Автоматизация бизнес-процессов: где находятся скрытые преграды?

Многие руководители предприятий хотят эффективно управлять своим бизнесом и задумываются об автоматизации бизнес-процессов. И все они сталкиваются с одними и теми же вопросами – что, как, зачем автоматизировать?

Ежедневно мы проводим переговоры с руководителями и представителями совершенно разного рода организаций. Это строительные, производственные и сервисные компании. При всем их разнообразии объединяет всех их одно общее желание – навести порядок на производстве с помощью «какой-нибудь» автоматизированной системы. «Каких-нибудь» систем управления сегодня достаточно большое количество. Рассмотрим типичные вопросы, на которые нужно ответить при выборе систем управления.

Клиент просит одно, а нужно ему другое

Если бы потенциальные покупатели автоматизированных систем управления всегда знали, что им нужно, они могли бы зайти на сайт поставщика ПО, выбрать одно из типовых решений или собрать информационную систему из имеющихся модулей. Однако, часто клиент просит одно, а по сути, ему нужно совершенно другое. Он просто не может это правильно сформулировать.

Так, в большинстве случаев выясняется, что руководитель не совсем понимает, что же все-таки нужно его компании. К примеру, он может думать, что Диаграмма Ганта решит чуть ли не все его проблемы. Но он не понимает, что сама по себе диаграмма ничего ему не даст и что для управления проектами нужно две вещи – это управление загрузкой персонала и своевременное выполнение проектов. А уже при помощи каких средств это будет осуществляться – при помощи диаграммы Ганта, планировщика, отчетов и и т. д. – это уже отдельная тема.

При выборе информационной системы для управления бизнес-процессами важно понимать выгоду именно модульных систем, Так, например, задача «Управление проектами» может являться лишь одной из небольших частей одной большой системы управления. Сюда же могут быть включены и управление производством, и бюджетное управление, и управление бизнес-процессами, и CRM-система, и электронный документооборот. А если ко всему этому еще добавить возможность увязывать работы по бизнес-процессам с документами в системе, такими как договор, акт, счет, накладная и т. д, то ценность такой системы увеличивается еще больше.

Коробочные версии подходят не всем

Автоматизация бизнес-процессов – дело ответственное и скрывает множество нюансов. Типовые ERP-системы, предлагающиеся сегодня различными компаниями, недостаточно отвечают требованиям потенциальных покупателей. Например, если говорить о позаказном производстве, то здесь лучше говорить не о типовой Material Requirements Planning-системе, которая хороша при серийном производстве. Если у вас позаказное производство, возникает потребность в отслеживании состояния исполнения заказа, а здесь уже уместно говорить о модуле «Бизнес-процессы».

Увидеть бизнес-процесс можно в любой «рисовалке». Но запустить бизнес-процесс таким образом, чтобы он повторялся с определенной периодичностью можно сделать далеко не в каждой системе. Так же важно понимать, что на любом предприятии есть очень много неформализованных процессов, которые имеют место при звонках, встречах, переговорах и т. д. А если проект повторяется с определенной периодичностью, то это уже бизнес-процесс. Таким образом, система должна позволять управлять как производственными, так и организационными процессами.

Какие инструменты использовать?

Вы можете использовать и календарь, и диаграмму Ганта. У каждого вашего сотрудника есть план работ, а у вас как у руководителя должна быть наглядная возможность посмотреть как загрузку персонала, так и процесс исполнения проекта, отдельного задания или бизнес-процесса. Например, если у одного из ваших сотрудников есть загрузка в этом месяце на 360 часов, то важно понимать, что он все равно не справится со всем объемом, поэтому работы нужно будет как-то перераспределять. Вы должны иметь возможность видеть все, что нужно знать руководителю для управления. Самое важное – правильно загрузить сотрудников и не срывать сроки. Ну а уж если срывать, то нужно выбрать, для кого срывать, а для кого нет.

Часто руководители разного рода организаций не понимают разницы между управлением проектами и управлением бизнес-процессами. А принципиальная разница заключается в том, что бизнес-процесс описывается один раз. Таким образом, отпадает необходимость каждый раз планировать работы. Достаточно запустить бизнес-процесс и контролировать ход его исполнения. Да, первоначальная настройка требует определенного количества сил и времени, но зато необходима только один раз.

Каким должен быть интерфейс?

Бывает так, что потенциальные клиенты критически относятся к интерфейсу «как в Excel» – им подавай интерфейс «как в социальных сетях». Однако, то, что хорошо выглядит в ленте новостей, нельзя отразить для сотен и тысяч взаимосвязанных таблиц и элементов. Но часто так бывает, что с хорошим функционалом система не всегда может иметь удобный интерфейс.

Что лучше – свой сервер или облачное решение?

Использование своего сервера всегда будет дороже. Сервер – это одно, программа – это другое. Администраторы – это третье. И все это – затраты. Причем затраты только на администратора могут быть больше, чем 50 тыс. в месяц. Для того, чтобы использовать решение на своих серверах, нужно купить не только лицензии на прикладные программы и лицензии на СУБД, но еще и взять специалиста, отвечающего за его поддержку. На арендованных серверах это будет гораздо дешевле. Так отпадает необходимость заботы о сохранности данных.

Какова стоимость?

Цена одного сотрудника будет дороже, чем ежемесячная оплата облачной системы. У компаний, предлагающих такие системы, как правило, есть свой центр обработки данных, свои администраторы и программисты. Предполагаемое обслуживание производится не ежеминутно, а только по запросам. Конечная цена строится из численности сотрудников и других данных. А так же зависит от того, сколько ваша компания готова тратить на IT. Банки, например, тратят до 10% от выручки, предприятия – от 1%. Весь вопрос в величине вашей выручки. Если это 100 млн, значит на автоматизацию вы можете выделять 1 млн в год. Если 10 млн, то 100 тыс. Если же 10 млн, вы не сможете содержать штат IT-специалистов.

Не все системы – модульные

Большинство ERP-систем нельзя назвать модульными системами. А переход с одной системы на другую каждый раз означает новое внедрение. Вы вынуждены выкидывать одно и ставить другое. Вы же не добавляете просто, например, производственный модуль, после чего он станет работать. В большинстве ERP-систем нельзя просто добавить модуль. Вам нужно выкинуть все, что было и поставить ERP. Причем, вам потребуется так же изменить всю технологию, сложившуюся годами, включая и бухгалтерию. Есть множество статей по этому поводу и факт остается фактом – большинство систем, которые называются модульными, в реальности представляют собой «коробку». Одна коробка, вторая коробка, третья.

Переход с каждой коробки на другую коробку – это новое внедрение. Переход на ERP – это вообще отдельное внедрение и измеряется оно миллионами. От миллиона до десяти, а то и больше. И еще не факт что оно будет внедрено, потому как изменяется сам принцип организации. То, что уже сложилось, нужно менять, а оно не меняется. Это касается и номенклатуры торговой организации, и бухгалтерской системы. Поэтому внедрение происходит долго и иногда проще забыть о начатом внедрении, чтобы не потратить еще миллионы.

Существует множество систем, которые называются модульными, но по факту это отдельные системы. Здесь, скорее, речь идет о возможности интеграции с другими системами. А это принципиально разные вещи. Интеграцию с другими системами будут делать все производители, а предоставлять возможность добавлять в свою систему модули или сконфигурировать систему для себя, т. е. по сути, выстраивать свою систему самостоятельно из кирпичиков, позволяют делать единицы.

Обычно компании, предоставляющие услуги по автоматизации производства, говорят – «Скажите, что вам сделать, а мы запрограммируем». В основном вас спрашивают – «Что вам нужно сделать?» и не предлагают своего видения. А это неправильный подход.

У любого руководителя проектной организации всегда две задачи – не срывать сроки для заказчиков и равномерно загружать своих сотрудников. Сделать это можно с помощью грамотной системы управления.

Фото: Pixabay