Мы уже вошли в будущее машин и искусственного интеллекта, когда работу человека с рутинными процессами могут заменить цифровые сотрудники. С какими барьерами и подводными камнями могут столкнуться компании при автоматизации бизнес-процессов с помощью роботов?
По сложившейся практике, сверки между юридическими лицами подписываются часто, большинство контрагентов настаивают на подписании сверок ежемесячно, грозя, например, прекращением поставок в торговые организации. Работая в международной компании и российском бизнесе, я сталкивалась с тем, что аудиторы требуют покрывать 80% дебиторской и кредиторской задолженности подписанными сверками.
Вопрос как обеспечить требования аудиторов и желание контрагентов, не увеличивая затраты на расширение штата достаточно актуален. Один из способов сделать процесс сверок эффективным – роботизация.
Роботизация помогает в тех случаях, когда нет возможности усовершенствовать IT-систему, в которой работают сотрудники, когда бухгалтера при проведении сверок должны использовать данные из нескольких систем, совершать ручные операции, глазами проверять и искать расхождения.
Для полной автоматизации используют роботизацию, интегрированную с системой электронного документооборота, для полного исключения обмена бумажными носителями.
Барьеры на пути внедрения роботизации
- Робот – дорогое удовольствие, может быть использован только в крупных компаниях, имеет смысл внедрять, если ожидается значительный эффект от сокращения затрат. Хочется отметить, что сейчас на российском рынке представлено большое количество решений для автоматизации бизнес-процессов с использованием роботов, доступных для всех типов бизнеса. В связи с этим, компаниям среднего и малого бизнеса необязательно инвестировать в покупку своего робота, возможно пользоваться роботами, предоставленными сервисными IT-компаниями.
- Нет смысла закупать робота только на один процесс, необходимо изначально планировать какие еще процессы можно отдать роботу.
- Необходима интеграция робота с 1С и достаточно сильная поддержка сотрудников IT-отдела компании.
- На время внедрения необходим дополнительный сотрудник от бизнеса, который будет разбирать и анализировать ошибки робота.
Какие изменения предшествовали внедрению роботизации
- Стандартизация процесса сверок, централизация обработки сверок в бухгалтерии.
- Поскольку законодательством не установлено обязательное оформление и подписание актов сверки (кроме сверки с банками и бюджетом), то организация вправе самостоятельно разработать порядок проведения инвентаризации расчетов. В связи с этим в компании необходимо сформировать регламент по работе со сверками.
- Была проведена работа с контрагентами на правильность формирования и оформления данных бухгалтерского учета в актах сверок с их стороны.
- Необходимо было обновить мастер-данные контрагентов на предмет корректности электронных адресов, контактных лиц и далее поддерживать базу мастер данных в актуальном состоянии на постоянной основе.
Подводные камни, с которыми столкнулись
- Робот не может проверить, что полученные от контрагента в электронном письме акты сверок подписаны. Поэтому, рекомендую подписывать акты сверок квалифицированной электронной подписью и передавать через операторов электронного документооборота.
- Необходимо дорабатывать робота в случае, если у контрагента и у вашей компании разные названия хозяйственных операций, разные даты проведения одних и тех же хозяйственных операций, документы отражаются двумя суммами.
- Процесс коммуникации изменений в компании должен быть хорошо выстроен, и сотрудники должны разделять ваши интересы. В моем случае, вначале, бухгалтера с нежеланием пользовались новым инструментом, так как во время внедрения процесс не был стабильным, моим коллегам приходилось тратить дополнительное время на разбор ошибок и работу с IT по их устранению.
- Так как сверки подписываются после закрытия периода, то исправленные ошибки можно было тестировать в продуктивной среде только в следующее закрытие, таким образом необходимо было время.
Результаты роботизации сверок
- Сократились трудозатраты на формирование и предоставление актов сверок контрагентам. До роботизации один бухгалтер мог тратить восемь рабочих часов на формирование и отправку сверок примерно 35 контрагентам. После внедрения робот выполнял данную задачу самостоятельно.
- Сократилось время на поиск разниц в актах сверок. До внедрения один бухгалтер мог обработать не более трех сверок в день. После роботизации цифровой сотрудник выполнял задачу самостоятельно, и бухгалтерам оставалось проверить подсвеченную роботом информацию. Таким образом количество проанализированных сверок в день в разы увеличилось.
- Отпала необходимость тратить время на получение подписанных оригиналов сверок и оцифровывать их.
- Отпала необходимость загружать полученные скан-копии подписанных сверок в электронный архив.
- Увеличилось количество контрагентов с подписанными актами сверок.
Необходимо принимать во внимание, что робот работает 24 на 7, не имеет праздников и отпусков, не болеет и полностью имитирует действия человека.
Выводы
Подводя итоги, хочу отметить, что стоимость проекта достаточно велика, но позитивным моментом является возврат инвестиций, который возможен по истечении 5-6 месяцев после внедрения. На практике во многих компаниях инвестиции возвращаются быстрее на третий месяц после внедрения. Для успешности проекта очень важна роль «Проектного менеджера» в данном процессе, который, в свою очередь, будет координировать всех вовлеченных участников и слаженность работы команды на время пилота по быстрому выявлению и исправлению ошибок.
Читайте также:
Закончится пандемия, вернутся корпоративы, и кто на них от бухгалтерии придёт? Док-станцию на/в тележке прикатят? Скучно...
Интересно. Буду признателен)
это в теории все так, но в жизни бывает по другому. 1. перевод процесса подписания сверок роботом потребует дополнительного обучения этой процедуре бухгалтеров контрагентов и не все выучатся с первого раза, т.е будет много ошибок со стороны клиентов 2. часто бывают ситуации, когда упд переделывали после отгрузки и кто то не все внес в свою 1С, тут без живых бухгалтеров вообще никак... я уже не говорю о ситуациях, когда некоторые бонусы для клиентов проводят путем списания дебиторки... 3. давайте не делать выводы за всех живых бухгалтеров страны, кому на каком участке работать интересно, а на каком нет, особенно в "Российской глубинке"
Сергей,
согласна, что все новые процессы требуют обучения внутри компании и вне компании. Большинство компаний используют 1С, поэтому выгрузки данных учета, у всех одинаковые. Разницы в учете подсвечиваются, данные разницы анализируются бухгалтерами. В любом случае, возможности остановить прогресс не существует. Раньше бухгалтера считали на счетах и делали записи в бумажных книгах, затем появились ИТ-системы учета, сейчас появились технологии упрощающие создание проводок, поэтому хотим мы с вами этого или нет, в будущем все рутинные операции будут выполнять ИТ-системы, бухгалтера сфокусируются на более интеллектуальной работе.
Юлия, в теории - полностью с Вами согласен. А в реалиях - не далее как позавчера одни дегенераты из одной гос.организации хотели наказать одну зарубежную соц.сеть и "наказали" огромный список порталов, начиная с сайта кремля и далее по списку...и некоторые сайты до сих пор только наполовину работают... прогресс не остановить, но российские рынки пока по факту не готовы к массовому применению того, о чем Вы пишете, к сожалению.
Сергей, задача моей статьи не навязать массовое потребление роботизации, а показать с чем мы столкнулись при внедрении робота.
Использование робота массово в бухгалтериях на текущий момент не возможно в силу его дороговизны, в силу присутствия иных технологий автоматизации, о которых уже упоминали комментирующие, в силу отсутствия наработанной практики с обратной связью и понимания выгод. Но мое мнение в отношении внедрения роботизации в крупных компаниях, не измениться. Я вижу только приемущества и для бухгалтеров в том числе:))).
Еще раз, Вы пишите:
Дальше, по тексту статьи, вы описываете опsn его внедрения не в крупной компании.. Как я понял.
Вы не находите, что два этихтезиса - что дорогоидоступно только большим и факт - есть успешные применения неукрупных - друг другу противоречат?
Безусловно есть, но это никак не устраняет противоерчие. И это не всегда дешевле.
Я бы тут поиследовал выгоду для котнтрагента, причины возникновения ошибок и уже работал с этими вещами.. То что вы говорите - это как раз формальные требования - наличие бумаги, на которой есть согласие двух сторон. При наличие обоюдной заинтересованности с контрагентом, ее сделать не сложно.
не очень понял различие качеств легкости и трузотрадности. На мой взгляд это одно и тоже. А производительность, как мне кажется, тут как раз большая не нужна. Ибо как раз она и приводит к неэффективному использованию ресурсов.
Она как раз нужна минимльно необходимая для удовлетворения всех участников процесса.
дубль, удалил
Максим, описывала опыт крупной компании, но дальше, необходимо было найти решение для малого бизнеса и здесь, конечно же свой робот не подошел. Поэтому, для малого и среднего бизнеса, в статье упомянула о возможности использования ИТ-сервиса. Если вам интересно, вышлю отдельно, примеры компаний, которые такой сервис оказывают. И да, цены на услуги ниже, чем внедрение своего робота. Как я уже упоминала в статье, процесс сверок с контрагентами не унифицирован, и законодательно не определен.
Бухгалтерия очень любит точность, поэтому сверки необходимы. Саму сверку сделать не сложно, и проверить ее не сложно, и подписать ее не сложно и почтой России отправить оригинал не сложно, если это 1 сверка с 1 контрагентом в месяц и на 1 страницу. Еще раз хочу отметить, что существуют компании, которым необходимо сверять от 300 и более контрагентов за месяц и количество транзакций в сверке не на одной странице. В этом случае, процесс не становится формальным, а становится трудозатратным, нелегким и низко производительным. Представьте себе распечатанные листы, линейку и карандаш, который использует бухгалтер для поиска разниц в учетах. Поэтому компании всегда пытались данную работу автоматизировать.
Они, конечно, существуют.. Но:
1. ЭДО рулит
2. Проверять и подписывать стоит каждый документ / транзакцию до приема к учету
3. Все-таки -сверки - это лечение симптомов, а не болезни. Скорее причины гораздо глубже и с этим как раз стоит разбитаться. А тут роботы как раз не помогают.