С момента принятия 377-ФЗ многие компаний перешли на кадровый электронный документооборот (КЭДО), остальные изучают эту возможность. Посмотрим, зачем предприятия из разных отраслей оцифровывают кадровое делопроизводство.
1. «СберМаркет»: сократили время на обмен документами
Федеральный онлайн-сервис доставки продуктов и товаров для дома динамично растет, что требует постоянного расширения штата. На момент реализации проекта по переходу на КЭДО в компании работало более 3 тыс. сотрудников, 70% из которых трудились удаленно или в гибридном режиме.
Обмен документами с дистанционными сотрудниками отнимал слишком много времени HR-специалистов, а процесс подписания мог затянуться на несколько дней. После внедрения КЭДО сотрудники компании могут удаленно подписывать свыше 200 видов кадровых документов. В итоге процессы ускорились, отпала необходимость в постоянном использовании курьерской доставки, сократилось число ошибок в документах.
2. «Вкусвилл»: снизили расходы на расширение HR-департамента в 2 раза
В этой сети супермаркетов низкий уровень текучести кадров: 4-5%, при этом высокая потребность в найме новых сотрудников – компания нанимала около 1,5 тыс. человек в месяц. Чтобы оформить каждого из них, нужно потратить в среднем 3-4 человеко-часа. Больше всего времени уходило на подписание и организацию курьерской доставки бумажных документов, а также дистанционное взаимодействие с персоналом из различных регионов.
Компании нужно было снизить нагрузку на кадровую службу, а также упростить решение HR-вопросов для всех сотрудников сети. Решением проблемы стала автоматизация кадрового делопроизводства. Переход на КЭДО удалось осуществить за 1,5 месяца. Благодаря новому процессу оформление нового регионального сотрудника стало занимать не три дня, а меньше получаса. В итоге компания снизила необходимость в увеличении штата отдела кадров в 2 раза при сохранении высоких темпов роста.
3. Selectel: ускорили подписание массовых документов
Это провайдер IT-инфраструктуры, где количество сотрудников росло, при этом 40% из них посещали офис время от времени, а около 10% работали полностью удаленно. Чтобы не тратить время сотрудников на посещение отдела кадров для подписания документов, решили оцифровать этот процесс. На первом этапе проекта в электронный вид перевели приказы и ознакомления с графиком отпусков. Протестировав новый процесс, расширили перечень цифровых документов. В итоге более 700 сотрудников компании использует сервис КЭДО для удаленного подписания большинства кадровых документов.
Результатом реализации проекта стало ускорение процесса подписания массовых документов. Например, ознакомление сотрудников с графиком отпусков теперь происходит в течение одного дня. Раньше специалистам отдела кадров приходилось приглашать сотрудников на подписание, ждать их визита и контролировать подписание каждым из них.
4. Grow Food: увеличили найм в регионах
Это сервис доставки здорового питания. С одной стороны, расширялась география бизнеса, с другой – большая часть команды работала полностью удаленно либо в гибридном режиме. Объемы кадрового документооборота росли, как и нагрузка на кадровую службу. На курьерскую доставку документов кадрового учета компания тратила около 7,5 тыс. рублей в год на человека. Чтобы снизить расходы и ускорить делопроизводство, решили перейти на кадровый ЭДО.
Первый этап проекта предусматривал перевод в электронный вид заявлений на отпуск и документов, связанных с приемом на работу и увольнением. В результате: на прием удаленного работника HR-специалисты стали тратить менее 40 минут, включая подписание всех необходимых документов. Еще одно важное следствие: компания получила возможность нанимать больше сотрудников в регионах, расширяя «воронку» доступных специалистов.
5. Voxys: сократили потребление бумаги и сэкономили
Это центр коммуникаций. На момент реализации проекта в 36 контакт-центрах работало более 9 тыс. человек, 40% из них – дистанционно. В связи с ростом бизнеса перед HR-службой компании поставили задачу ускорить процесс найма сотрудников. Из-за специфики бизнеса приходилось оформлять больше документов, чем обычно: в контакт-центрах с каждым сотрудником сначала заключают ученический договор, а после прохождения тестового периода – трудовой. Рост нагрузки на HR-отдел и увеличение расходов на бумажный документооборот подтолкнули к идее автоматизации кадрового делопроизводства.
С помощью КЭДО компания ускорила и упорядочила процесс оформления документов, связанных с работой. Переход на цифровые документы позволил экономить 2 тыс. рублей ежегодно на кадровом «обслуживании» каждого сотрудника. Кроме того, компания сократила потребление бумаги, что важно для реализации ESG-стратегии бизнеса.
6. «ТЭК-Торг»: избежали расширения отдела кадров
Эта федеральная электронная торговая площадка развивается в 30 регионах страны. В организации трудится более 300 человек, часть работает дистанционно. Из-за увеличения штата обмен кадровыми документами на бумаге стал слишком трудоемким. В компании понимали, что из-за высокой нагрузки в перспективе потребуется нанимать больше HR-работников.
В организации рассматривали вариант запуска собственной КЭДО-системы, однако отказались от нее из-за дороговизны и трудоемкости проекта. Выбрали готовый сервис кадрового ЭДО. Переход на безбумажное делопроизводство позволил избежать расширения штата специалистов по КДП.
7. «Лайфхакер»: повысили эффективность работы с документами
В этом интернет-издании на момент реализации проекта работало порядка 115 человек, часть из них дистанционно. Отделу кадров приходилось ежемесячно оформлять около 10-15 заявлений и 50 приказов, а также контролировать наличие необходимых документов и правильное их оформление.
Переход на КЭДО позволил увеличить скорость работы с документами. Теперь любой сотрудник может быстро применить готовый шаблон для оформления заявления или служебной записки. HR-специалист, в свою очередь, обрабатывает поступающие документы в режиме онлайн, согласовывает и издает необходимые приказы. Такой процесс занимает несколько минут. Важно, что все документы находятся в единой базе и можно проверять их наличие и статус в любое время.
8. «Белгородский информационный фонд»: сократили сроки подписания документов
Фонд обеспечивает реализацию государственной политики в сфере развития информационных технологий в регионе. Сроки подписания кадровых документов в организации могли затягиваться до трех дней. В удаленном подразделении фонда, где работает порядка 30 человек, процесс мог занимать еще больше времени – до двух недель.
Пилотный проект показал первые результаты: удалось сократить сроки подписания документов с 3 дней до 3-5 минут. Руководители и сотрудники организации получили возможность подписывать кадровые документы за пару кликов независимо от своего местонахождения. Также ускорилась процедура ознакомления сотрудников с документами и внутренними нормативными актами.
Выводы
Главные результаты перехода на КЭДО для компаний:
- Сокращение сроков подписания документов и ускорение обмена ими с удаленными сотрудниками.
- Снижение издержек на кадровое делопроизводство.
- Повышение удобства работы для HR-специалистов и сотрудников.
Стоимость проектов рассчитать довольно легко: пользование облачными сервисами КЭДО в среднем на рынке стоит 1 тыс. рублей на одного сотрудника в год. В крупных распределенных компаниях затраты на бумагу и курьерскую доставку документов в разы выше.
Еще 2 года назад о результатах перехода на кадровый ЭДО можно было рассуждать больше теоретически. Теперь количество реальных кейсов позволяет делать обоснованные выводы: переход на безбумажные HR-процессы – довольно простой и недорогой способ повысить эффективность работы компании и упростить жизнь своим сотрудникам.
Также читайте:
Чрезвычайно важная и интересная тема! В кадровой работе не уйти от формализма, хотя некоторые вещи можно было бы упростить, например, откуда появилась требование и уже традиция делить отпуск на части? Всего лишь из-за того, что при советской власти такое деление было не разрешено и считалось в начале 90-х проявлением цивилизационного подхода. А теперь стало ненормальной нормой. И пошло-поехало - со мной нужно согласовать график отпусков (кстати, о прогнозах, за которые ратуют некоторые коллеги - хоть у кого-то совпадает график отпусков с реальной потребностью?), затем ознакомить меня, потом зафиксировать заявление или отказ от планового отпуска и тд и тп.
Что хочу отметить для успешного внедрения ЭДО.
1. Упрощать получение ЭЦП. То, что сейчас - кормушка и безумие.
2. Лет 5 назад в одном из банков мы пытались внедрить личный кабинет пользователя. В этом кабинете сортировалась вся, абсолютно вся епочта по отправителю. Тогда ещё не очень понятен был механизм блокчейна и мы упёрлись именно в сохранность этих документов. Но мне кажется, это было бы очень интересным. У меня в некоторых ящиках хранится переписка годов с 2000-х. И периодически приходится к ней возвращаться.
3. Была некоторое время назад, лет 10, очень активна тема ключевых слов, индексации контента. Уверен, что хорошо было бы вернуться к ней. Автоматическая индексация, автоматический подбор ключевых слов. Сейчас от этого отошли, а ведь новое - хорошо забытое старое.