Выбор различных командных мессенджеров, которыми активно пользуются компании, огромен. Среди них на российском рынке популярны Flock, Skype for Business, Jira, Trello, Slack, HipChat, Wrike, Asana, Facebook, Telegram, Viber, WhatsApp, Cisco Jabber и многие другие.
Мессенджеры могут быть не только инструментом для работы команды, но и инструментом для общения вне работы, могут использоваться при подборе персонала, его адаптации, повышении мотивации, создании здоровой рабочей атмосферы. Ощутимый эффект для бизнеса от использования командного мессенджера – повышение производительности труда и повышение прозрачности бизнес-процессов.
В начале 2017 года одна из компаний, продвигающих командный мессенджер в России, провела опрос среди 25 тыс. клиентов и вот что установила. Большей части опрошенных организаций мессенджер помог повысить продуктивность обработки и использования информации на 40%, и в такой же пропорции сократилась переписка по электронной почте. На 60% уменьшилось количество встреч, которые не всегда были эффективны, настолько же выросла прозрачность бизнес-процессов, а обмен знаниями вырос на 100%. Цифры говорят сами за себя.
Следует также отметить, что в эпоху цифровой экономики компании стремятся усилить свой HR-бренд за счет репутации технологически развитой организации. Официальное внедрение в работу командного мессенджера как нельзя лучше подтверждает желание идти в ногу с последними тенденциями развития технологий, что ценно для самых талантливых и эффективных кандидатов на вакансии.
Примечательно, что командные мессенджеры используют не только компании непроизводственной сферы. Производственные предприятия также активно работают с таким инструментом, добиваясь повышения производительности труда и прозрачности бизнес-процессов.
Так, например, работники одного из крупнейших производителей стальных труб и премиальных соединений Северной Америки TMK IPSCO используют Microsoft Lync и сервис Cisco WebEx, который позволяет создавать веб-конференции, обмениваться файлами, мгновенными сообщениями, давать доступ к своей системе другим пользователям. Более того, HR-менеджеры компании активно используют Skype for Business для минимизации затрат, связанных с прибытием кандидатов на собеседования в центральный офис. Такой же инструмент используют менеджеры по персоналу российской компании, где работает автор этой статьи.
Не меньше пользы от Workplace by Facebook. Так, например, работники таких компаний, как Booking.com и Danone оптимизируют скорость рабочих процессов при помощи данного мессенджера, который позволяет создать свое собственное удобное рабочее пространство.
Несмотря на бум, который наблюдается на международном рынке программ для бизнес-коммуникаций, в России многие компании еще не приняли решения о централизованном внедрении официального командного мессенджера. Очаги активности в этом направлении чаще встречаются в отдельных подразделениях. В мессенджере создается общий чат, где работники обсуждают текущие задачи, оперативно отвечают на вопросы, всегда остаются в зоне доступа. Но такая активность не регламентируется компанией во внутренних документах, что в конечном счете может привести к негативным последствиям.
Так, например, в крупной американской фармацевтической компании работники одного из подразделений создали общий чат в мессенджере Telegram, где первоначально обсуждали вопросы по текущим проектам. Затем общение переросло корпоративные рамки и перешло в зону личной коммуникации. В определенный момент между работниками в чате возник словесный конфликт, о котором было проинформировано руководство компании. Но в связи с отсутствием корпоративного регулирования работы в мессенджерах компания не смогла предпринять легитимных действий по урегулированию данного конфликта.
Также в такой ситуации компании рискуют оставить безнаказанными действия по распространению конфиденциальной информации среди третьих лиц. Поэтому при решении вопроса об использовании командного мессенджера в качестве корпоративного необходимо:
1. Определить цели, которые необходимо достичь компании при использовании работниками командного мессенджера, а также дату для оценки достигнутых результатов.
2. Провести анализ существующих популярных мессенджеров, а также их соответствие законодательству РФ в части хранения персональных данных работников на российских серверах.
3. Советоваться с работниками по поводу внедрения командного мессенджера. Презентуйте выбранные компанией варианты, проведите опросы, соберите мнения и комментарии.
4. Закрепить порядок использования мессенджера в локальном нормативном акте. Там же можно обозначить, какими программами в течение рабочего времени работник не имеет права пользоваться. Это позволит компании привлекать работников к дисциплинарной, материальной ответственности в случае нарушения законодательства РФ, локальных нормативных актов, трудового договора, должностной инструкции.
5. Апробировать выбранный командный мессенджер на отдельном подразделении/проектной группе компании.
Определить позитивный эффект внедрения мессенджера можно только по истечению определенного времени. В то же время, проведя еще на начальном этапе исследование функций, которые предлагает тот или иной мессенджер, компания может сделать правильный выбор в пользу коммуникационной системы, которая наиболее полно отвечает интересам бизнеса.
У многих корпоративных мессенджеров есть недостаток, который нужно устранять руками: оповещения по каждому сообщению. Не кажется ли вам, что классические электронные письма с четко сформулированными запросами более дисциплинируют команду? Какой опыт у Вас?
В работе команд часто встречаются ситуации, когда просто мессенджера не достаточно. Почему?
1. Нужно организовать внутреннюю поддержку сотрудников (техподдержу или другую). Например, у вас 3 сисадмина, которые оказывают такую поддержку. Кому из них писать? Написал первому - он не отвечает (в отпуске). Второму - тоже не отвечает (на обеде). В итоге нет взаимозаменяемости и много волокиты.
2. Для помощи коллегам в определенных вопросах может понадобиться удаленный доступ к компьютеру коллеги.
3. При групповом общении бывают ситуации, когда нужно подключить в группу коллег из других компаний (головная компания, филиал, заказчик, клиент, вендор и т.п.).
Для решения этих вопросов нужен более серьезный инструмент, такой как 1С-Коннект https://1c-connect.com
1С-Коннект кроме стандартного функционала мессенджеров позволяет организовать линии поддержки (внутренние или для клиентов) с взаимозаменяемостью и отчетами по обращениям. Позволяет удаленно подключаться к компьютерам коллег. Организовывать групповое общение с представителями разных компаний.
Анна, в статье Вы говорите, что используете Skype for Business, насколько он удобен? Есть ли недостатки? Спасибо!