Как автоматизация системы контроля за сотрудниками решила 4 важные бизнес-задачи

«Прайм Клининг» – российская клининговая компания, которая начиная с 2006 года оказывает услуги по разовой и комплексной уборке, аренде спецтехники и вывозу строительного мусора.

Вопрос контроля удаленно работающих сотрудников, является важным для любой компании, но в сфере клининга это вопрос №1. Маловероятно, что сотрудники, которые опоздали или не явились на работу, будут спешить сообщить данный факт администрации. Так же маловероятно, как и то, что уборка, выполненная в два раза быстрее положенного времени, будет сделана качественно и в полном объеме. Для нас очевидно, что недовольство клиентов и репутационные потери в настоящем прямо влияют на прибыль компании в будущем.

Мы всегда стремимся предоставлять гарантируемый уровень сервиса, чтобы клиенты оставались довольны качеством оказанных услуг. Из-за желания минимизировать пресловутый человеческий фактор и риск возникновения непредвиденных ситуаций, перед нами остро встал вопрос о необходимости внедрения системы контроля персонала на объектах. 

Изучив процессы, происходящие в компании, мы пришли к выводу, что нужно решение для контроля сотрудников, которое позволит не только считать отработанные часы и контролировать присутствие персонала на работе, но и оперативно уведомлять об опозданиях или неявках на объект для быстрой корректировки планов. В идеале в данной системе должен был быть предусмотрен механизм отслеживания объема выполненных работ.

Поиск подходящего решения

Для себя мы подготовили список основных задач, которые должна решать система управления рабочим временем (УРВ):

1. Контролировать время начала и окончания работы сотрудников на удаленных объектах в соответствии с установленным графиком работ.
2. Оперативно выявлять факты нарушения трудовой дисциплины (опоздания, прогулы и т. д.) и своевременно уведомлять о них, чтобы не допустить недовольство клиентов.
3. Контролировать ход и качество оказываемых услуг.
4. Иметь инструмент, который бы фиксировал и сохранял все факты нарушений для разрешения спорных ситуаций как с сотрудниками, так и с клиентами компании.
5. Организовать учет фактически отработанного времени для справедливой оплаты труда и автоматически формировать табель оплаты.

И список требований к системе:

1. Быстрый процесс внедрения и удобство эксплуатации системы.
2. Минимум затрат времени на обучение новых сотрудников.
3. Минимум затрат на покупку и установку специального оборудования.

Если подытожить, нам было нужно простое и удобное решение, которое поможет контролировать сотрудников на удаленных объектах, вести учет рабочего времени и оперативно информировать обо всех нарушениях, и которое не потребует много сил и средств на внедрение и поддержку.

Мы изначально рассматривали системы, представленные на русскоязычном рынке, потому что они больше подходят под специфику работы в странах СНГ:

• русский язык интерфейса;
• стандартизированные формы табелей и отчетов;
• возможность расчета заработной платы по дням/месяцам, а не неделям;
• возможность интеграции с 1С.

В результате мы остановились на решении от TARGControl. Протестировав систему в бесплатной демо-версии стало понятно, что она наиболее подходит под специфику нашего бизнеса, и позволит внедрить ее с минимальным изменением существующих бизнес-процессов. Кроме того, данное решение больше устроило по соотношению стоимость/представленный функционал. Стоимость подписки $1 за сотрудника в месяц.

Организация работы

Прежде чем ввести новую систему в работу, мы постарались расписать наш «идеальный» бизнес-процесс:

1. К сотруднику или группе сотрудников привязаны объекты, где в определенное время требуется уборка. Все сотрудники заранее получают рабочий график, поэтому всегда знают, где и когда нужно быть на рабочем месте.
2. Сотрудник, перед тем как приступить к работе, должен сообщить, что он на месте и приступает к работе. На этом этапе было важно решение, которое исключало бы возможные варианты обмана со стороны сотрудников.
3. В случае, если сотрудник по каким-либо обстоятельствам не приступил к работе в соответствии с графиком (для каждого объекта время допустимых опозданий разное), наш кадровый специалист должен автоматически получить уведомление о нарушении. После ему необходимо оперативно отреагировать, уточнив у сотрудника причины опоздания и, при надобности, отправить на объект другого работника.
4. В ходе выполнения уборки сотрудник отмечает выполненные работы в составленном заранее чек-листе, при этом подтверждением результата должно служить фото, сделанное сотрудником.
5. По завершении уборки на объекте сотрудник должен сообщить, что работа окончена.

Для реализации данного процесса мы используем два модуля системы: УРВ и «Маршруты обходов».

Учет рабочего времени ведется через мобильное приложение TimePad. Сотрудник вводит свой номер, пин-код и «отмечает» начало/конец рабочего дня, а также выбирает вид работы (создается в настройках).

Для этого нам понадобилось создать учетную запись компании на сайте системы и установить из Google Play приложение на смартфоны. Данные устройства либо закреплены за объектом и постоянно находятся на нем, либо закреплены за определенными сотрудниками.

В аккаунте организации мы внесли данные всех сотрудников, каждому сформировали рабочие графики и добавили персональные PIN-коды, которые используются для идентификации в приложении. Затем настроили дополнительную фотоверификацию сотрудников и автоматическую рассылку уведомлений о нарушениях в Telegram для ответственных менеджеров. 

Для контроля качества работы мы используем встроенный в систему модуль «Маршруты обхода».

На наших крупных объектах (таких, как заводы или супермаркеты) мы создали зоны уборок, закрепив в каждой RFID метки. Непосредственно в веб-версии системы создали маршруты уборок, привязали их к сотрудникам. Сотрудник перед началом работы открывает на устройстве приложение для обхода маршрутов (от этого же разработчика) и выбирает свой маршрут. Затем он приходит в первую зону уборки и подносит смартфон к установленной метке. По окончанию уборки в данной зоне работник считывает метку второй раз и переходит в следующую зону.

В зависимости от типа объекта к метке может быть прикреплен чек-лист работ или фото с привязкой к дате и к метке и т. д.

После прохождения маршрута данные попадают в систему, где они отображаются в виде отчетов, содержащих время работы в каждой из зон, фотографии и текстовые комментарии сотрудников.

Таким образом, обычные Android смартфоны стали терминалами для сбора данных о действии/бездействии наших сотрудников на объектах клиентов.

Трудности, с которыми столкнулись после внедрения

После внедрения системы контроля у сотрудников появились новые обязанности: теперь им необходимо отмечаться в мобильном приложении перед началом и после работы на объекте, что не могло ни вызвать трудностей на первом этапе.  Данный вопрос был решен достаточно просто: дни, когда сотрудники забывали отмечаться или не отмечались целенаправленно, не засчитывались им в табеле как полный рабочий день. В течение первых месяцев даже самые «проблемные» сотрудники начали следовать регламенту.

Вторая проблема – попытка сотрудников отметиться за коллегу, чтобы «прикрыть» опоздание или даже прогул. Защита от подобного обмана предусмотрена в программном обеспечении: можно включить дополнительную проверку сотрудников по лицу (фотоверификацию). В таком случае при вводе номера и персонального пароля устройство делает фото лица и сверяет его с фотографией сотрудника, кому принадлежит идентификатор. При несовпадении приложение не дает начать/закончить рабочий день, а информация о запрете доступа попадает в отчет с фото с устройства. Помимо этого есть дополнительная проверка по GPS, которая сверяет координаты устройства и объекта, где должна проходить уборка.

Если говорить про вопросы, которые мы так и не смогли закрыть при помощи УРВ, – это возможность расчета не только почасовой заработной платы за фактически отработанное время с привязкой тарифной ставки к конкретному сотруднику и графику работ,  но и посменно – с привязкой ставки оплаты не к сотруднику, а к объекту, на котором данный сотрудник задействован. Этот способ расчета фонда оплаты труда, свойственный клининговым компаниям, позволил бы существенно упростить процесс расчета и начисления заработной платы сотрудникам.  

Результат внедрения системы контроля за сотрудниками

В результате мы можем констатировать, что внедрение системы контроля сотрудников в организации позволило нам:

1. Улучшить трудовую дисциплину. Персонал компании благодаря внедрению системы стал ответственнее относится к рабочему процессу и своевременному приходу на работу. Даже самые «проблемные» сотрудники стали приезжать на уборку объекта вовремя.
2. Оперативно принимать решения по персоналу. После внедрения системы уведомлений, наш контролирующий персонал теперь всегда знает, есть ли на объекте сотрудник, когда начал и закончил работу.
3. Повысить доверие и лояльность клиентов. Мы узнаем о проблеме на объекте и решаем ее не дожидаясь, пока нам о ней расскажет клиент. За счет этого мы гарантируем качество и регулярность оказываемых услуг как по объекту, так и по каждой отдельной зоне объекта.
4. Сократить затраты на оплату труда. После внедрения системы, мы видим фактически отработанное время сотрудника, а также можем оценить качество выполненных работ и прочие дисциплинарные проступки, поэтому сейчас они получают деньги только за результат своего труда, что заметно сказалось на фонде оплаты труда.

Читайте также: