Во времена «кадрового голода» на рынке труда слаженная работа HR-службы и грамотно настроенная кадровая политика в компании – это возможность проще находить, обучать и удерживать персонал. Но даже в хорошо настроенной системе бывают нестандартные ситуации, которые необходимо решать точечно и в индивидуальном порядке. Хочу поделиться своими примерами таких ситуаций и рассказать, какие выходы из них мы нашли для себя.
1. Как сохранить индивидуальный подход к новичку
В большинстве крупных компаний все бизнес-процессы достаточно усреднены и стандартизированы. Как правило, чем больше компания, тем меньше индивидуального подхода к решению кадровых вопросов. Но стандартизировать абсолютно все процессы невозможно, текущий бизнес-контекст требует большей лояльности и свободы для сотрудников. Поэтому лучше сфокусироваться на создании основы, на которую, как на скелет, навешивать взаимосвязанные звенья, которые проще всего скорректировать под частные моменты, не меняя общей сути.
Раньше у нас в компании периодически возникали ситуации, когда новичок просто не мог адаптироваться под текущую систему, или не получал достаточного внимания и наставничества от руководителя. В итоге, просто не доходил до конца испытательного срока.
Для решения этой проблемы мы превратили адаптацию в гибкий конструктор, который позволяет найти индивидуальный подход к каждому сотруднику. С его помощью можно декомпозировать этапы прохождения испытательного срока, подобрать темп работы, программу обучения и количество промежуточных встреч с непосредственным руководителем по предварительным итогам. Все необходимые этапы прописываются в отдельной задаче в CRM-системе компании и сотрудник совместно с руководителем шаг за шагом идут по ним.
Благодаря такой автоматизации руководители, которые часто находятся в командировках, получили возможность удаленного сопровождения новичков, а сотрудник всегда видит поле для деятельности перед глазами, получает обратную связь и ориентируется в ситуации. Отзывы от самих сотрудников о системе адаптации положительные. По предварительным итогам прошлого года текучесть кадров уменьшилась почти вдвое.
2. Как стимулировать сотрудников соблюдать регламенты
Зачастую опытные руководители для оптимизации и наведения порядка в бизнес-процессах пишут регламенты и вводят их в действие с обязательным ознакомлением сотрудников под роспись. Далее регламент тяжелым грузом ложится на архивные полки, в лучшем случае в кабинет HR-менеджера. И никто из кандидатов не задается вопросом при приеме на работу: «а можно ли ознакомиться с мануалом по вашему предприятию?». А далее следует проблема: регламент есть, а соблюдения нет.
Давайте посмотрим правде в глаза: в связи с развитием технологий потребление и усвоение информации стало более поверхностным. А уж если речь идет о корпоративном «талмуде» и никому не интересной макулатуре, то и подавно. Как только появляется задача ознакомиться с ними, уже возникает сопротивление. Даже если по этим документам потом придется работать. А процессы страдают. Так как быть?
Чтобы решить эту проблему, HR-команда совместно с интеграторами CRM-системы разработали интерактивную базу знаний с описанием основных бизнес-процессов. В ней мы собрали краткие текстовые инструкции, небольшие обучающие видео и добавили ссылки на шаблоны необходимых документов и контактных лиц в компании. Таким образом, на одном портале мы разместили все необходимые инструкции, чтобы понимание бизнес-процессов было не только разнообразным для восприятия и простым в усвоении, но и удобным в поиске.
В результате получили снижение вопросов по процессингу задач от одних структурных подразделений к другим и сократили сроки по исполнению проектов. Сотрудникам стали более понятны процессы в компании и цепочки взаимодействия подразделений, также выстроилась культура документооборота.
3. Как соблюдать негласные правила
Когда в коллективе работают преимущественно новые сотрудники, у многих из них может не быть достаточного опыта, связанного с корпоративной культурой и трудовым распорядком. В такой ситуации крайне важно мягко и деликатно объяснять основные моменты, особенно относительно оформления документов, чтобы избежать негативной реакции со стороны сотрудников и в целом создать и сохранить комфортную атмосферу на работе.
Как для многих коммерческих компаний, для нас последний квартал года – это жаркий сезон продаж и закрытия длительных крупных проектов. В связи с этим у нас давно появилось негласное правило «не ходить в отпуск в четвертом квартале». Как минимум без предварительного согласования в индивидуальном порядке.
Однако, как только прирост персонала в компании набрал огромную скорость, следить за данным условием стало гораздо сложнее и вскрылась проблема: правило не просто негласное, оно не очевидное для вновь прибывшего в коллектив, поскольку важность необходимости согласования отпуска заранее попросту своевременно не доносилась. Как следствие, руководители стали получать заявления не минимум за две недели, а в лучшем случае за неделю с формулировкой «Как же быть, у меня невозвратная путевка уже на руках». И в неприятной ситуации оказывались обе стороны.
Во избежание такой ситуации на будущий год в компании был введен график отпусков, в котором сотрудники должны фиксировать дни своего отсутствия. А перенос дат отпуска стал невозможен без согласования с руководителем заранее в сроки, утвержденные и донесенные всему коллективу. Также мы добавили это отдельным пунктом в Welcome Book для новичков из базы знаний, чтобы с самого начала прививать культуру корректного ухода в отпуск.
Этот подход молниеносно задачу не решил, потребовались индивидуальные встречи с сотрудниками. Но в целом объем несвоевременно подаваемых заявлений снизился почти в два раза, а количество сотрудников, обсуждающих перенос своего отпуска заранее, увеличилось. Главное, что мы продолжаем работать над созданием культуры взаимопонимания и планирования в команде.
Выводы
Таких ситуаций было гораздо больше, но все они так или иначе связаны с вопросом адаптации. Если вы найдете золотую середину между взращиванием персонала и демократичным стилем менеджмента, то это сослужит вам отличную службу в непростом деле управления людьми.
Также читайте:
- А бить не пробовали ?
- Не...
- Попробуйте, только без злости.
Примитивный подход работает только в примитивных организациях с простыми бизнес - процессами. Типа продажи шаурмы.
Хотелось бы получить пояснения. Автор пишет:
Вновь прибывший в коллектив не имеет права на отпуск ранее, чем через полгода в соответствие с ТК. Даже если и путёвка. Как могла возникнуть такая проблема?
ТК не обязывает работника писать заявление за две недели. Он обязывает работодателя оплатить отпускные не поздее 3-х дней.
График отпусков - это обязанность работодателя и по сути он является дополнением трудового договора. Неужели не было графика отпусков?
Извините, но это просто полное отсутствие трудовой дисциплины.
Уважаемый Анатолий, согласно статьи 122 ТК РФ:
"Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику МОЖЕТ БЫТЬ предоставлен и ДО истечения шести месяцев." Опять таки я нигде не писала что вновьприбывший - это до 6 месяцев работы в организации. "Новеньким" можно считаться и до года работы.
В соответствии со статьей 123 ТК РФ как вы выше упомянули график отпусков обязателен как для работника так и для работодателя, ОДНАКО:
1. в статье 124 ТК РФ говориться о возможносте переноса отпуска по согласованию и давайте смотреть правде в глаза 1861 год давно прошел, Крепостное право отменили и непустить человека в отпуск - это весьма проблематично.
2. Когда компания начинает расти и в штате не присуствтуют кадровые работники, рекрутеры и юристы - говорить о графике отпусков и отсутствии дисциплиный - весьма спорный вопрос. Когда компания зрелая и имееет большой штат сотрудников с бэкофисом - да, тут странно не наблюдать трудовую дисциплину. А в остальных случаях малые предприятия совсем не на это нацелены когда в компании 1,5 землекопа.
Вы конечно верно все подметили, но теория это одно, а практика - совершенно другое. Статья написана как раз для тех кто не сталкивался с подобыми вопросами и не понимает как алгоритмизировать кадровую работу.
А Вы уверены, что цель достигается?
Если компания не имеет кадровых (т.е. штатных) работников, вопросы ТК перестают быть актуальными, поскольку мы переходим в плоскость подрядных договоров, предметом которых является результат труда, но не его процесс. (Риски судебной переквалификации ГПД в ТК игнорируем.)
Если в компании штат имеется - он руководствуется правилами внутреннего трудового распорядка и ТК, поскольку трудовой договор регламентирует процесс труда, но не его результат.
Эти нормы права не зависят от даты отмены крепостного права, равно как и от численности штата компании (особенности правового статуса компаний с численностью персонала до 15 человек игнорируем). При этом соглашение сторон в рамках любого из договоров позволяет прервать выполнение работ на согласованный период времени.
Фактически статья приводит три разрозненных примера результатов отсутствия договоренности между сторонами договора (трудового или ГПД) по вопросам выполнения его предмета с учетом всех существенных условий. Очевидно, что понимание сторонами условий договора до его подписания и согласие с ними устраняет - по определению - возможность такого непонимания. Соответственно, сторонам следует лучше договариваться.
А решений по алгоритмизации кадровой работы статья, разумеется, не содержит.
Понял вас, уважаемая Полина! Благодарю за пояснения!
Ваше уточнение про совершенно маленькие компании принимается, всё становится понятнее. Пусть "новенький" будет до года, хотя, на мой взгляд, это уже не новенький, за года можно всю структуру компании изучит и понять, я уж не говорю про понимание, когда у него право на отпуск возникнет.
Конечно, у нас не крепостное право. В большинстве компаний отпуска переносят относительно утверждённого графика и проблем не возникает, если нет каких-то кризисных, или договорных обстоятельств. А вот отпустить в отпуск до истечении 6-ти месяцев очень часто проблематично. За свой счёт - пожалуйста. Это не теория, это как раз сугубая практика. Как ты спишешь потом выплаченные отпускные, если этот человек уволится после отпуска? По суду? Так гендир сам же приказ на отпуск подписал.
Если, конечно, зарплата не в конверте.
Ну хорошо - про новичков выяснили. Только последние лет 20 я никогда не работал без трудового или какого другого договора, даже если в компании 1,5 землекопа. Себе дороже. Тут уж не до алгоритмов. Не до онбординга.