Согласно выводам экспертов портала «Работа.ру», доля работников российских компаний, полностью перешедших на удаленку, изменилась с 3% в начале второй декады марта до 14% к середине апреля. Еще 15% опрошенных заявили, что их компания частично перешла на такой режим работы. Организации вынуждены оперативно реагировать на предложения руководства страны по условиям ведения бизнеса. Те, кто решил экстренно изменить часть бизнес-процессов, теперь начинают подводить первые итоги ведения бизнеса в новом формате.
Предлагаю поразмышлять на тему, как руководство может помочь подчиненным сохранять результативность, работая в необычных условиях.
Как должен быть организован рабочий процесс в домашних условиях
«Как быстро летит время: не успел проснуться, а уже опоздал на работу» – шутка сотрудника на удаленке.
Итак, если идея отправить сотрудников на дистанционную работу принадлежит компании, то к этому серьезно готовились. Если это вынужденный ответ на рекомендации власти, значит, времени сделать все правильно не было.
Тогда на чем следует сфокусироваться после завершения организационных мероприятий технического характера? Предлагаю менеджменту всех уровней сфокусироваться на следующем:
- Качественная постановка задач.
- Контроль понимания исполнителями того, как и с помощью чего выполнять задания, что должно быть результатом их деятельности.
- Предоставление сотрудникам доступа к базам данных и/или первичным документам, необходимых для работы.
- Доведение регламента взаимодействия (сроки выполнения заданий, отчеты, порядок обращения к руководству, критерии качества выполнения работы).
Международная исследовательская компания Ipsos провела интересный опрос о причинах неудовлетворенности работой из дома. Среди причин недовольства – плохо оборудованное рабочее место, например, маленький экран ноутбука (эту причину назвали 32,9% опрошенных). Как говорится, если кто-то хочет найти причину, чтобы не работать, он ее обязательно найдет. Подобные аргументы предлагаю не рассматривать.
Как же помочь тем сотрудникам, которые хотят сохранить свою результативность, но испытывают трудности? Ведь раньше в таких условиях они не работали.
В первую очередь, стоит рекомендовать зафиксировать распорядок дня. Необходимо выделять время для работы, отдыха, общения, нормального приема пищи и сна. Лучше делать в течение каждого рабочего часа перерывы длительностью от пяти до пятнадцати минут. Полезно переключиться в это время на что-то, сделать гимнастику.
Кстати, упомянутый опрос показал, что для 33,8% сложно разграничить личную жизнь и работу. Поэтому предложите подчиненным разнести во времени решение бытовых вопросов и рабочих. Оба процесса требуют определенной концентрации и погружения. Как это сделать? Очевидно, что для работы лучше выделять часы, когда сотрудник наиболее эффективен. Утро жаворонкам, а вторую половину дня – совам. Конечно, этот принцип возможно применить, если организация взаимодействия сотрудников позволяет подобное практиковать.
Другой совет – все важные бытовые вопросы, о которых заранее известно, должны быть максимально решены до начала работы. Таким образом, домочадцы меньше будут отвлекать сотрудников от выполнения рабочих задач.
Еще раз повторю: важно четко ставить сотрудникам цели, определять сроки выполнения и критерии качественного выполнения задач. От понимания того, что нужно делать, каков порядок взаимодействия зависит настрой и последующий результат деятельности сотрудников. Смею предположить, что их запрос на более качественный менеджмент выше, чем при работе в офисе.
Как настроиться на работу дома
Каждый третий респондент (34,5%) признался экспертам Ipsos, что ему тяжело сосредоточиться дома. Конечно, на концентрацию человека влияет многое, начиная от бытовой ссоры и заканчивая погодой. Попробую сформулировать несколько универсальных приемов, которые помогали мне повышать мотивацию подчиненных. Да и свою тоже. Вот эти техники:
- Делать минимальные шаги (разбить большой процесс на элементарные действия, которые легко понять, как выполнить).
- Работать по инерции (начать выполнение рабочих задач с чего-то простого, привычного, например, разобрать стол, а дальше втягиваться в процесс).
- Ничего не делать какое-то время (встать посреди комнаты, через какое-то время станет дискомфортно, теперь нужно использовать момент и приступать к работе).
- Пообещать себе награду (принять ванную, полюбоваться закатом, посмотреть фильм).
- Составить подробный план действий (если задача сложная и/или продолжительная).
- Слушать мотивирующую музыку.
- Окружать себя правильными людьми (важный принцип: если в окружении пессимисты, это постоянное нахождение в зоне риска).
Некоторые советуют надевать дома офисную одежду. Это разумно, если сотрудник принимает участие в видеоконференциях. Тогда да, внешний вид действительно важен.
Что делать, если дедлайн по нескольким заданиям? В первую очередь стоит браться за то, что предусматривает дальнейшее участие других коллег, сохраняя принцип эстафеты. Лучше решить много простых задач и задержать решение сложной, нежели рисковать невыполнением всех. Из личных наблюдений знаю, что решение даже простой задачи позитивно сказывается на психологическом состоянии подчиненного и его настрое.
Как взаимодействовать с коллегами и руководством?
Отсутствие контактов с привычным окружением также влияет на продуктивность. Причем, не в лучшую сторону. Обговорите, когда и как вы будете общаться между собой. Определите используемые каналы коммуникации. Чтобы улучшить атмосферу в рассредоточенном коллективе, создайте на общем ресурсе ветку, где сотрудники могут обмениваться информацией, не относящейся к работе. Желательно периодически размещать там позитивные новости о компании. Хорошо заходит юмор.
Работая в офисе, зачастую мы даже не задумываемся, что подчиненные получают поддержку от начальника уже от одного факта его присутствия, а коллеги успокаивают друг друга одной лишь улыбкой. Когда рядом никого нет, то подсознательно может усиливаться чувство тревоги. Опрос Ipsos утверждает, что при работе дома 30,3% респондентов заявляют о нехватке личного общения с коллегами и клиентами.
Важно помочь подчиненным найти баланс между затворничеством и надоедливостью. Предложите им сначала пытаться самостоятельно решать любой вопрос, лежащий в их компетенции. Обеспечьте им доступ к необходимой первичной, справочной и нормативной документации. Если сотрудники старались, но у них не получилось, то они могут с полным правом обращаться к коллегам или начальству за помощью. Если же, столкнувшись с малейшей преградой, начинать звонить или слать всем подряд сообщения, то это ошибочный путь. Желание переложить свою ответственность на кого-то быстро начинает раздражать. Таких людей начинают просто игнорировать. Посоветуйте подчиненным обращаться к коллегам за помощью, только когда действительно есть потребность.
Донесите до команды, что в любой момент можно обратиться к руководителю за поддержкой или выдвинуть разумное предложение. И к этому обращению нужно относиться со всей серьезностью. Установите правило, что каждый запрос должен получить ответ. Идеально, если сотруднику будет понятен срок получения ответа на его инициативу.
Еще раз хочу подчеркнуть, что каждый сотрудник – часть команды. Им нужно быть в курсе дел компании и понимать, как обстоят дела с общими проектами. И все остальные должны знать, что у каждого члена коллектива все в порядке.
Как изолироваться от окружающих?
Всегда есть то, что отвлекает от работы. В офисе мы реагируем на сообщения в мессенджерах, личные звонки, информацию коллег, не относящуюся к работе. Дома за наше внимание начинают бороться еще и члены семьи. От мала до велика. И это нормально. Главное – как донести до домашних информацию, что во время работы не надо беспокоить. Если сказать это как бы извиняясь, то близкие постараются «прийти на помощь». Со всеми вытекающими.
Согласно упомянутому опросу, 32,1% опрошенных заявили, что им тяжело работать, когда рядом дети и семья. Посоветуйте сотрудникам, по мере возможности, изолироваться в пределах дома, чтобы сосредоточиться на работе. Если дверь в комнату будет закрыта, то домочадцы поймут, что сотрудника не нужно беспокоить.
Для чего подводить итоги дня?
Еще хочу сказать о планировании и рефлексии. Посоветуйте членам своей команды планировать работу. Сам я предпочитаю делать это вечером. Вначале подвожу итоги проделанной работы, а затем перехожу к планированию следующего дня. Это позволяет, не торопясь, учесть все и грамотно распределить приоритеты. Считаю такой подход полезным по нескольким причинам.
Во-первых, сотрудники смогут контролировать то, что должны были сделать. Оценят, верно ли продвигаются к выполнению поставленной задачи, в правильном ли темпе движутся? Соответственно, поймут, чего ожидать в дальнейшем – либо провалят полученное задание, либо достигнут ожидаемых результатов. А может, даже удастся превзойти ожидание руководства.
Во-вторых, сотрудники смогут выявить то, что у них не получилось, и проанализировать причины неудачи. Это поможет в дальнейшем не допускать ошибок. А возможно они поймут, что пора обратиться за помощью.
В-третьих, сотрудники научатся фиксировать то, что у них получилось. Прекрасно, если они научатся ценить микропобеды. По себе знаю, как это благотворно влияет на эмоциональное состояние – так закрепляется психология победителя. Как результат, каждый человек в коллективе получает удовлетворение от работы и завершенного дня.
Напишите в комментариях, как еще помочь сотрудникам поддерживать результативность при удаленной работе. Высказывания профессионалов, на мой взгляд, могут быть полезны тем, кто перевел бизнес на удаленку, но что-то идет не так.
Читайте также:
Еще желательно отключить всплывающие окна в почтовой программе и мессенджерах, а проверять почту периодически, например раз в 2 часа. Если будет что-то экстренное, то позвонят. Иначе трудно сосредоточиться на текущей задаче.
Чтобы работа на удаленке была эффективной и результативной требуется, как минимум, наличие у офисного работника:
1) изолированной комнаты в квартире (если он не одинокий) со стулом и рабочим столом (далеко не у всех есть такая возможность в части изолированной комнаты);
2) компьютера с необходимыми для выполнения заданий техническими характеристиками, в том числе по размеру монитора (редко домашний компьютер, если такой вообще имеется, удовлетворяет требуемым характеристикам, если только это не игровой компьютер);
3) достаточной скорости доступа в сеть Интернет (хорошо если доступ через кабель, но часто есть только мобильный доступ в сеть Интернет);
4) средств телефонной связи и самой телефонной связи (с этим в последнее время проблем нет).
P.S. И всем этим работник не обязан обеспечивать себя сам, если его основное рабочее место расположено в офисе организации.