Нанимая любых сотрудников, в том числе удаленных, руководитель всегда хочет, чтобы они эффективно выполняли ту работу, на которую их наняли. Многие офисные работы – это система многогранных задач. И такие задачи могут быть не выполнены к сроку, если не контролировать сотрудников, ответственных за их выполнение.
С сотрудниками, сидящими в офисе, проще. Руководитель может нагрянуть к ним в комнату, поставить камеры слежения, завербовать «стукачей» или попросить сисадмина отследить действия сотрудников на компьютерах.
С теми, кто работает удаленно, сидя дома, сложнее. Дом – это все-таки личное пространство, в которое так просто не вторгнешься. Как же выстраивать процесс контроля над удаленными сотрудниками, чтобы результат удовлетворял и их, и вас?
Контролируйте исходя из конечного результата и контрольных точек
Контролировать своих сотрудников нужно исходя из ожидаемого результата. И обговаривать этот результат необходимо сразу, как только поручаешь сотруднику какую-то задачу.
Нужно убедиться, что руководитель и исполнитель одинаково понимают, какой результат нужно получить. Если сказать сотруднику только о том, как стоит выполнять задачу, результат может быть не таким, какой вы хотите.
Можно не контролировать, каким именно путем сотрудник идет к результату, потому что люди могут действовать по-разному. Вообще, есть две системы управления. Одна – когда предприниматель считает себя самым умным. Он считает, что то, как он представляет себе путь к результату, – это и есть правильный вариант.
На самом деле, даже если руководитель более компетентен в деле, которое поручает сотруднику, тот может сделать по-другому, и это тоже будет правильно. Если контролировать все действия, постоянно придется говорить, как что-либо делать.
Тогда сотрудник не будет самостоятельным и не захочет брать на себя ответственность. А нужно, чтобы он отвечал за своевременное достижение контрольных точек, в которых можно проверить, правильно ли человек идет к результату и успевает ли в срок.
Не надо рассказывать сотруднику каждое движение. Например, если вы поручили человеку расшифровать аудиозапись и сделать из нее читабельный текст, не надо говорить «Запусти прослушивание записи, прослушай одну фразу, останови воспроизведение, запиши услышанное, снова запусти воспроизведение…».
Кто-то может действовать по-другому. Допустим, конспектировать в реальном времени или стенографировать. Либо запустить воспроизведение на скорости 0,75 и тоже записывать, не останавливая прослушивание.
Способы разные, но человек в любом случае выполнит задачу.
Плюсы и минусы компьютерных программ для контроля удаленных сотрудников
У многих людей процесс контроля удаленных сотрудников ассоциируется с компьютерными программами. Некоторые из этих программ настолько суровы, что фиксируют, сколько времени человек провел за компьютером, какие программы и сайты открывал, на какие адреса отправлял сообщения, что скачивал или распечатывал.
Так можно понять не только насколько интенсивно работает сотрудник и как часто отвлекается от работы, но и не сливает ли он кому-то коммерческую тайну. Однако с такими программами человек чувствует себя рабом, прикованным цепью к гребной скамье на галере. И это отнюдь не мотивирует его на плодотворную работу.
Конечно, если у сотрудника почасовая оплата, то есть смысл с помощью программ контролировать, сколько часов он провел за работой. Но лучше все-таки найти возможность контролировать именно результаты этой работы, ну и еще своевременность завершения каждого этапа.
Если вы все-таки контролируете время, не забывайте учитывать рутинные действия. Например, поиск информации, открытие и закрытие программ и сайтов с последующим ожиданием загрузки, – все это тоже отбирает время.
А деловая переписка и созвоны между сотрудником и руководителем, клиентом или другим сотрудником, с которым человек совместно выполняет задачу, могут вообще занять целый рабочий день. А потом иногда ни руководитель, ни сам сотрудник не могут понять, на что ушло огромное количество времени.
Что стоит использовать в любой фирме, так это CRM-систему. Особенно если у вас есть хотя бы один удаленный сотрудник. Но даже общение между людьми, сидящими в офисе в соседних комнатах, эффективнее всего именно через такую систему.
В ней можно быстро совещаться по рабочим вопросам, не отвлекаясь на посторонние раздражители. Каждый сотрудник может оперативно отчитываться о проделанной работе, сообщать о проблемах, задавать вопросы сразу нескольким коллегам. И руководителю удобно координировать работу офисных и удаленных сотрудников.
KPI и другие показатели. Как оценить эффективность удаленного сотрудника
Показатели для оценки эффективности сотрудников могут быть самые разные. Например, для удаленного отдела продаж можно учитывать количество холодных звонков за день или неделю, количество продаж или сумму, заработанную фирмой на этих продажах.
И нельзя дать однозначный совет, что из этого лучше. Потому что у каждой компании своя ситуация. Двигайтесь интуитивно и проверяйте, какой вариант приведет к лучшим результатам.
При выборе KPI руководствуйтесь тем, что для вас наиболее важно, и что в большей степени зависит от самого сотрудника и в меньшей – от внешних обстоятельств. Например, число холодных звонков может снизиться из-за того, что некоторые разговоры будут длинными. Но именно эти разговоры с большей вероятностью приведут к продажам.
Иногда могут быть эффективны более сложные варианты KPI. Каждый сотрудник в течение месяца участвует в выполнении трех-пяти задач. Исходя из задач на месяц, ставятся более мелкие задачи на неделю. И каждой из этих задач присваивается вес, равный какому-то количеству процентов от зарплаты сотрудника.
В результате каждый видит, как именно он зарабатывает свои деньги и какие задачи более важные и приоритетные. А еще на уровне недельных задач как раз удобно контролировать и корректировать действия сотрудника, чтобы он не потратил много времени и усилий на неправильные действия.
Сейчас компании, которые хотят остаться на плаву, очень быстро развиваются. И, с одной стороны, стоит еще больше ускорить процесс корректировки работы сотрудников – в том числе удаленных, которых становится все больше.
С другой стороны, руководитель – не нянька и не надсмотрщик с плеткой. И не Яндекс или Гугл, чтобы давать ответы на все вопросы. Ищите баланс в контроле работы удаленных сотрудников. И пользуйтесь советами, которые прочли в этой статье.
ну, может он буквально имел это ввиду? )
Так об этом и речь. Что есть люди, которые могут работать эффективно самостоятельно и автономно, а есть, которые могут работать эффективно, но тогда, когда за ними ежечасный контроль. И не потому, что они плохие. Просто они такие "от природы".
И, как Вы прочитали ниже, но в цитату не включили, сотрудник сам это осознал, более того, не постеснялся признать вслух, и сделал для себя соответствующие выводы.
Этот пример я привел как иллюстрацию того, что нет единого решения для всех сотрудников. Кто-то мотивируется на возможность работать автономно и дистанционно, а кому-то необходимо постоянное ощущение контроля, иначе он расслабляется и перестает работать. Более того, он сам это осознает, но поделать ничего не может =)
Очень надеюсь, что нет =) Хотя и такие случаи тоже возможны. В "Нашей раше" есть на эту тему отдельные серии про суровых челябинских мужиков. Но это совсем другая история.
А в целом... Я не раз отмечал. Если не осуществлять постоянный текущий контроль, то, перефразируя знаменитое правило Парето, 80% работы в итоге делается в последние 20% отведенного на неё времени. Только у тех, у кого самоорганизация повыше, она все-таки делается. А большинство в итоге не успевают, либо делают не то и не так. И результат далек от ожидаемого.
Поэтому в рамках вопроса об удаленных сотрудниках и дистанционной работе вопрос контроля процесса (а не результата) он все равно очень актуален. Но всё решаемо. Благо опыт наработан уже большой, есть и средства, и методы.
Статья в духе "Капитан Очевидность". Как-то ожидалось больше конкретики, а не расплывчатые формулировки... А такое многообещающее название. Эх... :-)
Сама ценная мысль статьи для руководителей всех и офисных и удаленных сотрудников "Нужно убедиться, что руководитель и исполнитель одинаково понимают, какой результат нужно получить". Мне кажется 80% руководителей забывают это делать вообще. А это один из ключевых моментов успеха. Всё остальное в статье "из общих соображений" А вот комментарии очень даже содержательные и сами по себе достойны хорошей статьи на эту тему. Спасибо за статью и содержательные Комментарии
Браво, Валентина! Я согласен с Вами абсолютно!
Сергей, есть такая пословица: Человек, хорошо владеющий молотком, думает что все вокруг гвозди! Вот мне, например, палка на фото глаз не режет, да и фото я не разглядывал. Мельком заметил лысого мужчину в пиджаке среднего возраста.... А вот смысл его статьи мне понятен! Когда есть главная идея, то детали не столь важны, так же как и фото автора!
Спасибо за поддержку и за столь высокую оценку!
Организацией удалённой работы и непосредственно удалённой работой занимаюсь последние 4 года, а до этого с некоторыми перерывами и извлечениями. Пришёл к некоторым выводам, пока не для публикации - так, для себя:
- действительно, KPI удалённого работника нужно оценивать по соблюдению сроков исполнения. Это его главный ресурс, если хотите - козырь. Он менее зависит от всякого рода непроизводительных потерь (совещания, перекуры, проезд к месту работы) и может легко компенсировать работодателю эти затраты;
- учёт времени и прочее - это всё забавы и ненужные игры. Максимальное число удалённых работников у меня достигало 12-15 человек. Если бы я стал заниматься их контроллингом, то впустую тратил свои силы вместо организации совместной работы. А подобная организация - это второй, на мой взгляд, необходимейшая сторона! Как ставить задачу, как получать задания, как отчитываться по результатам (точнее, как получать результат), с кем согласовывать, кому делегировать, кого привлекать. Сейчас очень много инструментов для организации такой работы, в первую очередь, всякого рода мессенджеры, планировщики, почтовые клиенты и т.д. Но повторюсь - ни в коем случае не учёт нахождения работника с мышкой в руке. Глупость это. Удалённый работник, уверяю, сидит на рабочем месте больше процентов на 20, чем офисный. Не редкость, если его рабочий день доходит до 10-11 часов.
В этом вы правы. Непроизводительные потери! Острая тема и очень насущная! Как их уменьшить при работе в офисе?
Конечно - проезд на работу - это дело каждого, можно сказать на любителя, и не сам собственно проезд важен для работодателя, а факт трудностей проезда, который ведет к хроническим опозданиям сотрудника. Потеря рабочего времени каждый день даже на 15 минут, может и не столько существенна, если сотрудник способен компенсировать эту потерю усилением интенсивности своего труда, а сколько раздражает работодателя потерей "тотального контроля" и нарушением трудовой дисциплины.
Важнее суммарные потери от нечеткой организации бизнес - процессов, но управляющие топ - менеджеры и конечно же работодатель либо не хотят видеть эти потери, либо производственный "хаос" дает им права ужесточить тотальный контроль, переложив всю ответственность за проваленные проекты на плечи рядовых сотрудников, чтобы иметь возможность нагрузить их многозадачностью и работой сверхурочной, неоплачиваемой, в режиме аврала.
А удаленный работник избавлен от этого - он сам организует свой бизнес - процесс, сам его выполняет и сам на него отвечает! Он знает, что нужен только результат, который будет оплачен по договору. А остальное его мало волнует!