Подготовка ИТ-мероприятия – это своего рода искусство, которое требует, как творческого подхода, так и структурированного и точного плана действий для достижения положительного результата. Неважно проводит организатор большой Всероссийский форум, день открытых дверей компании, простую бизнес-встречу или вебинар, тщательная подготовка к организации мероприятия требуется всегда.
Три важных этапа: коротко о важном
Организацию мероприятия условно можно разделить на три этапа:
- Подготовка к мероприятию.
- Непосредственно проведение мероприятия.
- Завершающий этап после мероприятия.
Подготовка к мероприятию может включать в себя составление плана работ, проработку рисков, подготовку и утверждение бюджета, формирование деловой программы, подбор спикеров и площадки, техническое оснащение, подготовку спонсорских пакетов, PR-сопровождение, приглашение заказчиков, дизайн, разработку лендинга и многое другое. То есть все, что необходимо тщательно и заранее продумать до мелочей и подготовить, чтобы мероприятие прошло «без единой помарки».
Проведение мероприятия может включать в себя регистрацию участников, контроль за реализацией деловой программы, питание участников, организацию индивидуальных переговоров, экскурсий, фото-видеопродакшн, интерактив и другое. Важно отметить, что в реализации мероприятия, важно уделить особое внимание соблюдению тайминга. Именно это позволит управлять происходящей ситуацией на мероприятии и оставить положительное впечатление у участников.
Завершающий этап включает опрос участников о мероприятии, работу с пост-релизами и репортажами в СМИ, составление отчетов о мероприятии и отчетов по выполнению обязательств перед партнерами и спонсорами, завершающий документооборот, работа над ошибками по методу «Lessons Learned» и т. п. Важно понимать, что ни одно мероприятие не проходит идеально. Начиная от проблем с парковкой, выключения света, до падения экрана со сцены или демонтажа плитки перед входной зоной мероприятия. Данный подход помогает зафиксировать проблемные зоны, выявить причины их возникновения, обозначить возможные обходные решения и назначить ответственных за проработку. Благодаря данному методу и постоянному его применению, навыки проведения мероприятия постоянно прокачиваются.
Офлайн или онлайн?
Влияние очных мероприятий в IT-сфере высоко, потому что они являются площадкой, на которой собираются ключевые игроки рынка для обмена опытом, прогнозирования и поиска совместных эффективных стратегий развития цифровых технологий. 2020-2021 годы свели к минимуму, или даже привели к отмене многих очных мероприятий. Многие перенеслись в онлайн-формат, что позволило открыть новые возможности удаленного посещения мероприятий, в том числе выставок IT-решений и технологий. Но при этом выявилась важная проблема – потеря живого общения, визуального контакта. Ни один чат, прямая трансляция, телемост не смогли заменить личное общение участников.
Поскольку мы живем в эпоху изменений, будь то пандемия или геополитические изменения, мы всегда должны быть гибкими. Потому что умение адаптироваться заложено в нас природой, и мы вполне можем менять и процессы вокруг нас. Так, 2022 год вернул очные мероприятия обратно, добавив в организацию новые инструменты. И сегодня по-прежнему, актуальны мероприятия формата: форум, конференция, семинар, бизнес-встречи, выставки. Но за последнее время посещаемость массовых очных мероприятий снижается. В то же время участники ходят более охотно на кулуарные, VIP-мероприятия с небольшим количеством человек.
Кулуарность и ее преимущества
Кулуарные мероприятия гораздо привлекательнее тем, что в них есть «душа», некое понимание, что ты состоишь в закрытом сообществе по интересам, где каждый хочет помочь тебе решить твою проблему. Тут можно пообщаться предметно с экспертом, с коллегой «по цеху», с друзьями. Тогда как большой форум или конференция напоминают торговый центр, где каждый бежит в свой «отдел» купить «последнюю новинку».
Еще одна черта кулуарных мероприятий – ощущение, что работа, это вторично. Да, на мероприятии реализуется деловая программа, презентуются услуги/продукты, но это все гармонично и ненавязчиво встроено в программу мероприятия. Основное в таком мероприятии – это люди и их «разговор по душам».
Большие мероприятия утомляют, особенно если приходится совмещать их посещение с рутинными задачами на работе. Попадая на кулуарное мероприятие, происходит «перезагрузка», поскольку участники понимают, что сейчас им не придется слушать информацию о «высокоуровневых материях» на долгой пленарной сессии или обходить десятки стендов. На кулуарном мероприятии у них есть возможность получить удовольствие от работы: за вкусным ужином обговорить детали рабочего процесса, или обсудить последние тренды рынка, наслаждаясь мастер-классом по приготовлению стейков, или за дегустацией вин поговорить о сложном проекте.
IT-аудитория
Имеет ряд своих особенностей и ими необходимо руководствоваться для привлечения внимания.
- Важна экспертность спикеров. Это должны быть люди с большим бэкграундом в IT, обладающие сертификатами и добившиеся значимых результатов.
- Темы докладов надо подстраивать под ключевые «боли» аудитории, интересны конкретные темы под конкретные иногда узкие решения, а не расплывчатые и общие доклады. К слову, всегда находится исключение. Например, тема стресса и как с ним бороться пользовалась спросом у аудитории в 2022 году. Безусловно, эта тема не была центральной на мероприятии, но помогала переключиться на более важную, или наоборот отойти от сложной повестки и перезарядиться в конце сложного дня.
- Интерес к практическим кейсами, опыту, который прожил спикер или компания, извлеченные уроки, факапы и шаги по предотвращению ситуации или решению проблемы. Ошибки в IT могут стоить дорого: от потери проекта, отказа в финансировании до разорения компании. Такие доклады пользуются популярностью и являются основой качественного мероприятия, главная цель которых помочь, найти решение в подобной ситуации на основе чужого опыта.
- Важна возможность пообщаться с коллегами «по цеху», обмен опытом. Личное общение способствует формированию IT-сообщества и его развитию. При организации мероприятий важно сформировать график tet-a-tet встреч, поскольку именно они могут принести результат от посещения мероприятия для выстраивания дальнейших шагов работы. Не стоит забывать про визитки, в том числе электронные. Персональный QR-код, который считывается смартфоном и автоматически фиксируется в телефонной книге, послужит отличным инструментом для продолжения общения.
- Учитывать тренд сезонной деловой активности. Это характерно для всех сфер, но не будет лишним для напоминания. Весна и осень более активная в части мероприятий, чем лето и зима.
- Тоже любит повеселиться. Поэтому в программу можно смело включать интерактивные опросы, подарки за активность, выступления спикеров по софт-скиллам, любые развлечения от настольных игр и выступления музыкальных групп до фейерверка и шоу дронов.
Текущая ситуация: есть ли изменения?
Текущая экономическая и геополитическая ситуация отчасти повлияла на рынок организации IT-мероприятий. Реакция очень проста, при неопределенности важно сохранять спокойствие и адекватно распределять ресурсы компании в области, которые могут просесть. Поэтому ряд крупных мероприятий отложили, перенесли или переформатировали до стабилизации обстановки, сделав акцент на точечные, кулуарные мероприятия.
Повлиял и уход западных вендоров с рынка России, поскольку они выступали участниками, спонсорами, партнерами и организаторами мероприятий. На смену им пришли отечественные вендоры, и рынку IT-мероприятий предстоит перестройка под новые реалии в течение будущего года.
Из-за релокации специалистов, поток участников на мероприятиях снижается. Но это временная ситуация, которая должна постепенно выровняться в 2023 году, поскольку реализуется ряд мер поддержки IT-специалистов со стороны государства. В том числе следует рассматривать участие и организацию мероприятий в дружественные страны: Узбекистан, Индию, ОАЭ и др.
Топ-7 возможностей на 2023 год, которые важно не упустить
Нет сомнений, что 2023 год будет сложным годом, в том числе и в сфере организации мероприятий. Необходимо будет перестроиться под текущие реалии и запросы участников. Но любое изменение или возникающая сложность, это своего рода «зона роста», когда закрывается одна дверь, открывается новая. В такой период, организаторам IT-мероприятий, важно сделать акцент на следующее:
- Скорректировать свой вектор в сторону отечественных компаний и их предложений решений/продуктов/сервисов.
- Обратить внимание на такую целевую аудиторию, как госсектор. Поскольку целевые программы финансирования, вектор на модернизацию и поддержка госструктур со стороны государства сохраняются: всевозможные льготные кредиты, гранты, субсидии и т. д.
- Компаниям как никогда нужен консалтинг, успешный опыт миграции и внедрения, все то, что можно сделать оперативно на замену импортному. Эту информацию компании будут искать, в том числе на мероприятиях.
- Необходимо наладить плотное взаимодействие с клиентами и заказчиками. Наступило то время, когда необходимо объединяться, создавать ИТ-сообщества, делать клиентские мероприятия, неформальные выезды, нетворкинги для повышения общего позитивного настроя.
- Правильно распределять ресурсы. Вкладываться в ивент-проект с высокой результативностью. Составить четкий план, цель и результат по участию в мероприятиях. Просто посетить мероприятие без конкретной бизнес-цели на сегодняшний день непозволительная роскошь.
- Найти надежных партнеров и единомышленников. Ведь именно в сложные времена кооперации, союзы, сотрудничество даже с конкурентами, помогали выйти из кризиса.
- Продолжать анализировать зарубежный опыт, изучать новые форматы мероприятий и работы с аудиторией, чтобы не отстать от международных тенденций.
Мой прогноз на 2023 год таков: ожидаю, что ситуация стабилизируется, рынок мероприятий будет стабилен, лишь поменяется фокус. Несмотря на неопределенность, рациональный подход к деятельности поможет справиться компаниям с кризисными ситуациями и защитить свой бизнес. А слаженная работа каждого из нас, в том числе и ивент-менеджеров, поможет вместе удержаться на плаву в любой трансформирующейся реальности.
Читайте также:
