В статье речь пойдет об универсальной технологии проведения сложных закупочных операций. Предложенный бизнес-процесс позволит легко решать самые сложные задачи от строительства производственных мощностей, до выделения отдельных процессов на аутсорсинг, в условиях недостатка информации, отсутствия нужных компетенций у участников процесса закупок.
Все закупочные операции можно разделить на три этапа. Первый этап, определяющий потенциальную эффективность – исследование предмета закупок. Этот этап закупки наиболее ответственный. Именно он определяет потенциальную (нереализованную) эффективность предмета закупки. Мы можем обеспечить наилучшее отношение цена-качество предмета закупки, можем добиться полного соответствия поставок по качеству, срокам, стоимости и первоначальным условиям, но если мы закупаем предмет закупки не соответствующий нуждам производства, то закупка может оказаться совершенно бесполезной.
Если, покупая канцелярские товары, мы еще можем не обращать внимания на некоторые потери, то закупка оборудования имеющего значение для выполнения стратегических планов развития, несоответствующего технологическим процессам, будет прямым убытком. Например, на одном из заводов, проводя аудит затрат на модернизацию литейного цеха малых форм, мы заметили несоответствие печи предварительного разогрева опок (форм для литья) технологическим задачам. Печь предварительного разогрева имела значительный объем 2 х 2 м. Тогда как опоки, проходящие через печь, имели размеры 450 х 300 х 600 мм. Сама печь имела электрические нагревательные элементы, несмотря на возможность установки газовых горелок. Большая печь требовала и большей транспортной системы. Ни транспортная система, ни сама печь не соответствовали пропускной способности основного оборудования, которое состояла из трех индукционных печей небольшого размера. Добавьте сюда мощную приточно-вытяжную систему вентиляции и помещение значительных размеров. Эффективность такого производственного комплекса была снижена в момент определения необходимого технологического оборудования.
По сути, процесс выбора оборудования исходя из решаемых технологических задач и есть процесс исследования свойств предмета закупки, относительно осуществления целей закупочных операций. Цели, как правило, ориентированы на повышение стоимости основных средств предприятия, которая, в свою очередь, зависит от экономической эффективности и инвестиционной привлекательности предприятия.
Закупки, ориентированные на стоимость, отвечают базовому условию закупочных операций – «снижение стоимости владения», или снижению доли текущих и эксплуатационных расходов по отношению к валовому продукту. Современное понимание закупочных операций довольно примитивно не только потому, что практически не рассматриваются сложные закупки. Нет четко сформулированных таких понятий, как простые и сложные закупки, состав и значение этапов закупочных операций.
Технологически закупка авторучек для бухгалтерии и закупка услуг и работ по строительству завода, должны сильно отличаться. В ФЗ 44 мы этого не наблюдаем. Да и процедуры, организованные по ФЗ 223, не решают подобных задач. Определяющим свойством предмета закупки должна быть максимальная эффективность, соответствие предмета закупки назначению объекта закупки.
Например, если мы производим работы по ремонту кровли (предмет закупки), то этот ремонт должен соответствовать решению задач, связанных с эксплуатацией здания (объект закупки). С учетом технологической сложности такой системы как эксплуатация здания или сооружения можно по-разному оценивать необходимый уровень ремонта, набор технологических решений, заложенных в предмет закупки. Это зависит от множества факторов: доступности используемого оборудования и материалов, наличие или отсутствие высококвалифицированных поставщиков, уровень профессионализма участвующих со стороны заказчика специалистов. Но бесспорно одно: предмет закупки должен отвечать условию снижения стоимости владения объекта закупки.
Определение свойств предмета закупки, отвечающих условию снижения стоимости владения объекта закупки, и есть суть первого этапа осуществления операции закупки. Даже в отношении простых закупок, операции закупок не могут обходиться без исследования свойств предмета закупок. В отношении повторяющихся закупок, необходимо подтверждать свойства предмета закупок, так как объекты закупок находятся в различных действующих технологических системах.
Сам объект закупок меняется, меняются и доступные свойства предметов закупок. Применительно к тому же ремонту кровли здания, можно утверждать, что меняется само здание. Оно стареет, приходят в негодность некоторые конструктивные элементы. С другой стороны, появляются новые материалы и технологии. На старых производственных зданиях может оказаться приемлемым ремонт кровли методом спекания, например.
Реализация процесса исследования свойств предмета закупки происходит через работу над технико-экономическим обоснованием, сметными расчетами, калькуляциями затрат, испытаниями образцов предметов закупок в производственных процессах. Учитывая, что согласно стандартному процессу организации процедуры закупки по системе, исследование свойств предмета закупок может многократно повторяться при корректировке свойств необходимого предмета закупки, производимые первичные расчеты имеют статус форвардных.
Определение первичных расчетов как форвардных подчеркивает необходимость корректировки технологических и стоимостных характеристик, на всех этапах осуществления операции закупки. Чаще всего необходимость в корректировке свойств предмета закупки возникает в процессе контактов с поставщиками, принимающими участие в конкурсном отборе. Высокий уровень профессионализма персонала поставщика позволяют без дополнительных затрат создать информационный поток в процессе исследований свойств предмета закупки сопоставимого по качеству и объему.
Наиболее целесообразно учесть полезную информацию, способную повлиять на свойства предмета закупки, в серии консультаций предшествующих процедуре отбора поставщика. Но не стоит стесняться приостанавливать процедуру отбора при возникновении необходимости уточнения свойств предмета закупки. Например, в процессе конкурса одним из участников процедуры отбора поставщика будут предложены технологические решения или материалы более полно отвечающие свойствам предмета закупки. В таком случае возможна переторжка в сроки, позволяющие участникам учесть изменения свойств предмета закупки в своих предложениях.
Некоторые виды товарно-материальных ценностей, имеющие стабильные свойства, гарантированные государственными, отраслевыми, международными и прочими стандартами, могут проходить испытания в условиях реальных производств, технологических процессов. Например, при производстве автомобильного стекла используются перчатки с различными свойствами: с эластичным покрытием, синтетические, хлопчатобумажные, с использованием ткани на две, три, четыре нити. Различные производители предлагают различное качество и различные цены.
Испытания в течение длительного времени позволяют оценить такие сложно определимые понятия как удобство, долговечность на определенных операциях, стойкость при соприкосновении с горячими поверхностями. Сопоставление свойств перчаток и их стоимости позволяет наиболее оптимально управлять затратами. Реально проведенные испытания на производстве автомобильного стекла позволили получить экономию только на перчатках в рамках одного цеха на сумму около 200 тыс. рублей в год. При этом затраты на организацию испытаний составили порядка 40% от полученной экономии.
Независимый поставщик решений может использовать результаты испытаний и при закупках на других предприятиях, снижая единовременные затраты. Опыт использования систем закупок показывает, что целесообразно вообще использовать синхронные закупки на различные товары, сокращая расходы поставщика решений по исследованию свойств предметов закупки и сокращая операционные расходы предприятий, связанные с использованием материалов, инструмента, инвентаря с лучшим соотношением цены и качества. Объединения закупок нескольких предприятий снижают и затраты на поставках товаров, зависящих от объемов поставок.
Выполнение этих работ невозможно или нецелесообразно силами самого предприятия. До настоящего времени наиболее распространенной практикой исследования свойств предмета закупок на предприятиях была передача этих функций наиболее высокопрофессиональным поставщикам. Например, выбор технологии, материалов, подсчет объемов предлагается выполнить подрядчику пользующемуся наибольшим доверием со стороны персонала заказчика. Часто использование поставщика мотивировано не коррупционными интересами, а невозможностью выполнить работу лучше, чем это может сделать поставщик.
Консультации поставщика, работа по определению свойств предмета закупки заставляют персонал заказчика чувствовать себя обязанными по отношению к поставщику. Но такая ситуация ведет не только к неоправданным потерям, но и к получению поставок больше отвечающих интересам поставщика, а не заказчика. Именно заказчик, инициировавший закупку, должен выбрать необходимую технологию с необходимыми материалами, размерами, объемами, прочими параметрами. Независимый поставщик решений позволяет заказчику, не обращаясь за помощью к поставщику, точно определиться со свойствами предмета закупки.
Исследование свойств предмета закупок – наиболее сложный и трудоемкий процесс, требующий привлечения специалистов из различных областей знаний. На предприятиях часто отсутствуют специалисты, способные провести всесторонние исследования свойств предмета закупок. Так, например, у довольно крупных предприятий нет специалистов по гидродинамике, теплотехнике, автоматике – уровня, соответствующего решаемым проблемам.
Даже если мы найдем специалистов соответствующего профиля, их профессионализм будет значительно уступать профессионализму специалистов тех предприятий, где они заняты на основных производственных процессах. Специалисты строительных специальностей на каком-нибудь машиностроительном заводе будут в целом уступать специалистам подрядной организации. Специалисты уровня главного энергетика в вопросах, например, ремонта и модернизации систем отопления, будут уступать в целом специалистам инжиниринговой компании, специализирующейся на подобных работах.
Что дает система закупок на первом этапе реализации? Сложно предположить, что у независимого поставщика решений есть все специалисты, которые могли бы пригодиться при различных закупках. Здесь поставщик решений по закупкам выступает как оператор рынка отдельных специалистов и экспертных организаций, используя понятные, постоянные принципы оплаты своих услуг. Самостоятельно службы, осуществляющие закупки на предприятиях, не всегда могут обеспечить эффективность закупочных операций по объективным причинам:
- слабая мотивация;
- незащищенность интересов служащих;
- политизация решений;
- ограниченность ресурсов;
- функциональная ограниченность.
Использование независимого поставщика решений на первом этапе выгодно еще и по той причине, что оно может быть очень длительным, в отличие от участия поставщика в определении свойств предмета закупок. Оплата поставщика решений постоянна и не несет никаких скрытых угроз. Возможность длительного использования поставщика решений, становящегося партнером заказчика на долгое время, позволяет учесть в процессе исследования свойств закупок глубокие знания о технологических процессах, объектах модернизации, концепций развития предприятий и отдельных подразделений.
Например, знание истории предшествующих исследований инженерных коммуникаций позволяет снизить неоправданные потери при реализации закупок по модернизации сетей с учетом перспектив развития предприятия, прогноза изменения объектов потребления ресурсов. Любая организация, имеющая высококлассных специалистов, но незнакомая с концепцией предприятия и уже произведенными ранее исследованиями, будет менее эффективна, чем постоянный поставщик решений по закупкам.
Михаил, прочитав две статьи, понял, что не приблизился к пониманию Вашей "системы организации сложных закупок". Если все еще впереди, то я готов подождать следующих статей...
ну скажем так - знают приблизительно. И понимают, что реальная оценка - это во первых головная боль, а во вторых, это усложнит задачу выбора нужного контрагента - тот обычно точно ничего не знает сложнее чем "15% сверху накинуть". так что нескромных всё-таки больше чем Вы один - но нет востребованности в их услугах. ну извините- не они такой, жисть такой.
Всё ещё впереди. Правда сомневаюсь, что формат позволит предоставить алгоритмы и иллюстрации. Например, к этому тексту прилагались слайды. А в других системах "картинок" ещё больше. Есть надежда, что разместив несколько связанных статей, Вы, по крайней мере, будет готовы прочитать подготовленный текст. Так как системы универсальны, а Система принятия взвешенных решений без сомнения универсальна, то Вы сможете применить для решения собственных задач. Тем более, что сама по себе она относительно проста. Например, условий для работы всего три. Запомнить будет не сложно. Сложность не в условиях, а в понимании принципов. Это как с автомобилем. Вы можете не знать его устройство, но повернули ключ и поехали. Последовательность действий при этом не сложна.
1. Здесь Вы несомненно правы. Как простому инженеру, мне проще работать головой и ручками. Объяснялки не моя сильная сторона.
2. Чтобы прислать нужна почта. Предупреждаю, что вся информация о Заказчике будет стёрта, так как это оборонное предприятие. Но по объёму и деталировке отчёта можно будет понять, что описывается реальная работа.
3. ПР самостоятелен только в выстраивании алгоритма работы. Есть ключевые участники и их функционал которые определяет ПР. Но принимает решение не он. Более того, его участие в процессе обычно постепенно сокращается. Например, Система предполагает функционал модератора, секретаря и ПР. Модератор определяет задачи и приоритеты. Секретарь обеспечивает формальное выполнение алгоритма - проведение совещаний, определение состава участников, отслеживание выполнения поставленных перед участниками задач и т.д. И, наконец, Поставщик решений, который должен осуществлять активный поиск необходимой информации для решения задачи.
При первых действиях сложно ожидать участия персонала предприятия потому, что они пока не понимают своей роли в точности. Объяснять сложно, особенно если тебя не хотят слушать (а такое происходит почти всегда) и ПР берёт все эти функции на себя, не трогая только право принимать решения. Со временем он передаёт функции модератора и секретаря работникам предприятия оставляя себе только сбор , передачу информации и предложения по решению задач.
4. Вообще, ПР как организатор и не должен вникать, как, например, не вникает в технические подробности отдел закупок. Поступило требование найти поставщиков форм моллирования - ищет. Почему на такие-то конкретные модели, насколько готово производство для расширения номенклатуры и т.д. он не всегда понимает. Мы ещё более осторожны. Мы не лезем в основной производственный процесс. Во-первых уважаем специалистов Заказчика и не суёмся с советами. Только на обеспечивающие процессы, где мы сильны сами по себе без сторонних узких специалистов. Пробные работы берёмся выполнять не все, а только нам хорошо знакомые до мелочей. Дело ещё в том, что пробные работы обычно выполняются без предоплаты и даже без гарантии оплаты. Рисковать можем только собственными интересами.
И главное, ПР не принимает решения. Тогда работа ПР не будет отличаться от Управляющей компании, которая не владея активами принимает решения. Результат обычно очень плачевен. Принципиальный отказ от принятия решений обычно трактуется недоброжелателями как уход от ответственности. Но никто не может брать на себя ответственности больше, чем реально может обеспечить собственными активами. Если Вы положили деньги в банк, а он сгорел, то деньги Вам вернут (ну, может быть только не в нашей стране). А что может предложить ПР приняв фатально не верное решение по модернизации технологической линии? Собственные дырявые штанишки? Но мы не в детской песочнице и за каждое действие нужно отвечать. И брать на себя не больше, чем сможешь отдать. Разве я не прав?
Тема сложных закупок всегда очень закрытая. Иногда у меня создаётся ощущение некоего сговора госзаказчиков, разработчиков законов, электронных площадок. Никто не хочет чтобы контроль был плотным. Даже попытки наведения порядка в закупках больше напоминают передел рынка сбора административной ренты.
Если сначала меня это угнетало, то сейчас, понимая природу происходящего, я стал относиться к этому спокойно. Система не оставляет людям выбора. Если он не будет собирать или отдавать ренту, то найдётся замена. Большая часть моей работы относится не к контролю расходов, а к выявлению всех источников потерь. Внутри предприятия, организации невозможно понять как и кто расходует средства на обеспечивающих процессах. Моя система пока единственная позволяющая точно определить кто является источником необоснованных потерь. Отсюда и высокое сопротивление менеджеров различного уровня. Это как с пчелиным ульем. Открыли крышку, вытряхнули из зоны комфорта, но исполнитель недоступен для немедленного ответа. Он вне предприятия. Он недосягаем пока выгоден нанимателю. Понятно, что если всё дело в наведении порядка, а не в эффективности, то пчёлок потерявших берега и претендующих на медок не по статусу выкинут, а крышку улья попросят поставить на место. Чтобы не отсвечивало.
Обычно такая работа длится не очень долго. Но она полезна с любой точки зрения. Только диванные критики могут позволить себе быть принципиальными и бескомпромиссными. Чтобы понять мотивы поступков людей, а предприятия это те же люди со своими интересами, надо оторвать пятую точку от дивана и поинтересоваться - а почему так? а может ли быть иначе?
Почему- выбор есть: не участвовать в заведомо невыгодной сделке. Иначе кто-то подписывается под условиями, приготовленными для совсем другой организации персонально. И при малейшем форс-мажоре сваливается в прямые убытки, ибо в будущем ничего поменять уже будет нельзя. даже при реальном изменении себестоимости к примеру.
Кто ж Вам сказал, что если рента, то сделка не выгодна? как раз наоборот. Если в Ваших работах или услугах зашита рента, то Вы можете быть спокойны. Работает принцип: "Ваши интересы - наши интересы". Без работы и без прибыли не останетесь. По этой причине любой Подрядчик или поставщик нацелен на установление близких отношений с теми, от кого зависит закупка. Стандартная надбавка Поставщика для частных предприятий не ниже 10%. Там где пилят бюджетные и муниципальные деньги рента выше в несколько раз. Лично мне почти каждый день предлагают "специальные цены", "только для меня". Никто не скажет нет, если я попрошу откат. Службам предприятия очень сложно не пойти навстречу. Особенно если твоя ЗП не растёт, нет карьерных перспектив как у менеджеров занятых на основных производственных процессах.
"Шурик, это не наш метод" (с) Леонид Гайдай. Не будем рассматривать такой нетипичный случай - ведь на каждом этапе закупки сопровождают кристально честные люди. Но я не совсем о том хотел месседж донести. Вот некая организация - производитель продукции - заявилась на тендер. Чтобы его гарантированно выиграть они поставили смешную наценку в 3%, и победили. Когда пришло время выполнять заказ, значительная часть сырья подскочила в цене - и не как нибудь а на 25-30% и выше. Попытки пересмотреть условия тендера закончились короткой фразой заказчика "читайте договор особенно раздел "штрафные санкции". В итоге победа в тендере оказалась пирровой, но хорошо оплаченный урок пошёл впрок. К следующему тендеру наши герои подошли мудро - сами туда не полезли, а предложили сотрудничество потенциальному победителю (он хорошо известен всем, кто хочет заниматься поставками в соответствующую структуру). Победитель был настроен конструктивно, и в договоре с ним уже опять таки небольшая (но чуть больше чем была) наценка производителя уже могла меняться по объективным причинам - к примеру при обоснованном росте себестоимости. Поскольку хорошим людям всегда можно и условия тендера пересмотреть.
Честно говоря, Марат, не совсем понял Ваш месседж. Вы описываете взлёт цен как при дефолте в экономике, жёсткий договор далёкий от партнёрских отношений и прослойку между Поставщиком и Заказчиком. Насколько я понял, "потенциальный победитель" аффилированое лицо с принимающим решение по закупкам?
По химическому сырью такой "дефолт" идёт уже второй год. то что вчера стоило 170 рублей за килограмм и люди кривились ""дорого" сегодня стоит 240 рублей за килограмм и не купишь.