Как организовать конференцию: рекомендации по проведению ивентов

Об особенностях корпоративных мероприятий на территории Москва-Сити специально для портала Executive.ru рассказала Светлана Шмыкова, заместитель директора отдела продаж и маркетинга Novotel Moscow City.

Executive.ru: Что в первую очередь спрашивают клиенты, когда делают запрос на проведение мероприятия в отеле?

С.Ш.: Часто клиенты приходят к нам с утвержденными идеями мероприятия. И порой очень смелыми. Бывают и показы мод, и съемки телешоу, и креативные презентации с участием звезд, моделей и даже животных. Несмотря на строгую деловую концепцию отеля, мы находим возможности для реализации ярких и эффектных мероприятий. Заказчиков практически всегда интересуют возможности кейтеринга, цены и наличие программы лояльности для корпоративных клиентов. Как правило, расположение отеля тоже играет важную роль: предоставление парковки, удаленность от центра города, от метро и от офиса заказчика. 

Executive.ru: А что вы подразумеваете под программой лояльности для корпоративных клиентов?

С.Ш.: Наша программа лояльности подразумевает накопление баллов за каждое проведенное мероприятие. Эти баллы можно использовать в качестве оплаты за будущие мероприятия, корпоративы, а также за проживание в отелях сети Accor по всему миру.

Не менее важна репутация отеля. К нам приходят по рекомендациям других компаний, либо имеют опыт участия в каком-либо событии в отеле. Только хорошая локация или только наличие удобного конференц-зала не могут быть определяющим фактором. Важны и хороший зал, и грамотный персонал, и прекрасный кейтеринг в комплексе. Только так гости будут довольны, и мероприятие пройдет успешно.

В чем специфика деловых мероприятий

Executive.ru: Но ведь у разных отелей – разная специфика? Например, как ваш отель позиционирует себя на рынке?

С.Ш.: Novotel Moscow City располагает широкими возможностями для организации деловых мероприятий. Чаще всего к нам обращаются клиенты с запросами на конференции, семинары, тренинги, а также тематические выставки, в частности в сфере IT, медицины и фармацевтики. Многие клиенты, оценив преимущества нашей площадки после деловых событий, заказывают праздничные банкеты и новогодние корпоративы для своих сотрудников.

Executive.ru: Почему вы сделали упор именно на деловые мероприятия?

С.Ш.: Многие отели под брендом Novotel ассоциируются с местом пребывания деловых путешественников. К тому же мы находимся в Москва-сити – эпицентре деловой активности города, где проводить конференции и комфортно, и престижно.

Executive.ru: Чем отличается оснащение гостиницы, которая проводит в основном деловые мероприятия и корпоративы, от отелей, делающих упор, например, на свадьбы?

С.Ш.: Прежде всего, наличием нескольких залов разного размера со встроенным оборудованием. У нас десять залов с различным оснащением, и все они на первом этаже, что позволяет удобно проводить большое корпоративное мероприятие сразу в нескольких залах. Например, конференцию с разделением на тематические блоки или несколько тренингов в одно время. Огромным преимуществом являются залы-трансформеры – это просторные площадки, которые можно оперативно поделить на несколько небольших. Это удобно и для корпоративов.

Разумеется, для многодневных мероприятий важную роль играет проживание на территории конференц-центра. У нас 361 номер разных категорий, что позволяет разместить гостей всех мероприятий, проходящих в отеле. 

Executive.ru: Часто ли при заказе деловых мероприятий клиенты размещают своих сотрудников в отеле? 

С.Ш.: Каждый второй-третий запрос связан с размещением гостей из других городов.

Executive.ru: И у вас есть какие-то определенные условия для клиентов, которые заказывают мероприятия с размещением гостей в отеле? 

С.Ш.: Если это группа от 10 номеров, то цена рассчитывается как специальная групповая. Важно понимать, что цены в отелях обычно нефиксированные. Смета всегда рассчитывается индивидуально и зависит не только от планируемого мероприятия, но и от загрузки отеля, сезонности, активности в городе, которая потенциально может привлечь большое количество гостей. В совокупности все эти факторы определяют ценовую политику любого отеля.

Как провести большое деловое мероприятие в отеле

Executive.ru: На сколько человек максимально можно провести, скажем, конференцию в вашем отеле? 

С.Ш.: Площадь нашего самого большого конференц-зала – 320 кв. м. Он вмещает до 300 человек при театральной рассадке. Также есть дополнительные небольшие площадки, которые параллельно могут разместить еще до 200 человек. Кроме того, некоторые наши залы являются трансформерами, и их можно быстро разделить на части для проведения рабочих сессий.

Executive.ru: Вы уже не первый раз упоминаете залы-трансформеры. Как часто именно такие залы имеют спрос?

С.Ш.: Очень часто, это определяющий фактор. Тем более если требуется менять формат мероприятия прямо в процессе. Здесь играет большую роль оперативность сотрудников. Насколько быстро персонал отеля может разделить зал мобильными перегородками или наоборот убрать их. У нас это, как правило, занимает всего 20-30 минут. Обычно это нужно на конференциях, когда требуется собрать сначала всех сотрудников вместе, а потом поделить на отдельные группы. Или наоборот, когда после раздельных тренингов или сессий в этом же зале планируется банкет для всех участников.

Executive.ru: Есть ли постоянное меню для кофе-брейков?

С.Ш.: Конечно, есть несколько вариантов постоянного меню, в том числе и оригинальное. Один из наших фирменных кофе-брейков – «зеленый», состоящий исключительно из полезных закусок (смузи, йогурты, коктейли, муссы) на основе фруктов, ягод, орехов. Если хочется удивить гостей чем-то особенным, то мы организуем «летающий» кофе-брейк, в основе которого подача десертов на воздушных шарах. Также по запросам мы готовы предоставить приставки Xbox для активного отдыха во время кофе-брейков.

Мы всегда учитываем индивидуальные пожелания каждого заказчика и можем разработать специальное меню. В любом случае рекомендуем всегда заранее рассказывать о пожеланиях по питанию: можно сделать меню максимально сытным или, наоборот, очень легким и диетическим, добавить закуски для вегетарианцев.

Для продолжительных мероприятий советуем рассматривать комплексные кейтеринг-пакеты, которые включают обед или ужин.

Executive.ru: И часто заказчики выбирают именно комплексный пакет?

С.Ш.: Заказ питания всегда зависит от бюджета. Крупные корпорации часто заказывают максимальный кейтеринг-пакет, ведь многочасовые конференции требуют обеспечить участников полноценным питанием. Если же это лекции или презентации, то можно выбрать один стандартный или оригинальный кофе-брейк. 

Executive.ru: А бывает, что клиенты после мероприятия едут обедать или ужинать в какой-то другой ресторан, а не остаются в отеле? 

С.Ш.: Чаще бывает, что хотят разнообразить мероприятие прогулкой на корабле или экскурсией на смотровую площадку Москва-Сити. В этом случае при желании можно заказать даже выездное питание. Но чтобы по максимуму использовать время на деловую программу, обед или ужин в ресторане на территории отеля – оптимальный выбор, позволяющий накормить всех сытно, вкусно, красиво, а также быстро.

Самые популярные виды деловых мероприятий

Executive.ru: К ресторанам вернемся чуть позже, а пока хочу задать еще несколько вопросов о мероприятиях. Какие сейчас тренды в организации деловых мероприятий? Что чаще всего сейчас проводят?

С.Ш.: Один из трендов – выбор бизнес-завтрака или бизнес-обеда для проведения презентаций и переговоров. И в зависимости от уровня мероприятия и количества приглашенных гостей, мы предлагаем отдельный конференц-зал или приватную зону в ресторане.

Executive.ru: То есть бизнесмены продолжают проводить деловые встречи в ресторанах?

С.Ш.: Да, по крайней мере, в наш отель такие запросы приходят достаточно часто.

Executive.ru: А что насчет модного сейчас тимбилдинга?

С.Ш.: Это очень востребованный тренд как формат корпоратива. Мы предлагаем популярный формат тимбилдинга для небольших групп до 12 человек – это кулинарные мастер-классы на профессиональной кухне в нашем ресторане MC Traders. Каждому участнику предоставляется рабочее место для приготовления 3-х блюд из меню ресторана. Шеф-повар ведет мастер-классы, развлекая и обучая гостей. По окончании мастер-класса в приватной зоне ресторана все участники получают именные дипломы, памятные подарки и дегустируют приготовленные блюда в праздничной атмосфере.

Executive.ru: Многие клиенты говорят, что им нужна именно Москва-сити? 

С.Ш.: Да, в Москва-Сити деловая атмосфера, которая настраивает на продуктивную работу. К тому же район очень фотогеничный.

Executive.ru: А какие еще форматы мероприятий сейчас в тренде деловой активности?

С.Ш.: Сейчас часто совмещают формат конференции и видео-конференции либо семинары с дополнительной онлайн-трансляцией. Многое зависит от специфики индустрии: для сферы моды характерны показы коллекций и необходим подиум, для фармацевтических компаний – презентации и обучающие тренинги со сценой и большими экранами. Мы организуем монтаж площадок согласно идеям заказчиков.

Как бренд отеля влияет на интерес клиентов

Executive.ru: Насколько важен бренд в выборе отеля? 

С.Ш.: Бренд действительно играет важную роль. Он гарантирует обеспечение единого, ожидаемо высокого качества: элегантный дизайн залов, качественная мебель, оперативность работы сотрудников и опытный персональный менеджер. Это тот фактор, который отличает сетевой отель от несетевых. Если заказчик в любой стране слышит слово Novotel, то он понимает, что в этой гостинице есть удобные конференц-залы, точно есть штат сотрудников, в том числе англоговорящих, который профессионально может организовать и провести мероприятие, плюс программа лояльности.

Executive.ru: То что Novotel является международной сетью больше привлекает иностранных клиентов?

С.Ш.: Да, как правило, они более лояльны именно к известным сетевым отелям. С большой вероятностью они обращались к услугам этих отелей где-то за границей и уже знают, какое качество они получат, знают, чего ждать от этого отеля.

Как организовать питание на бизнес-встречах

Executive.ru: Вернемся к ресторанам. Вы сказали, что клиенты часто проводят переговоры в ресторанах. Каким должен быть ресторан чтобы, в нем было удобно проводить бизнес-встречи? 

С.Ш.: Ресторан, в котором качественная еда, внимательный сервис и приятная атмосфера, всегда популярен среди деловых гостей. Например, наш ресторан MC Traders удобно зонирован для комфортных переговоров. Есть центральная зона, которая больше подходит для гостей, желающих вкусно поесть и провести время вместе. И есть отдельные ниши, которые позволяют собрать небольшую компанию людей и отделить их от основной зоны. Есть отдельное пространство, которое рассчитано на 20-25 человек и часто пользуется спросом под закрытые мероприятия.

Executive.ru: Какой кухне клиенты отдают предпочтение при заказе делового мероприятия?

С.Ш.: Запросы разные, поэтому кухня нашего отеля интернациональная и позволяет удовлетворить запросы каждого гостя. Есть популярные блюда как русской, так и европейской кухни, а также востребованные азиатские блюда.

Executive.ru: А если полностью индивидуальный заказ? 

С.Ш.: У нас есть прекрасная возможность составить индивидуальное меню для определенных групп гостей. К тому же у нас есть дополнительная фишка, которая нравится многим компаниям: мы можем брендировать еду! Клиент заказывает, например, закуски с символикой своей компании. Причем мы можем брендировать как небольшие порции, так и огромный торт на 100 человек. Заказать такое можно и не проводя конференцию в нашем отеле, так как у нас активно развивается направление выездного кейтеринга.

В чем особенности организации выездного кейтеринга

Executive.ru: Почему вы решили заняться выездным кейтерингом? Вам пришел запрос, не хотите ли свою кухню отправить к нам?

С.Ш.: В какой-то момент мы заметили, что многие заказчики стали проводить даже масштабные мероприятия в своих офисах и интересовались, можно ли у нас заказать питание с доставкой. Поэтому, чтобы сохранить и разнообразить спектр наших услуг и предоставить клиенту то, что для него актуально, мы решили заняться организацией выездного кейтеринга. 

Первая идея, которая у нас появилась — Novobox. Это кейс для фуршета, который сервируется порциями блюд для необходимого количества гостей. Данную услугу мы предоставляем с доставкой в офисы, чтобы легко отметить день рождения, любой корпоративный повод и просто на офисные переговоры. Novobox – облегченный вариант кофе-брейка и фуршета. Один Novobox рассчитан на 20-40 гостей.

Удобство в том, что все позиции сервируются в отдельных контейнерах. Не нужна дополнительная посуда. Достаточно просто открыть Novobox и сервировка стола уже готова, можно начать праздновать.

Помимо Novobox, сегодня мы обслуживаем очень крупные выездные мероприятия. Если площадки в Москве, где вы проводите мероприятия, не предоставляют свое питание, то мы организуем полноценные фуршеты, банкеты, обеды, ланчи, ориентированные на несколько сотен человек.

Executive.ru: А что важно, когда организуется этот выездной кейтеринг, если говорить про еду, например?

С.Ш.: Для заказчиков Novobox будут важны удобные небольшие порции, которые не нужно делить. Если же требуется полноценное питание на другой площадке, то клиенту всегда важно, чтобы блюда и выглядели, и по вкусу были такими же, как в ресторане отеля.

Executive.ru: То есть вы делаете даже полноценное блюдо из меню отеля?

С.Ш.: Если это обед, то предполагается полноценное блюдо и банкетная сервировка. Качество точно такое же высокое, как и в отеле. Именно поэтому нам доверяют и обращаются с заказом выездного кейтеринга. Они знают, что будет так же вкусно и качественно, как если бы они отмечали событие в отеле.

Чек-бокс «На что нужно обратить внимание при выборе площадки для мероприятий»

Планируете провести корпоративное мероприятие? Оставьте заявку на сайте novotel-events.ru

Фото Светланы Шмыковой: Анна Дюрик

Партнерский материал