Типичный рабочий день менеджера любого уровня – это постоянные деловые встречи и совещания, как лично, так и онлайн. Однако многие партнеры и коллеги часто жалуются на нехватку времени заняться своей работой из-за постоянных собраний. У многих руководителей на совещания уходит порядка 50% рабочего времени. Никто не ставит под сомнение важность деловых коммуникаций, вот только вместо запланированного стандартного одного часа такие встречи часто затягиваются, и могут длиться по 2-4 часа. Почему так происходит?
Эффективное совещание требует максимальной результативности
Для меня первостепенное значение имеет синергия командных усилий, чтобы участники не потеряли мотивацию к совместной работе, что может привести к несостоявшейся встрече и к очередному перерасходу рабочего времени.
Разберем пример одной организованной встречи в компании «Студия «Волга-фильм». PR-менеджер назначила собрание для обсуждения нового дизайна приложения с 11 до 12 часов. Предварительно она отправила всем участникам совещания памятку под названием «Дизайн-приложение» через Google-календарь. Когда все участники собрались в конференц-зале, на часах было уже 11:15. PR-менеджер начала показывать первый слайд на своем ноутбуке, однако остальным участникам это не понравилось, и следующие 10 минут они делились ссылкой на прототип. Наконец, все смогли открыть дизайн на своих устройствах и стали давать комментарии, перескакивая с одной страницы презентации на другую. Менеджер попросила синхронизировать страницы обсуждения последовательно. Однако время планирования уже закончилось, и команда была разочарована в том, что потратила больше часа, но не добилась ожидаемого результата. Приняли решение больше не встречаться лично и договорились прокомментировать дизайн приложения онлайн. Это также стало головной болью – как прийти к общему решению, когда все расходятся во мнениях?
С одной стороны, это типичная ситуация, с другой стороны, все ошибки многократно описаны в различных профессиональных книгах и статьях по тайм-менеджменту. Моментально изменить ситуацию невозможно, однако решить эту проблему просто необходимо. И такой сумбурный подход к совещаниям наблюдается во многих компаниях. Поэтому я создала собственные правила по эффективному проведению деловых встреч с коллегами и клиентами.
«Манифест встреч»
Правила включают в себя последовательность действий, которые позволяют максимально эффективно и продуктивно проводить деловые встречи.
- Подготовка к совещанию. Следует разослать всем приглашение с конкретной темой встречи и составить повестку с перечнем вопросов, которые будут рассмотрены в рамках встречи, и тайминг на каждый вопрос. Таким образом, участники сэкономят до 10 минут на знакомство с регламентом, а качество обсуждения повысится.
- Определение количества участников. Чем больше участников, тем больше времени может занять встреча. Необходимо определиться, кому именно необходимо присутствовать на протяжении всего совещания. Некоторых коллег можно пригласить только на то время, когда будут обсуждаться профильные вопросы, и сразу отпустить после. Таким образом, можно сократить состав и сэкономить до 15-20 минут совещательного времени.
- Контроль соблюдения регламента. Ответственный за организацию менеджер должен напоминать о превышении тайминга. Необходимо строго следить за тем, чтобы высказались все присутствующие – иначе, зачем они здесь? Так можно сэкономить больше 30 минут.
- Придерживаться основной темы повестки. Большая часть времени уходит на само обсуждение данной повестки. Здесь фасилитатору придется следить, чтобы дискуссия не переключалась на смежные вопросы и оставалась строго в рамках повестки.
- Протокол совещания. Обсуждение необходимо зафиксировать и разослать всем участникам. Этот протокол послужит основой повестки нового совещания. Если протокола нет, значит, совещание прошло впустую, поскольку за ним не последует никаких дальнейших конкретных действий.
- Пространство для встреч без гаджетов. Предложите участникам убрать свои гаджеты, чтобы не отвлекаться и акцентировать свое внимание на обсуждении важных вопросов в рамках встречи.
Благодаря этому манифесту у нас получилось систематизировать и обобщить все основные моменты по проведению эффективных встреч. Под каждый девиз создали плакат с иконками и вывесили его на стену в конференц-зале.
Первая неделя показала, что все старались следовать согласованному руководству, в последующие недели мы заметили, что система стабилизировалась без присмотра. Всем понравилось быть в роли блюстителей правил. Разработанный манифест сыграл важную роль в развитии бизнеса, выстраивании эффективных коммуникаций со СМИ, партнерами и коллегами внутри компании.
Пошаговый алгоритм для манифеста встреч
- Указать детали собрания: повестку дня, цели, место и время. Используйте Google-календарь, чтобы собрать в одном документе всю необходимую информацию для удобства.
- Сделать последующие действия. Ответственный менеджер во время каждой встречи должен замечать важную информацию, записывать ее и отправлять по электронной почте всей команде на утверждение. Этот человек также ведет собрание и следит за таймингом.
- Спланировать небольшой перерыв между встречами. Паузы нужны для подготовки и отдыха.
- Начинать встречи вовремя, не опаздывать. Если вы не подготовились, сообщите об этом не позднее, чем за 3 часа.
- Предвидеть последствия. Если вы понимаете, что проекту нужна цепочка встреч, заранее назначьте все из них. Забронируйте время проведения заранее.
- Вкратце ознакомиться с вопросами встречи. Предоставьте и запросите информацию для встречи заранее и подготовьтесь, не начинайте изучать вопросы во время мероприятия.
- Игнорировать гаджеты. Если это не вопрос жизни и смерти, избегайте использования смартфонов и ноутбуков. Они быстро крадут ваше время, внимание и концентрацию.
- Практиковать тайм-менеджмент. 60-минутная встреча – это не панацея, попробуйте прикинуть, сколько времени займет достижение цели. Это может быть и 15, и 45, и даже 90 минут.
- Начать светскую беседу. Растопите лед, поделившись пятиминутными новостями и эмоциями, даже если они не связаны с темой.
- Определить роли. Каждый должен знать свою роль на собрании, что он должен совершить, и какой результат ожидается.
Эти простые правила позволят сэкономить 1,5-2 часа. Самое сложное для руководителя, ведущего совещание – быть вовлеченным в тему и принимать управленческие решения в ходе обсуждения.
Каких правил придерживаетесь вы, чтобы встречи проходили эффективно? Поделитесь своим опытом в комментариях.
Также читайте:
У нас этим занимаются отдельный человек, обычный специалист (можно сказать, что ассистент). Но он ассистент не на всех совещаниях, а только на тех, которые касаются его отдела. Соответственно, по темам других отделов будут другие специалисты, которые будут записывать и составлять протокол по итогу.
Вот это всё - очень странный подход. На мой взгляд - крайне неэффективный. Называется "я начальник - ты дурак" или "мы подумали - и я решил". Смысл проводить совещание, если решение уже принято? Если руководитель уже принял решение - зачем ему согласие подчиненных, если он их мнение ни в грош не ставит? Чтобы типа поиграть в демократию? Но зачем? Ведь это бессмысленная трата времени, причем не только своего, но и подчиненных, что напрямую невыгодно компании с точки зрения расходования рабочего времени.
Любовь, спасибо за комментарий. Возьму себе на заметку.
Алексей, спасибо за ваши комментарии. Обязательно буду использовать в своей работе!
«Если бы вам нужно было одним словом определить причину, по которой человеческая раса не достигла и никогда не достигнет своего полного потенциала, этим словом было бы «совещание». Д. Барри, американский юморист)
А как насчет "прозаседавшихся"?
Чуть ночь превратится в рассвет,
вижу каждый день я:
кто в глав,
кто в ком,
кто в полит,
кто в просвет,
расходится народ в учрежденья.
Обдают дождем дела бумажные,
чуть войдешь в здание:
отобрав с полсотни —
самые важные! —
служащие расходятся на заседания.
В СССР, по-моему, еще больше было совещаний.)
Классификация и общие требования к совещаниям, из собственного опыта:
1. Совещание по рабочим вопросам, таких бывает около 80% от всего количества совещаний, Норматив до 15 минут, на таких обычно ставятся задачи и принимается выполнение задач, ведение протокола обязательно, выступление на совещании строго в рамках протокола.
2. Обсуждение проблемы (нестандартная ситуация, нет алгоритма), норматив 30 минут, выступления от младшего к старшему по должности. Решение по итогам совещания в виде приказа, распоряжения, положения (такие совещания обычно корректируют правила работы процесса, отдела, компании), или дополнительное совещание и по прежнему норматив 30 минут. Таких, в среднем, 15-19% от общего количества совещаний
3. Планы/Отчеты (утверждение планов, отчеты по выполнению планов) норматив 1 час, предварительная рассылка плана/отчета, На совещании обсуждаются только вопросы, которые возникли по отчету/плану (сам отчет/план не докладывается в рамках совещания). Итоговый документ совещания: утверждение или не утверждение плана/отчета, с комментариями. По доле, в среднем, 4-5% от общего количества совещаний.
4. Стратегические сессии 3-4 часа. при формулировке миссий, стратегий и прочих видений будущего, опиратся только на факты, постараться избегать субективных мнений. Тема должна быть известна сотрудникам за несколько недель до начала. Участники должны сделать домашнее задание к такой сессии. Для проведения самой сессии, лучше нанять фасилитатора со стороны. Идеальный день, для такой сессии, после выходных. Итоговый документ - формализованная стратегия и/или мисссия или их корректировка. Обычно 0,1-1% от общего количества совещаний.
Да, такое вполне допустимо. Без иронии. Объявить решение - тоже совещание. Проверка на прочность некоторых специалистов. Убрать сомнения. Очень хороший пример, когда в фильме "Ликвидация" Гоцман предалает Жукову освободить бандитов. Там тоже не предполагадось обсуждения.
По подготовке совещания - согласен однозначно, Гугл или не Гугл - тут каждому виднее - но время, место, тема, цель, повестка и методические материалы должны быть представлены заранее.
Эффективное количество участников, на мой взгляд - от 3 до 7 человек. Большее количество превращает совещание в публичное выступление.
Согласен с необходимостью вести протокол. При эторм, обязательно должен быть тот кто ведет содержательную работу по протоколу. Очень непросто управлять совещанием и одновременно фиксировать ключевые пункты по повестке.
Очень здравая мысль высказана в ходе обсуждения - у организатора совещания должен быть наготове целевой вариант решений. Некоторые даже проект протокола заранее делают. А иначе есть риск что совещание зайдет куда то не туда...
Я так понял, что Вы на это среагировали?
По-разному было. Маяковский писал о чиновниках ("служащие расходятся на заседания"), об исполнительной власти. Этого на госслужбе в органах исполнительной власти и сейчас полно. Особенно на местном уровне, чуть лучше на региональном. А на производстве всё было примерно также, как и сейчас.
Самое большое количество совещаний с моей точки зрения в банках. Там решения принимаются всегда коллективно. Писал уже об этом. Огромное количество всякого рода комитетов, комитеты ссылаются на комиссии, комиссии создаются для каждого этапа или уровня принятия решения. Зато никогда не придерёшься - комиссия решила, комитет постановил...