Что такое выход на новую работу? Постепенное погружение или прыжок в ледяную воду? Начало пути по прямой дороге или блуждание по лабиринту? В любом случае смена места работы психологами расценивается как стрессовая ситуация для человека, а адаптивный процесс непрост как для нового сотрудника, так и для коллектива, в который он попадает. В иностранных компаниях этот процесс, как правило, документированно оформленный и строго контролируемый, пытаются даже смягчить неформальными методами. Например, в некоторых фирмах новичка встречают цветами. А в крупных японских концернах нового сотрудника в первый день могут повести обедать в ресторан, как бы сразу принимая его в большую семью, образ которой лежит в основе японской корпоративной культуры.
Для российской действительности подобные элементы адаптации выглядели бы, скорее, как излишние изыски, уместность которых довольно-таки спорна. Однако это не означает, что в наших компаниях нового члена команды предоставляют самому себе, обрекая на самостоятельные военные действия с компьютером, интуитивный поиск источников информации и торжественное представление себя новым коллегам.
По сути, адаптация - это методика, основной задачей которой является эффективное вовлечение нового члена команды в процессы, происходящие в компании, и подготовка в срок лояльного сотрудника с акцентом на необходимых для успешной работы знаниях и навыках.
Реализация инструментов адаптации начинается еще на этапе отбора кандидатов. Большинство компаний стараются уделять этому этапу повышенное внимание, и еще во время интервью HR-специалисты стремятся определить, насколько быстро и успешно сможет тот или иной кандидат стать полноправным членом коллектива. Нередко именно на финальном интервью человека знакомят с принципами корпоративной культуры компании, ее ценностями и миссией. Это позволяет новому специалисту составить для себя хотя бы первое представление о том, в какую атмосферу он попадет в свой первый рабочий день.
Однако повышенного внимания к процедурам отбора персонала недостаточно для быстрого выведения сотрудника на необходимый уровень производительности труда. И как таковой процесс адаптации вступает в полную силу в первый день выхода нового сотрудника на работу. Первый день – несомненно, самый тяжелый, несмотря на то, что в профессиональном плане назвать его полноценным нельзя. Обычно этот день посвящен знакомству с другими сотрудниками, инфраструктурой фирмы, внутренним распорядком. Новичку показывают офисную технику, внутренние средства коммуникации (интернет, внутреннюю IT-сеть, телефонную сеть и т. п.), рассказывают о специфике работы подразделений.
Процесс знакомства с новыми коллегами зависит от масштабов компании и уровня позиции, на которую приходит сотрудник. Как правило, если речь идет о крупной компании, то познакомить с несколькими сотнями, а то и тысячами человек, разбросанными по разным офисам, невозможно по определению. В таких случаях нового специалиста знакомят с сотрудниками подразделения, в котором ему предстоит работать, а остальной персонал компании получает ознакомительное письмо с информацией о вновь прибывшем. В случае выхода на работу нового топ-менеджера, отдельное письмо о его назначении получают все руководители компании. Рядовые сотрудники, как правило, представляются только руководителям непосредственно своего отдела, личного же знакомства с генеральным руководством в большинстве компаний не происходит.
Специалисты в области кадрового консалтинга настоятельно рекомендуют внедрять в систему бизнес-процессов компании документально оформленную программу адаптации, в которой четко прописаны все этапы введения нового сотрудника в новую должность. При этом не менее важным моментом, чем разработка такой программы, оказывается и контроль над ее эффективной реализаций. И HR-департаменты некоторых компаний уже пошли по пути внедрения адаптивных программ как части работы с персоналом.
«У нас существует письменно оформленный документ, который, по сути, является программой адаптации новых сотрудников в компании», - рассказывает Михаил Павлов, директор по персоналу «Евразбанка». По его словам, первый этап программы включает в себя знакомство с положением о персонале, беседу с одним из HR-специалистов и назначение куратора для нового сотрудника. Как правило, куратором становится руководитель подразделения или рабочей группы, в которых предстоит работать новичку. При этом назначение куратора оформляется в форме письменного распоряжения. Куратор пишет для нового сотрудника план по вопросам, необходимым для изучения в определенные сроки, и ставит проектные задачи (как правило, около 20). «По прошествии установленного времени, - продолжает Михаил Павлов, - выставляются оценки по каждой задаче. Оценки проставляет руководитель структурного подразделения и наше управление, которое оценивает не только и не столько профессионализм человека, сколько его личные качества, способность к адаптации, лидерский потенциал. После этого мы собираемся вместе и выносим общее заключение».
Внедрение регламента по адаптации новых сотрудников в консалтинговой компании БДО Юникон, по словам Марины Малыхиной, заместителя генерального директора по персоналу, позволило каждой службе компании четко представить для себя, как на каком этапе она должна участвовать в адаптации сотрудника, чтобы он чувствовал себя комфортно. «Регламент представляет собой письменный документ, в котором прописаны все моменты адаптации от встречи нового сотрудника до организации его рабочего места, - рассказывает г-жа Малыхина. - Был момент, когда люди выходили на работу и еще три дня организовывали свое рабочее место. Из-за этого приходилось держать административный персонал, который за это отвечал, а регламент позволил даже сократить административного менеджера, который уже просто стал лишним звеном». Новым сотрудникам вручается комплект документов со всей необходимой информацией о компании, ее внутренних процессах, стандартах одежды и коммуникации. Когда сотрудник приходит в подразделение, к нему прикрепляют специалиста. «Пока формально система коучинга у нас не прописана, - отмечает Марина Малыхина, - но как таковая система наставничества уже работает. Кроме того, мы внедрили систему оценки персонала, и по нашему регламенту, когда человек проходит испытательный срок (3 месяца), руководитель подразделения обязательно с ним встречается и ставит ему задачи на следующий год, формализуя их в оценочной форме». Контроль над реализацией этой программы адаптации полностью лежит на HR-службе.
Процедура прикрепления к новичку куратора является довольно распространенной практикой. Причем в некоторых компаниях есть определенная категория сотрудников, которые становятся такими бизнес-наставниками. «Адаптацией сотрудника занимается специалист того подразделения, в которое назначен новичок, - говорит Константин Чубшев, заместитель директора по персоналу компании «Миэль». – И у нас есть определенное количество сотрудников в компании, которые помимо своей основной работы занимаются наставничеством». «Мы назначаем человеку профессионального куратора, это, как правило, - руководитель группы, куда направлен новый сотрудник, - поясняет Юлия Брусова, менеджер по подбору и адаптации персонала компании CBOSS. - И, кроме того, менеджер, который занимался этим человеком на этапе подбора, также продолжает курировать своего кандидата».
Для управленческих позиций процесс адаптации осуществляется несколько иначе. Вообще, по мнению HR-специалистов, само по себе понятие топ-менеджера подразумевает некую способность к более быстрой адаптации. Поэтому при появлении в компании нового руководителя не встает вопрос о кураторе, а контроль и оценка нового сотрудника осуществляется уже непосредственно высшим руководством организации. Знакомство топа с руководителями и генеральным директором осуществляется, как правило, при участии непосредственно HR-директора компании. «Ключевыми позициями я занимаюсь сама, - рассказывает Марина Малыхина о своей работе с топ-менеджерами, - я знакомлю новых сотрудников с руководителями и осуществляю контроль над их адаптацией. Кроме того, во внутренней сети у нас размещены фото всех руководителей с их бэкграундом и мини-интервью HR-специалиста компании с каждым вновь пришедшим топ-менеджером, из которого всем становится понятно, как человек видит себя в новой компании, и чего от него в ней ожидают».
По единогласному мнению HR-профессионалов, вновь пришедшего сотрудника ни в коем случае нельзя оставлять без поддержки и перегружать информацией. Что же касается тактики поведения персонала в отношении новичка, то в этом вопросе можно услышать несколько отличные мнения. «Я полагаю, что необходимо, чтобы коллектив был психологически открыт новому сотруднику, поскольку это позволит ему сразу почувствовать себя уверенно», - говорит Юлия Брусова. Однако, по словам Михаила Павлова, должен присутствовать элемент дистанции, и сначала каждый человек должен получить своего рода кредит доверия: «Излишняя близость с самого начала со стороны сотрудников – скорее, отрицательный момент. Соблюдение номинальной дистанции помогает понять, как быстро и легко адаптируется сотрудник в новом коллективе».
И вполне естественно, что в период адаптации новичку многое прощается. Это время отдано сотруднику на самореализацию в новой компании и новой команде, на приобретение необходимых навыков и завоевание уважения и признания. На определенные незнания, неумения, профессиональные промахи и не слишком высокие результаты работы, по мнению HR-специалистов, можно в первое время закрыть глаза. «Бывает, что в первые 2-3 месяца человек находится в своеобразном анабиозе, - говорит г-н Павлов, - а потом вдруг неожиданно «просыпается» и показывает совершенно потрясающие результаты». Эффективность работы в период работы зависит во многом от личных качеств человека, и, по словам специалистов по работе с персоналом, здесь трудно выявить какие бы то ни было закономерности. «На моей практике было, что люди первое время отставали процентов на 30 относительно других специалистов, - замечает Константин Чубшев. - Но были случаи, когда человек приходил и «с нуля» выдавал более высокий результат, чем сотрудники, которые давно работают в компании».
Как вести себя новому сотруднику в первые дни пребывания на новом месте работы? Существует несколько простых, но работающих практически в любом коллективе правил, которые помогают новичку не вызвать раздражения и завоевать расположение новых коллег. Профессионалы в области HR-менеджмента рекомендуют в первые дни не слишком напирать на свои таланты и не проявлять излишнюю инициативу. Гораздо важнее показать интерес к работе, внимательность, наблюдательность, желание и способность обучаться. Конечно, новые предложения от человека, который оценивает все совершенно свежим взглядом, могут оказаться бесценными и быть с энтузиазмом приняты, однако, прежде чем выкладывать свои взгляды на бизнес-процессы в компании, обратите внимание на внутренние и производственные взаимосвязи, на то, как сотрудники общаются между собой и каким именно образом выступают с инициативами. В самом начале очень важно попытаться понять неофициальные правила игры в компании. Уже в самое ближайшее время придется определять, кто является неформальным лидером, к кому следует обращаться за помощью при нестандартных ситуациях, от кого можно получить поддержку, а с кем не стоит слишком открываться. Однако в любом случае по отношению ко всем сотрудникам необходимо избегать любых проявлений панибратства и перехода не неформальные отношения с кем-либо из новых коллег.
Как уже отмечалось ранее, во время испытательного срока и даже сразу после его окончания от новичков не ожидают головокружительных успехов и относительно лояльно относятся к неизбежным ошибкам. Так что не стоит бесконечно оправдываться по поводу возникающих недочетов и впадать в панику, даже если в первый день вы назвали начальника не тем именем, вывели из строя одновременно ксерокс, факс и компьютер, а несчастный принтер заставили печатать тысячу страниц без перерыва…
Фото: pixabay
