Мы уже вошли в будущее машин и искусственного интеллекта, когда работу человека с рутинными процессами могут заменить цифровые сотрудники. С какими барьерами и подводными камнями могут столкнуться компании при автоматизации бизнес-процессов с помощью роботов?
По сложившейся практике, сверки между юридическими лицами подписываются часто, большинство контрагентов настаивают на подписании сверок ежемесячно, грозя, например, прекращением поставок в торговые организации. Работая в международной компании и российском бизнесе, я сталкивалась с тем, что аудиторы требуют покрывать 80% дебиторской и кредиторской задолженности подписанными сверками.
Вопрос как обеспечить требования аудиторов и желание контрагентов, не увеличивая затраты на расширение штата достаточно актуален. Один из способов сделать процесс сверок эффективным – роботизация.
Роботизация помогает в тех случаях, когда нет возможности усовершенствовать IT-систему, в которой работают сотрудники, когда бухгалтера при проведении сверок должны использовать данные из нескольких систем, совершать ручные операции, глазами проверять и искать расхождения.
Для полной автоматизации используют роботизацию, интегрированную с системой электронного документооборота, для полного исключения обмена бумажными носителями.
Барьеры на пути внедрения роботизации
- Робот – дорогое удовольствие, может быть использован только в крупных компаниях, имеет смысл внедрять, если ожидается значительный эффект от сокращения затрат. Хочется отметить, что сейчас на российском рынке представлено большое количество решений для автоматизации бизнес-процессов с использованием роботов, доступных для всех типов бизнеса. В связи с этим, компаниям среднего и малого бизнеса необязательно инвестировать в покупку своего робота, возможно пользоваться роботами, предоставленными сервисными IT-компаниями.
- Нет смысла закупать робота только на один процесс, необходимо изначально планировать какие еще процессы можно отдать роботу.
- Необходима интеграция робота с 1С и достаточно сильная поддержка сотрудников IT-отдела компании.
- На время внедрения необходим дополнительный сотрудник от бизнеса, который будет разбирать и анализировать ошибки робота.
Какие изменения предшествовали внедрению роботизации
- Стандартизация процесса сверок, централизация обработки сверок в бухгалтерии.
- Поскольку законодательством не установлено обязательное оформление и подписание актов сверки (кроме сверки с банками и бюджетом), то организация вправе самостоятельно разработать порядок проведения инвентаризации расчетов. В связи с этим в компании необходимо сформировать регламент по работе со сверками.
- Была проведена работа с контрагентами на правильность формирования и оформления данных бухгалтерского учета в актах сверок с их стороны.
- Необходимо было обновить мастер-данные контрагентов на предмет корректности электронных адресов, контактных лиц и далее поддерживать базу мастер данных в актуальном состоянии на постоянной основе.
Подводные камни, с которыми столкнулись
- Робот не может проверить, что полученные от контрагента в электронном письме акты сверок подписаны. Поэтому, рекомендую подписывать акты сверок квалифицированной электронной подписью и передавать через операторов электронного документооборота.
- Необходимо дорабатывать робота в случае, если у контрагента и у вашей компании разные названия хозяйственных операций, разные даты проведения одних и тех же хозяйственных операций, документы отражаются двумя суммами.
- Процесс коммуникации изменений в компании должен быть хорошо выстроен, и сотрудники должны разделять ваши интересы. В моем случае, вначале, бухгалтера с нежеланием пользовались новым инструментом, так как во время внедрения процесс не был стабильным, моим коллегам приходилось тратить дополнительное время на разбор ошибок и работу с IT по их устранению.
- Так как сверки подписываются после закрытия периода, то исправленные ошибки можно было тестировать в продуктивной среде только в следующее закрытие, таким образом необходимо было время.
Результаты роботизации сверок
- Сократились трудозатраты на формирование и предоставление актов сверок контрагентам. До роботизации один бухгалтер мог тратить восемь рабочих часов на формирование и отправку сверок примерно 35 контрагентам. После внедрения робот выполнял данную задачу самостоятельно.
- Сократилось время на поиск разниц в актах сверок. До внедрения один бухгалтер мог обработать не более трех сверок в день. После роботизации цифровой сотрудник выполнял задачу самостоятельно, и бухгалтерам оставалось проверить подсвеченную роботом информацию. Таким образом количество проанализированных сверок в день в разы увеличилось.
- Отпала необходимость тратить время на получение подписанных оригиналов сверок и оцифровывать их.
- Отпала необходимость загружать полученные скан-копии подписанных сверок в электронный архив.
- Увеличилось количество контрагентов с подписанными актами сверок.
Необходимо принимать во внимание, что робот работает 24 на 7, не имеет праздников и отпусков, не болеет и полностью имитирует действия человека.
Выводы
Подводя итоги, хочу отметить, что стоимость проекта достаточно велика, но позитивным моментом является возврат инвестиций, который возможен по истечении 5-6 месяцев после внедрения. На практике во многих компаниях инвестиции возвращаются быстрее на третий месяц после внедрения. Для успешности проекта очень важна роль «Проектного менеджера» в данном процессе, который, в свою очередь, будет координировать всех вовлеченных участников и слаженность работы команды на время пилота по быстрому выявлению и исправлению ошибок.
Читайте также:
Уважаемая Юлия,
спасибо за участие в дискуссии, но я Вам задавал другой вопрос.
Мне не сложно его повторить:
сколько процентов итогового результата получено за счет наведения порядка (и сработало бы в плюс без внедрения робота), а сколько за счет собственно внедрения робота?
Статья руководителя, но не бухгалтера. "Космические короли бороздят просторы галактики... " Просторная статья, по принципу надо платить ITшникам, они все порешают. Только помимо контрагентов с актами сверок, есть ещё и фискалы... И что-то, специалисты налоговой рвут роботов на раз, два, три. И компании оплачивают штрафы и пени.... И спросить то не с кого, что с робота то возьмёшь?! А ITшники, а что ITшники, эти ребята только требуют хорошей зарплаты, но ни когда не несут, никакой ответственности... Я не знаю ни одного случая, что бы хотя бы один ITшник ответил за ошибки в Бухгалтерском учёте. Я думаю и Вы, Юлия, за ошибки Вашего робота, ни своей зарплатой, ни ещё каким-либо своим имуществом отвечать не будете. В лучшем случае "помашете ручкой" и пойдёте в другую компанию творить "чудеса" роботизации. Извините за резкость, но от сказок ITшников устал.
Максим, согласен с Вами на 300%. Я тоже не смог вспомнить ни одного случая, что бы эти ребята как то отвечали за свой косяк, пусть даже небольшой. Обычные отмазки этих товарищей имеют в своем составе преобладание узкопрофессиональных терминов, а порой даже неформально-отраслевой жаргон и тд...
Я только один раз в далёком уже 2001 году имел удовольствие лицезреть, как инженер техподдержки ещё телефонного dial-up интернет-провайдера был изобличён и пойман с поличным, когда вместо распределения канала с оптоволокна (тогда ещё дорогого и редкого) между телефонными модемными пользователями с почасовой оплатой "замкнул" на себя 90% входящего траффика, чтобы скачать демо-версию какой-то из новых тогда серий "матрицы"...
А я на следующий после этого день встречался для обсуждения вопроса с генеральным директором этого провайдера, и когда мы уже всё основное решили и перешли к разговорам о всяком о разном, я ему сообщил, что домашний интернет у меня подключен через них и, несмотря на их в общем-то неплохую техническую оснащённость - у их клиентов (то есть у меня) случаются зависания и обрывы связи! Он насторожился, попросил меня уточнить период времени, со своего компа полез куда-то в отслеживание траффика, нахмурился и спросил, есть ли у меня ещё свободные 15-20 минут? Есть... Дальше были вытащены "на ковёр" инженер и его руководитель, инженер "под давлением" признался в своём грехе, руководитель - в том, что "просмотрел"...Я же нужен был как "пугало", поскольку ГД объяснил им, что они сгенерировали своими действиями крайне недовольного клиента, который готов пожаловаться ему лично и ещё куда надо...
А генеральный сказал мне "спасибо" и объяснил, что до генерального он был техническим директором, а сейчас он чувствовал, что его также пытаются дурить, но вычислять - где, у него времени не было, а тут такая наводка подвернулась...
А так обычно, да, компьютер - это инструмент и собственность компании, его можно пнуть, но ничего не изменится, а программирование - это постановка задачи для алгоритмирования и её последующая реализация в кодах, а тут... они на своём поле! Плюс клановая солидарность - редко кто хочет выступить экспертом "против"...
И отмазки в результате прокатывают!
Ну, для того, что бы ИТшник нес отвественность нужно:
1. Поставить хорошее ТЗ, которое полностью описывает требования к системе, объект автоматизации и его взаимодействие с внешним миром, на уровне удовлетворяющим владельца объекта автоматизации
2. Сделать математическую и физическую модель объекта автоматизации и его взаимодействия с внешним миром
3. Сделать логическую модель
4. Опраделить параметры, при которых она удовлетворительно описывает действительность
5. Выбрать средство автоматизации
6.Написать ПМИ
7. Что-то там на программировать
8. Все это сдать
Вообщем-то можно, но занимает по времени 5-10 лет и стоитв десятки раз больше чем обычно. Бизнес на это идти готов?
Если стоит вещь об управлении чем-тостабильным и важным, типа самолета или ядерного реактора - то да, готов. ДА и управление современными ДВС идетпо этому пути.. Но сколько времени занимает разработка нового ДВС?
1. Согласна! ЭДО это супер прорыв и в бухгалтерии в том числе.
2. Согласна, если это простые транзакции, например, услуги, то вопросов нет. Но если взять к примеру торговые компании, с пересортом, возвратами, браками, частичными приемками, ответственным хранением и т.д. , сверки жизненно необходимы.
Юрий, добрый день.
За счет наведения порядка было получено примерно 10 %. Под порядком, я подразумеваю: централизацию бизнес-процессов, определение регламента проведения сверок, определение периодичности, структурирование контрагентов для сверок. Процессы, которые не могли быть автоматизированы с помощью текущих ИС: сбор данных из нескольких систем и их агрегация где-то, поиск расхождений. Также в больших компаниях всегда существует приоритезация ИТ проектов, соответственно, не было возможности получить в проект коллег из смежных систем. Т.о. 90 % нам дал робот.
Максим, Добрый день.
Люди делают больше ошибок в силу перегруженности, выполнения рутинной работы, отсутствия мотивации и иногда умышленно.
Например, бухгалтер может сделать неверную проводку, выбрав не тот счет, может выбрать неверный кост центр, может добавить к сумме к оплате контрагенту несколько нулей...
Если ошибки программного обеспечения, а робот это и есть программное обеспечение возможно исправить и далее эти ошибки не повторяться, то даже если вы замените людей, они все равно будут продолжать делать ошибки. Текущие ИТ-системы бухгалтерского учета и дополнительный функционал для того и существует, чтобы минимизировать ошибки и облегчить труд бухгалтера, направив его энергию на более интеллектуальные задачи.
Что касается вашего отношения к коллегам из ИТ, то любой проект по автоматизации либо изменениям это кросс-функциональная работа, то бишь командная. Поэтому и результаты команды, а не ИТ :))
Согласна с Максимом по шагам, но сроки реализации во всех компаниях и в зависимости от сложности проекта разные. Не видела проектов по 5-10 лет в коммерческих организациях. Топы всегда считают деньги, соответственно, если оптимизация должна принести сокращение затрат, то проект имеет более адекватные сроки. Еще раз повторюсь, любой change management (проекты по изменениям) проводятся кросс-функциональными командами. Ответственность за сроки, реализацию и т.д. всегда несет руководитель команды, а он не всегда представитель ИТ.
Ну как бы, реально отвечать можно только за то, что находится под полным контролем. Если проект сложный, то много чего находится вне контроля. Соотвественно,по факту за это никто неотвечает.
Ну, например строительство АЭС, тот же Северный поток - 2 ну и т.д. - то есть проекты в коммерсе вполне бывают..