В статье речь пойдет об универсальной технологии проведения сложных закупочных операций. Предложенный бизнес-процесс позволит легко решать самые сложные задачи от строительства производственных мощностей, до выделения отдельных процессов на аутсорсинг, в условиях недостатка информации, отсутствия нужных компетенций у участников процесса закупок.
Все закупочные операции можно разделить на три этапа. Первый этап, определяющий потенциальную эффективность – исследование предмета закупок. Этот этап закупки наиболее ответственный. Именно он определяет потенциальную (нереализованную) эффективность предмета закупки. Мы можем обеспечить наилучшее отношение цена-качество предмета закупки, можем добиться полного соответствия поставок по качеству, срокам, стоимости и первоначальным условиям, но если мы закупаем предмет закупки не соответствующий нуждам производства, то закупка может оказаться совершенно бесполезной.
Если, покупая канцелярские товары, мы еще можем не обращать внимания на некоторые потери, то закупка оборудования имеющего значение для выполнения стратегических планов развития, несоответствующего технологическим процессам, будет прямым убытком. Например, на одном из заводов, проводя аудит затрат на модернизацию литейного цеха малых форм, мы заметили несоответствие печи предварительного разогрева опок (форм для литья) технологическим задачам. Печь предварительного разогрева имела значительный объем 2 х 2 м. Тогда как опоки, проходящие через печь, имели размеры 450 х 300 х 600 мм. Сама печь имела электрические нагревательные элементы, несмотря на возможность установки газовых горелок. Большая печь требовала и большей транспортной системы. Ни транспортная система, ни сама печь не соответствовали пропускной способности основного оборудования, которое состояла из трех индукционных печей небольшого размера. Добавьте сюда мощную приточно-вытяжную систему вентиляции и помещение значительных размеров. Эффективность такого производственного комплекса была снижена в момент определения необходимого технологического оборудования.
По сути, процесс выбора оборудования исходя из решаемых технологических задач и есть процесс исследования свойств предмета закупки, относительно осуществления целей закупочных операций. Цели, как правило, ориентированы на повышение стоимости основных средств предприятия, которая, в свою очередь, зависит от экономической эффективности и инвестиционной привлекательности предприятия.
Закупки, ориентированные на стоимость, отвечают базовому условию закупочных операций – «снижение стоимости владения», или снижению доли текущих и эксплуатационных расходов по отношению к валовому продукту. Современное понимание закупочных операций довольно примитивно не только потому, что практически не рассматриваются сложные закупки. Нет четко сформулированных таких понятий, как простые и сложные закупки, состав и значение этапов закупочных операций.
Технологически закупка авторучек для бухгалтерии и закупка услуг и работ по строительству завода, должны сильно отличаться. В ФЗ 44 мы этого не наблюдаем. Да и процедуры, организованные по ФЗ 223, не решают подобных задач. Определяющим свойством предмета закупки должна быть максимальная эффективность, соответствие предмета закупки назначению объекта закупки.
Например, если мы производим работы по ремонту кровли (предмет закупки), то этот ремонт должен соответствовать решению задач, связанных с эксплуатацией здания (объект закупки). С учетом технологической сложности такой системы как эксплуатация здания или сооружения можно по-разному оценивать необходимый уровень ремонта, набор технологических решений, заложенных в предмет закупки. Это зависит от множества факторов: доступности используемого оборудования и материалов, наличие или отсутствие высококвалифицированных поставщиков, уровень профессионализма участвующих со стороны заказчика специалистов. Но бесспорно одно: предмет закупки должен отвечать условию снижения стоимости владения объекта закупки.
Определение свойств предмета закупки, отвечающих условию снижения стоимости владения объекта закупки, и есть суть первого этапа осуществления операции закупки. Даже в отношении простых закупок, операции закупок не могут обходиться без исследования свойств предмета закупок. В отношении повторяющихся закупок, необходимо подтверждать свойства предмета закупок, так как объекты закупок находятся в различных действующих технологических системах.
Сам объект закупок меняется, меняются и доступные свойства предметов закупок. Применительно к тому же ремонту кровли здания, можно утверждать, что меняется само здание. Оно стареет, приходят в негодность некоторые конструктивные элементы. С другой стороны, появляются новые материалы и технологии. На старых производственных зданиях может оказаться приемлемым ремонт кровли методом спекания, например.
Реализация процесса исследования свойств предмета закупки происходит через работу над технико-экономическим обоснованием, сметными расчетами, калькуляциями затрат, испытаниями образцов предметов закупок в производственных процессах. Учитывая, что согласно стандартному процессу организации процедуры закупки по системе, исследование свойств предмета закупок может многократно повторяться при корректировке свойств необходимого предмета закупки, производимые первичные расчеты имеют статус форвардных.
Определение первичных расчетов как форвардных подчеркивает необходимость корректировки технологических и стоимостных характеристик, на всех этапах осуществления операции закупки. Чаще всего необходимость в корректировке свойств предмета закупки возникает в процессе контактов с поставщиками, принимающими участие в конкурсном отборе. Высокий уровень профессионализма персонала поставщика позволяют без дополнительных затрат создать информационный поток в процессе исследований свойств предмета закупки сопоставимого по качеству и объему.
Наиболее целесообразно учесть полезную информацию, способную повлиять на свойства предмета закупки, в серии консультаций предшествующих процедуре отбора поставщика. Но не стоит стесняться приостанавливать процедуру отбора при возникновении необходимости уточнения свойств предмета закупки. Например, в процессе конкурса одним из участников процедуры отбора поставщика будут предложены технологические решения или материалы более полно отвечающие свойствам предмета закупки. В таком случае возможна переторжка в сроки, позволяющие участникам учесть изменения свойств предмета закупки в своих предложениях.
Некоторые виды товарно-материальных ценностей, имеющие стабильные свойства, гарантированные государственными, отраслевыми, международными и прочими стандартами, могут проходить испытания в условиях реальных производств, технологических процессов. Например, при производстве автомобильного стекла используются перчатки с различными свойствами: с эластичным покрытием, синтетические, хлопчатобумажные, с использованием ткани на две, три, четыре нити. Различные производители предлагают различное качество и различные цены.
Испытания в течение длительного времени позволяют оценить такие сложно определимые понятия как удобство, долговечность на определенных операциях, стойкость при соприкосновении с горячими поверхностями. Сопоставление свойств перчаток и их стоимости позволяет наиболее оптимально управлять затратами. Реально проведенные испытания на производстве автомобильного стекла позволили получить экономию только на перчатках в рамках одного цеха на сумму около 200 тыс. рублей в год. При этом затраты на организацию испытаний составили порядка 40% от полученной экономии.
Независимый поставщик решений может использовать результаты испытаний и при закупках на других предприятиях, снижая единовременные затраты. Опыт использования систем закупок показывает, что целесообразно вообще использовать синхронные закупки на различные товары, сокращая расходы поставщика решений по исследованию свойств предметов закупки и сокращая операционные расходы предприятий, связанные с использованием материалов, инструмента, инвентаря с лучшим соотношением цены и качества. Объединения закупок нескольких предприятий снижают и затраты на поставках товаров, зависящих от объемов поставок.
Выполнение этих работ невозможно или нецелесообразно силами самого предприятия. До настоящего времени наиболее распространенной практикой исследования свойств предмета закупок на предприятиях была передача этих функций наиболее высокопрофессиональным поставщикам. Например, выбор технологии, материалов, подсчет объемов предлагается выполнить подрядчику пользующемуся наибольшим доверием со стороны персонала заказчика. Часто использование поставщика мотивировано не коррупционными интересами, а невозможностью выполнить работу лучше, чем это может сделать поставщик.
Консультации поставщика, работа по определению свойств предмета закупки заставляют персонал заказчика чувствовать себя обязанными по отношению к поставщику. Но такая ситуация ведет не только к неоправданным потерям, но и к получению поставок больше отвечающих интересам поставщика, а не заказчика. Именно заказчик, инициировавший закупку, должен выбрать необходимую технологию с необходимыми материалами, размерами, объемами, прочими параметрами. Независимый поставщик решений позволяет заказчику, не обращаясь за помощью к поставщику, точно определиться со свойствами предмета закупки.
Исследование свойств предмета закупок – наиболее сложный и трудоемкий процесс, требующий привлечения специалистов из различных областей знаний. На предприятиях часто отсутствуют специалисты, способные провести всесторонние исследования свойств предмета закупок. Так, например, у довольно крупных предприятий нет специалистов по гидродинамике, теплотехнике, автоматике – уровня, соответствующего решаемым проблемам.
Даже если мы найдем специалистов соответствующего профиля, их профессионализм будет значительно уступать профессионализму специалистов тех предприятий, где они заняты на основных производственных процессах. Специалисты строительных специальностей на каком-нибудь машиностроительном заводе будут в целом уступать специалистам подрядной организации. Специалисты уровня главного энергетика в вопросах, например, ремонта и модернизации систем отопления, будут уступать в целом специалистам инжиниринговой компании, специализирующейся на подобных работах.
Что дает система закупок на первом этапе реализации? Сложно предположить, что у независимого поставщика решений есть все специалисты, которые могли бы пригодиться при различных закупках. Здесь поставщик решений по закупкам выступает как оператор рынка отдельных специалистов и экспертных организаций, используя понятные, постоянные принципы оплаты своих услуг. Самостоятельно службы, осуществляющие закупки на предприятиях, не всегда могут обеспечить эффективность закупочных операций по объективным причинам:
- слабая мотивация;
- незащищенность интересов служащих;
- политизация решений;
- ограниченность ресурсов;
- функциональная ограниченность.
Использование независимого поставщика решений на первом этапе выгодно еще и по той причине, что оно может быть очень длительным, в отличие от участия поставщика в определении свойств предмета закупок. Оплата поставщика решений постоянна и не несет никаких скрытых угроз. Возможность длительного использования поставщика решений, становящегося партнером заказчика на долгое время, позволяет учесть в процессе исследования свойств закупок глубокие знания о технологических процессах, объектах модернизации, концепций развития предприятий и отдельных подразделений.
Например, знание истории предшествующих исследований инженерных коммуникаций позволяет снизить неоправданные потери при реализации закупок по модернизации сетей с учетом перспектив развития предприятия, прогноза изменения объектов потребления ресурсов. Любая организация, имеющая высококлассных специалистов, но незнакомая с концепцией предприятия и уже произведенными ранее исследованиями, будет менее эффективна, чем постоянный поставщик решений по закупкам.
Михаил и в самом деле выражает свои мысли достаточно сложно. Немудрено запутаться.
Логика ФЗ 44 именно такова. Он не учитывает никаких других притериев кроме цены.
Есть такой грешок. Постараюсь исправиться. Например, вместо "сложной закупочной операции" (термин имеющий наполнение только для меня), использую "затраты". Слово "затраты" имеет другой смысл нежели "закупка". Если закупка, то чего-то определённого, штучного.
На мой взгляд, одна из главных задач консультанта - это изучение ситуации свежим, не замыленным взглядом и показ заказчику проблемы под разными углами. И очень часто заказчик понимает, что корень проблемы находится не там, где он раньше искал.
Можно например сколько угодно выстраивать систему закупок, устраивать кучу тендеров на закупку оборудования, биться за каждый рубль, а можно посмотреть и попытаться понять, почему это оборудование вышло из строя. И копнув глубже, выявить , что причина поломок заключается в нарушении технологического процесса сотрудниками или применением некачественного сырья. И только решив первопричины проблем, можно вернуться к оптимизации системы закупок.
Но для этого консультант должен обладать не только книжным, но и многолетним опытом и соответствующими знаниями + поддержкой, как со стороны руководства, так и доверием со стороны персонала. Вы сами упоминали об этом. Иногда человек знает о причинах проблемы, но боится об этом говорить, чтобы не прослыть стукачом или не попасть под раздачу. А когда эта проблема озвучивается через консультанта, то и овцы целы и волки сыты.
Разбираться можно и нужно с каждым процессом. И как показывает практика, часто именно со второстепенным.
Я часто говорю клиентам, что если у вас в ботинке торчит гвоздь и рвет Вам носок, то можно конечно "решать" проблему с рваными носками каждый день их меняя, а можно ее на самом деле решить, просто убрав этот гвоздь.
Что есть абсурд. К примеру - условно - цена краски нанесённой на квадратный метр стены сравнима с стоимостью услуги по нанесению. Если на краске сэкономить как велит закон, на следуюший год придётся ещё раз услугу по покраске оплатить. В полном соответствии с ФЗ скупой платит дважды а тупой трижды.
1. Цитата: "И только решив первопричины проблем, можно вернуться к оптимизации системы закупок."
Но Система контроля закупок как раз и осуществляет поиск "первопричин проблем". Как же заниматься поиском не включая Систему поиска? Вы не верно понимаете суть предлагаемого системного решения. Отсюда и неверные выводы. В том числе, и в цитате ниже.
2. Цитата: "Консультант должен обладать..."
Консультант не имеющий отношения к обсуждаемой технологии может быть. А для функционала в рамках Системы контроля затрат достаточно знать стандартный алгоритм. Справится любой имеющий базовое школьное образование. Конечно, чтобы вести работу ПР надо уметь добывать "информацию", вести совещания, иметь понятие о базовых определениях, но кто сказал, что для этого надо быть семь пядей во лбу. Если Вы так считаете, то сильно заблуждаетесь.
Одним из интересных свойств Системы контроля затрат является создание условий для принятия оптимального решения даже не специалистом. Ведь директор какого-нибудь машиностроительного завода, скорее всего, ничего не понимает в инженерных коммуникациях, но вынужден принимать решения с далеко идущими последствиями. Так вот свойства предлагаемой Системы таковы, что ему гораздо легче сравнить, чем знать. Сравнивая два и более источника информации, он может не разбираясь понять чья информация качественней. Альтернатива - вникнуть, как обычно происходит. Вникнуть гораздо сложней. Мог бы привести пример из жизни, да помню обещание быть кратким.
Это потому, что законы пишут те, кто имеет опыт написания федеральных законов, а не специалисты в данной области. Сложился тренд на написание законов ограничительной направленности. Закон не даёт возможность, а ограничивает, не регулирует а формализует процессы.
Легче ввести критерий по самой низкой цене, предполагая будто это поможет эффективно расходовать средства. Гораздо сложней сделать критерием не цену, а эффективность затрат. Но для эффективности потребуется оценка. Как это сделать и какими средствами никто не знает. Ну кроме меня конечно, такого нескромного. Для контроля затрат по эффективности требуется прописать механизм контроля. При подготовке ФЗ 44 мне было предложено поучаствовать в разработке проекта через один из ресурсов. Так вот, даже не смогли организовать обсуждений по очевидным ляпам о которых Вы сейчас говорите, Марат.
Зачем быть специалистом? Закончи школу, возьми на вооружение СИСТЕМУ Трофименко и сразу станешь гуру консалтинга, способным решить любую проблему!!!
Это же просто трындец! Гимн дилетантам! Последний гвоздь в крышку гроба консалтинга.
Ох, Овсия на Вас нет. Я теперь начинаю понимать, его неприятие НЕКОТОРЫХ консультантов. Видимо ему такие вчерашние школьники с какой-то вычитанной методикой наперевес и попадались...
Да где ж он, Овсий ходит наконец. Тут такой вопиющий случай. Как я Вас понимаю, Олег. Но проблема ещё и в том, что эти "некоторые консультанты" дают хорошо просчитываемую экономию. И вот тут разрыв сознания у умных производственников. Приходит такой щегол и предлагает провести показательную сложную закупку. Чем сложней, тем лучше. Хотите пришлю отчёт по одной такой из нескольких десятков?
Большинство, как и Вы, не понимая принципов работы Системы контроля с порога предают анафеме всё, что предлагает ПР. Но ПР самодостаточен в построении Системы закупок. Помешать ему сложно. Были случаи, когда ставились заведомо невыполнимые задачи и они выполнялись. Были случаи, когда работники предприятий устраивали дублирующие торги и с треском проигрывали, не учитывая разницы в весовых категориях.
Насчёт "вычитанной". Технологию сложных закупочных операций я разрабатывал сам, основываясь на фундаментальных знаниях из социологии, психологии, систематики. Путь этот был долгим и сложным. Но если с высоты Вашего уровня знаний я ещё школьник, не буду спорить. Возможно Вы правы. Я и сам ощущаю недостаток знаний и пытаюсь заполнить множество пробелов работая над саморазвитием. Буду рад, если Вы поможете мне найти слабые стороны в инструментах относящихся к концепции Бережливого потребления.
1) Может разрыв сознания и предание анафеме происходит из-за того, что Вы не можете внятно донести до людей свои мысли?
2) Отчет по закупке - присылайте. С радостью ознакомлюсь. Может в итоге стану вашим самым ярым адептом.
3) Если ПР (консультант по закупкам) самодостаточен в построении системы закупок, то кто его самого контролирует?
4) Если ПР (консультант по закупкам) не разбирается ни в системе производства, ни в закупках, то каким образом он принимает единственно верное, по Вашим словам, решение?
5) Говоря про школьников, я не Вас имел в виду. А тех, о ком Вы сами написали:
Справится любой имеющий базовое школьное образование.