Как известно, закупки для госнужд производятся на основании 44 Федерального Закона «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 5 апреля 2013 года. Этот закон регулирует отношения «в целях повышения эффективности, результативности <...> закупок товаров, работ, услуг, обеспечения гласности и прозрачности осуществления таких закупок, предотвращения коррупции и других злоупотреблений».
Существует огромное количество критиков этого закона. Действительно, цели декларированы довольно туманно. Не очень понятны интересы распорядителя госбюджета, руководителя какого-либо государственного учреждения, интересы граждан, в конце концов. Закон не декларирует конечный результат для соответствующих госструктур, бюджета, а также для исполнителей госзаказов. Можно назвать еще немало претензий к формулировкам закона. Но сейчас речь не о нем.
Еще одна оговорка. Сразу вывожу за скобки коррупционные мотивы и различные «откаты». У меня большой опыт проектной работы в области информационно-технологических решений. По роду деятельности приходилось иметь дело с самыми разными отраслями: финансовыми структурами, производством, торговлей, туризмом, образованием, логистикой, а также непосредственно с государственным управлением. Не буду брать на себя ответственность за анализ многомиллиардных контрактов, но в обычной, регулярной системе госзакупок, по моему мнению, криминальные прецеденты ничтожны.
О чем же тогда статья? Хочу описать подход актора государственного заказчика для обеспечения повседневных нужд того или иного учреждения. На такие закупки приходится львиная доля бюджета. По моей оценке они занимают второе место по объему, после фонда оплаты труда. Поэтому предпринимателям, ориентированным на поставку товаров и услуг в государственные структуры и учреждения, должно пригодиться понимание того, как практически происходит планирование закупок, мониторинг цен и выбор победителей. А также чем государственная работа с закупками отличается от более привычной бизнесменам проектной работы в обычном коммерческом смысле.
Два главных этапа госзакупок IT
Первое, что должен усвоить любой предприниматель, начинающий работу с государственной системой закупок: ни в одной госорганизации нет человека, который хотя бы минимально был заинтересован в приобретении его товара или услуги. Повторю еще раз: за исключением криминальных случаев, которые мы сейчас не рассматриваем, при нормальном рабочем процессе конкретные, определенные предложения вообще не интересны, как таковые. Поэтому, господа предприниматели, не пытайтесь показать свой товар в выгодном свете, перечисляя его лучшие качества. Это не по адресу. Даже так: чем менее уникальны ваши товары и услуги, тем больше шансов выиграть тендер у госзакупщика.
Почему так происходит? Государственные информационные системы имеют очень большую персональную привязку. Большая часть функционала исходит от привычек отдельного большого руководителя или руководителей. Совершенно точно знаю, что при разработке 44ФЗ никакого анализа бизнес-процессов в госучреждениях не проводилось. Попыток понять логику принятия решений тоже. В ЕАИС (Единой автоматизированной информационной системе) существует немалое число лишних звеньев, которые никаким образом не связаны с требованиями 44ФЗ.
Иначе говоря, реальный потребитель или заказчик товара или услуги имеет очень малое влияние на требуемое качество заказа, на его стоимость и сроки исполнения. Например, главный инженер может компетентно требовать закупки с конкретными техническими характеристиками для улучшения технической базы своего организации, но у него нет рычагов влияния на реально действующий механизм закупок.
ЕАИС зачастую содержит сработанные по одним и тем же лекалам технические задания на однотипные заказы товаров и услуг. Не старайтесь в них вчитываться в поисках скрытых намеков на важные критерии. Это совершенно формальный, абсолютно незаинтересованный ресурс.
Главное, что вы можете и должны сделать на уровне подачи заявок в ЕАИС – попасть в некоторый диапазон начальной максимальной цены контракта. Это сложно, но важно. Потому что первый отсев идет по несовпадению заявленной суммы контракта (причем не только для вас, но и для ваших конкурентов, разумеется). Соответственно, у финалистов будут возможности для маневра, а у тех, кто уже вылетел – разве что подать в суд. Что кстати не лишено смысла, потому что претензии к заявкам, не прошедшим ЕАИС оспариваются довольно успешно (при наличии, разумеется, веских формальных оснований). Но это опять немного другая плоскость, давайте вернемся к нормальному ходу процедуры госзакупок.
Дальше начинается самое интересное. Если на первом этапе (и уровне рассмотрения) решения принимаются в прямом смысле слова механически, то затем все более субъективно.
Лица, принимающие решения
- Директора госучреждений. Им важно обеспечить исполнение бюджета, бюджетных обязательств. При этом не принципиально, что именно приобретает учреждение. Поэтому рекомендация бизнесу: ваши предложения государству или муниципалам могут и должны быть максимально широкими: от картриджей до «устройств вывода графической информации» и от лицензий на тиражные IT-продукты до каких-то специфичных конфигураций и модулей.
- Начальники отделов. Например, начальники административно-хозяйственного отдела, или отдела IT. Они тоже стараются исполнить бюджетные обязательства, но на самом деле нуждаются в другом. Для любого реального заказчика товаров и услуг самое важное – сроки и точность поставки. Часто против обычной логики: сделай, я обещаю, что через недельку заплатим! Они знают, что проще трижды заказать не самое качественное, но за отсутствие той или иной позиции можно получить выговор от руководства. Поэтому, несмотря на то, что именно начальники отделов пишут технические задания, на этом уровне ТЗ достаточно формальны и расплывчаты.
- Специалисты отдела закупок. Здесь сложно выделить конкретное ответственное лицо. Тем более что, как ни странно, это подразделение вообще ни за что не отвечает. Отдел госзакупок не управляет полезной реализацией входов проекта, он не влияет на ресурсы, не контролирует результаты. С точки зрения современных взглядов на проектную работу отдел закупок чаще всего выступает в роли незаинтересованного участника проекта. Чаще всего функция отдела закупок сводится к раскидыванию номенклатуры по кодам различных классификаций и согласованию кодификаторов с бухгалтерией.
- Специалисты по мониторингу рынка. Часто шутят про статистику, что есть ложь, есть правда и есть статистика. Очень похоже на мониторинг: есть рынок, есть реальные предложения и есть мониторинг. Перед мониторингом проводятся тщательные расчеты, чтобы планируемая в бюджете сумма ловко легла в необходимый набор товаров и услуг. Не пытайтесь повторить этот опыт – «рыночно обоснованные цены» редко совпадают с реальными. Если повезет выиграть тендер, вы можете скорректировать свои дальнейшие действия уже после победы в конкурсной процедуре. Все по закону – а будет ли это дополнительное соглашение или разбивка на этапы, не так важно.
- Члены закупочной комиссии. Определение поставщиков по-прежнему выполняет закупочная комиссия, несмотря на то что с юридической точки зрения эта процедура деперсонализирована. При пессимистичном сценарии окончательное решение будут принимать люди, которые прямого отношения к закупке не имеют. В таком случае, это просто лотерея.
Хорошо, когда в комиссии присутствует настоящий, реальный заказчик (начальник отдела), заинтересованный в получение поставок надлежащего качества. Если нет явных отклонений по стоимости, то он найдет способ обосновать свою точку зрения, исходя из технического задания, которое сам и разработал. Встречно, идите на уступки по цене и срокам. С непосредственным заказчиком всегда можно найти общий язык. После заключения договора у него слишком мало возможностей для маневра. Поэтому любые изменения без явных нарушений закона вполне допустимы и взаимовыгодны.
Что работает, если не подходят проектные техники?
У порядка осуществления государственных и муниципальных закупок не так много общего с проектной организацией работы, как часто кажется поставщикам услуг. И в наименее выгодных условиях оказываются, как ни парадоксально, игроки IT-рынка. Потому что они хорошо знакомы с проектными методологиями, видят похожие (как им кажется) признаки в виде автоматизированных систем для подачи заявок, технические задания – на основании чего делают ложный вывод о применимости проектных техник в госзакупках и тендерах. Это не совсем так.
Общие черты есть, но они срабатывают не всегда однозначно, и зачастую вторичны. Автоматизация пока не упростила конкурсные процедуры, а скорее усложнила. Появились дополнительные издержки на обучение персонала, усложнилась текущая эксплуатация и поддержание системы в работоспособном состоянии. Переход от текущей ситуации к оптимизации – дело будущего.
В оперативной работе здесь и сейчас лучше ориентироваться не на догадки и предположения о зловредных и коварных закупщиках, а методично упрощать и ускорять работу с тендерными заявками там, где это полностью зависит от вас самих. Возможностей для получения госзаказов очень много, и будет еще больше. Если работать с ними, учитывая специфику отечественного b2g, это непременно окупится.
Действительно полезный материал. Жаль, что мало подобной информации о закупках IT решений в крупном и среднем бизнесе. Именно этой информации чаще всего не хватает для выстраивания маркетинга и продаж.