Удаленный и гибридный форматы работы все чаще заменяют традиционный офисный. Но это приводит к своим особенностям и казусам в коммуникациях.
Редакция Executive.ru попросила руководителей поделиться самыми раздражающими привычками сотрудников, которые работают удаленно. Вот девять пунктов, которые стоит убрать из вашей практики, если вы не хотите бесить коллег.
1. Делать личные дела в рабочее время
Виолетта Апетьян, CMO & COO компании «Базар»
Очень некрасиво – когда человек в течение рабочего дня находит время для личных дел и открыто об этом говорит. Даже работая в офисе, мы знаем, что невозможно потратить на работу все восемь часов. Мы все равно открываем маркетплейсы, магазин одежды, начинаем что-то смотреть и искать. Но никогда человек не подходит к своему руководителю или коллеге и не говорит: «А ты знаешь, я только что час выбирал себе новую кофеварку». Это делается довольно тихо и незаметно.
Но когда человек работает удаленно, он почему-то считает абсолютно нормальным сказать: «Я не могу прийти к тебе на созвон в 13 часов, потому что я пойду в тренажерный зал». И это я воспринимаю как большую наглость, потому что есть работа, рабочие процессы, рабочий день. Да, мы работаем удаленно, но это не значит, что человек может ставить домашние дела в приоритет над работой.
Елена Уварова, собственник агентства HRBusiness
Я сталкивалась с ситуациями, когда сотрудники затягивают сроки. Бывает, задача, которая занимает 30 минут, растягивается на три часа. Продуктивность низкая, страдает вся команда. Даже установление четких дедлайнов не всегда помогает: люди находят оправдания. Долго с такими сотрудниками никто не работает.
Я считаю, это одна из основных проблем удаленного формата. Многие фрилансеры не могут или не хотят работать в офисе, поэтому параллельно с работой решают свои личные вопросы. Я считаю, что даже в таких случаях рабочее время необходимо компенсировать. Работу нужно выполнять в полном объеме, будь то утром, вечером или в другое время. Дедлайны необходимо соблюдать независимо от наличия личных дел. Если они есть, нужно выполнить работу заранее или найти другой способ, чтобы не подводить команду.
2. Выдергивать из процесса офисных сотрудников по мелочам
Татьяна Федорова, владелец частного центра занятости «ДФ Инжиниринг»
Некоторые сотрудники на удаленке считают нормальным позвонить коллегам с просьбами: «Переложи файлы», «Отсканируй документы», «Прими сообщение», «Прибери». Возможно, это не сложная работа, но очень раздражает, когда тебя выдергивают из твоего процесса и просят включиться в другой.
3. Асинхронный режим работы
Марина Ускова, руководитель отдела развития компании «Кадрофф»
В нашей компании все отделы кроме маркетинга и IT работают в офисе по графику 5/2 с 9:00 до 18:00. И все задачи мы привыкли решать только в это время. Но наши маркетологи, видимо, не поддерживают эту идею и отправляют важные вопросы на обсуждение или согласование в нерабочее время. Сотрудники офиса, конечно, ничего не имеют против работы раньше 9 и позже 6, особенно если она не касается их. Но когда к тебе на телефон приходит уведомление с вопросом, который требует твоего включения, очень сложно абстрагироваться от работы и не отвечать. Особенно, когда постоянно видишь это непрочитанное висящее сообщение с вопросом. Поэтому практический все наши офисные работники хотя бы раз просили удаленщика делать отложенную отправку сообщений на время рабочего дня.
В целом, мы считаем, что коллеги, работающие удаленно, должны стараться подстраиваться под режим тех, кто в офисе. Для этого, если есть такая возможность, будущим удаленщикам стоит некоторое время походить в офис, чтобы понять механику работы в коллективе. Тогда будущее дистанционное взаимодействие становится более продуктивным и комфортным для обеих сторон.
Елена Уварова, собственник агентства HRBusiness
Одной из наиболее острых проблем является недоступность сотрудника. Вне зависимости от формата работы, специалист должен быть на месте в рабочие часы. Даже если это гибкий график работы, компания должна понимать, чем занят сотрудник. У меня так в команде: сотрудники сообщают о местонахождении и действиях. Например, отпрашиваются, если нужно уехать. И речь не о тотальном контроле. Доверие тоже должно присутствовать.
Не стоит воспринимать удаленную работу, как нечто особенное. Те же обязанности и та же зона ответственности, что и в офисе. Просто работаете в удобном для себя пространстве. Но это не значит, что можно делать все, что захочется. Есть рабочее время, на которое рассчитывает работодатель.
4. Отложенная реакция на сообщения
Константин Митин, управляющий партнер «ИТ-координата»
Основной способ коммуникации у удаленщиков — переписка в трекер-системах или в мессенджерах. И часто бывает, что один сотрудник посылает другому сообщение, видит отметку «прочитано», а ответа не получает. Начинаются волнения: «А вдруг я что-то не так написал? А вдруг вообще обидел? Почему мне не отвечают?». А его собеседник в этот момент на совещании, быстро открыл сообщение и тут же закрыл, потому что решил ответить позже. Эта практика осложняет коммуникацию: один сотрудник себя накручивает, второй отвлекся от дела.
Вопрос здесь — в создании культуры общения в мессенджерах, в рабочей переписке. Если вы увидели сообщение, напишите: «Секунду» или «Я вернусь». А еще лучше — не читайте до тех пор, пока не можете уделить этому достаточно времени.
Яна Воронина, CBDO коммуникационного агентства «Дела PR»
Главная проблема удаленной работы — непрозрачность рабочих процессов. Простое правило «держать коллег в курсе» помогает избежать недопонимания и ускоряет процессы.
Другая сложность — затянутые обсуждения. В офисе идея может родиться в коридоре или за кофе. В онлайне — сначала надо всех собрать, потом вводные, раскачка, и вот уже потеряно полчаса. Даже при хорошей коммуникации работу тормозит отложенная реакция. Многие читают сообщение, думают: «Окей, разберусь позже» — и пропадают. В офисе можно просто подойти и уточнить, а на удаленке человек остается в подвешенном состоянии. Достаточно короткого «вижу, отвечу к вечеру», чтобы избежать стресса и потери времени.
Марина Ускова, руководитель отдела развития компании «Кадрофф»
Самое банальное, что раздражает в работе коллеги на удаленке – это скорость и сложность получения ответов. Бывает, появляются вопросы, которые нужно решить здесь и сейчас, а человек просто не отвечает, не слышит звонок или не видит сообщение.
Однажды был случай, когда наш маркетолог пропал на два часа, а вопрос был срочный. Он не отвечал по телефону, не читал сообщений в мессенджерах и почте. Мы все уже начали возмущаться, почему он не на работе! Но все оказалось гораздо проще. Маркетолог увлекся выполнением одной задачи. Его телефон стоял на беззвучном режиме, а уведомления были отключены.
Мы все были возмущены такому отношению к рабочим звонкам и письмам. Впредь мы сошлись на том, что, несмотря на задачи, коллега будет проверять чаты и почту каждые полчаса, чтобы не упустить важных сообщений.
5. Оставлять только один канал для связи
Галина Филиппова, руководитель PR направления в технологическом digital-агентстве Magnetto.pro
Одной из вещей, которые мне не нравятся, является отсутствие гибкости в коммуникации. Например, бывают случаи, когда срочно требуется получить информацию или комментарий для принятия решения, и ты не можешь просто подойти к коллеге в офисе. Я сталкивалась с ситуацией, когда мне срочно понадобился ответ от одного из коллег. Я написала ему сообщение, но он не отвечал. В итоге я решила позвонить через Telegram — наш основной мессенджер для связи, но у него был заблокирован прием звонков. В карточке сотрудника не было указано его телефона, а сам он не посещает офис. Пришлось обращаться к другим коллегам, чтобы кто-то смог его достать.
В таких ситуациях важно иметь несколько альтернативных способов связи. Я бы рекомендовала всем устанавливать доступные каналы для экстренной коммуникации. Успешная работа на удаленке требует от всех участников команды большей ответственности и внимательности к коммуникационным процессам.
6. Игнорировать технические и организационные моменты
Виолетта Апетьян, CMO & COO компании «Базар»
Ситуация, с которой я столкнулась на удаленной работе — это неработающий интернет. Когда ты работаешь с человеком-удаленщиком уже не первый месяц, а он постоянно опаздывает на созвоны, не может подключиться, не может включить камеру – это очень раздражает. Для онлайн-работы возможность выйти на созвоны со стабильным интернетом, с работающим микрофоном и выключателем — это базовые вещи.
Если я работаю из офиса, и у меня по какой-то причине не подключилась камера к рабочему компьютеру, это проблема работодателя. Но если я работаю удаленно из дома, то я обязана обеспечить стабильную связь и стабильно работающую периферию.
Альбина Хаерзаманова, руководитель группы интернет-маркетинга и аналитики ICL Services
Не стоит вести диалог в шумном общественном месте. Иногда коллеги подключаются к звонку, где на фоне звучат «веселые нотки»: шум машин, громкие диалоги других людей, телевизор и не только. Просто хочется сосредоточиться на том, что вещает говорящий, а не пытаться выцепить нужные слова из шумного потока звуков. Давайте будем заботиться друг о друге!
Татьяна Федорова, владелец частного центра занятости «ДФ Инжиниринг»
Неприятно, когда человек заходит на утренний созвон без подготовки: доедая завтрак и допивая кофе, не ознакомившись с документами, не понимая, куда он попал и о чем вообще разговор. Приходится тратить время на то, чтобы включить его в общую работу.
Тимур Меджидов, руководитель отдела спецпроектов ТАСС
Скажу честно: меня злит, когда во время речи сотрудника на фоне слышны посторонние звуки — гул метро, шум от соседской дрели или, не дай Бог, чавканье. Понятно, что в жизни может случиться всякое, однако, если такое аудиальное сопровождение присутствует постоянно — это выводит из себя или и вовсе заканчивается срывом встречи. Я не требую от коллег включать камеры, но настаиваю на обеспечении адекватного соединения с сетью и соблюдения базовых этических норм. Потому что здесь речь идет и о внутренней дисциплине, и об уважении к коллективу.
У меня самого был случай, за который до сих пор жутко неловко. Однажды мне пришлось срочно уехать на похороны бабушки, поэтому в течение недели я работал дистанционно. Хоть у меня была отдельная комната, по местным традициям все поминальные мероприятия проходили прямо в квартире усопшей. И если сперва все шло нормально, то в один день из гостиной начали доноситься отчетливые звуки молитвы на арабском языке — прямо во время неотложного группового звонка с командой.
Я выступал модератором встречи, поэтому изо всех сил пытался говорить громче и заглушать такой нестандартный аккомпанемент. Однако подозреваю, что коллеги все же слышали доносящиеся песнопения: пришлось максимально быстро пройтись по повестке и в основном фиксировать все в чатах. Вряд ли в моей жизни был более колоритный разговор по видеосвязи!
Да и родственники вплоть до сегодняшнего дня подтрунивают и спрашивают, получается ли у меня сосредоточиться на работе, если на фоне никто не читает молитву.
7. Не включать камеру
Константин Митин, управляющий партнер «ИТ-координата»
Когда сотрудники, работающие удаленно, не включают на онлайн-совещаниях камеру, это очень сокращает объем информации, получаемый при общении. При визуальном контакте, очно или через камеру, мы можем воспринимать невербальные посылы собеседника: его поведение, хмурится он или улыбается, насколько он эмоционален, в каком положении его тело, руки.
Когда слышишь только голос, ты ограничен в инструментарии для взаимодействия. Конечно, можно сказать, что коммуникация без камеры исключает манипуляции. Но я бы сравнил ее скорее с попыткой вслепую, наощупь найти в сумке нужный инструмент. Если бы глаза были открыты, он сразу бы нашелся.
То же самое и здесь: невербальные сигналы нужны для того, чтобы выстроить коммуникацию по определенной логике. Если видишь, что человек раздражен, можно скорректировать поведение, чтобы не усугубить ситуацию. Если понятно, что он, наоборот, весел — можно с ним пошутить, пообщаться в более расслабленном тоне.
Поэтому камеру на созвонах обязательно надо включать: это инструмент, улучшающий коммуникацию.
Татьяна Федорова, владелец частного центра занятости «ДФ Инжиниринг»
Раздражает, когда сотрудники считают допустимым не включать свое видео, не работать с наушниками и микрофоном, оправдываясь плохой связью. Но при удаленной работе интернет — это твой хлеб. Нужно найти место с хорошей сетью, настроить аппаратуру, необходимую для качественной работы, и самому выглядеть соответствующе. Не должно быть такого: я сегодня не прибрался, не оделся, у меня что-то произошло и т.д.
При работе в команде требуется наблюдать реакцию собеседников, видеть их глаза и включенность в процесс, а не разговаривать с пустыми экранами. Одно дело, если у сотрудника иногда пропадает интернет, это бывает, но, если такое происходит постоянно, удаленная работа — не его вариант.
8. Не отключать микрофон, когда закончили говорить
Валерия Тараканова, руководитель проекта CPO в «БизнесПрофи», эксперт Executive.ru
Почему, когда я показываю таблицу на экране, кто-то говорит, что не видит цифры, и все ждут, пока он расчехлит ноутбук и переподключится? Если вы знаете, что будет созвон и не один в течение дня, то нужно подготовиться – подумать о фоне, звуках и необходимом формате видео.
Почему коллеги игнорируют кнопку, которая отключает звук? Мы все вынуждены слушать эхо или посторонние звуки из его квартиры. Когда у меня была такая проблема, я купила микрофон и скачала ПО, устраняющее такие сложности. Потратила немного времени и разобралась в настройках. Так же, как при работе в офисе, нас всех знакомят с правилами внутреннего распорядка и стандартах общения, принятых в компании.
Уважение к коллегам — это не только вежливость, субординация и сдача дел в срок, но и умение пользоваться инструментами для ВКС.
9. Исчезать: неожиданно отменять звонки или, наоборот, назначать
Альбина Хаерзаманова, руководитель группы интернет-маркетинга и аналитики ICL Services
Раздражают «мастера исчезновения», которые не приходят на звонок без предупреждения. Представьте ситуацию: ваш коллега принимает приглашение на созвон. Для вас это сигнал начать готовиться к звонку. Очень рассчитываешь, что обсудишь важные вопросы, которые позволят сдвинуться задаче с места. Вот срок подходит, а человека нет, он испарился в киберпространстве. Не предупредил, не извинился. А осадок-то остался.
Конечно же, не берем в расчет форс-мажоры: вас украли инопланетяне, вы уплыли по реке Стикс. А в других случаях предупредите, пожалуйста.
Или, наоборот, «как снег на голову» – неожиданно звонит через корпоративную видеоконференцсвязь без предупреждения. Мастера внезапных ВКС-вторжений, которые разрушают ход вашего тщательно спланированного рабочего дня. Хотя, конечно, если горит дедлайн — то здесь это святое дело.
Татьяна Федорова, владелец частного центра занятости «ДФ Инжиниринг»
Сильно сбивает с настроя, если мы неожиданно назначаем внеплановый созвон, а человек в рабочее время не появился онлайн, не подключился к встрече и не выходит на связь. Если появились какие-то планы, изменения в графике — предупреди команду.
Прослушивание записей совещаний дает намного худший результат, чем личное присутствие: неизвестно, включился ли сотрудник в ситуацию, как понял обсуждаемые вопросы. Отсутствие быстрой обратной связи с подтверждением принятия задачи замедляет рабочие процессы.
А какие привычки коллег на удаленке раздражают вас? Напишите в комментариях!
Материал подготовлен с помощью сервиса «Лига экспертов» Executive.ru.
Вы тоже можете оставить комментарии на запросы редакции:
Читайте также:
Татьяна, и все любящие видеть взгляд собеседника,
желаю высказать собственную позицию: грешна, никогда не включаю камеру, работаю всегда с первыми лицами или собственниками. обычно никого не удручает невозможность рассмотреть мои поведенческие реакции при разговоре.
единственный клиент, которого раздражала данная черта обладал следующими качествами:
* не умел слышать никого кроме себя;
* манипулировал скрыто и открыто окружающими;
* внимательно слушал, что ему говорят сотрудники и прочие advisers, и всегда делал только по-своему;
* работал с серыми схемами;
* втягивал в эти схемы своих сотрудников (брал на них кредиты, например);
* заруинил бренд, который много лет создавали его родители;
* считал, что все процессы кроме маркетинга в бизнесе второстепенные, а сотрудники, которые создают внутренний продукт -дармоеды;
* спокойно относился к постоянной текучке и потере даже самых лояльных сотрудников;
* считал окружающих просто ресурсом на пути к цели;
* довел бизнес своих родителей до операционного банкротства.
если что-то раздражает во взаимодействии с другими людьми, возможно, это повод проработать в себе "точку раздражения".
если что - я в себе проработала огромное количество разных историй, в том числе через осознанное взаимодействие в течение 4 лет с вышеупомянутым клиентом. и периодически продолжаю прорабатывать: вот возмутило меня такое отношение к тем, кто камерой предпочитает на online встречах не пользоваться - прорабатываю)))
Очень верно! Я, кстати, совершенно спокойно отношусь включена камера, или нет. В пальто собеседник, или в шортах. Лишь бы без дела не дёргал.
ннн-не понял. А как это, можно поподробнее?
Я тоже сторонник функционального подхода - человек выполняет свою функцию за деньги - не нужно требовать лишнего.
Но есть несколько "но" - животная часть психики требует демонстрации лояльности от нижестоящего - это как бы внутренне "приятно". А в четком функциональном подходе такого не возникает и от этого "пресно и механистично". Так вот часть людей не может посчитать КПИ, эффективность, доход, а определить "приятно" "пресно" могут и они будут выдавливать из отношений функциональных сотрудников этическими придирками.
Касаемо одежды, чем заняты и тд - это публично демонстрируемые ценностные категории. Люди с кардинально разными ценностями вместе работать без угрозы из вне не могут. Поэтому вне режима выживания это важно. То есть когда доход перевалил зону "безопасности" только это и является важным. Когда денег станет достаточно - работать с "ценностно чуждыми людьми" очень сложно - это делается через силу (мобилизуя себя). Или когда люди близки "по духу" можно даже работать без денег по взаимно интересным проектам. Так что это Важно.
Олег, не поняла, что именно не понятно)) вы в ЛС подробно про "можно подробнее" напишите, пожалуйста. благодарю, что заметили мой комментарий.
кстати, так то интересно было узнать что и кого раздражает при работе с уделенщиками. обязательно включу теперь этот вопрос в Клиентский бриф.
Как это можно прорабатывать? И вообще интересно, что скрывается за этим словом в данном контексте.
Тоже интересно стало) Только я не поняла что именно проработать) и с кем)