Бурное развитие цифровых технологий изменило многие аспекты нашей жизни. Заказ такси происходит в смартфоне и занимает пару секунд. Домашний интернет иногда работает быстрее, чем офисный. Курьеры доставляют все и всем. Большинство государственных услуг можно получить удаленно. Внутренняя жизнь офиса тоже претерпела существенные изменения.
1. Дизайн офиса как конкурентное преимущество
Успех компании все больше зависит от интеллекта и новых идей сотрудников. А могут прийти новые креативные идеи в головы сотрудников, если их окружает стандартный open space, а рабочие места похожи на «грядки» в огороде? Опросы среди сотрудников показывают, что около 50% часто не могут сосредоточиться из-за неподходящей обстановки в офисе. В результате снижается работоспособность, вовлеченность, сотрудники теряют часть рабочего времени в попытках сконцентрироваться. Дизайн и внутреннее наполнение офиса стало одним из конкурентных преимуществ при привлечении квалифицированных кадров и областью соревнований между ведущими компаниями. К проектам реконструкции офисов привлекаются ведущие дизайнеры и тратятся сотни миллионов рублей. Тон в этом безусловно задают IT-компании и IT-подразделения крупных корпораций. В 2020 году Гран-при международной премии Best Office Awards завоевала штаб-квартира «Сбера» в Москве на Кутузовском 32.
2. Четыре типа рабочего пространства
Работать в open space сложно: шумно, люди отвлекаются на мимо проходящих коллег, разговоры соседей по телефону, нет возможности собраться группой в 3-4 человека для совместной работы, переговорных катастрофически не хватает, их надо бронировать заранее и идти на другой этаж или в другое крыло. Все это снижает эффективность работы, делает офис негостеприимным. Но нельзя увлекаться дизайном ради дизайна. Офис это, прежде всего, место для работы, а не музей современного искусства.
Сотрудники все чаще работают не только на своем рабочем месте, а используют все пространство офиса. Необходимо предусмотреть четыре зоны для разных активностей и типов взаимодействия:
- Зона для проведения информационных встреч и собраний. Для информирования группы сотрудников о текущих результатах и процесса постановки задач лучше всего подойдет формат переговорной.
- Зона для совместной генерации идей, мозговых штурмов и работы над новым продуктом. Для этого необходим формат «круглого стола», где сотрудники общаются, вырабатывая совместные решения. В этом месте должно быть коммуникационное оборудование, чтобы оперативно выводить информацию с ноутбуков всех участников.
- Зона для сосредоточенной индивидуальной работы. Как минимум, столы должны быть оборудованы офисными экранами, а open space поделен на группы по 10-15 рабочих мест.
- Зона для неформального общения, где происходит социализация сотрудников, перезагрузка и укрепляются командные связи. Мы не можем работать с равномерно высокой эффективностью весь день, организму необходим периодический отдых и временное отключение от рабочего процесса. Организация релакс-комнат, зон с настольными играми, кофе-зон стало уже стандартом в офисах.
На этапе конструирования офиса важно продумать, как можно будет впоследствии оперативно менять конфигурацию помещений без проведения дорогостоящих строительно-монтажных работ. На рынке есть офисные системы с подвесными мобильными перегородками, позволяющими без проведения ремонта менять конфигурацию кабинетов, переговорных и других помещений. Такие решения позволяют перестраивать офис под текущие потребности компании и экономить на строительно-монтажных работах.
3. Два монитора, ноутбук и смартфон
Офисная мебель изменилась. Вместо угловых столов преимущественно используют простые прямоугольные конструкции. Вместо подстольных тумбочек – небольшие локеры и специальные места для личных сумок и рюкзаков. Документооборот стал электронным, и отпала необходимость в хранении большого объема бумажных документов на рабочем месте. Вместо этого на рабочем столе появился второй монитор, ноутбук и смартфон. Чтобы избежать нагромождения удлинителей и проводов под столом, а также обеспечить электробезопасность сотрудников, должно быть не менее четырех розеток на одно рабочее место, закрепленных непосредственно на столе. Важно предусмотреть индивидуальное освещение рабочего места, так как у всех разное представление о комфортной яркости.
4. Офисные кресла – забота о здоровье
Европейское исследование о потерянном рабочем времени говорит о потере 3,6 млн рабочих дней из-за болей в спине и 1,3 млн евро расходов на болезни, связанные с проблемами спины. Исследователи отмечают, что из-за повального распространения мобильных гаджетов у сотрудников появилось девять новых положений тела, в которых они осуществляют свою деятельность. Рабочее кресло должно поддерживать правильную осанку при работе за компьютером и тем самым способствовать правильному кровоснабжению всего организма и мозга в частности. Неверное положение тела приводит к болям в спине и искривлению позвоночника, неудобное сидение пережимает кровеносные сосуды ног, держание рук на весу приводит к хроническим заболеваниям кистей рук. Нормой является минимум семь регулировок для подлокотников и подголовников. Правильно отрегулированное кресло должно создавать ощущение невесомости, а спинка не давить, а поддерживать, плавно следуя вашим движениям.
5. Шумоизоляционные кабины и капсулы сна
В офис пришло новое оборудование. Например: шумоизоляционные кабины, устанавливаемые в open space, позволяющие уединиться и не мешать коллегам своим телефонным разговором. Также для решения проблемы звукоизоляции стали использовать активные системы шумоподавления и дополнительные экраны, которые в том числе являются элементами дизайна. Или капсулы сна. Медики утверждают, что если днем заснуть, не проваливаясь в глубокий сон, на 20-30 минут, то повышается работоспособность и способность к обучению и восприятию новой информации. Рынок такого оборудования в России растет на 20% ежегодно и в 2020 году достиг 1 млрд рублей. Первооткрывателями в этих вопросах были IT-компании, также капсулы сна установлены в Сбербанке, «РусГидро» и некоторых других компаниях. Так что прогресс в области оборудования рабочих мест будет продолжаться.
6. Дома как в офисе
В связи с переходом многих сотрудников на удаленный формат работы административные менеджеры столкнулись с новыми вызовами. Как организовать выход нового сотрудника, если он должен работать на удаленке, а офис временно закрыт на карантин? Как выдать и подключить к корпоративным системам ноутбук с соблюдением всех политик безопасности? Как оформить и подписать все необходимые документы? Как провести обязательные вводные инструктажи по технике безопасности? Эти и многие другие вопросы необходимо было решить для обеспечения бесперебойной работы организации. Административные службы должны были научиться работать дистанционно и обеспечивать сотрудников сервисами не только в офисе, но и дома.
7. Офис как хаб
Многие крупные компании приняли для себя решение, что часть сотрудников будет всегда работать в удаленном формате. Но как сделать их работу эффективной? Как часто они должны появляться в офисе, чтобы оставаться членами команды и не терять социальную связь с коллегами? В любом случае в офисном пространстве необходимо предусмотреть места для временной работы таких сотрудников в дни их присутствия. Необходимо построить автоматизированную систему бронирования таких мест и управлять размещением. Фактически каждая крупная организация должна выделить часть офисных рабочих мест для организации полноценного внутрикорпоративного коворкинга и научиться им управлять.
С другой стороны, сотрудники, работающие в офисе, проводят в нем все больше времени. По опросам, в некоторых крупных компаниях средний рабочий день составляет 11 часов. В этой ситуации необходимо обеспечивать сотрудников бытовыми услугами и позволять им экономить на этом время. В офисе будут востребованы аптека, пункт приема химчистки, салон красоты, готовое питание на вынос и т.п.
8. Естественная среда
В дизайне офисных интерьеров используется все больше природных материалов, вроде дерева, и растений. Озеленение офисного пространства – еще один фактор повышения работоспособности сотрудников. Во-первых, растения повышают влажность воздуха и как натуральный фильтр поглощают вредные вещества. Во-вторых, природный зеленый цвет успокаивает и помогает снизить уровень стресса. В-третьих, это привносит в офис реальную жизнь и помогает не чувствовать себя «моряком на подводной лодке». Ведь многие из нас в офисе проводят больше времени, чем на улице. Например: Сбербанк в новом офисе построил самую высокую в Москве зеленую стену из живых растений высотой 7 этажей.
9. Организация и управление складским хозяйством
Когда архитектор планирует офисное здание, то старается выделить максимальное пространство для рабочих зон сотрудников и общественных мест. Это и понятно, ценится офисная площадь, а не подвалы и технические помещения. На первом этапе жизни организации в новом офисе подсобных помещений обычно хватает, но впоследствии появляется необходимость хранить временно неиспользуемую мебель, компьютерное оборудование, запасные части для инженерных систем здания, огнетушители и прочее оборудование. Существующих подсобок катастрофически не хватает, и все это начинает размещаться по всему зданию во всех доступных местах, шкафах... Все это существенно затрудняет поиск необходимого оборудования, проведение инвентаризаций, а административный персонал тратит лишнее время и силы. Поэтому при проектировании предусмотрите в будущем офисе просторный склад со стеллажами, чтобы организовать грамотное хранение необходимого оборудования и запасов. Или можно воспользоваться услугой фулфилмента, которую предлагают многие логистические операторы. Ее суть в том, что логистический оператор помимо услуги складского хранения берет на себя дополнительные функции по идентификации поставляемого оборудования, его упаковке, учету и доставке до вашего офиса именно тех предметов, которые нужны в данный момент времени. Оплата при этом производится за фактически хранящееся оборудование и оказанные услуги. Это удобно. Вы в любой момент можете увеличить или уменьшить объем хранящегося оборудования и не привязаны к конкретным квадратным метрам. Такая услуга может быть экономически оправдана, так как аренда склада в несколько раз дешевле, чем офисные арендные ставки.
Важно упомянуть об организации учета имущества. Для больших компаний это нетривиальная задача. Прошли те времена, когда можно было себе позволить прекратить работу на неделю и привлечь к учету имущества и проведению инвентаризации весь коллектив. Рабочее время специалистов слишком ценно, а рутинные функции учета снижают мотивацию творческих сотрудников. Да и как отследить всю эту технику, особенно мобильную, которая перемещается между рабочими местами, передается из рук в руки, переезжает из офиса в офис.
Многие компании нанимают специализированных подрядчиков для проведения ежегодной инвентаризации. Но это только частично решает проблему. Учет следует вести регулярно, должны быть разработаны и неукоснительно исполняться правила хранения и передачи имущества. Пусть это немного затрудняет сотрудникам перемещение и передачу техники, но зато позволяет не иметь потерь при проведении годовой инвентаризации и не тратить ресурсы и время на розыск имущества. В этом вопросе хорошо помогают технологии RFID меток. Важно с самого начала со всеми специалистами выработать единый подход к учету оборудования и проведению инвентаризаций имущества.
10. Спорт – это жизнь
Отдельно стоит сказать о спортзалах. Это не просто здоровье сотрудников в долгосрочной перспективе, спорт это прежде всего способ избавиться от накопившегося за день стресса и негативных эмоций. Типичные ситуации, когда после тяжелого дня сотрудник не сдержался и «вылил» эмоции на коллег, слово за слово и вот он уже в негативе с заявлением на увольнение. Спортзал помогает снять негатив до его выплескивания, удержать сотрудников и в, конечном итоге, как минимум, сэкономить деньги на повторном поиске специалиста.
11. Здоровое питание и мини-магазины
Формат питания в офисе также претерпел изменения. Помимо привычной столовой мы все чаще встречаем специальные кофе-зоны, где сотрудники могут не только налить чашку кофе или чая, но и провести рабочую встречу в более неформальной обстановке. В офис пришли food-автоматы и даже автоматизированные продуктовые мини-магазины. Все большим спросом пользуется доставка еды в офис. Это требует дополнительного места в офисе, необходимости решать вопросы с подводкой электропитания и воды. Для прибытия курьеров требуется расширение лобби-зон и построение входной группы по принципу отеля.
Также читайте:
Крупные компании давно щеголяют своими офисами и тратят кучу средств на зелёные стены, а маленькие также будут щемиться в подсобках у крупных.
Офисные ново-введения возможны в следующих случаях: а) при переезде в новое помещение, так как старое основательно захламлено, уплотнено, оптимизировано; б) если у компании есть средства и время на ремонт, перепланировки и согласования, так как чаще всего переезд случается в спешке и суматохе; в) если у компании настолько ценные сотрудники, что им готовы предоставить спортзал, массажиста, психотерапевта и прочее
И это опять же будет 1% офисов
Алексей, качество сотрудников является определяющим для успеха компании. Только компании развивающие и удерживающие таланты, смогут выдержать конкуренцию и остаться на рынке. Условия труда кардинальным образом влияют на заинтересованность сотрудников в успехе компании в целом. Внешние изменения в офисе делаются не потому, что офис обветшал, а потому что руководство хочет подчеркнуть и усилить внутренние изменения в компании. Если в офисе бардак, оборудование устарело, то как мы можем ждать инноваций и полной отдачи от тех кто работает в таких условиях? В отношении 1% не соглашусь. Из 20 млн. кв.м. офисных площадей в Москве 4,6 млн (23%) относятся к классу А и еще 8 млн (40%) к классу В+. Так что около 60% офисной недвижимости и более 1 млн офисных сотрудников работают с учетом тенденций описанных мной в статье.
Дизайн офиса как конкурентное преимущество во время самоизоляции.