Как понять, что пора передавать задачи на аутсорсинг

По разным данным, в России услугами аутсорсинга персонала пользуются 20-30% компаний. По моему опыту, практически на всех складских комплексах до 80% сотрудников – аутсорсинговые. В этой статье я хочу поделиться своим опытом и рассказать, как бизнесу понять, что пора передавать задачи на сторону.

Кто сегодня в топе востребованности на аутсорсе

По данным аналитического отчета Российской ассоциации частных агентств занятости (АЧАЗ) за 2024 год, спрос на привлечение сотрудников вне штата распределяется таким образом:

36% сектора составил аутсорсинг торгового персонала и услуг мерчандайзинга;
еще 36% — производственный аутсорсинг;
8% — административный;
4% — IT-аутсорсинг;
16% — его прочие виды.

Если говорить о самых популярных направлениях, то их можно разделить на две категории: «белые воротнички» (офисные сотрудники) и «синие воротнички» (рабочие специальности).

Начну с «синих воротничков». Здесь спрос просто зашкаливает. Кадровый голод усугубился из-за текущей геополитической ситуации и ограничений на ввоз иностранных трудовых мигрантов. Компании вынуждены обращаться к аутсорсингу, чтобы закрыть вакансии и поддерживать производственные процессы.

Вот мой личный рейтинг:

Операционный персонал. Разнорабочие, грузчики, упаковщики, комплектовщики заказов, слесаря, монтажники, электрики, водители и другие линейные позиции. Думаю, здесь все понятно. Объемы работы растут, а выполнять их некому.
Курьеры. Бум e-commerce никуда не делся, и скорость доставки играет решающую роль в столичных городах России.
Специалисты складской логистики. Рост количества складских комплексов, усложнение складских процессов, организация и контроль работы операционного персонала — только для опытных специалистов, которые сами прошли карьерный путь на складе.
Специалисты пищевого производства.

С «белыми воротничками» ситуация немного другая, но и здесь аутсорсинг пользуется спросом.

Мой топ-3 выглядит так:

Эксперты по развитию бизнеса, подразделения или отдела.
HR-специалисты.
Руководители call-центров и иных отделов клиентской поддержки.

Кроме того, все больше компаний передают на аутсорсинг сервисные функции, которые раньше считались внутренними. Среди них:

Бухгалтерия. Ведение учета, налоговая отчетность и финансовый аудит – это задачи, которые все чаще доверяют внешним подрядчикам.
Клининг. Уборка офисов, складов и производственных помещений – это не основная деятельность бизнеса, поэтому ее проще отдать профессионалам.
Административно-хозяйственные задачи (АХО). Организация работы офиса, закупка канцелярии, обслуживание техники – все это можно эффективно передать на аутсорсинг.

Как изменилось отношение к аутсорсингу

Рынок стал более зрелым. Раньше бизнес воспринимал аутсорсинговые компании скорее как поставщиков «рук». Оплата шла за отработанные часы, а не за результат. Сейчас все чаще можно встретить более эффективные модели привлечения внешнего персонала: оплату по выработке, помощь во внедрении новых стандартов и автоматизации процессов.

Если раньше это был скорее теневой сегмент с минимальным контролем, то сейчас заказчики начали понимать, что аутсорсинг – это легальный и прозрачный бизнес с отчетностью, контролем качества и «белым» трудоустройством.

Когда пора передавать задачи на аутсорсинг

Перечислю явные сигналы. Пора задуматься об аутсорсинге, если вы замечаете, что:

бюджет на подбор и адаптацию сотрудников превышает среднерыночный показатель;
отдел кадров стабильно не справляется с заявками на персонал;
когда вам требуется молниеносное расширение, но существующая организационная структура буксует и не успевает за потребностями бизнеса;
производительность падает, а себестоимость продукции растет;
есть необходимость быстро наращивать и сокращать персонал в течение года.

Штатный персонал vs аутсорсинг: примерный расчет

Производственной компании требуется обеспечить работу 25 сотрудников на смене. Рассмотрим два варианта: наем штатных сотрудников и привлечение специалистов через аутсорсинговую компанию.

Вариант 1. Штатный персонал (25 рабочих мест на 50 человек для обеспечения сменности в графике 2/2 по 11 часов).

Прямые расходы на заработную плату: оклад, премии, отпускные и налоги для 50 сотрудников составляют 5 720 000 руб. в месяц.

Дополнительные расходы, связанные с управлением персоналом:

Оплата труда экономиста-расчетчика (с налогами): 91 000 руб.
Зарплата начальника смены/бригадира: 208 000 руб.
Затраты на подбор персонала (реклама, работа HR-менеджера): 295 000 руб. (включая рекламу – 165 000 руб. и ЗП HR – 130 000 руб.).
Расходы на спецодежду: 49 500 руб.
Изготовление пропусков: 3 300 руб.

Итоговые расходы на штатный персонал: 6 366 800 руб.

Вариант 2. Аутсорсинг (25 рабочих мест на смене; график не важен, смена по 11 часов).

Стоимость услуг аутсорсинговой компании для заказчика: ставка за одного специалиста составляет 590 руб. за час или смену 6 490 руб.

Умножим 25 чел/смен × 590*11*30 = 4 867 500 руб.

Общая стоимость: 4 867 500 руб. в месяц.

Итого, привлечение сотрудников из внешней организации позволит сократить ежемесячные расходы компании на персонал на 1 499 300 руб.

Что точно не стоит отдавать на аутсорсинг

Несмотря на то, что передать на сторону можно практически любую функцию, есть задачи, к которым стоит подходить с особой осторожностью, потому что они затрагивают самые чувствительные точки вашего бизнеса: уникальность, репутацию и долгосрочную перспективу.

Какие это задачи?

Задачи, требующие абсолютной конфиденциальности и безопасности. Если вы работаете с секретными данными или информацией, требующей высочайшего уровня защиты, лучше оставить такие задачи внутри компании.
Задачи, связанные с ключевой экспертизой и конкурентным преимуществом. Если вы изобрели уникальную технологию или обладаете эксклюзивным ноу-хау, передавать разработку или управление этим активом на сторону – значит, делиться своим главным оружием. Риск утечки информации или потери контроля над инновациями слишком велик.
Задачи, связанные с долгосрочной стратегией и развитием компании. Речь идет о стратегическом планировании, создании новых продуктов или выходе на новые рынки.
Эти задачи и должности напрямую связаны с уникальностью, репутацией и долгосрочными целями компании. Передача их на сторону может не только увеличить риски, но и лишить бизнес гибкости и контроля.

Будущее аутсорсинга

Я уверен, что массовый поток задач будет уходить на аутсорсинг. Основной фактор, который будет определять будущее рынка – это кадровый дефицит. Он никуда не денется, а значит, спрос на аутсорсинг будет только расти вплоть до 2030 года.

Читайте также:

+217 Андрей Смолин Генеральный директор, Москва 28 марта 2025, 17:04

Станислав Щербаков пишет:

Прямые затраты на свою персонал 5 720 000 руб. в месяц.

Гросс-затраты на аутсорсеров (включая ЗП, налоги (налоги же надо платить?), затраты на проживание и конечно прибыль -4 867 500 руб.). То есть ставка самого работника - отнюдь не 590 руб. час. А гораздо меньше.

Вопросы:

1. Кто эти люди, готовые работать за 300-400 руб./час (или даже меньше)? Каково качество данного персонала? И стабильность (готовность работать стабильно, а не сняться в другое место если им предложат 500 в час)?

2. Насколько модель жизнеспособна при условии хронической нехватки кадров и "закручивания гаек" на въезд рабочей силы из сопредельных государств.

Мой опыт в машиностроении, показывает что квалифицированный станочник в аутсорс - дороже чем принять такого в штат. И этот инструмент используется тогда, когда нужно срочно расшить узкое место по персоналу.

Станислав, добрый день!

Грамотные вопросы и обозначенные риски. Ответ из моей практики:

1. Да, эти люди готовы работать за 300-400р в час, как временные подрядчики - самозанятые лица. Заключают контракт на 1,5 - 3-и месяца и работают почти без выходных. Главное для них- закончить контракт, получить расчет, съездить домой на 1-2 месяца и вернуться обратно. Они очень мотивированы заработать, так как дома у них ЗП 25-35 000р в месяц, как потолок. Никаких сверурочных работ и доплат, но при этом и работать надо каждую неделю и только 2-а дня выходных. В нашей ситуации в аутсорсинге, они могут много работать, много заработать и долго отдыхать на эти деньги. Для многих современных молодых людей такой формат жизни актуален и востребован, это как трудовой туризм в другие регионы России. При этом от 5 до 15% таких специалистов прерывают договор и уходят на другие предложения, которые якобы дороже, но потом большиство возвращаются обратно, так как обещания не равно выполнению.

2. Кадры всегда имеются. Важно уметь найти свой поток кандидатов. Настроить доверие и деловые отношения с людьми. Проводить профессиональное обучение для новичков и главное платить достойно, за счет роста эффективности их труда. Для чего необходимо организовать процесс их труда максимально эффективно. Многие из нас видят, какие бывают простои в технологических процессах!)) Главное их исключить и это даст значительный рост чистой прибыли проекта и гарантию потока желающих работать за адекватные тарифы.

Касательно иностранной рабочей силы - мы с ними в принципе не работаем, так как это по сути только зона риска для компании с официальными процессами, но они удобны для тех компаний, которым важно иметь источник компенсации потерь и роста прибыли, путем прекращения сотрудничества с иностранцами без оплаты за работу - они никуда жаловаться не пойдут.

Если ответить на вопрос по квалифицированным рабочим, то да - мы таких подбираем и выводим на объекты, там, где нет местных жителей, но необходимо нарастить или удержать объем производства. При этом стоимость услуг на аутсорсинг для бизнеса в целом дешевле, чем местных сотрудников нанять, так как система аутсорсинга учитывает гарантированную ротацию персонала, замену на больничном, в отпуске и обычный саботаж на рабочем месте, когда штатный специалист прекращает делать норму, зная, что ему нет замены. Всегда есть возможность привезти новичков, переобучить профессии и получить поток приверженцев, как например, у нас на производстве продуктов питания, уже имеется свободный резевр в 150 обученных человек за 3-и года работы на проекте.

Всем руководителям желаю удачи в своих проектах!