6 проблем при переходе на удаленку

Эпидемия коронавируса набирает обороты, крупные и не очень компании задумываются или уже запустили процесс перевода сотрудников на удаленный режим работы. Даже учитывая высокий уровень цифровизации, далеко не каждый бизнес готов к таким экстренным мерам.

Наша компания занимается разработкой мобильных приложений, веб-сервисов и CRM-систем. Все сотрудники с самого начала работают удаленно, и это не помешало нам вырасти с трех человек до двадцати менее чем за два года, за счет грамотно поставленных бизнес-процессов.

Мы решили поделиться своим опытом и рассказать от тех задачах, которые пришлось решать в процессе организации работы удаленной команды.

1. Коммуникации

Первый процесс, который нужно было организовать и «поставить на поток» — это общение команды.

Думаю, никого не удивлю, сказав, что для живого общения и непосредственных «созвонов» чаще всего мы используем Skype и вряд ли будем использовать что-то другое в ближайшее время. Skype удобен по многим параметрам, один из самых важных и полезных — возможность видеоконференций до 25 человек одновременно.

В самом начале для обсуждения рабочих моментов мы использовали Telegram. Поработав какое-то время, все же приняли решение от него отказаться, потому что, несмотря на все прелести, в качестве корпоративного мессенджера он не годится. Слишком высок соблазн полистать ленту новостного канала вместо того, чтобы обсудить рабочие моменты с коллегой. Это не очень настраивает на рабочий лад.

В дальнейшем мы перенесли наше рабочее общение в корпоративный мессенджер Slack. В нем можно найти много полезного функционала, такого как треды (ветки комментариев), создание приватных каналов, гибкая настройка уведомлений, где есть возможность поставить не просто «mute», а например, «уведомлять меня, когда кто-нибудь назовет меня по имени».

Главное преимущество — ваша рабочая и личная переписка разделены. Но хотим сразу предупредить, Slack «зайдет» далеко не всем, вероятнее всего представителям IT и digital-индустрии. Не переводите все общение с коллегами в формат переписки. Важно общаться «голосом», это позволяет оперативно делиться важной информацией. Например, в IT очень популярен формат ежедневных коротких созвонов.

2. Задачи

Как и где планировать свои задачи, каждый сотрудник решает сам, но планировать проектные проще всем в одном месте. Каждый раз дергать сотрудника звонком или сообщением для того, чтобы спросить на каком этапе сейчас та или иная задача, не разумно.

В самом начале своего пути на волне популярности «коробочных» CRM мы пробовали использовать одну из них, но «поиграв» в нее пару месяцев, поняли, что половину возможностей мы попросту не используем.

В итоге для планирования и расстановки задач мы стали использовать Trello. Этот бесплатный «задачник» в стиле канбан имеет незамысловатый интерфейс. В целом, он очень прост в использовании. Trello сильно выручит те компании, которым срочно потребовалась организация удаленного планирования задач.

3. «Мозговые штурмы»

Переход на удаленку не означает, что компании нужно отказываться от «мозговых штурмов» и совместного планирования проектов.

Чтобы наглядно показать структуру задачи, продукта или проекта, можно использовать ментальные карты, или как их еще называют «карты мыслей». Это такие сервисы, как Mind Map, Coggle, Mindmeister и другие. Они позволяют захватывать, разрабатывать и делиться идеями визуально.

Кстати, такой способ пойдет на пользу тем сотрудникам, которые не умеют структурировать свои мысли, предпочитая изъясняться «на пальцах» или записывать свои мысли «на бумажках», которые впоследствии теряются в пространстве и времени.

4. Собеседования

Перенос собеседований на удаленку, наверное, один из менее стрессовых поворотов в срочном переходе на удаленку. Для IT-сферы это уже давно не в новинку.

Для нас эта задача оказалась самой простой, в которой опять же выручил Skype. Он подойдет всем без исключения, даже тем компаниям, у которых собеседования групповые или серийные, где соискатель общается с руководителями различных отделов.

5. Контроль

На данном этапе наша компания решила отказаться от «жесткого контроля», но на первых порах он все же присутствовал. Это были ежедневные отчеты в чаты «кто что сделал».

Учитывая специфику деятельности, получалось так, что от программиста в течение недели можно было получать один и тот же отчет «я кодил», или что еще хуже, огромное сообщение с использованием массы жаргонизмов, где непонятно ничего от слова совсем.

Но если вашей специфике важен контроль, можно прибегнуть к тем же мессенджерам. Например, в Skype есть возможность «расшаривать» экран, то есть сотрудники прямо в процессе звонка, могут видеть рабочие экраны друг друга. Контролировать менеджеров по продажам помогут системы колл-трекинга и записи звонков. Подобное комплексное решение уже реализовано у Mango Office. А в тот же Telegram можно отписываться кто и когда «пришел» на работу.

Важно держать коллег в курсе, если вам нужно отойти на некоторое время. В нашей практике случались неприятные ситуации, когда удаленные сотрудники уходили на пару часов с работы, никого не предупредив, подрывая тем самым работу всего проекта.

6. Мотивация

Конкретно в IT не существует какого-то особенного способа мотивации для сотрудников на удаленке, так как разработка продукта это всегда работа на результат и, если ты не работаешь над задачами, это видно сразу.

Но для компаний, которым не присущ удаленный вариант и которым просто пришлось перейти на такой график, мы бы посоветовали не выставлять слишком жестких рамок сотрудникам только потому, что вы их не видите. Если специалист хочет работать, он это делает, и дополнительная мотивация и контроль здесь ни к чему.

Существует один действительно важный момент в мотивации, который можно упустить ввиду удаленного формата — это чувство принадлежности. Люди работают с большим желанием, когда чувствуют себя частью команды. Если у вас в отделе люди из разных городов и стран, объедините их в один чат, где они смогут не только решать общие проектные задачи, а просто общаться и обмениваться опытом.

Советы начинающим

Для тех сотрудников, которым действительно в тягость работать дома, мы советуем постараться создать рабочую обстановку. Например, работать «сессиями» по два часа, уходить на обед в то же время, что и на работе, и попросить близких людей, если те тоже находятся дома, не контактировать с вами в «рабочие часы». Ни в коем случае не работайте на кухне и не сидите в пижаме до вечера. Это точно не настроит на рабочий лад.

Руководителям советуем постараться максимально «смягчить» переход на удаленку, грамотно организовав планирование и коммуникации и обеспечив коллектив всеми необходимыми инструментами. Но не стоит забывать, что большая часть решения этой задачи лежит на плечах самих сотрудников, ведь самой большой проблемой удаленной работы является самоорганизация.

Резюме

• Используйте рабочие мессенджеры для того, чтобы грамотно выстроить процесс коммуникации.
• Не переусердствуйте с контролем. Путем проб и ошибок найдите свою «золотую середину», при которой сотрудникам будет комфортно работать.
• Используйте индивидуальный подход к каждому сотруднику, ставьте и контролируйте выполнение задач с помощью CRM.
• Не отказывайтесь от совместного планирования и «мозговых штурмов», используйте для этого специальный софт.

Читайте также: