5 ошибок в использовании лицензионного ПО

У коммерческих компаний немало причин для отказа от нелегальных копий программных продуктов и приобретения лицензий. Например:

соблюдение закона;
защита от штрафов, других видов взысканий;
полноценный доступ к обновлениям и другим видам поддержки ПО;
репутация бизнеса перед лицом партнеров и клиентов;
последовательные инвестиции в инфраструктуру как в актив.

Все так. Но проблема в том, что просто приобрести лицензии недостаточно. Есть несколько типичных ошибок, которые делают даже официально купленное программное обеспечение нелегальным и/или понижают его эффективность.

1. Покупка неподходящих лицензий

Вендоры программных продуктов, как правило, создают несколько вариантов ПО для разных категорий пользователей. Самое распространенное деление – на домашнее и корпоративное. Например, использовать бесплатную версию Team Viewer можно только в некоммерческих целях. Или же пользователь может приобрести редакцию Standard вместо Enterprise, которые нельзя использовать вместе. В любом случае, нужно исходить из потребностей компании и внимательно изучать условия лицензирования. «Любая лицензия» на все случаи определенно не годится, с тем же успехом можно использовать пиратскую копию.

2. Использование одного ключа активации для всех программ

Правила лицензирования многих продуктов разных вендоров не являются линейными, то есть одна установка не равна одной лицензии. Некоторые считают, что если есть лицензионный ключ, то с помощью него можно активировать все инсталляции, и они будут лицензионными. На самом деле это не так: иногда ключ действительно может быть один, но согласно правилам лицензирования, лицензия должна приобретаться отдельно для каждой инсталляции.

Допустим, вы используете приложения Microsoft на Citrix. Если есть лицензия на инсталляцию одного экземпляра ПО Microsoft, это не дает права на предоставление доступа к этому приложению всем пользователям, имеющим лицензию Citrix. Если это сделать, вы нарушите лицензионное соглашение Microsoft.

Похожие проблемы могут возникнуть при мультиплексировании. Например, когда вы настраиваете доступ к данным SQL Server по модели Server+CAL, чтобы сотрудник мог работать с домашнего ПК или телефона. В этом случае также важно, чтобы пользователи имели соответствующее число лицензий независимо от того, осуществляют они прямое или косвенное подключение к SQL Server – иначе формальное наличие лицензий не защитит от нарушений.

К сожалению, многие компании совершают эту ошибку, используя продукты Microsoft. Следите за тем, чтобы у каждого сотрудника была лицензия на тот продукт, который используется, в точности как этого требует разработчик программного обеспечения.

3. Нерациональное использование лицензий

Обычно лицензии на программное обеспечение приобретаются для решения конкретных задач определенными сотрудниками. Если специалист переходит на новое место или в другое подразделение, где меняются его функциональные обязанности, данные об инсталлированных продуктах часто теряются. И компания снова закупает аналогичные лицензии для новых сотрудников, иногда не один раз.

Другая ситуация нерационального использования лицензий возникает в случае посменного графика работы в компании или частых командировок сотрудников. Если, например, в организации требуются лицензии одного программного продукта 1С для пятидесяти сотрудников, которые работают с ним периодически, не нужно приобретать право использования ПО, исходя из общего количества пользователей. Можно в разы сократить бюджет по этой статье, если выбрать конкурентное лицензирование – то есть ограничиться количеством одновременных подключений к базе данных.

4. Запаздывание с обновлением программ

При использовании партнерских лицензий производитель требует от партнера работать только с последними версиями своих продуктов. Обычно после выхода новой версии у партнера есть полгода, чтобы обновить свои инсталляции. Если этого не делать, такие установки станут нелицензионными.

Кроме того, актуальное ПО – это защита от злоумышленников, которые с большим успехом находят «лазейки» в устаревших программах. Поэтому нужно внимательно следить за новыми версиями программ. Без обновлений они становятся наиболее уязвимыми для современных кибератак.

5. Сотрудники не проходят обучение

Также случается, что компания приобретает самые последние версии лицензионных продуктов, но не обучает персонал тому, как ими пользоваться. В результате, сотрудники вынуждены сталкиваться с незнакомыми интерфейсами новых систем, что приводит к их некорректному использованию и несоблюдению всех необходимых регламентированных процедур.

Важно объяснить коллегам как работает та или иная программа, какие особенности и правила ее использования. Не будет лишним еще раз напомнить новым сотрудникам, что загрузка пиратских копий ПО может привести к административной и даже уголовной ответственности для компании, и по отношению к ним самим тоже незамеченной не останется.

Как избежать ошибок с лицензированным ПО

Прежде всего, следует обратить внимание на эту проблему. Недопустим механический подход к приобретению лицензий на программное обеспечение – особенно людьми, которые не понимают IT-специфики и не владеют информацией о реальных параметрах эксплуатации ПО.

Для оптимизации всех рабочих процессов лучше всего иметь хорошего специалиста или консультанта, который знает особенности работы с конкретными продуктами. Кроме того, необходим административный ресурс для оценки потребностей подразделений и отделов компании в конкретных видах информационных систем, чтобы на основании этих данных можно было оптимизировать закупки и администрирование ПО.

Конечно, работа с лицензиями на программное обеспечение может показаться запутанной. Но если внимательно изучать требования лицензионных соглашений вендоров, возможности программных продуктов и проводить регулярную инвентаризацию программных активов, то сотрудники смогут повысить качество работы, а руководство избавится от головной боли из-за лишних затрат на софт.