Как собрать «хотелки» пользователей, чтобы не ошибиться с выбором IT-системы

Начну с примера. В компании «А» юристы тратили очень много времени на согласование договорных документов. Чтобы упростить и ускорить этот процесс, руководитель поставил IT-специалисту задачу — найти подходящее ПО для выстраивания процессов и перевода документов в электронный вид. IT-специалист честно выполнил поручение — нашел платформу, презентовал руководителю, тот согласился, оплатил покупку и внедрение. Но спустя три года воз и ныне там — юристы по-прежнему используют бумагу.

Системный администратор халатно отнесся к поиску подходящей системы? Нет, он просто ни разу не посоветовался с будущими основными пользователями, не узнал тонкости их работы, а ориентировался исключительно на свои знания. Такие кейсы не редкость.

Почему важно собрать требования? Ответ прост: чтобы в результате получить ту систему, которая действительно решит проблемы будущих пользователей. В конечном итоге и компания, и поставщик продукта заинтересованы в том, чтобы покупка принесла положительный эффект и экономию ресурсов. Для этого стоит действовать поступательно.

Шаг №1. Определите основной класс системы

Выделяют разные классы систем, перечислю основные:

  • ERP – планирование ресурсов предприятия;
  • ECM – управление контентом предприятия;
  • BPM – управление бизнес-процессами;
  • CRM – управление взаимоотношениями с клиентами;
  • HRM – управление персоналом.

Сегодня границы классов размываются, потому что предприятиям нужно закрывать разные задачи, но не существует идеального одного единственного ИТ-продукта, который будет одинаково хорошо отвечать всем потребностям бизнеса. Зато вы запросто найдете программы, которые имеют основное направление, и могут частично восполнить функциональность других классов. Поэтому, чтобы закрыть все требования компании, покупают несколько систем и настраивают между ними интеграцию.

Чтобы определиться с основным классом, необходимо ответить на вопрос – какое главное действие система должна выполнять?

  • Если это работа с документами и задачами – ECM + BPM.
  • Если контроль продаж – CRM.
  • Если подсчет количества ресурсов (материалов, финансов и т. д.) – ERP.

Шаг №2. Выделите ведущих бизнес-пользователей системы

Для кого вы выбираете систему? Выпишите список заинтересованных сотрудников, которые будут ею пользоваться. Эта информация пригодится на этапах определения масштаба проекта и настройки системы.

Рис.1. Пример описания степени вовлеченности в систему.

Шаг №3. Соберите «хотелки» будущих пользователей и руководителя

Чтобы продукт был востребован, важно определить, какие проблемы и запросы бизнеса он должен решать.

Есть несколько уровней требований: основные, вспомогательные и дополнительные. 

Сначала найдите ответы на вопросы:

  • «Зачем это нужно?»
  • «Почему это важно?»
  • «На что это влияет?».

Ответить на них могут только заинтересованные стороны, которых мы определили в шаге №2. Информация от них поможет определить основные требования к ПО.

«Заинтересованных сторон много, а я – один», — подумаете вы. Не пугайтесь, все, что нужно сделать сейчас – задать правильные вопросы каждой заинтересованной стороне и свести ответы в один документ. Затем сформулируйте задачу на описание требований к системе, отправьте ее главному представителю заинтересованной стороны (вероятно, это будет руководитель отдела), обозначьте срок предоставления ответа.

Шаг №4. Приоритизируйте требования

Соберите совещание, где будут присутствовать:

  • представитель каждого отдела из числа основных пользователей;
  • представитель из группы «контролеров».

Расставить приоритеты будет легче, если заранее выбрать метод. По моему опыту один из самых эффективных — MoSCoW, где каждая заглавная буква — это оценка требования:

Наименование

Описание термина

Пример

M

Must Have / должен иметь

То, без чего система будет бесполезна. Это фундаментальные требования к функциональности, которые будут полезны нескольким заинтересованным сторонам

Система должна иметь возможность подписывать документы ПЭП и УКЭП.

o

-

S

Should Have / следовало бы иметь

Не самые важные требования. Без их реализации компания жить может, но работать в системе не так комфортно.

Для договорных и закрывающих документов, система должна иметь интеграцию с Диадок в режиме одного окна.

C

Could Have / может иметь

Желательные требования. Можно их реализовать, если есть свободное время и бюджет. Обычно эти требования оставляют на развитие.

В системе должна быть возможность массовой загрузки приложений к документу.

o

-

W

Would Like / хотелось бы

Косметические требования-хотелки, которые можно проигнорировать без вреда для эффективности системы. Обычно эти требования реализуют, когда есть «лишние» деньги на реализацию. При реализации нет четких сроков.

Система должна с помощью искусственного интеллекта автоматически создавать поручение и выделять ответственного.

Определение важности любого критерия субъективно. Поэтому приоритеты обсуждать необходимо с коллегами, для которых это требование реализуется. Во время совещания нужно оценить не только то, что система должна уметь, но и то, какой результат ожидается от нее.

Шаг №5. Выберите систему

Шаг последний, но очень важный. Оцените сроки и бюджет, которыми располагаете, и сопоставьте с характеристиками системы. Насколько она готова к быстрому внедрению и старту эксплуатации.

1. Для компаний среднего и малого бизнеса всегда лучше рассматривать программные продукты, не требующие доработок.

Почему это важно? Вы определили требования к системе «здесь и сейчас». Скорее всего, в них не учтено поведение системы в нетиповых ситуациях, которые проявляются редко или пока не случались с вами. Это нормально – нельзя учесть сразу все, и это не ваша работа. В уже готовом решении предусмотрено, как оно будет работать в разных ситуациях. Это возможно благодаря большому штату аналитиков, опыту работы с клиентами и отслеживанию изменений в законодательстве. Каждая новая версия готового продукта расширяет его возможности. В этом случае вам не нужно тратить время на анализ и дополнительный бюджет на реализацию.

2. Спросите у поставщика, сколько времени требуется на внедрение системы, и что может повлиять на сроки.

Уточните, что может пойти не так, и как это повлияет на скорость работ? Кто предупрежден – тот вооружен. Выбрать ПО – половина дела, дальше его нужно подготовить к использованию. Поставщики обычно предлагают ряд услуг, которые помогают внедрить систему в определенный срок. Он может быть разным: от 5 дней до нескольких месяцев. Если вы выберите готовую систему, которая уже в базовой комплектации закрывает ваши основные требования, то внедрение пройдет быстрее.

3. Определите бюджет, который вы готовы потратить на само ПО, его внедрение и сопровождение.

В зависимости от варианта размещения (в облаке или на собственном сервере компании) периодичность оплат может меняться. Определите сумму, которую готовы потратить на старте.

Если понимаете, что внедрять самостоятельно будет сложно – сразу поднимите вопрос о выделении бюджета на услуги. Иногда может понадобиться весь спектр, иногда бывает достаточно просто обучения по администрированию. На свой «страх и риск» можно проконсультироваться с менеджером.

Сразу уточните, сколько стоит подписка на обновление и новые версии ПО. Эта информация даст понимание, какой бюджет закладывать на следующий год. Система – живой организм. Если не обновлять ее годами, то она умрет. За возможность получить обновления просят деньги.

А как вы выбирали систему в компанию? Расскажите в комментариях.

Читайте также:

Расскажите коллегам:
Комментарии
Аналитик, Москва
Алексей Дроздов пишет:
Встречаются крупные и крупнейшие компани с "зоопарком" программ и  мучаются, что с этим зоопарком делать.

Это практически типичная ситуация. Не столько от увеличения масштабов зависит, сколько от продолжительности жизни компании. 
Лет 30 назад у меня была попытка устроится в США, как специалисту в одной из очень старых баз данных.

Генеральный директор, Москва

Работал в Directum в одной очень крупной компании. Достойный надо сказать продукт. Ну это так, к слову. :))!

1 3
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
90% женщин вынуждены работать больше мужчин из-за гендерных стереотипов

При этом женщины получают на 10-30% меньше по сравнению с мужчинами.

75% россиян не получают психологическую поддержку на работе

Лучше всего такая поддержка развита в финансовом секторе, хуже всего – в сегментах HoReCa и маркетинге, рекламе и PR.

ABBYY массово уволила сотрудников-россиян

По разным оценкам, под сокращения могли попасть 200–300 сотрудников, релоцированных из России и Белоруссии.

Россияне рассказали о работе мечты

Итоги исследования о том, какие компании, отрасли и условия труда привлекают россиян.