С чего начать автоматизацию в малом бизнесе

Стремительный рост объема информации, многозадачность и высокая скорость принятия решений вынуждают все больше компаний приобретать специализированное ПО для оптимизации бизнес-процессов. Это позволяет сохранять конкурентоспособный уровень, отвечать современным требованиям заказчиков и клиентов. И если крупные предприятия уже давно поняли и посчитали потенциальную выгоду от автоматизации, малый и средний бизнес только начинает оценивать пользу от оптимизации внутренних процессов и замены сотрудников на специализированные IT-продукты.

Почему отстает малый бизнес

О том, насколько полезна и необходима оптимизация бизнес-процессов, написано огромное количество материалов. Крупные корпорации сами прекрасно понимают, что в долгосрочной перспективе своевременная автоматизация внутренних процессов может принести экономию средств в размере до 20-40% от бюджета. Специально для этого в финансовом отделе сотрудники занимаются просчетами и экономической обоснованностью таких решений, так что в итоге руководитель четко понимает стоимость интеграции, сроки окупаемости, а также неэкономическую выгоду в виде более эффективного распределения рабочего времени сотрудников. Кроме того, у таких предприятий есть ресурсы для корректной интеграции / приобретения решений для оптимизации, они могут позволить себе нанять специалистов или оплатить услугу круглосуточной технической поддержки. В некоторых программах стоимость такой функции может достигать 500 тыс. рублей.

В свою очередь средний и малый бизнес редко обладает необходимыми средствами и ресурсами для покупки или внедрения систем автоматизации. Кроме того, сегодня предприниматели редко исходят из долгосрочной перспективы, и большинство планов и целей ставится максимум на один год вперед. В таких условиях оценить и посчитать реальную выгоду от оптимизации невозможно, так как высчитать ту же окупаемость внедрения решения довольно трудно.

К тому же, в маленьких компаниях зачастую руководитель совмещает несколько функций, а значит, времени на то, чтобы вникать в принципы внедрения решений для автоматизации и обучения персонала, нет. Но часто обучению сотрудников не уделяют должного внимания не только из-за нехватки времени, но и ввиду экономии бюджета. В идеале на внедрение проекта требуется один-два месяца, после этого изменения, как правило, приживаются еще 4-6 месяцев.

При этом зачастую для маленьких компаний автоматизация является первым опытом, при этом внутренние процессы не формализованы и зациклены на конкретных людях, которые лично контролируют все происходящее в офисе.

Когда автоматизация точно нужна

В первую очередь инструменты автоматизации необходимы для повторяющихся и сложных процессов. Практически любой из операционных, управленческих или обслуживающих процессов малого или среднего бизнеса можно автоматизировать с помощью специализированных решений. К таким процессам могут относиться заключение договоров и отслеживание их выполнения, осуществление платежей, учет всех действий внутри компании – будь-то звонки или изменения в планах, мониторинг работы сотрудников, документооборот и другие. На первоначальном этапе вам могут понадобиться минимальные функции, вроде автоматической возможности обратного звонка, учета клиентов или внутренних операций.

Например, очень ярко тренд на автоматизацию прослеживается в транспортной логистике. Все меньше компаний предпочитает пользоваться услугами экспедиторов, которые совершают все операции вручную, а значит, очень медленно. Вместо этого возрастает спрос на автоматизированные решения (например, GroozGo и ATI.su), которые позволяют сократить количество операций до пары-тройки кликов. Это существенно экономит время заказчиков и транспортных компаний, позволяет быстрее обрабатывать заказы, и в итоге ведет к экономической выгоде. Другой серьезной проблемой является непрозрачность данного рынка – платформы для оптимизации решают эту проблему, отметая недобросовестных исполнителей еще на стадии регистрации.

При этом стоимость CRM и ERP-решений достаточно высока: некоторые системы могут стоить порядка 3 млн рублей. Однако разработчики видят растущий интерес со стороны малого и среднего бизнеса, поэтому стремятся трансформировать свои услуги под нужды компаний. В результате все больше вендоров начинают работать по подписке, предлагая свои решения специальными пакетами за небольшую оплату, но зато постоянную. Такой подход позволяет небольшим компаниям начать использовать системы для автоматизации и сохранить конкурентоспособный уровень. Кроме того, все крупные компании уже имеют в наличии лицензии на работающее ПО, а значит, расти на этом рынке больше некуда. Это и является одной из главных причин выхода крупных вендоров на рынки для малого и среднего бизнеса.

Кроме того, существует ряд крупных компаний, как, например, «Антор» (система маршрутизации на городских доставках), целевую аудиторию которых составляют около 20 компаний в России. Их средний чек составляет примерно 1,5 млн рублей, плюс обслуживание, плюс расходы на сотовую связь, а также дополнительно круглосуточная техподдержка. При этом процесс внедрения решения занимает достаточно длительное время. В результате может возникнуть ситуация: компания только наладила работу на текущей версии ПО, как вендор уже предлагает его обновить. Даже крупные компании не готовы регулярно заниматься только внедрением и обновлением решений.

Практические советы малым компаниям

1. Вначале необходимо просчитать экономическую эффективность и потребность в приобретении / интеграции системы для автоматизации. Если у вас работает один человек, а количество ваших клиентов составляет менее десяти, скорее всего, ERP или CRM-система не понадобится. Но не лишним будет, например, установить функцию автоматического обратного звонка при появлении онлайн-заявки.

2. Далее необходимо понять, какой именно функционал вам необходим. Здесь можно выделить несколько направлений или модулей, которые в итоге будут входить в решение. Сюда можно включать управление закупками, планирование, учет всех внутренних операций компании и проч.

3. Далее важно просчитать объем бюджета, который вы готовы потратить на автоматизацию.

4. После этого, учитывая все критерии, составить список из четырех-пяти возможных вендоров.

5. Сопоставив все варианты, важно убедиться, что вы приобретаете лицензионное ПО, поэтому обязательно следует хранить все чеки и коробки от программ, если речь идет о коробочном софте.

Сегодня существует большой выбор программ для автоматизации, поэтому компании важно четко понимать, какой именно функционал и набор инструментов ей необходим. Нужно все взвесить и принять правильное решение.

+715 Сергей Ушков Глава филиала, регион. директор, Краснодар 04 апреля 2018, 11:39

Анна с большим уважением к Вам, но Ваша статья напоминает доклад студента, а не статью опытного бизнесмена.

Автоматизация в малом бизнесе может идти по двум направлениям:

1. Самостоятельная автоматизация бизнес процессов через капитальные затраты субъектов малого и микро-предпринимательства. Этот путь в никуда, т.к. жизненные циклы и инвестиционные возможности микро предприятий слишком малы для эффективного преодоления данного направления автоматизации бизнес процессов. Это направление автоматизации бизнес процессов для малых предприятий станет эффективным только тогда, когда зарплата ИТ-специалистов (для администрирования требуемых бизнес–приложений) будет сопоставима со стоимостью недорогого одеколона, а компании-разработчики высокотехнологичного программного и аппаратного обеспечения будут предоставлять 90% скидки на свои ИТ-продукты для предприятий малого бизнеса.

2. Автоматизация бизнес процессов посредством "облачных сервисов - SaaS, IaaS и т.п." через операционные затраты субъектов малого и микро-предпринимательства. Это единственный на сегодня путь для эффективной автоматизации бизнес процессов субъектов МСБ (малого и среднего бизнеса). В настоящий момент в мире насчитывается около 145 млн. субъектов представляющих МСБ и около трети из них пользуются облачными сервисами (число данных компаний только увеличивается с развитием цифровизации мировой экономики). У таких компаний чаще всего нет своей ИТ–инфраструктуры, а так же планов или возможностей её построить, нет собственных ИТ–специалистов и компетенций, чтобы настраивать и администрировать требуемые бизнес–приложения. По данным представителей компании «Parallels», в среднем одна западная компания из вышеупомянутой трети сектора МСБ пользуется пятью облачными сервисами.

Основной причиной, по которой предприятия малого и микро-бизнеса крайне медленно переходят на облачные услуги в нашей стране, остаётся недостаток их знаний о том, что такое облачные инфо-телекоммуникационные услуги, и как они могут влиять на эффективность их бизнеса.