10 тонкостей деловой переписки на английском языке

Оперативная письменная коммуникация является одним из элементов решения бизнес-задач при участии представителей структурных подразделений компании. При подготовке внутренних документов, обращаясь к англоязычным коллегам, русскоязычному автору служебной записки необходимо учитывать кросс-культурные различия при передаче информации.

Результатом пренебрежения к методам восприятия данных адресатами может стать недопонимание различных департаментов между собой по обсуждаемым вопросам, что приведет к увеличению сроков решения задач. И наоборот, учет культурных особенностей англоязычных коллег в практике деловой переписки позволит:

• Облегчить коммуникацию внутри департаментов компании.
• Достоверно и полно передать суть и смысл сообщения адресатам.
• Построить отношения взаимного сотрудничества между подразделениями.

Тонкости деловой переписки на английском языке – 10 правил

Цель данной статьи не заключается в подробном описании методики подготовки служебной записки с нуля. Фокус обращен на особенности подготовки документов внутренней переписки, предназначенных для англоязычных коллег.

1. Стоит ли обсуждать несколько вопросов в одной служебной записке?

Желательно составлять записку по правилу «1 вопрос – 1 документ». При необходимости обсуждения нескольких взаимосвязанных вопросов стоит описать данные задачи в ряде последовательных записок с перекрестной ссылкой друг на друга.

Пример. Требуют обсуждения и принятия мер вопросы задержки поставки материалов и оборудования, вовлекающие ряд причастных сторон, в том числе департамент финансов и департамент логистики. Для решения задач от заинтересованных сторон требуются различные действия по исполнению вопроса. Для информирования о ситуации менеджеру проекта необходимо подготовить отдельно два документа в адрес каждой стороны, с общим описанием контекста и перечнем требуемых действий в зоне ответственного каждого департамента.

2. Уместно ли при персональном обращении называть адресата по имени в контексте деловой переписки?

Например, «Dear Frank», «Hello Sam». В случае неблизкого знакомства с адресатом, а также официального характера записки, лучше предпочесть формальное обращение:

• По фамилии: Dear Mr. Jackson, Hello Mrs. Ogilvy.
• По титулу или занимаемой должности: Dear Professor, Dear Mr. Vice President

3. Допустимо ли при обращении использование отчества либо второго имени?

В соответствии со сложившимися традициями русскоязычной переписки обращение к адресату выглядит так: «Уважаемый Павел Иванович!», «Уважаемая Наталья Федоровна!». При подготовке документа в англоязычной среде стоит воздержаться от использования полного имени, второго имени (middle name), или отчества (patronymic) адресата, ограничившись лишь фамилией. Пример: «Dear Ms. Jones...».

4. Допустимо ли при обращении к адресату использование восклицательного знака?

Восклицательный знак, например «Hello, Ashley!», добавленный в обращение к англоязычному адресату, вызовет скорее негативную реакцию, поскольку это придает письму слишком эмоциональный окрас, подчеркивая важность документа, что в деловой переписке недопустимо. Для понимания культурной разницы, у русскоязычных коллег подобную эмоциональную реакцию могло бы вызвать использование в начале сообщения выражений: «ПОМОГИТЕ, СПАСИТЕ!!!».

Вместо этого на практике после имени адресата стоит предпочесть запятую:

• Hello, Arnold,
• Dear Ms. Simpson,

Также ввиду особенностей английской грамматики стоит отказаться от использования предложений с сочетанием вопросительного и восклицательного знаков: «Чего Вы от нашего Отдела ожидаете?!». Помимо отказа от сочетания «?!» стоит употребить и более мягкую форму запроса: «What would you like to acquire as a part of our partnership?».

5. Стоит ли использовать отступы и красные строки в тексте?

Нет, при письме in English стоит начинать каждый абзац без отступов.

6. Стоит ли использовать маркированные списки типа Bullet points?

Да, поскольку маркированные списки облегчают восприятие однотипных данных и привычны для понимания в англоязычных странах.

7. Стоит ли добавлять в начале блок «Резюме» с основными выводами и рекомендациями?

Возможно отдельно добавить блок «Executive Summary» в начало документа при большом объеме рассматриваемых вопросов: общий объем записки свыше 3-4 листов А4. По структуре «Вопрос – Предлагаемое решение – Обоснование».

В русскоязычной традиции этот блок, как правило, оставляют в конце документа. При этом практика показала эффективность данного подхода – размещения основных мыслей в начале записки, что позволяет с первых строк вовлечь читателя в текст и облегчить понимание. Особенно эффективен данный подход для подачи СЗ в адрес вышестоящего руководства, поскольку вследствие нехватки времени менеджер сможет бегло ознакомиться с содержимым без вникания в малосущественные детали.

Пример верстки служебной записки в две колонки:

Подобный подход к созданию двуязычной версии записки на практике применяется для сокращения времени подготовки и подписания документов. При этом в практической деятельности стоит воздержаться от формата в две колонки, поскольку ввиду различного синтаксиса и особенностей построения предложений языков при большом объеме документа русскоязычная часть документа зачастую становится непропорционально длинной.

Таким образом, при выпуске документа на стандартном листе формата А4 данный тип форматирования текста затруднит корректное понимание сути адресатами. Вместо создания совместной двуязычной записки предпочтительней подготовить два отдельных документа на целевых языках. При этом уделяя особое внимание сверке и сопоставимости данных.

8. Как обозначить знак порядкового номера?

В практике англоязычной переписки для обозначения порядкового номера используется знак # (решетка):

• Строительство здания склада автозапчастей (поз. №9 согласно Генерального плана).
• Vehicle Spare parts Warehouse Facility Greenfield construction (pos. #9 in accordance with the Master Plan).

9. Стоит ли смягчать исходный резкий тон послания?

Ввиду менталитета русскоязычные люди используют в письменной речи прямую негативную обратную связь и прямолинейность при формировании запросов и поручений. В случае ультимативного характера исходного послания, стоит ли дословно переводить исходный русскоязычный текст?

Необходимо учитывать культурные особенности коллег, привыкших к европейскому культурному коду общения – это принятая вежливость, выражение негативной обратной связи в неявной, косвенной манере и отсутствие директивности при выдаче задач.

C целью корректного понимания тона и стиля текста англоязычными получателями письма следует использовать в письменной речи смягчающие и вводные фразы, формально не содержащиеся в исходном русскоязычном письме.

Примеры исходной переписки и их англоязычный вариант:

10. Как избежать разночтений, указывая дату?

В русскоязычной среде будет указана как: «день – месяц – год», например, 10.12.1988. В англоязычной среде (американский вариант) принято написание формата «месяц – день – год», например, 12.10.1988.

Чтобы избежать разночтений, предпочтительней на практике указывать даты в формате «день – месяц (текст) – год», например: «10 December 2021», «12th Jan 1995».

Пример служебной записки на русском языке и английском языке.

Читайте также: