Гибрид: как использовать преимущества удаленки и работы в офисе

Со времен пандемии в обществе не утихают дискуссии о пользе и вреде удаленного формата работы сотрудников. После массового очарования оказалось, что минусы в таком формате тоже есть: снижение продуктивности сотрудников, выгорание, ослабление контроля и ухудшение дисциплины. Я замечаю, что большое количество компаний выбирают гибридный вариант. Какие плюсы и минусы у этого формата?

В чем суть гибридного формата

При гибридном формате сотрудники сочетают работу из офиса и «удаленку». У этого варианта нет единого верного исполнения, и он необязательно должен быть унифицирован для всей компании. 

В 2020 и 2021 годах многие компании уходили практически полностью на удаленную работу. Потом постепенно стали возвращаться в офис и миксовать удаленку и работу в офисе. 

Если внедряете гибридный график, это не значит, что все сотрудники должны одинаково работать два дня из офиса и три дня из дома. Руководители отделов вправе устанавливать свои «правила» гибрида:

• Одни специалисты приходят в офис только по понедельникам, чтобы поучаствовать в планерке и наметить план работ на неделю.
• Другие — должны присутствовать офлайн каждый вторник и четверг, потому что в эти дни в отделе проходят встречи с клиентами. 

В чем сложность гибридного формата

Существует несколько сложностей, с которыми сталкиваются компании при внедрении гибридного формата работы. В целом, какой-то один подход внедрять проще и всем понятнее, но когда офисная и удаленная работа смешиваются, есть сложности. В чем они выражаются и что с ними делать?

1. Сложно адаптировать новичков

Когда команда не всегда находится в офисе, руководителю и HR сложно реализовать стратегию адаптации нового сотрудника. Погрузить в корпоративную культуру, представить всем коллегам и банально наладить контакт с новым участником коллектива — задача со звездочкой. Тем не менее сделать это качественно и без ущерба эффективности работника вполне возможно. Как?

• Старайтесь проводить с новым коллегой регулярные личные встречи — в видеочате на удаленке и за чашкой кофе в офисе.
• Приглашайте на общие встречи отдела даже если они проходят в дистанционные дни. Желательно, чтобы у всех сотрудников на период звонка была включена камера — это может новенькому лучше и быстрее запомнить команду.
• Говорите не только о работе. Быстрее «влиться» в новый коллектив помогают совместные обеды с коллегами, бытовые беседы в «курилках» и по дороге к общественному транспорту — это важная составляющая социализации. Однако при гибриде эта неформальная часть работы минимизируется. Поэтому важно стараться даже в онлайне инициировать простые человеческие беседы с новым сотрудником. 

2. Необходимость организовать специальным образом рабочее пространство в офисе

Обычно при гибридном формате рабочие места сотрудникам необходимо бронировать. У них отсутствуют свои личные постоянные рабочие места. Когда человек поработал, то в конце рабочего дня должен оставить свое рабочее место чистым. Сначала это вызывает психологические сложности привыкания, дальше становится привычкой.

В этом случае необходимо настроить систему, в которой сотрудник заранее может забронировать себе место для работы в офисе. Для этого нужно настроить компьютеры так, чтобы сотрудники могли входить с разными учетными записями.

3. Требуется технически организовать возможность для встреч

При гибридном формате работы большое количество встреч происходит онлайн. Соответственно, при работе в гибридном формате важно качество связи, а также наличие гарнитуры в офисе, чтобы участник онлайн-встречи не мешал работающим коллегам.

4. Сложности адаптации

При работе в гибридном формате от сотрудника требуется высокая степень самостоятельности. Он должен уметь мотивировать самого себя, разделять личное и работу. В противном случае его эффективность может резко упасть.

Преимущества гибридного формата

1. Повышенная эффективность команды

В недавнем исследовании Стэндфордского университета эксперты выяснили, что сотрудники с гибридным графиком работают продуктивнее, чем те, кто постоянно находится в офисе. Также благодаря регулярной смене обстановки, у команды появляется больше вдохновения и сил на работу — в удаленные дни не обязательно работать только из дома, некоторые коллеги ходят с ноутбуком в кафе, коворкинг и даже в парк. И ощущение того, что несколько раз в неделю не нужно тратить время на проезд, тоже дарит позитивный рабочий настрой.

2. Экономия на аренде большого офиса

При определенных условиях гибрида компании не обязательно арендовать опенспейс размером в сотни квадратных метров за несколько миллионов рублей. Для работы достаточно обустроить небольшой офис или вообще арендовать коворкинг несколько дней в неделю.

Если команда насчитывает 100+ человек, но гибрид устроен так, что сотрудники всех отделов не могут прийти в офис одновременно, то вполне хватит компактного помещения. Ведь ситуации, при которых вся команда одновременно будет в помещении, практически исключены — арендовать большую площадь с расчетом на 100+ сотрудников будет непрактично.

А если в коллективе не более 20 человек, и они должны приходить в офис всего 1–2 раза в неделю, то отличным вариантом станет коворкинг. Причем можно менять рабочее пространство каждую неделю или месяц, создавая дополнительное разнообразие для коллектива.

3. Возможность найма хороших специалистов

Современные соискатели часто обращают внимание на формат работ. Если у двух компаний будут одинаковые условия по зарплате и схожие проекты, но в одной из них возможен только «офис», а в другой есть вариант гибрида — кандидат наверняка выберет последнюю. Так что гибридный формат может стать хорошим конкурентным преимуществом на рынке работодателей.

4. Можно совмещать плюсы удаленки и офиса сразу

В индивидуальных случаях сотрудники могут работать удаленно. В случаях же, когда необходимо выработать совместное решение, то офлайн-планерки гораздо эффективнее.

5. Автоматизация HR-процессов

Организация гибридного формата работы требует от собственников принимать дополнительные меры по организации рабочего процесса. Поэтому компании часто внедряют КЭДО, прописывают бизнес-процессы, внедряют таск-трекеры и другие инструменты упорядочения работы. В обычном «офисном режиме» этому уделяется не так много внимания. При удаленной/гибридной работе это необходимость.

Наш опыт: как мы решили сложности и какие лайфхаки применяем

Мы в компании довольно много работаем удаленно, начиная с 2020 года. Часто проводим удаленно внутренние встречи, видим тренд, что и клиенты часто предпочитают онлайн-встречи, чтобы не тратить время на дорогу.

В офисе в основном работают сотрудники, связанные с обработкой документов, периодически там проходят встречи по операционным вопросам.

При этом мы стараемся раз в полгода собирать команды по направлениям очно, даже если коллеги работают в разных городах: на стратегические сессии, которые организует HR-департамент.

На этих встречах сотрудники проводят мозговые штурмы, обсуждают различные гипотезы, предлагают новые идеи для внедрения. На эти встречи мы приглашаем людей как из коммерческого департамента, так и из сервисных подразделений. В рабочем режиме они обычно онлайн обсуждают точечные вопросы. Здесь же сотрудники могут пообщаться лично, посмотреть на ситуацию со стороны, глобально. Это позволяет им лучше узнать друг друга, понять особенности работы каждого подразделения, что в конечном итоге сказывается на эффективности работы всей системы в целом.

Руководители отдела еженедельно встречаются индивидуально с членами своей команды. Встречи проводятся онлайн, но обязательно с включенными камерами. Также предусмотрены еженедельные встречи всего отдела, чтобы обсудить текущие проекты и их статус. Периодически это следует делать в офлайн-формате.

При этом лично следует придерживаться правила — всегда приводить себя в порядок перед созвоном. Неважно, в офисе ли ты или работаешь удаленно.

Многие наши коллеги работают за городом. Подобная смена обстановки хорошо влияет на производительность. У меня был случай, когда я сама работала на даче. Трудилась много, при этом находилась в творческом тупике. Чувствовала истощение и не могла придумать новые идеи. Тогда в обед я решила сходить поплавать на речку — благо идти было минут 5. Это здорово тогда помогло. С тех пор я иногда практикую мозговые штурмы в таком необычном формате.

При всех плюсах гибридного формата важно сразу на этапе найма понимать — способен ли сотрудник работать в таком формате. Командообразование должно строиться с учетом формата работы компании. Не всем комфортно работать на удаленке, равно как и не все сотрудники любят ходить в офис.

Читайте также: