Как компании пережить пандемию: 10 советов юриста

1. Проверьте содержание понятия форс-мажора в договорах

Коронавирус или меры, применяемые в связи с ним, не являются обстоятельствами форс-мажора, исключающими вашу ответственность за неисполнение внешнеэкономического или внутреннего контракта. Хотя существуют отдельные указы, в частности Указ Мэра Москвы № 20-УМ «О внесении изменений в Указ Мэра Москвы от 5 марта 2020 г. № 12-УМ», а также индивидуальные заключения Торгово-промышленной палаты РФ о применяемых государственных мерах в связи с коронавирусом как обстоятельствами форс-мажора в случаях поставки из КНР в РФ. Но пока нет правового основания, чтобы признать коронавирус или применяемые в связи с ним меры обстоятельствами форс-мажора.

Что можно сделать? Во-первых, проверьте действующие положения в договорах о форс-мажоре. В нашем законодательстве определены лишь признаки обстоятельства непреодолимой силы – чрезвычайность и непредотвратимость «при данных обстоятельствах» без перечисления конкретных обстоятельств. Даже если в договоре вы найдете условие о пандемии как обстоятельстве форс-мажора, которое возникло после заключения договора, и его невозможно было предусмотреть и предупредить, возникнет следующий вопрос – неужели коронавирус невозможно было предупредить и предусмотреть, анализируя опыт борьбы КНР с таким вирусом?

Во-вторых, вносите изменения в заключенные договоры и типовые формы договоров в понятие о форс-мажоре. При применении форс-мажора как основания освобождения от ответственности необходимо указать в договоре не только само основание в виде возникновения коронавируса как пандемии, но и положение о том, что сторона, для которой наступили обстоятельства, освобождающие от ответственности, обязана немедленно сообщить об этом другой стороне. Например, в течение трех дней должна быть предусмотрена обязанность оповещения другой стороны о наступлении форс-мажора, но лучше всего указать «немедленно». Это означает, что стороны сразу должны вступить в какие-то отношения и решить судьбу контракта.

2. Проверьте действие «Политики непрерывности бизнеса»

«Политика непрерывности бизнеса» – основной документ компании, который направлен на снижение влияния чрезвычайных ситуаций на работу компании в лице ее сотрудников, минимизацию влияния на исполнение обязательств перед контрагентами, сохранение стабильности и прибыльности операционной деятельности.

Для обеспечения непрерывности бизнеса компании и предоставления гарантий контрагентам важно активно использовать утвержденную внутренним приказом по компании «Политику непрерывности бизнеса» для мониторинга и анализа рисков, организации оценки критичности бизнес-процессов, минимизации ущерба от чрезвычайных ситуаций.

Подтверждением применения такой политики может быть, например, действующая система менеджмента информационной безопасности, сертифицированная по международному стандарту ISO ­­27001:2013. Это позволит доказать соответствие разработанной политики непрерывности бизнеса лучшим практикам в области непрерывности бизнеса, ее тестирование на регулярной основе.

3. Проверьте действие плана по кризис-менеджменту

Регулирование условий работы и исполнение обязанности работодателя по обеспечению гарантии безопасности условий труда выражается и в применяемых мерах, связанных различными путями развития ситуации коронавируса.

Если вы еще не успели разработать такой план по кризис-менеджменту, то сейчас самое время принять внутренний приказ, утверждающий меры по охране труда сотрудников и обеспечению их безопасности, инструменты профилактики коронавирусной инфекции в компании. Ведь основная ценность любой компании – это сотрудники, их здоровье и благополучие.

4. Проверьте заключение допсоглашений к трудовым договорам

Место работы является существенным условием трудового договора, поэтому при переводе на дистанционную работу необходимо издать приказ об изменении режима работы в компании и подписать с сотрудниками соответствующие дополнительные соглашения о дистанционной работе вне места нахождения работодателя.

При дистанционном характере работы взаимодействие с работником и работодателем осуществляется при помощи информационно-телекоммуникационных сетей и оборудования, находящегося в распоряжении сотрудника, поэтому не забудьте проверить наличие технической возможности у сотрудников работать дистанционно.

5. Проверьте подписи в актах о передаче ТМЦ

В продолжение предыдущего совета о дистанционной работе обратим внимание на порядок передачи товарно-материальных ценностей, представляющих собой ценный актив компании. Важно организовать четкий контроль движения товарно-материальных ценностей – здесь поможет составленная унифицированная форма учета товарно-материальных ценностей.

В целом это является хорошим поводом к проведению инвентаризации находящихся в компании товарно-материальных ценностей для определения их реального состояния и ценности.

6. Проверьте разрешения на работу иностранных сотрудников

Речь идет об особо ценных работниках – высококвалифицированных специалистах. Если вы понимаете, что у кого-то из сотрудников срок действия такого разрешения истекает, заблаговременно позаботьтесь о продлении такого разрешения на работу.

Иной риск – получение разрешения на работу для сотрудника, когда документы для получения такого разрешения находятся на рассмотрении в МВД России. Обращаем внимание на то, что в соответствии с Распоряжением Правительства от 16 марта 2020 г. № 635-р в целях обеспечения безопасности государства, защиты здоровья населения и нераспространения новой коронавирусной инфекции на территории Российской Федерации принято решение о временном ограничении въезда в Российскую Федерацию иностранных граждан и лиц без гражданства.

С 18 марта 2020 года МВД России обязано приостановить оформление и выдачу приглашений на въезд в Российскую Федерацию в целях обучения и осуществления трудовой деятельности иностранным гражданам и лицам без гражданства.

7. Проверьте приказ о запрете зарубежных командировок

Определение нового порядка осуществления зарубежных командировок внутренним приказом позволит каждому подразделению компании максимально эффективно в условиях коронавирусной инфекции выстраивать международное сотрудничество и реализовывать текущие проекты с учетом введенных ограничений.

Совершать частные поездки за рубеж во внерабочее время сотрудникам работодатель запретить не вправе – но может в соответствующем приказе рекомендовать не выезжать за рубеж с учетом применяемых мер по предупреждению коронавирусной инфекции.

8. Проверьте введение приказа по информации для посетителей

Мы понимаем, что в условиях коронавирусной пандемии каждая компания стремится сократить количество офлайн-встреч и совещаний. Однако полностью исключить проведение таких мероприятий невозможно, поэтому мы рекомендуем в локальном приказе предусмотреть основные обязанности посетителя в целях пресечения распространения коронавирусной инфекции на территории компании, в частности:

• Измерять температуру.
• Носить маску.
• Следовать правилам безопасности, в том числе определить запрещенные для входа места.
• Постоянно находиться в сопровождении сотрудника компании, который обеспечивает гостевой визит.
• Запретить фото- и видеосъемку для сохранения конфиденциальности.
• Определить телефоны для сообщения о происшествии.

9. Проверьте договор аренды на предмет уменьшения платы

В течение определенного промежутка времени лишь минимальное количество сотрудников компании будет использовать арендуемые площади. Коммунальные услуги и услуги клининга будут оплачиваться в меньшем объеме. Проверьте критерии, установленные в договоре для увеличения или уменьшения размера арендной платы.

В частности, когда арендодатель переходит на упрощенную систему налогообложения, судебная практика подтверждает возможность уменьшения размера арендной платы по инициативе арендатора. В данном случае арендодатель не будет уплачивать НДС при применении упрощенной системы налогообложения, соответственно, будет меньше финансовых затрат.

10. Проверьте рассылку памятки о непрерывности бизнеса контрагентам

Опишите, прежде всего, в памятке для контрагента основные элементы применяемой в компании «Политики непрерывности бизнеса», позволяющей продолжать экономическую деятельность компании. Будьте готовы по запросу предоставить полную версию документа, а также перевод на английский язык данной политики и приказ, вводящий ее в действие.

Безусловно, важным для контрагентов является уведомление о том, что вы следите за указаниями местных властей в городах присутствия вашей компании и соблюдаете все необходимые требования для предотвращения распространения вируса.

****

Если вы не увидели ответ на интересующий вас вопрос – спросите в комментариях.