Установочное совещание: когда и зачем проводить?

Основные цели установочной встречи перед началом проекта:

познакомить представителей заинтересованных сторон, обозначив роли и обязанности;
обсудить особенности и основные положения проекта;
доходчиво поставить глобальную цель проекта;
мотивировать заинтересованные стороны;
установить правила и регламент выполнения задач.

Контекст ситуации

Генеральная подрядная компания, реализующая проект по капитальному строительству жилого гражданского здания – детского сада. Комплекс строительно-монтажных работ исполняется в рамках заключенного муниципального договора с администрацией города. Для обеспечения эффективной координации менеджер проекта генеральной подрядной компании инициирует первичную встречу с заинтересованными сторонами по вопросам реализации проекта.

Базовые ограничения проекта:

Срок реализации проекта – порядка одного года.
Лимитированные ресурсы генподрядной компании, в том числе в части механовооруженности, необходимость отдачи части работ на субподряд.
Необходимость закупки основных позиций электромонтажного и технологического оборудования из-за рубежа – оборудование длительного цикла изготовления и срока поставки.
Работы по капитальному строительству выполняются на отведенном земельном участке в центре города, что снижает возможность складирования ТМЦ и сужает возможный фронт работ техники подрядных компаний.
Сложная процедура согласования и получения технических условий сетевых организаций. Сложность производства работ в условиях городской застройки.

Кого из сторон приглашать к участию во встрече?

Общее правило: чем больше, тем лучше.

При понимании, что будут выполняться последовательные работы подрядными компаниями, или же поставляемые материалы будут вовлечены «в дело» другим подрядчиком – стоит пригласить обе стороны: поставщиков и производителей работ.

Например, представители компании – поставщик систем комплексной теплоизоляции фасадных покрытий и непосредственный подрядчик, выполняющий возведение несущих каменных стен здания, а впоследствии работы по финишной отделке несущих стен – оба должны быть приглашены для координации совместных действий.

Не стоит вовлекать в участие представителей подрядных компаний, с которыми не достигнуты предварительные договоренности об участии.

Примерный перечень основных заинтересованных сторон совещания:

представители заказчика и технического заказчика, спонсор проекта;
менеджер проекта генподрядчика;
представители бэк-офиса команды генподрядчика;
представители производственных подразделений генподрядчика;
представители субподрядчиков, производящих СМР;
представители поставщиков основного оборудования и материалов;
представитель проектного института – разработчика комплекта рабочей документации;
представители сетевых организаций – подключение к инженерным сетям.

Когда стоит созывать стартовое совещание по проекту?

Контрольной точкой для объявления о встречи заинтересованных сторон менеджером может служить:

заключение договора подряда с заказчиком;
получение комплекта разрешительной документации, в том числе разрешения на строительство, техусловий на присоединение к инженерным сетям;
предварительное контрактование субподрядных работ, а также поставщиков материальных ресурсов и оборудования на минимум 40-50% от общего объема в денежном выражении.

Основные параметры проведения стартовой встречи

Общая длительность встречи: не более 1,0-1,5 ч.

Место проведения: желательно штаб на площадке строительства. Непосредственно на объекте.

Для чего выезд на место строительства? Заинтересованные стороны сразу погружаются в контекст ситуации. Вопросы становятся более предметными.

Ведущий совещания: менеджер проекта генподрячика.

Время и дата проведения: желательно первая половина дня, до 12:00. В первые два дня рабочей недели, понедельник или вторник. В иные бизнес-дни доступность потенциальных участников резко снижается.

Документ по итогам встречи

Выпускается протокол с поручениями ответственным сторонам и сроками исполнения. Техническим секретарем выполняется рассылка протокола заинтересованным сторонам по официальным каналам коммуникации, в том числе по электронной почте.

Для чего документировать итоги? Практика проведения совещаний без выпуска официального документа приводит к двоякому толкованию договоренностей и уходу от ответственности.

Что является исходными документами для менеджера проекта? Для облегчения понимания МП генподрядчика необходимо иметь с собой:

первичную разрешительную документацию по проекту, в том числе разрешение на строительство, проект организации строительства;
высокоуровневый календарно-сетевой график реализации проекта (уровень 1), с выделением основных вех;
матрицу рисков;
образцы формы отчета о ходе прогресса для подрядчиков и поставщиков;
образцы форм финансового планирования – план освоения денежных средств.

Краткая структура проведения установочной встречи

Знакомство.
Оглашение повестки и структуры встречи.
Разбор сути проекта и его целей. Подробно опишите результат, который ожидается от каждой из сторон в физических терминах.
Для подрядной компании – завершить комплекс работ по монтажу сетей отопления и вентиляции согласно комплекту РД и техзаданию.
Для поставщика ресурсов – поставка в полном объеме согласно матрице поставки комплекта оборудования к оговоренным согласно графику поставки датам.
Для технического надзора заказчика – приемка работ согласно графику и подписание итоговых документов по итогам реализации этапов проекта.
Описание этапов реализации.
Выделение роли каждого участника команды.
Мониторинг проекта. Опишите процедуру отслеживания хода выполнения проекта. Для субподрядчиков – описать объем и периодичность подаваемой отчетности в адрес генподрядчика. Для вендоров – стадии отчета о статусе поставок. Установите контрольные точки, о которых каждая сторона должна будет сообщить в отчете.
Оценка результатов деятельности. Определите методику приемки завершенных работ, порядок приемки работ для подрядчиков, критерии качества. Особенности приемки силами внутреннего строительного контроля. Особенности подготовки и сдачи исполнительной документации по исполненным работам. Порядок и процедура внесения изменений в проектно-сметную документацию при отклонении от проекта.
Очень важно на старте зафиксировать ответственность сторон при внесении изменений в проект – в случае отступления от исходных конструктивных решений – при отсутствии четкой процедуры при сдаче работ будет отказ от приемки выполненных работ заказчиком.
Так, самовольная замена части марок силовых кабелей субподрядчиком – отступление от тех решений в исходной РД – без предварительного уведомления заказчика результировало в длительной – до 1,5 месяцев – процедуре пересогласования видов и объемов работ.
Порядок финансового планирования.
Порядок расчета за выполненные работы.
Планирование последующих совещаний. Определите методику и регламент проведения. Методы и средства коммуникации.
Вопросы от заинтересованных сторон.
Обмен сторон контактами лучше оставить на конец. В противном случае идет сбой ритма совещания и снижение вовлеченности участников.