Гайд: как провести установочное совещание для реализации строительного проекта

Напоминаю что все роли в строительстве регламентированы. Стадии работы с проектом регламентированы. Структура обмена информацией и формы подачи регламентированы, существуют типовые формы унифицированных бланков и форм для обмена информацией. И Градостроительный кодекс обязывает нас работать на территории РФ в рамках нормативной базы.

По статье, безусловно автор имеет опыт, но опыт не структурированный и перед написанием статьи не читал ни Градостроительного кодекса ни СП48.13330.2019.

По статье замечания:
Базовая проблемой и риском строительства исходя из контекста ситуации
1.  складирование материалов;
2. шум и привязка ко времени;
3. загрязненность.

То есть каждый день кто то из жителей будет писать обоснованные и необоснованные жалобы на Вас. Что бы контролирующие органы не остановили строительство придется работать правильно с местным отделом ГИБДД и административной комиссией. Но это персональная работа на совещание их приглашать не надо.

Представители ресурсоснабжающих организаций не придут на совещание, у них таких функций нет и людей в их структурах ответственных за хождения тоже нет.

Приглашать представителя технического надзора на совещание где Вы будете рассказывать о не касающихся его вещах не стоит поскольку это разрушит отношения. Он итак сидит каждую неделю на совещаниях в местных органах самоуправления курирующих проект и слушать ту же песню о всем подряд не касающемся его лично ему не хочется. Всех Вас проектировщиков, строителей, тех надзор будут собирать местные органы самоуправления раз в неделю и дублировать не имеет смысла.

Поставщики не ходят по совещаниям, ни разу не видел их даже на проектах стоимостью сотни миллиардов рублей. О чем им говорить с Вами? У них есть типовой договор поставки в котором прописанны сроки и никто его менять не будет. Вы проплатили деньги, они поставили Вам в указанные договором сроки. 

Субподрядчики. У Вас проект 20 000 - 50 000 чел часов. работать будет 12-20 человек одновременно на объекте не более. Вряд ли имеет смысл заключать договора субподряда. 

Теперь об снабжении строительной площадки организационной документацией:
1. Проектно сметная документация.
2. Разрешение на строительство.
3. ПОС и согласованные ППРы.
4. Техусловия на подключения к сетям в том числе временные на период строительства.
5. Акт приемки сдачи строительной площадки.
6. Журналы: общий журнал работ, журнал входного контроля, журналы видов работ и ПБ. (около 12-20 журналов с печатями и росписями).
7. Перечень исполнительной документации по проекту.
8. Инструкции по видам работ и ПБ.
9. Сертификаты и свидетельства об поверке на измерительный, электротехнический и сварочный инструмент.
10. Приказы на назначение ответсвенных за строительство и отдельные виды работ + протоколы аттестации в организации и контролирующих органах и пр.

То есть по итогу будет 50-100кг необходимых документов.


То есть работа МП это не про блеснул с матрицей рисков, а нудная и большая по объему организационная работа.

Алексей, благодарю Вас за комментарий.

1. Вы очень расширили понимание исходной статьи.

ГК РФ и СП по организации строй производства мне иногда - одним глазом - удавалось открывать в своей деятельности)

2. " каждый день кто то из жителей будет писать обоснованные и необоснованные жалобы на Вас".

Гипотеза верна. Влияние на проект вслучае реализации - значительное.

Но это риск нереализовавшийся.

3. "Представители ресурсоснабжающих организаций не придут на совещание"

На практике это, скорее всего, так. Но позвать их стоит.

И вместе с тем, уже на стадии начала проекта МП - а также и субподрядчикам завязанным на определенный вид работ - необходимо понимать ответственных за выдачу тех. условий, надзор за  производством работ и критерии успешного результата со стороны сетевиков.

4. "Приглашать представителя технического надзора на совещание где Вы будете рассказывать о не касающихся его вещах не стоит поскольку это разрушит отношения".

А вот это спорно. Необходимо понимать регламент взаимодействия по этой фунции - технический надзор - в особенности для субподрядных компаний.

Даже если на стадии инициации есть типовой регламент - контроля качества и приемки работ - матрица ответственности сторон - как приложение к договору подряда.

При этом есть определенные "нюансы исполнения" , которые лучше проговорить "на берегу".

Например,

* периодичность и методы контроля качества выполняемых работ

Как оформляется процедурно - оформление  RFI, регламентные сроки проверки. В каких случаях возможен отказ от приемки скрытых работ - например операция по установке пространственных арматурных каркасов  - при отсутствии представителя заказчика. 

* методы комплектации и передачи исполнительной рабочей и производственной документации - необходимо ли доп. звено генподрядчик - или можно нести подписанные сторонами документы напрямую Заказчику. 

Не хватает времени у Заказчика - так конечно же бывает. Но кому надо - будет искать возможности, кому не надо - оправдания.

Во все ли тонкости надо посвящать Технадзор? ну конечно же нет.

5. "Поставщики не ходят по совещаниям".

Эта схема верна в случае поставки стандартного оборудования, классических строиматериаллов.

Что же делать в случае поставки например, сложного технологического оборудования, э/силового.

Несмотря на принятую спецификацию - тех.задание - остаются опять же детали поставки. Вопросы разделения зон ответственности за проведение ПНР - пусть даже это прописано в первичном договоре поставки. 

Вопросы нюансов монтажа оборудования - в случае осуществления работ субподрядной организацией.

6. "Вряд ли имеет смысл заключать договора субподряда."

Это гипотеза. Она имеет место быть.

Объем потребной рабочей силы для исполнения комплекса работ Вами оценен исходя из плановой длительности работ и требуемых трудозатрат.

Также стоит рассматривать вариант работы генподрядчика по инжиниринговой схеме.

7." О снабжении строительной площадки организационной документацией"

Вы очень детально привели перечень необходимой ИРД - в т.ч. согласно требований СП.

С вами согласен на 100% в данном вопросе.

При этом фокус данного первичного совещания - все же не на сверку всех этих материалов.

А на выработку общих "правил игры", установления  целей - общих и по бизнес-единицам - и уяснения механики проведения бизнес-процедур.

Коллеги, продолжите, пожалуйста, дискуссию. Вас очень интересно читать...

вот этот момент следует проработать:

Алексей Уланов пишет:
То есть каждый день кто то из жителей будет писать обоснованные и необоснованные жалобы на Вас. Что бы контролирующие органы не остановили строительство ....

т.е. приобретя возможность через свои письма, влиять на строительство, жители прилегающих (и не только) районов становятся класстческой заинтересованной стороной проекта. И, следуя пункту 4 "Основных Целей установочной встречи", ее требуется как-то "отмотивировать".

Как? Какие есть практики в этой части?

Сергей Левицкий пишет:

Коллеги, продолжите, пожалуйста, дискуссию. Вас очень интересно читать...

вот этот момент следует проработать:

Алексей Уланов пишет:
То есть каждый день кто то из жителей будет писать обоснованные и необоснованные жалобы на Вас. Что бы контролирующие органы не остановили строительство ....

т.е. приобретя возможность через свои письма, влиять на строительство, жители прилегающих (и не только) районов становятся класстческой заинтересованной стороной проекта. И, следуя пункту 4 "Основных Целей установочной встречи", ее требуется как-то "отмотивировать".

Как? Какие есть практики в этой части?

 

Нужна некая вводная. Примерно 1% или более обладает психическими отклонениями различного рода. Если ты работаешь на новых площадках где населения нет или промышленное строительство этот фактор не значим. Если работаешь в городской черте. Кто то постоянно будет жаловаться, эти жалобы накапливаются и рассматриваются уполномоченными органами. Жалобы бывают обоснованными и не обоснованными к которым строители не имеют отношения. К примеру в моей практике были жалобы на шум от работающей техники на стройплощадке в нерабочие дни и нерабочее время. 
В МСК работать особенно сложно так как каждый день кто то что то фотографирует и шлет. Все это соответствующие чиновники рассматривают.

Истоки подобного поведения имеют животную природу - чужаки пришли на нашу территорию и что то делают без нашего разрешения - классическая гопничья программа.

Как работать? Любое строительство проходит процедуру общественных слушаний. Туда приглашают активную заинтересованную общественность. Часть проблемных людей сливается на этом этапе. Часть людей сливается на разговорах с ответственным за строительство. Если проявлять тактичность обьяснять важность и значимость проекта люди успакаиваются, потому что пообщавшись с тобой они перестают тебя воспринимать как чужака. 

Ну и базовое это работа с чиновниками занимающимися рассмотрением и реагированием на жалобы, с ним нужно предметно работать иначе он просто выполняя свою работу остановит строительство. И работа с местными ГАИ и МВД тоже важна. Для понимания любой штраф для организации от 200 000 до 400 000рублей. То есть несколько штрафов и проект из низкомаржинального становиться убыточным. 

Сергей Левицкий пишет:
Как? Какие есть практики в этой части?

Мало знаком с практикой урегулирования подобных вопросов.

1. Как пример, рассмотрим строительство в случае точечной застройки в жилом квартале в непосредственной близости - до 100м - от эксплуатируемых жилых зданий.

2. Что может явиться причиной недовольства жильцов близлежащей застройки?

Мероприятия по решению "рядовых" проблем организации строй производства,  т.к.

* загрязнение территории рядом с площадкой строительства - вследствие работы - движения машин и механизмов.

* складирование ТМЦ вне территории строй площадки - на территории дорожных проездов, тротуаров и прочее.

* траектории движения движущихся частей оборудования при производстве работ - например башенных кранов - за пределами площадки

* организация движения пешеходов на период производства работ - в связи с попаданием существующих тротуаров или проездов в "пятно застройки"

Как правило, учитываются при обязательной разработке:

* Проекта Организации Строительства - Заказчиком 

* Проекта Производства Работ - Генподрядчиком.

Например, для указанных проблем по ликвидации загрязнения и организации складского хозяйства - учет станции по очистке а/транспорта на выезде и выделение отдельных площадей под складское хозяйство ссответственно.

3. Что может вызвать более серьезные возмущения?

Одним из возможных причин недовольства владельцев жилья, расположенного в непосредственной близости от площадки строительства, м.б. превышение уровня звукового давления в ходе производства работ подрядной организацией. 

Как регламентируются уровни допустимого звукового давления?

уровни шума в дневное (с 08:00 до 23:00) и в ночное (с 23:00 до 08:00) время суток регламентируют санитарно-эпидемиологические правила и нормативы

* СанПиН 2.1.2.2645-10 "Санитарно-эпидемиологические требования к условиям проживания в жилых зданиях и помещениях" и

* СН 2.4/2.1.8.562-96 "Шум на рабочих местах, в помещениях жилых, общественных зданий и на территории жилой застройки".

Так, на территории жилой застройки  уровень шума не должен превышать

* в дневное время - 55 дБ

* в ночное время- 45 дБ.

4. Что мог бы сделать жилец неудовлетворенный тем, что уровень звукового давления превышен?

Возможно, написать заявление в местную администрацию, санитарно-эпидемиологическую службу о нарушении данных требований СанПиН.

Лично с подобным не сталкивался.

5. На практике, для снижения подобных рисков Застройщика для работ, связанных с созданием сильного звукового давления например

- погружение забивных свай сваебойной установкой

- работа механизмов с участием компрессора, дизель-генератора

- работы с участием комплекса машин и механизмов - например бетонирование перекрытия при помощи бетононасоса, автобетоносмесителей и с участием башенного крана и вспомогательной оснастки.

предусматривается зачастую односменная работа в дневное время.

6. Как же отмотивировать "недовольных"?

наверно все индивидуально.

* Для кого-то достаточно общения "по душам"

* в каком-то случае пересмотра графика работ.

Мала вероятность того, что рядовой недовольный станет действительно серьезной силой, влияющей на ход производство работ.

Алексей Старков пишет:
5. "Поставщики не ходят по совещаниям".

Добавлю по поводу поставки оборудования - и переговоров с вендорами.

1. Расхождение технических данных.

В практике не раз сталкивался с ситуацией -

В комплектах Рабочей документации, официально переданной Заказчиком Генеральному подрядчику в работу - т. е. со штампом "в производство работ"  - 

Существуют расхождения между позициями тех. оборудования.

В листах спецификаций - на плане монтажа оборудования - в различных марках РД.

Например, при учтенном техническом оборудовании пищеблока -

Кухонная вытяжка промышленного типа -

* на плане монтажа оборудования показана и замаркирована -

"островного типа"

* в листах спецификаций учтена - "пристенного" типа.

Разрешение этой технической коллизии потребовало в т.ч. и работы с поставщиком конкретного вентиляционного оборудования.

2. Замена параметров оборудования.

Также зачастую поставщики необходимы для решения задач оперативного изменения параметров материала и оборудования - в связи с потребностями производства.

Так, при монтаже технологических трубопроводов с рабочей фазой  - рассол - вследствие агрессивного воздействия рабочей среды, предусмотренная проектом толщина стенки потребовала увеличения.

Что также повлекло за собой необходимость консультации с производителем изделия - на предмет возможности  изменения исходной спецификации - изготовления трубопроводов с утолщенной стенкой.

3. При активной работе с пулом выбранных поставщиков уже на стадии инициации проекта Менеджер проектов сможет добиться от вендоров:

* оптимизации сроков поставок  относительно планового графика

* приоритезации Проекта в производственном плане изготовителя - сокращение сроков

* рассмотрение вопросов подбора эквивалента оборудования. в случае коллизии

Например, в случае выявленной необходимости замены датчиков автоматизации - поставщик 1,

используемых для конвейерного оборудования - поставщик 2..

* фиксирования стоимости  - в т.ч. страхование валютных рисков - в случае поставки из-за рубежа.

4. Синхронизация работы Монтажных компаний и Вендоров.

Определение оптимальной загрузки.

* Зачастую план мобилизации трудовых ресурсов подрядчика определяется датами поставки основного оборудования Вендора.

* Монтаж силовых установок, модульных КТП - поставки стороннего вендора.
* Монтаж несущих Клееных деревянных конструкциий пром.здания -

в зависимости от графика поставки партий сборочных элементов.

- Т.о. Менеджеру проекта уже в начале имеет смысл заниматься вариантной проработкой - комбинируя различные сочетания трудовых и материальных  ресурсов.

Без работы с вендорами такие проработки невозможны.

Анализ практики проведения Установочного Совещания

строительных проектов  в  США и РФ.

I. Выдержки из главы - Проведение стартового совещания - из книги

Project Management for engineering & construction. G. Oberlender.

Управление проектами при проектировании и строительстве.

Автор - Г. Оберлендер (шт. Оклахома, США).

и аналитические комментарии.

1. Установочная встреча по проекту - является по сути ознакомительной, позволяя команде проекта:

• установить приоритеты
• идентифицировать проблемные зоны
• прояснить зоны ответственности каждого участника
• указать общее “направление движения”, позволяя членам команды  действовать в одном направлении с общими целями.

*Первый шаг – понимание того:

- какие работы должны быть выполнены

- кто собирается выполнить данные работы

- когда ожидается  выполнение работ

- какие финансовые затраты будут понесены при выполнении работ .

*В ходе проведения совещания Менеджер Проекта должен обеспечить нормальный ход встречи, при этом не слишком сильно погружаясь в детали.

_________________________________________________________________

Чек-лист Проведения Установочного Совещания Строительного Проекта.

*Провести краткий обзор повестки и целей

*Сообщить о названии, учетном номере и общих данных по проекту, требуемых для работы членов команды.

*Представить членов команды проекта с указанием: *областей экспертизы и                                                                                            *зон ответственности

*Выполнить обзор:

* целей проекта

* требований 

* объема работ

- с учетом существующих:

+ указаний по производству работ,

+ ограничений 

+ проблем.

*Выполнить обзор технико-экономического обоснования проекта, подготовленного Заказчиком, а также размер бюджета, зарезервированного на реализацию проекта

*Выполнить обзор предварительного графика производства работ и ключевых вех

*Выполнить обзор первичного плана работ по проекту:

- организация работ по проектированию

- организация закупок

- производство комплекса СМР

*Проговорить с каждым участником команды проекта в части производимых работ

*Запросить у каждого члена команды проекта подготовки документа -  “проекта комплекса выполняемых работ” –

описание работ в зоне ответственности Подрядчиков в разрезе:

*Объем

*Затраты  

*График  

В течении двух недель данные д.б. направлены Менеджеру Проекта.

*Назначить следующую встречу команды проекта. Подготовить протокол установочного совещания, направить заинтересованным сторонам.

_________________________________________________________________

II. Комментарий по чек-листу – Управление проектами строительства в РФ.

*Вопросы Бюджетирования                                                                                        на установочных встречах вопросы в разрезе бюджетной стратегии – общей и по отдельным подрядчикам – как правило, детально не рассматриваются.

*Также к моменту начала реализации проекта первичный бюджет капитальных затрат уже сформирован – стоимость по основным договорам на:

• Закупку ТМЦ
• Осуществление авторского надзора
• Производство комплекса СМР

Определена.

Т.о. метод определения бюджетной стоимости “снизу - вверх” – через разработку т. н. “проектов выполняемых работ” субподрядными компаниями не так актуален –  работа по определению стоимости проводится раньше как основание для заключения договоров субподрядных работ, поставки ТМЦ.

*Разделение объемов выполняемых СМР между субподрядными компаниями идет, зачастую, по маркам рабочей документации:

• Марка –АР – Подрядчик 1
• Марка -КЖ – Подрядчик 2
• Марка – ТХ – Подрядчик 3.

Что фиксируется техническим заданием к договорам подряда.

Несмотря на это,  на стадии начала работ – даже имея полный комплект РД – довольно сложно полностью исключить риски “задвоения” работ.

Невероятно! Каким-то Чудом толковый эксперт заморочился и в кои-то веки написал на Exe хорошую проблемно-инструктивную статью. 

Никакого хайпа — минимум просмотров и всего три лайка… Но зато насколько ценно!

А ещё более толковый эксперт с богатым практическим опытом заморочился ещё больше и написал жизненные замечания. И главное — обозначил ещё более конкретные проблемы, с которыми уже можно работать!

На месте редакции я бы сильно озадачился таким двойным Чудом и вместо дискуссий «Как нам улучшить качество контента» задумался, как его повторить. Например, поощрил бы автора и комментаторов-практиков.

Сергей Левицкий пишет:
приобретя возможность через свои письма, влиять на строительство, жители прилегающих (и не только) районов становятся класстческой заинтересованной стороной проекта. И, следуя пункту 4 "Основных Целей установочной встречи", ее требуется как-то "отмотивировать". Как? Какие есть практики в этой части?

В строительстве — не специалист. (Строительно-отделочных фирм за всю практику меньше дюжины. Ну, ещё сами слегка «строимся»…) Но как ТРИЗ / GB-эксперт чуток «пофантазирую»:

Для начала предположу, что у нас есть цель максимизировать пользу стройки и снизить (в идеале — исключить) вред для строительной компании.

В данном случае налицо кажущееся противоречие — совмещение пользы с неизбежным вредом стройки (шумом, пылью, просачивающимися на стройку соседскими котиками / детьми и прочими издержками). Что делать?

Генеральных подходов, как обычно, всего три:

1. Снизить сумму вреда.

2. Увеличить сумму выигрышей.

3. Снять противоречие.

Пробежимся по ним кратко:

1. Разумно предположим, что вред (например, в виде жалоб жильцов на шум-пыль… вплоть до неурожая в Занзибаре) во все инстанции — от Санстанции до Спортлото неизбежен. А раз так, то разумно его минимизировать. Например, приёмом «Заранее» — заранее указать телефоны, емейл и сайты, куда стоит жаловаться. И заранее же привлечь специалистов для работы с негативом и фобиями. ;) А заодно своих диспетчеров хотя бы технике ПЭФРИК Н. Власовой для работы с негативом обучить. И так далее.

Но этот путь — заведомо конечен. (Свести вред к абсолютному нулю всё равно не удастся, а затраты — заведомо не нулевые.)

2. Гораздо перспективнее максимизировать выигрыши . Например, можно использовать стройку и шум вокруг неё по-максимуму медийно. Устраивать ежедневое вещание, пресс-конференции, опросы жильцов, искать среди них волонтёров благоустройства и потенциальных заказчиков на дачные коттеджи… Тема теоретически-бесконечная, сколько фантазии хватит.

3. Наконец, можно попытаться снять противоречие. Например, приёмом «Обратить вред в пользу». Задаться вопросом, как жалобщики могут сделать компанию… знаменитой (в идеале — всемирно)?

Навскидку сразу вспоминается «недавняя» история про некую англичанку, «высушившую» после купания кота в микроволновке и отсудившая миллион у производителя микроволновок. (Этот «свежак» всплывает в СМИ с завидной регулярностью каждые 10-12 лет примерно с начала 1960-х.) То есть, жалобами ведь можно и управлять…

Это если кратко, навскидку. Но если конкретному заказчику понадобится три-четыре сотни (а то и тысячи!) решений по теме «на все случаи жизни», то уже нужен совместный «Азбрейн» — от первичных «диких» идей, до «выращивания» концепций и «бесшовного» превращения в календарные PR-планы. Причём, вероятно, закрытый — такие кейсы обычно защищаются на уровне ноу-хау.

Но общая схема подхода та же. Просто фасилитируемая генерация интенсивнее.

Вообще впервые слышу о такой практике с установочной встречей. Тем более при строительстве детского сада - относительно небольшого объёма строительных работ. Тем более, инициатор руководитель проекта от генподрядной организации. Он в упряжке. А Вы наделяете его инициативой, которую может проявлять исключительно гос.Заказчик, Инвестор особо значимого объекта.

Алексей Уланов пишет:
И Градостроительный кодекс обязывает нас работать на территории РФ в рамках нормативной базы.

Согласен с Алексеем, что по сути пригласить генподрядчик никого не может, так как это не вписывается в процесс регламентированный руководящими и нормативными документами. Я бы поспорил с перечнем Алексея и точностью формулировок, но в принципе не по смыслу.

Алексей Старков пишет:
На практике это, скорее всего, так. Но позвать их стоит.

Алексей, мне кажется, надо тпояснять почему. Иначе Вы просто возражете не аргументируя.

Алексей Старков пишет:
А вот это спорно. Необходимо понимать регламент взаимодействия по этой фунции - технический надзор - в особенности для субподрядных компаний.

Наверны Вы имеете ввиду Госстройнадзор, так как с некоторых пор понятие "технический надзор" остался только у ростехнадзора. При строительстве детского садика используется строительный контроль осуществляемый, согласно Градостроительному Кодексу, на нескольких уровнях: строительный контроль подрядчика, строительный контроль со стороны Заказчика (представитель Заказчика) и госстройконтроль. Кого Вы имеете ввиду? Представитель Заказчика конечно всегда с Вами на всех совещаниях, где присутствуют интересы Заказчика. Его и приглашать-то особо не надо. Ещё и не выгоните.

Алексей Старков пишет:
Даже если на стадии инициации есть типовой регламент -

Есть технология строительного производства. Слово "типовой" может относиться только к технологическим картам строительного контроля имеющимся на контроль любых строительных конструкций и систем. Терминология режет слух.

Алексей Старков пишет:
При этом есть определенные "нюансы исполнения" , которые лучше проговорить "на берегу". Например, * периодичность и методы контроля качества выполняемых работ

Если хотите вышлю "Схемы операционного контроля качества". Они неизменны. Вы чего собираетесь проговорить? Изобретаете велосипед?

Алексей Старков пишет:
Как оформляется процедурно - оформление  RFI, регламентные сроки проверки.

И это тоже давно регламентировано. РД 11-02-2006 "Требования к составу и порядку ведения исполнительной документации...". Есть ещё не мало регламентирующих документов в строительстве. Вы можете обсудить исключительно только состав работ по строительну контролю и оформлению результатов, так как перечни документации обычно избыточны, особенно при небольших объёмах строительства. Так же важен стандарт оформления. Тоже тема для обсуждения между Заказчиком и Подрядчиком. А Вы пытаетесь привнести в существующие формы и методы что-то совершенно чуждое, лежащее за пределами нормативных документов в строительстве.