Типичный рабочий день менеджера любого уровня – это постоянные деловые встречи и совещания, как лично, так и онлайн. Однако многие партнеры и коллеги часто жалуются на нехватку времени заняться своей работой из-за постоянных собраний. У многих руководителей на совещания уходит порядка 50% рабочего времени. Никто не ставит под сомнение важность деловых коммуникаций, вот только вместо запланированного стандартного одного часа такие встречи часто затягиваются, и могут длиться по 2-4 часа. Почему так происходит?
Эффективное совещание требует максимальной результативности
Для меня первостепенное значение имеет синергия командных усилий, чтобы участники не потеряли мотивацию к совместной работе, что может привести к несостоявшейся встрече и к очередному перерасходу рабочего времени.
Разберем пример одной организованной встречи в компании «Студия «Волга-фильм». PR-менеджер назначила собрание для обсуждения нового дизайна приложения с 11 до 12 часов. Предварительно она отправила всем участникам совещания памятку под названием «Дизайн-приложение» через Google-календарь. Когда все участники собрались в конференц-зале, на часах было уже 11:15. PR-менеджер начала показывать первый слайд на своем ноутбуке, однако остальным участникам это не понравилось, и следующие 10 минут они делились ссылкой на прототип. Наконец, все смогли открыть дизайн на своих устройствах и стали давать комментарии, перескакивая с одной страницы презентации на другую. Менеджер попросила синхронизировать страницы обсуждения последовательно. Однако время планирования уже закончилось, и команда была разочарована в том, что потратила больше часа, но не добилась ожидаемого результата. Приняли решение больше не встречаться лично и договорились прокомментировать дизайн приложения онлайн. Это также стало головной болью – как прийти к общему решению, когда все расходятся во мнениях?
С одной стороны, это типичная ситуация, с другой стороны, все ошибки многократно описаны в различных профессиональных книгах и статьях по тайм-менеджменту. Моментально изменить ситуацию невозможно, однако решить эту проблему просто необходимо. И такой сумбурный подход к совещаниям наблюдается во многих компаниях. Поэтому я создала собственные правила по эффективному проведению деловых встреч с коллегами и клиентами.
«Манифест встреч»
Правила включают в себя последовательность действий, которые позволяют максимально эффективно и продуктивно проводить деловые встречи.
- Подготовка к совещанию. Следует разослать всем приглашение с конкретной темой встречи и составить повестку с перечнем вопросов, которые будут рассмотрены в рамках встречи, и тайминг на каждый вопрос. Таким образом, участники сэкономят до 10 минут на знакомство с регламентом, а качество обсуждения повысится.
- Определение количества участников. Чем больше участников, тем больше времени может занять встреча. Необходимо определиться, кому именно необходимо присутствовать на протяжении всего совещания. Некоторых коллег можно пригласить только на то время, когда будут обсуждаться профильные вопросы, и сразу отпустить после. Таким образом, можно сократить состав и сэкономить до 15-20 минут совещательного времени.
- Контроль соблюдения регламента. Ответственный за организацию менеджер должен напоминать о превышении тайминга. Необходимо строго следить за тем, чтобы высказались все присутствующие – иначе, зачем они здесь? Так можно сэкономить больше 30 минут.
- Придерживаться основной темы повестки. Большая часть времени уходит на само обсуждение данной повестки. Здесь фасилитатору придется следить, чтобы дискуссия не переключалась на смежные вопросы и оставалась строго в рамках повестки.
- Протокол совещания. Обсуждение необходимо зафиксировать и разослать всем участникам. Этот протокол послужит основой повестки нового совещания. Если протокола нет, значит, совещание прошло впустую, поскольку за ним не последует никаких дальнейших конкретных действий.
- Пространство для встреч без гаджетов. Предложите участникам убрать свои гаджеты, чтобы не отвлекаться и акцентировать свое внимание на обсуждении важных вопросов в рамках встречи.
Благодаря этому манифесту у нас получилось систематизировать и обобщить все основные моменты по проведению эффективных встреч. Под каждый девиз создали плакат с иконками и вывесили его на стену в конференц-зале.
Первая неделя показала, что все старались следовать согласованному руководству, в последующие недели мы заметили, что система стабилизировалась без присмотра. Всем понравилось быть в роли блюстителей правил. Разработанный манифест сыграл важную роль в развитии бизнеса, выстраивании эффективных коммуникаций со СМИ, партнерами и коллегами внутри компании.
Пошаговый алгоритм для манифеста встреч
- Указать детали собрания: повестку дня, цели, место и время. Используйте Google-календарь, чтобы собрать в одном документе всю необходимую информацию для удобства.
- Сделать последующие действия. Ответственный менеджер во время каждой встречи должен замечать важную информацию, записывать ее и отправлять по электронной почте всей команде на утверждение. Этот человек также ведет собрание и следит за таймингом.
- Спланировать небольшой перерыв между встречами. Паузы нужны для подготовки и отдыха.
- Начинать встречи вовремя, не опаздывать. Если вы не подготовились, сообщите об этом не позднее, чем за 3 часа.
- Предвидеть последствия. Если вы понимаете, что проекту нужна цепочка встреч, заранее назначьте все из них. Забронируйте время проведения заранее.
- Вкратце ознакомиться с вопросами встречи. Предоставьте и запросите информацию для встречи заранее и подготовьтесь, не начинайте изучать вопросы во время мероприятия.
- Игнорировать гаджеты. Если это не вопрос жизни и смерти, избегайте использования смартфонов и ноутбуков. Они быстро крадут ваше время, внимание и концентрацию.
- Практиковать тайм-менеджмент. 60-минутная встреча – это не панацея, попробуйте прикинуть, сколько времени займет достижение цели. Это может быть и 15, и 45, и даже 90 минут.
- Начать светскую беседу. Растопите лед, поделившись пятиминутными новостями и эмоциями, даже если они не связаны с темой.
- Определить роли. Каждый должен знать свою роль на собрании, что он должен совершить, и какой результат ожидается.
Эти простые правила позволят сэкономить 1,5-2 часа. Самое сложное для руководителя, ведущего совещание – быть вовлеченным в тему и принимать управленческие решения в ходе обсуждения.
Каких правил придерживаетесь вы, чтобы встречи проходили эффективно? Поделитесь своим опытом в комментариях.
Также читайте:
Да, Анатолий, на это. Вспомнила, как в советское время в фельетонах и Крокодиле ругали все время совещания. Даже мультики были и фильмы какие-то)
А банки – тут понятно. Консервативные институты с высокой степенью избегания неопределенности. Осторожность, бдительность)
Вспомнилось юмористическое выступление "Табличка" ...
https://www.youtube.com/watch?v=EhtsPAdYOds
Вопрос процесса. Часто определяется регулятором. Было бы интересно узнать мнение тех, кто работает в банках.
Действительно ли все совещания необходимы? Возможны ли другие форматы, начиная с электронного согласования? Какого рода регламенты проведения совещаний используются и на каком уровне? Конечно, без лишних деталей и названий банков.
Прагматичные американцы как-то посчитали: если на собрании присутствуют восемь человек, получающие заработную плату в среднем 40 000 долларов в год, затраты составляют 320 долларов в час, или 6 долларов в минуту. Цифры иногда отрезвляют)
Я работал в двух банках, один из них в первой десятке был.
Ирина правильно пишет.
Кикие-то регламенты по проведению совещаний мне неизвестны. Центрбанк, конечно, очень не любит единоличное принятие решений, там есть опасность коррупционных действий, а этого в банках очень боятся. Поэтому никаких индивидуальных решений, никакого волюнтаризма - всё исключительно коллегиально.
Интерено, как мы внедряли там одну из банковских систем. Комиссия по выбору. Комиссия по принятия решения по выбор (там зампреды) - она утвержадет то, что предложила комиссия по выбору. Комиссия по финансированию проекта. Комиссия по контролю по проведению этапов внедрения. При этом председатель правления не подписал ни одного протокола. Каждый пункт выполнения техзадания визируется у всех начальников отделов, затем представляется на комиссию по приёмке. Ну и так далее. В принципе, когда "въедешь" во всё это, то неудобств не доставляет. Просто тема про совещания.
Не называя банк ... Документы, проекты решений и пр. для совещаний кто-то готовит. Повестка дня готовится и согласуется заранее.
Что мешает или не позволяет обмениваться мнениями в письменном виде и собирать визы, комментарии и прочее в системах документооборота? Что при этом обязательно для всех банков, а что отдаётся на усмотрение банка - крупными мазками?
Прямо на совещании разрабатываете положения и регламенты работы за 30 минут? И меняете правила игры и работы фирмы соответственно каждое 6 совещание?
Миссия очень специфический инструмент - ее пересмотр подразумевает закрытие одного бизнеса и открытие другого в другой отрасли или институции. Ни стратегия ни миссия не является видением будущего. Мнение субьективно всегда - обьективного мнения не бывает - мнение всегда связано с субьектом его придерживающимся.
Игорь, говорить лучше о том в чем разбираетесь более менее, 4 пункт все понятия без понимания контекста и определений самих слов.
Люди занимающиеся стратегированием прям по 8 часов в день фул-тайм работают. И для обычного человека это как прыгать с шестом на 5 метров, домашним заданием не отделаешься. Касаемо регламентов что бы путное написать кто то умный сидит по многу часов и по сложной методологии в специальном языке нотаций пишет, предварительно делая бизнес анализ. А с Миссиями на этом портале из более чем 400 000 человек умел конструктивно работать только 1 и тот умер 2,5 года назад.
Впрочем Вы можете мне доказать что я не прав и сформулировать миссию и стратегию например этого портала. Слов и предложений для этого много не надо, нужны мозги специально заточенные.
Алексей, в моей картине мира, совещание это подведение итогов проведенной работы, принятие решений и раздача заданий. Во время совещаний не проводится обсуждение или изменение правил игры, это не штурм мозгом, здесь констатация, что правила изменилисть и надо подстроить под новые условия работу предприятия.
Признаю, что не являюсь специалистом в области стратегии. Мой опыт в стртегии около десятка стратегических сессий в 2-х компаниях, вот что осталось в моей голове:
1. Миссия компании опирается на фактические компетенции организации, что она может отлично делать от других.
2. Стратегия, это какие возможности может реализовать компания, опираясь на имеющиеся ресурсы, это опять объективно.
3. Видение, согласен, здесь больше субъективного.
В рамках управленческой работы Вы совершаете цикл:
1. постановка задачи;
2. выработка решений и мероприятий;
3. планирование и подготовка;
4. обеспечение решений;
5. производство и оперативная работа;
6. контроль результатов.
В этом цикле имеется несколько видов групповой активности:
1. выработка решений и мероприятий = совещание со специалистами;
2. планирование и подготовка = планерка;
3. производство = оперативка;
4. контроль результатов = итоговое собрание.
В рамках каждого вида свой протокол, сценарий, итоговые документы и записи.
Мне кажется Мы имеем дело с "дикоросом" человеком структурирующим имеющийся большой управленческий опыт в случайные ячейки и считающего что его случайно упорядоченный опыт имеет ценность для окружающих и дела в целом. По факту такая активность вред и разрушение системы ведения управленческой деятельности в отрасли.