15 ноября успешно завершился эксперимент по кадровому электронному документообороту. В нем принимали участие крупнейшие компании страны. И уже 22 ноября вступили в силу поправки в Трудовой кодекс, утвержденные Федеральным законом от 22.11.21 № 377-ФЗ. Поправки дали возможность нанимать сотрудников дистанционно и заключать трудовой договор в электронном виде.
В электронном виде также можно будет подписывать уведомление об изменении условий трудового договора, заявление об увольнении и договор о материальной ответственности. Часть документов, таких как приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве и документы о прохождении инструктажа по охране труда.
Переход на кадровый ЭДО – дело добровольное как для работодателей, так и для сотрудников, но желающие могут начать готовиться уже сейчас.
Чек-лист для подготовки к кадровому ЭДО (КЭДО)
1. Определитесь с техническим решением. Для работы с электронными кадровыми документами можно будет воспользоваться либо порталом «Работа в России», либо сервисами вашего оператора ЭДО.
2. Проведите аудит кадровых процессов. Как правило, путь согласования и подписания электронного документа совпадает с бумажным, но бывают и исключения.
3. Определитесь с форматами документов. Единые форматы кадровых документов сейчас разрабатываются и станут обязательными только с 1 марта 2023 года. Пока же работодатель имеет полное право применять произвольный формат документа.
4. Внесите изменения в локальные акты организации, где подробно укажите перечень электронных документов и категорий работников, имеющих к ним доступ, а также правила уведомления сотрудников и подключения их к системе ЭДО.
5. Выберите решение для обеспечения сотрудников электронной подписью. По закону эта обязанность и соответствующие траты ложатся на работодателя.
Например, сервис «Такском-Управление сертификатами» позволяет назначить внутри компании администратора. Администратор выступает в качестве доверенного лица компании, и заказывает сертификаты ЭП прямо в онлайн-кабинете, проводит идентификацию личности работников и оформляет заказ на подпись. Это позволяет организовать процесс получения электронной подписи сотрудникам без посещения офиса удостоверяющего центра и полностью контролировать процесс выдачи и отзыва сертификатов внутри компании.
Уведомление сотрудников
Чтобы стать участником кадрового электронного документооборота, сотрудник должен дать свое письменное согласие. Должен, но не обязан. Поэтому надо быть готовыми, что в переходный период часть кадрового документооборота останется на бумаге.
Есть только две категории сотрудников, которых можно подключать к КЭДО автоматически. Если сотрудник устраивается на работу после 31 декабря 2021 года или не имеет трудового стажа по состоянию на 31 декабря 2021.
Перспективы
Уже сейчас понятно, что кадровый ЭДО – будущее, которое ждет абсолютное большинство российских компаний. Минтруд планирует сделать кадровый ЭДО обязательным уже в 2023 году.
Участники эксперимента уже успели оценить, насколько ЭДО экономит время и ресурсы, особенно в период пандемии. Кроме того, КЭДО позволит перспективным специалистам из регионов дистанционно устаиваться на удаленную работу в крупнейшие компании.
Узнать больше о подключении кадрового ЭДО можно на сайте «Такском»
Партнерский материал
Читайте также:
