Вредные советы по внедрению системы электронного документооборота

Не все любят читать «заумные» статьи, но многие любят юмор. Поэтому в лучших традициях Григория Остера в формате «вредных советов» рассказываю, какие ошибки допускают компании при выборе и внедрении систем электронного документооборота. Прошу относиться к ним проще и не воспринимать на свой счет.

1. Не доверяйте менеджеру по продажам

Не разговаривайте с менеджером по продажам,
Научит вас только плохому и не скажет спасибо даже.
Не отвечайте на сотни его вопросов,
А то разрушит про ЭДО ваши грезы.

Впихнет кучу дорогого ПО и услуг по внедрению,
Даже если они не нужны... Ух! Показательно-плохое у него поведение.
Не рассказывайте свои задачи и регламенты согласования,
Он решит их украсть, использовать во зло и расширить свои познания.

Или вдруг менеджер нам попадется хороший,
Захочет помочь и наладит документооборот пригожий.
Это же потом говорить ему «Спасибо» нужно будет.
Пусть наш директор сам это все рассудит.

Довериться новому человеку очень трудно. Особенно, когда его задача продавать, а ваша задача — покупать. У нас в сознании почему-то заложено недоверие к менеджерам по продажам. Спорить с вами не буду, но попрошу выдать специалисту хотя бы небольшой кредит доверия. Попробуйте на минутку представить — а что если менеджер действительно хочет вам помочь? Чудесно звучит, правда?

2. Без админа все сможем

Кто это придумал, что должен быть администратор системы?
Пусть наполняется данными сама по палочки волшебной мановению!И регламенты согласования создаются сами,
Нам не надо даже работать руками.

А если мы обучим сотрудника быть админом…
Это же он станет самым умным и устроит нам дедовщину.
Как настроит виды документов и маршрутов десять штук.
Мы потом не разберемся… Ну нет! Не будем проворачивать этот трюк.

И все-таки у системы должен быть ответственный. Для этого даже необязательно владеть специализированными IT-навыками и уметь кодить. Система настраивается с помощью No-соde-инструментов силами аналитика. Очень важно выделить сотрудника, хорошо знакомого с бизнес-процессами, и расписать его должностные обязанности по администрированию системы. Не пропускайте этот пункт.

3. И без поддержки директора тоже

Будьте эгоистами – не впускайте гендира в систему,
Иначе он будет следить за вашей дисциплиной.
Не учите руководителей подписывать в ЭДО счета,
А то подрядчики быстро получат оплату и начнется ненужная суета.

А что случится, если директор будет ставить вам электронно задачи!Потом все в отделе попадут под раздачу.

Помните, что для успешного внедрения системы нужно заручиться поддержкой владельца бизнеса. Если руководители не будут согласовывать и подписывать документы в СЭД, смысл организации электронного документооборота теряется. Советую первым делом выпустить приказ о введении ЭДО, где будет прописано, что документы принимаются и согласуются только в электронном формате.

4. Никому не говорите, что купили систему

А то все решат, что в ней можно решить любую с документами проблему,
Учетную запись только себе создайте,
Задачи на подписание сами себе отправляйте.

Пусть созданная корпоративной система станет вашей личной,
Заменит блокнот для записи задач критичных.

Система должна служить коллективу, всей компании. Не стоит превращать ее в личную записную книжку только ваших задач. Подумайте, какие отделы «страдают» от того, что теряются документы или задерживаются согласования. Возможно, у ваших коллег из соседних подразделений тоже есть процессы, которые можно перевести в электронный вид. Тогда их работа станет гораздо эффективнее, и вся компания от этого выиграет.

5. Научиться легко, тыкай в кнопки любые

На обучение пользователей тратить время и бюджет не следует.
Они у нас умные – сами все закоулки системы исследуют.
Мы их и нанимали как раз для этого,
Чтобы наобум тыкали кнопки и что попало друг другу советовали,
Чтобы создали много-много неверных карточек документов,
И отправляли все простыми задачами без маршрутных инструментов.

Администратору потом придется много чего удалять и налаживать,
Ну а что, мы ему зарплату платим, пусть за всеми и ухаживает.
А если они вдруг научатся следить за своей исполнительской дисциплиной,
Ужас какой, это же станет успеха компании первопричиной.

Вообще не рассказывайте сотрудникам, зачем вы внедрили систему.
Они обожают решать головоломки и доказывать теоремы.

Больше половины заказчиков почему-то оставляют обучение пользователей за бортом. От незнания новой системы сотрудники массово отказываются работать в СЭД, Саботажа можно избежать, проведя централизованное обучение. В моей практике были случаи, когда сотрудники подходили к руководству и жаловались, что система только усложнила их работу, все сложно и непонятно. А все из-за того, что они не были обучены, как правильно создавать документы и запускать регламенты согласования.

6. СЭД – дело простое

Назначим одного человека внедрять огромную систему,
Выделять верные виды документов и выстраивать маршрутов схему
Пусть бегает по всем сотрудникам от кабинета к кабинету,
А мы закроем двери и отключим его комп от интернета.

Пусть расписывает процессы компании в одиночку,
Мы так проверяем его психику на прочность.
Не скажем ему, как у нас регистрируются приказы,
Пусть не обижается только потом на наши проказы.

Премию за внедрение системы выдавать ему не будем,
В конце проекта на планерке ничего не скажем, а про благодарность забудем.

Одна голова хорошо, две – лучше, а три – успех! Прекрасно понимаю, что ресурсы компании и сотрудников всегда ограничены, но внедрение СЭД – дело не простое. Много нюансов, которые надо учесть, много составляющих, и не во всех один сотрудник может быть компетентен. Лучшее решение – выделить рабочую группу и разделить обязанности. Также следует выделить руководителя проекта, за которым останется последнее решающее слово при спорных вопросах.

7. Купил и забыл, установим потом

Мы купили систему в локальной поставке,
И надо бы ее установить на сервер «не отходя от прилавка».
Но мы легких путей в компании не ищем,
Положим ее на полку, пусть наберется опыта и воздухом подышит.
За два года простоя версия как раз немного устареет.
Система — она как вино, чем дольше лежит, тем больше ценится и аромат вкуснее.

Возможно, не самый частый кейс в моей практике, но один из самых болезненных. У системы каждый квартал выходит новая версия. Она лучше, современнее, еще больше соответствует запросам заказчиков. Пока дистрибутивы ПО лежат мертвым грузом в вашем личном кабинете, вы по сути теряете ваши деньги. Упускаете ту выгоду, от использования СЭД, которую могли бы уже иметь, используя систему. Не затягивайте с установкой ПО на сервер. Если понимаете, что нет ресурсов ИТ-отдела, обратитесь к вендору за услугой внедрения и настройки.

8. Главное – ниже цена, лучше продукт

Смотреть презентацию системы – дурной тон,
Искать программу по функциональности нам не резон.
Лишь по бумажному КП найдет директор СЭД,
И странной, неизведанной системе скажем мы «Привет».

Будем пользоваться тем, что дадут,
Эффективность и понятный интерфейс пусть подождут.
Руководству главное, чтобы цена была самая минимальная,
А как уж пользователи будут работать – неважно,
Ответы в справке описаны вроде нормально.

Не буду спорить с тем, что цена — один из важнейших критериев отбора СЭД. Но давайте подумаем вместе, готовы ли вы купить неподходящий для вас продукт только лишь потому, что его цена самая низкая по рынку? Отбирать системы электронного документооборота только по полученным от вендора КП – не самая выигрышная стратегия.

* * *

Надеюсь мне удалось немного поднять вам настроение и направить на путь гармоничного внедрения системы ЭДО. Делитесь, с какими ошибками при внедрении корпоративного ПО сталкивались вы?

Читайте также:

+21543 Анатолий Курочкин Аналитик, Москва 05 апреля 2024, 09:23

Да, Вам удалось поднять настроение! Здорово! Вспомнил свои проекты внедрения СЭД.

Вот это точно про меня:
"Назначим одного человека внедрять огромную систему,
Выделять верные виды документов и выстраивать маршрутов схему
Пусть бегает по всем сотрудникам от кабинета к кабинету,
А мы закроем двери и отключим его комп от интернета.

Пусть расписывает процессы компании в одиночку,
Мы так проверяем его психику на прочность.
Не скажем ему, как у нас регистрируются приказы,
Пусть не обижается только потом на наши проказы.
Премию за внедрение системы выдавать ему не будем,
В конце проекта на планерке ничего не скажем, а про благодарность забудем."

Дело было в банке, хорошем банке, в первых 50. Часто уговорить больших начальников, а в банке большой начальник это вам не большой начальник в какой-нибудь ИТ. Там это БОЛЬШОЙ НАЧАЛЬНИК, он не всегда уверен, стоит ли разговаривать с "простым" народом. Он кушает отдельно, он живёт отдельно. Не просто в банке добиться хорошего отношения для беседы. Вот и пытаешься сначала прорваться к ним, большим начальникам, потом объяснить, потом разжевать, потом научить, потом проследить, чтоб он не забывал....А ведь СЭД на 80 процентов работает с ЛПР.

Сэкономил банку кучу денег. Премию, ясен пень не дали. Так что очень жизненные стихи. )))

Но вот что ещё хочу сказать. Внедрений СЭД у меня было много. В целом везде эти СЭД встали, заработали, то есть внедрились. Тем не менее, не ставьте себе завышенные ожидания. В 90 процентах ваших задач справится обычная эл.почта. Да, в почте нет контроля поручений. Нет электронной подписи для важных финансовых задач. Но если кабинеты подобных участников находятся в одном коридоре, то смысл внедрят СЭД нет никакого.

Увы, никакая СЭД не справляется с согласованием документов. как бы вы не эскалировали эту задачу. А неравномерность загрузки участников маршрута приводит к точно таким же зависаниям документов. Рассказвая про банк надо отдать справедливое председателю правления - он был завален бумажными бумагами, а теперь он завален электронными. Но простую бумагу человеку физически проще просмотреть наискосок, чем документ на экране.

СЭД имеет смысл при удалённой, распределённой работе ответственных лиц, лиц, принимающих решения. Неплохо работает СЭД, к примеру, в департаментах нашей столицы.

Если рассматривать портал госуслуг, как некий тип СЭД,то в таких вариантах это просто замечательно. Но в Госуслугах нет согласования соедержания документов. Тоже самое можно сказать про судебную электронную систему, но в ней гораздо больше скрытого движения обычных бумаг.

Но вешать сложые, большие и ответственные проекты, например, проекты капитального строительства со всем наборов документов, согласований, экспертиз я бы не советовал. Может кто знает хорошие примеры таких СЭД в больших проектах, с удовольствием почитаю.