников не получите, т.к. они уже и так стороники.
К моему искреннему сожалению, умные люди (т.е. те, у кого есть чем ценным поделиться с окружающими) часто задумываются не о том, как эти ценности результативно передать, а о том, как эффектно выразиться (произвести эффект). Получается как у классика:
- О друг мой, Аркадий Николаич! -- воскликнул Базаров, -- об одном прошу тебя: не говори красиво. ...
«Отцы и дети» И. С. Тургенев
Что касается удовольствия.
Прежде всего следует принять во внимание тот факт, что это отнюдь не удовольствие и не излишество, а непременное условие, при котором возможна жизнедеятельность процессно-ориентированной организации. Фактически это фундамент, на котором она строится и технология ее жизнеобеспечения.
Что касается дороговизны
создания и проектирования системы автоматизации бизнес-процессов, то здесь Вы абсолютно правы. Это действительно требует больших вложений, как материальных , так и интеллектуальных, не менее чем в разработку передовой операционной системы, при условии удовлетворения всех функциональных требований, к числу которых относится качественно выполненный интерфейс, универсальность применения, возможностью индивидуальной настройки элементов системы под различные цели и задачи, стабильность работы, информационная безопасность, возможность интеграции с другими программными продуктами, такими например как Бухгалтер 1С,
Следует так же отметить, что реализация функционала программы позволяет проводить безопасный и математически выверенный реинжиниринг бизнес-процессов. Система обеспечивает учет, анализ и контроль за деятельностью всех формализованных бизнес-процессов.
Однако, наиболее перспективна система в качестве информационно коммуникационного блока под управлением искусственного интеллекта. И это совсем не фантастика. Это то, что можно сделать уже сегодня и сейчас. И в данном контексте система является платформой для управления организацией искусственным разумом.
Что касается дороговизны поддержания системы,
то это не дороже чем поддержание любой другой, например в кредитной организации. Если программное обеспечение и коммуникации настроены должным образом, то не вижу иных проблем, кроме тех, что возникают в силу человеческого фактора. Если рассматривать дороговизну по затраченному времени на обслуживание системы, то сразу напрашивается аналогия, когда входящий в дом человек, во избежание занести грязь с улицы, снимает на пороге обувь. Уборка помещения занимает значительно больше времени, чем переобувание. Если говорить более предметно, то реализация системы текущего мониторинга бизнес-процессов позволяет навести в организации необходимый для нормального функционирования порядок, заменив часть устаревших и непродуктивных процедур на новые, более востребованные. К числу таких относятся: ведение интерактивного архива первичной документации, учет, анализ и контроль дебиторской и кредиторской задолженности, движение активов (поступление и реализация товарно – материальных средств) и т.д.
Сергей, я не спорю с Вами на этот счет. Однако ответить на Ваш вопрос парой незначительных фраз не получится. Необходимо дать более менее содержательный материал, не оставив сомнений и двусмысленности. А для этого потребуется время. Возможно я подготовлю статью, в которой постараюсь предоставить ответы.
Хотелось бы конкретные примеры программных продуктов.
Статья очень хорошая. В том смысле, что хорошо отражает общий консенсус по данной проблеме. Пару вопросов, если можно. Как эффективность системы может определяться целями? Система эффективна, если соответствует целям, по определению, не важно, каким и, соответственно, любая ли система управления процессами может стать фундаментом роста эффективности инвестиционного капитала? Эти вопросы естественно вытекают из вашего определения системы управления бизнес-процессами через формулировку ее задач, а не целей. Как вы будете проверять вашу систему управления на непротиворечивость? Как определить границы такой системы? Если, как я понял, речь идет о сохранении всех фактов об исполнении всех бизнес-процессов, с перечислением абсолютно всей известной информации, тогда насколько будут оправданы затраты на (вос-)производство системы управления? Иными словами, выгодна ли построенная подобным образом система экономически?
И я поддержу предыдущих участников с вопросом - пример?
Вы же указали что это не только теория, но и Ваша практика.