По мере перехода рабочих команд на удаленку, наблюдение за качеством их работы со стороны менеджеров сильно усложнилось. Термин «мониторинг сотрудников» ворвался в тренды популярных запросов у руководителей в 2020 году на волне ускоренного перехода на удаленную форму занятости в период пандемии. Менеджеры лишились возможности оценивать количество времени подчиненных, посвященное их непосредственным задачам, на глаз. Это вызвало необходимость поиска альтернативных методов наблюдения за качеством работы сотрудников на удаленке.
ПО для мониторинга сотрудников призвано помочь проанализировать форму и содержание рабочих задач, чтобы использовать эти данные для оптимизации деятельности сотрудников и повышения производительности. Однако наличие «большого брата», зорко следящего за каждым действием работников, может негативно влиять на их моральный дух и мотивацию, наталкивая на мысль о том, что руководитель попросту не доверяет сотрудникам.
Что такое мониторинг сотрудников, и каким он бывает
Мониторинг сотрудников – это широко распространенная практика использования цифровых инструментов для отслеживания процесса работы и результатов деятельности персонала. Компании используют различные методы мониторинга для измерения производительности, отслеживания посещаемости, оценки поведения, обеспечения безопасности и сбора данных о количестве отработанных часов. Для этого используются технологии видеонаблюдения за рабочим столом, биометрические смарт-бейджи, отслеживание местоположения или тепловые экранные сенсоры.
По данным ExpressVPN порядка 80% работодателей в той или иной форме отслеживают поведение сотрудников на работе.
Виды мониторинга:
- Отслеживание посещения веб-сайтов и использования приложений. Если результаты мониторинга показывают, что сотрудники часто отвлекаются на посторонние сайты в интернете, некоторые работодатели блокируют к ним доступ с рабочих устройств.
- Захват экрана, позволяющий в рандомный момент времени сделать скриншот экрана, и зафиксировать, чем занят сотрудник.
- Фиксация рабочих часов: сотрудники включают таймер, когда начинают работу, и выключают, когда уходят на перерыв. Этот способ дает возможность оценить, сколько времени сотрудник посвятил непосредственно работе или отдельному заданию.
- Кейлоггер. Специальное приложение фиксирует каждое нажатие клавиши на клавиатуре. Цель состоит в том, чтобы сотрудники были сосредоточены на выполнении задач, связанных с работой.
- Система отслеживания активности курсора, которая реагирует на длительное бездействие работника.
- Геолокация дает возможность отследить, где сотрудник находится в конкретный момент времени и его перемещения за день.
- Просмотр электронной почты. По данным SimplyHired этот вид мониторинга используют более половины работодателей. Он позволяет оценить не только оперативность работы сотрудника, но и отношение к конфиденциальным данным и соблюдение норм делового общения в переписке.
Зачем нужен мониторинг сотрудников
У наблюдения за сотрудниками есть две основные функции:
- Оптимизация рабочего процесса.
- Контроль за тем, чтобы сотрудники не отвлекались на посторонние вещи в течение рабочего дня.
Исследования Harward Business Review показали, что когда мониторинг сотрудников использовался в целях контроля, повышалась склонность сотрудников к нарушению дисциплины и снижению производительности. Когда руководители использовали информацию, полученную в результате мониторинга, в качестве основы для улучшения рабочих процессов, сотрудники больше доверяли своим руководителям и поддерживали с ними позитивные отношения. Кроме того, сотрудники во втором случае лучше справлялись со своей работой и реже демонстрировали контрпродуктивное поведение.
Мониторинг сотрудников позволяет:
- Оперативно обнаружить подозрительные действия сотрудника. Одной из наиболее важных причин мониторинга является обеспечение безопасности данных. В таких ситуациях решения по мониторингу сотрудников оправдывают себя в компаниях, работающих с клиентами или имеющих дело с важными данными, утечка которых угрожает серьезными проблемами как самому бизнесу, так и клиентам. Система мониторинга позволяет отслеживать, какие данные и кому передает сотрудник, и реагирует на подозрительную активность, если доступом к данным завладел злоумышленник.
- Получить доказательства для обоснования дисциплинарных взысканий. Поймать сотрудника на недобросовестном исполнении служебных обязанностей не так-то просто. Система мониторинга хранит данные, которые могут быть использованы руководителем для обоснования отказа от повышения сотрудника в должности или невыплаты ему годового бонуса в полном объеме.
- Повысить эффективность работы сотрудников. Многие системы мониторинга позволяют отслеживать производительности труда сотрудников: проекты, время активности, веб-сайты, программы, инструменты и многое другое. Показатели производительности и результативности могут быть сведены в отчеты и диаграммы, чтобы сотрудники могли видеть, где у них все хорошо, а где им требуется пересмотреть свой подход к работе. Кроме того, это дает возможность оптимизировать закупки ПО для работы: система мониторинга покажет, какие приложения используются часто, а какие – практически никогда, и от их закупки можно безболезненно отказаться.
- Повысить общую эффективность работы команды. Отслеживание рабочих процессов дает представление о том, на что сотрудники тратят время в течение дня, и позволяет скорректировать рабочий процесс таким образом, чтобы максимально его оптимизировать.
- Поддержать осознанность среди персонала. Ощущение того, что за твоей работой наблюдают, повышает концентрацию внимания сотрудников на рабочих задачах. Они меньше отвлекаются на посторонние стимулы и больше погружены в задачи.
Недостатки практик наблюдения за сотрудниками
Не секрет, что внешнее принуждение в краткосрочном периоде способно повысить продуктивность. Однако, играя вдолгую, работодатель рискует разрушить внутреннюю мотивацию персонала, заглушив ее мерами контроля. Это особенно болезненно в работе с представителями креативных профессий.
Неэффективная система мониторинга сотрудников приводит к:
- Падению морального духа.
- Дополнительной нагрузки на руководителей, вынужденных анализировать результаты мониторинга.
- Риску утечки персональных данных сотрудника и нарушению его личных границ.
- Может разрушить отношения между руководителем и подчиненным.
- Чревато дополнительным стрессом для сотрудников.
- Подталкивает к жульничеству: многие сотрудники находят способы обойти системы мониторинга. Например, продаются специальные USB-манипуляторы мыши, которые поддерживают ПК в активном режиме, когда сотрудник занят посторонними вещами.
Сотрудники в основном воспринимают такую практику в штыки: исследование Raconteur показало, что 63% работников готовы уволиться в случае введения работодателем систем мониторинга, а 28% как минимум задумались бы о смене работы.
Как создать эффективную систему мониторинга сотрудников
1. Будьте прозрачными во всем, что касается целей мониторинга
Опрос, проведенный Gartner Insights, показал, что доверие сотрудников к мониторингу возрастает до 70%, если руководители оговаривают цели и границы контролирующих практик. Опишите подробнее:
- Что такое мониторинг сотрудников.
- Как он работает.
- Как соблюдается право на конфиденциальность.
- Почему это важно для компании.
- Какие данные подлежат сбору, и как они могут быть использованы.
- Потенциальные выгоды для бизнеса и самого сотрудника.
Сообщите сотрудникам, что они могут обращаться к менеджерам по персоналу в ситуациях использования данных системы мониторинга, которые они считают несправедливыми или незаконными.
2. Разработайте политику контроля за сотрудниками
Вы можете разработать политику самостоятельно или в сотрудничестве с сотрудниками. Добавьте нормативную документацию по системе мониторинга в справочник сотрудников, чтобы действующим и новым сотрудникам было легко с ней ознакомиться.
3. Используйте данные мониторинга для развития, а не наказания
Обсуждения результатов наблюдения за работой сотрудника должны быть сфокусированы на конкретных поведенческих проявлениях. Обратную связь можно предоставлять по модели SBI: ситуация, поведение, результат. Например, руководитель в ходе личной беседы должен описать сотруднику задачу, над которой он работал, поведение, которое зафиксировала система наблюдения, и результаты, к которым это поведение привело. После можно обсудить с сотрудником способы оптимизации его работы в течение дня.
4. Будьте осторожны с ограничениями
Прежде чем принять решение о блокировке доступа сотрудников к тому или иному веб-сайту, оцените, насколько это целесообразно. Например, работники могут отвлекаться на просмотр развлекательного контента на YouTube в течение дня, но в то же время этот хостинг дает доступ к массе полезных материалов, которые они могут смотреть в рабочих целях.
5. Не переходите рамки
Помните, что система мониторинга сотрудников направлена на повышение производительности, а не на получение конфиденциальной информации. Запрашивайте доступ только к необходимым данным таким образом, чтобы это не выглядело как вторжение в частную жизнь.
Следите за сотрудниками только в установленные часы. Не стоит отслеживать страницы, посещаемые во время обеденного перерыва или в часы переработок.
Читайте также:
ну вот:
Слава богу, мы в России живём. И такие системы ещё только пытаются внедрять недоменеджеры. Пока только на словах.
В Европе, судя по исследованиям, всё гораздо хуже.
Зависит от особенностей производства и требований службы безопасности. Примеры Вы легко найдёте, и им много лет.
Тотальная слежка и автоматические оповещения наблюдающих служб при превышении порогов или каких-то формальных нарушениях - лишние расходы. Но контрольных точек технически можно наплодить сколько угодно, было бы желание.
Вопрос в том, действительно ли это улучшает результаты работы - или сводится только к новым вариантам давления на сотрудников. Тейлоризм наших дней.
Анатолий, нет, не так.
Моя компания оказывает услуги контент-менеджмента на условиях почасовой оплаты. Мы с заказчиком рассчитали норматив:
- сколько времени уходит на редактирование одной статьи по тем требованиям, что установлены заказчиком;
- сколько времени уходит на формирование ТЗ для субподрядчиков в тех сервисах, которые заданы заказчиком;
- сколько времени уходит на проверку одной статьи субподрядчика на соответствие ТЗ.
И, таким образом, когда я в конце месяца подаю отчет, где указано, на что сколько ушло часов, у заказчика не возникает вопросов, почему именно столько.
А когда заказчики предлагают платить фиксированную сумму в месяц без определения норматива - а просто за то, чтобы им выделили человека, который с 9 до 18 сидит за ноутбуком и удаленно работает, - у меня в 90% случаев складывается впечатление, что заказчик будет "напихивать" задания в таком объеме, что на это должно уходить больше времени, чем отводит клиент, и больше денег, чем он хочет платить.
В таких случаях я настаиваю, чтобы на этапе предварительного обсуждения мы все же сформировали норматив. В итоге во многих случаях действительно получается, что работа стоит дороже, чем за нее хотят платить. Но иногда выходит и наоборот.
Да, см. комментарий выше
С таким пояснением я согласен! Благодарю!
Но это же не совсем то, о чём статья. Перед заказчиком довольно часто и айтишники подобным образом отчитываются. Особенно в госконтрактах - расписать сколько по времени заняла та, или иная работа, сколько человек и т.п.
Вы описали совершенно нормальный процесс учёта трудозатрат. Я примерно так же бы поступил. Мы всегда такую работу тоже проводим предварительно.
Ко мне как-то пришла экспертка. )))
Говорит, что за экспертизу освещённости возьмёт 70 тысяч. Я попросил её расписать, что она будет конкретно делать за не совсем адекватную цену. Расчёт освещённости хорошо известный процесс. Она замялась, попыталась быковать, грубить. Я не шучу, но она ссылалась на календарь садовода! Экспертку предоставил нам департамент строительства области. Стыдоба!
Так дела не делаются, мы расстались.
Анатолий, так норматив нужен не только компании, но и работнику - иначе как он поймет, что его не перегружают?
Например, компания присылает вечером в 17.55 задание: "Надо написать 2 статьи на такие-то темы на столько-то тысяч знаков".
Удаленный работник на следующий день просыпается, в 9.00 садится писать. На одну статью у него ушло 7 часов - с 9 до 17.00, включая час обеденного перерыва. В 17.00 отправляет одну статью руководству.
Руководитель:
- А где вторая?
Работник:
- Вторую завтра пришлю, я первую только что закончил.
Руководитель:
- Я сам тридцать лет пишу тексты. Эту статью можно написать за 3-4 часа, но никак не за 7 часов!
Работник:
- Я тоже тридцать лет пишу тексты. 3-4 часа уходит только на то, чтобы серьезно изучить материал, а ведь еще потом и по итогам изучения надо текст написать.
В итоге у руководителя формируется впечатление, что работник с 9 до 13.00 писал статью, а дальше лежал на диване и играл в телефон. А у работника формируется впечатление, что ему на 1 рабочий день дают тот объем работы, который делается за 2 рабочих дня.
А если они заранее, на этапе до подписания договора установили норматив: "На одну статью уходит от 6 до 9 часов", - то все было бы проще.
Руководитель, получив ответ: "Я 7 часов писал одну статью, завтра столько же буду писать другую", - не удивлялся бы и не возмущался.
Да и руководитель, с учетом норматива, направляя удаленному работнику задание - написать 2 статьи, - понимал бы, что они будет подготовлены за 2 рабочих дня.
По хорошему, у каждого "заказа" есть срок исполнения. Вот и весь ответ. Понятно, что некоторые статьи даже за 1 день не пишутся ... Плохой руководитель, значит, у которого все "вчера" и "завтра" при подаче задания в 17.55 .
По поводу слежки. Вот стремились к демократии с 1991 года, а получили тюрьму... Только не государственную, а коммерческую, анархическую. Я всегда напрягался, когда приходилось работтаь с какими-то карточками магнитными - даже, простите, пос--ть тоже нужно было с карточкой ходить. Бред же.
Ну я не думаю, что работник настолько туп, чтоб не понять, что его перегружают. Подобные ситуации возникают ежедневно, у тысяч людей. Это обычное дело. Желание нормировать труд "до пуговиц" со стороны руководства возникло давно, периодически всплывает и ничем не заканчивается. Сколько разговоров было по поводу нормирования работы программистов - от количества строк кода, от количества процедур и функций и т.д.
С писательским трудом ещё сложнее, я знаю эту работу. В государственных нормативных документах существуют очень мягкие для такого работника нормы, чтоб избежать явных перегрузок. Но когда мне будут ставить такие параметры: "На одну статью уходит от 6 до 9 часов", то я бы просто послал такого начальника в бездну. Пусть он "нанимает" искусственный интеллект. А я человек живой, у меня бывает плохое самочувствие, темы статей могут отличаться кардинально и тд и тп.
И с другой стороны, начальник, который заранее ставит подобные дурацкие рамки, не вполне адекватный чел. Именно такие устанавливают на компьютеры работнкиов системы слежки. Именно они очень любят потом читать написанные статьи и красным карандашом делать правку.
У них приобретённное презумпция виновности у своим рабтникам.. И глубокого недоверие.
Гнать! Гнать надо таких начальников! И даже не сомневайтесь!
))))
Думаю, что у такого руководителя большие проблемы с психическим здоровьем. Но уж если не повезло с таким руководителем, то в договоре надо ещё подробнее писать:
- не более двух посещений туалета;
- не задумываться на более чем 5 минут;
- избегать синонимов, антонимов, гипербол;
- развестись с женой/мужем;
- не ковырять в носу.