Сергей Бехтерев, «Как работать в рабочее время. Правила победы над офисным хаосом». – М.: «Альпина Паблишер», 2018.
Практика показывает, что примерно половина рабочего времени в офисе используется неэффективно из-за царящего там хаоса, и приходится работать дольше, чтобы выполнить хотя бы часть плана. С помощью приведенных в этой книге правил и рекомендаций вы существенно повысите эффективность своей работы и сможете посвятить освободившееся время самому важному: семье, здоровью, спорту, образованию, друзьям и другим целям, на которые вас не хватало раньше.
Тема продуктивной работы сотрудников, находящихся в одном помещении, в большинстве случаев неинтересна и непонятна генеральным директорам, сидящим в отдельных кабинетах. Поэтому консультанты компании «Правила Игры» всегда формируют эти правила бонусом, дополнительно к остальным правилам оперативного управления, разработка которых обычно включена в договор. А формировать правила эффективной работы в общем пространстве приходится примерно в 90% проектов, и результат они дают быстрый и очень заметный.
Мое знакомство с этими правилами было удивительным. Мне повезло, что в первый раз много лет назад я увидел Open Space в одной из аудиторских компаний, входящих в «большую четверку». Это зрелище произвело на меня неизгладимое впечатление. Офис представлял собой зал размером с футбольное поле, в котором сидели сотни человек. Видно было всех и каждого. Все напряженно работали, но при этом никакой тишины не было. Стоял ровный постоянный гул, как у большого завода или пчелиного улья (если, конечно, аккуратно поднять крышку и не потревожить пчел). Эта атмосфера заряжала на продуктивную напряженную работу и производила сильное впечатление. Я сразу же полюбил Open Space и люблю его до сих пор — в офисе нашей компании «Правила Игры» мы устроили именно Open Space.
Потом мне снова повезло. Я встретил противоположный пример, который показал мне важность этих «мелких» и «обыденных» правил.
Почему правила работы в одном кабинете / Open Space — это не мелочи
Мое следующее знакомство с Open Space было совсем другим и произошло, когда я проводил тренинг по тайм-менеджменту в одном крупном известном банке. Тогда в него только пришел новый амбициозный энергичный президент, который занялся реформированием корпоративной культуры. Тренинг проходил для группы сотрудников, представляющей большой юридический департамент в центральном офисе. Во время анализа корпоративных «поглотителей времени» самым популярным оказался... конечно, Open Space! За месяц до тренинга сотрудников пересадили из отдельных двенадцати кабинетов в один большой Open Space, в котором разместились более 120 работников этого департамента.
Получив отдушину и возможность говорить, участники тренинга жаловались:
- «Мы можем работать только до начала рабочего дня и после его окончания».
- «В рабочее время у нас в Open Space происходит какой-то постоянный хаос, шум и гам».
- «А вы знаете, что мы сэкономили на площади кабинетов 10%, а срок согласования договоров у нас теперь на 30% увеличился?».
Вместо обеда я зашел в Open Space и сел с блокнотом в уголке, чтобы послушать и проанализировать ситуацию. Зрелище, которое мне предстало, сильно отличалось от моего первого опыта. Это тоже напоминало пчелиный улей, но на сей раз «рой» неистово атаковал. Конечно же, были и привычные для нас офисные «поглотители времени»: всюду звонили мобильные телефоны, сотрудники разговаривали на личные темы прямо на рабочих местах, а кто-то вообще проводил рабочее совещание. Но были там и совершенно замечательные «поглотители времени», которые я больше не встречал ни в одном из проектов:
- Говяжий доширак. В одном из отделов его очень любили два сотрудника, и как только они начинали его с аппетитом потреблять (другого слова подобрать не могу) на рабочем месте, все сотрудники вокруг переставали работать.
- Музыка из радиоприемников. Причем сразу две разных радиостанции («Наше радио» и «Радио Шансон») у двух заместителей руководителя департамента, сидящих в разных концах Open Space. Так как радио играло у двух главных боссов (руководитель департамента сидел в отдельном кабинете), никто не мог подойти и сказать им, что радио мешает. Больше всего доставалось, конечно, тем, кто сидел посередине Open Space и вынужден был слушать обе радиостанции.
- Но самым главным «поглотителем времени» неожиданно оказался... сетевой принтер! Бесшумный, очень дорогой и скоростной, а потому единственный принтер. Проблема заключалась в том, что юристам время от времени нужно было печатать доверенности на специальных гербовых бланках, документах строгой отчетности. А перед тем, как напечатать такой документ, бланк нужно было положить в приемный лоток принтера. И в этот момент, чтобы запустить печать со своего компьютера и чтобы никто не успел опередить и отправить свой документ на печать, печатающему, конечно же, приходилось орать на весь Open Space: «Внимание! Печатаю на гербовой бумаге! На печать не посылать!». И так 30-40 раз в день. А по закону Мерфи, если что-то плохое может случиться, то это случается. Два-три раза в день происходили жесткие разборки с теми, кто не услышал и таки успел распечатать свой документ на бланке строгой отчетности.
В общем, после обеда на тренинге мы систематизировали все «поглотители времени», и после тренинга я как «не пророк в своем отечестве», которого нельзя уволить, пришел к директору департамента и рассказал о результатах тренинга. Очень многое для директора оказалось неожиданным, хотя он сидел рядом в кабинете со стеклянной стеной и видел весь департамент.
Следующий рабочий день начался с общей сессии для всех сотрудников департамента. Сначала мы познакомились с принципами работы нашего «интеллектуального станка», изложенными в первой главе. Потом провели анализ ошибок совместной работы в Open Space. И только после того, как сотрудники осознали те потери, которые ежедневно мешают им продуктивно работать, мы сформировали договоренности, каждый поставил свою подпись на листе флипчарта с правилами, этот лист повесили на стену и началась новая жизнь (подробнее о технологии внедрения правил читайте в главе 10). Через месяц срок согласования документов в департаменте уменьшился на 30%.
Самое интересное заключалось в том, что в первом, так поразившем меня, примере с Open Space у международной аудиторской компании не было никаких разбираемых в данной главе стандартов. Потому что обычные правила не нужны, если есть работающие высокоуровневые принципы и ценности вроде взаимного уважения и культуры общения. Но это уже другая история, о которой мы поговорим в главе 10.
Если же в вашей компании есть место хаосу при совместной работе в одном кабинете или Open Space, то без формирования правил к принципам не прийти.
Далее мы разберем наиболее типовые и распространенные ошибки и правила совместной работы сотрудников в одном кабинете или Open Space.
Примеры самых популярных правил работы в одном кабинете / Open Space
1. Громкие звонки (рингтоны) на мобильных телефонах.
Казалось бы, это самый очевидный и отвлекающий «поглотитель времени». Тем не менее до сих пор он встречается в огромном количестве компаний. А всего лишь нужно договориться о том, чтобы поставить телефон на виброзвонок при входе в кабинет или в Open Space.
Причем еще чаще этот «поглотитель времени» проявляется, когда сотрудник ушел, а мобильный телефон оставил на рабочем месте. Почему-то именно в эти моменты сотруднику начинают звонить его мама или жена, которые тут же снова перезванивают, дожидаясь ответа. Однако не всегда удобно брать телефон с собой. Поэтому можно договориться, что любой может выключить оставленный кем-то мобильный телефон.
Впрочем, иногда это считается слишком жестоким правилом, и оно подходит не каждой корпоративной культуре. Поэтому можно договориться, что на звонок отвечает любой коллега, а полученную информацию записывает на стикер.
2. «Болтовня окружающих не по делу». Общение не по работе.
Следующая ошибка, которую можно часто встретить в общем рабочем пространстве, — обсуждение нерабочих вопросов, которое отвлекает коллег. Это правило относится как к общению по телефону, так и в принципе к любому общению. Хочешь обсудить вчерашний матч? Пожалуйста, на кухню!
Впрочем, не всегда отвлекающие разговоры не связаны с работой. Часто они касаются рабочих, но неактуальных для других сотрудников вопросов.
3. Переговоры на рабочем месте, которые не касаются остальных сидящих в кабинете.
Переговоры друг с другом, которые не касаются остальных сидящих в кабинете, ведем только в переговорных комнатах. Да-да, именно для этого и придуманы переговорные комнаты.
Впрочем, часто нужно поговорить по телефону или быстро провести рабочее совещание на месте, но при этом важно поддерживать ровный рабочий фон.
Но иногда даже ради небольших переговоров нужно выходить в переговорную. Например, это касается переговоров с внешними контрагентами. Чужаки всегда в первую очередь отвлекают и тревожат сидящих в кабинете людей, так уж устроено коллективное сознание еще с древних времен. По возможности не приглашаем посторонних для переговоров в кабинет, отвлекая тем самым своих коллег, — используем для этих встреч только переговорные комнаты
4. Мы координируем свои планы друг с другом. Любая внутренняя несрочная встреча сначала назначается по календарю Outlook на удобное для всех время.
Вопросам приглашения на встречи следует уделить особое внимание. Частенько нам приходится наблюдать, как один сотрудник кричит другому через весь Open Space что-то вроде:
— Васяяяяя! Можешь сейчас уделить мне пять минууут?
— Не могууу!
— А когда сможееешь?
— Через пять минут скажууу!
— Хорошооо, я спрошу через пять минууут!
И так может повторяться несколько раз. Бескультурье, конечно, но раз уж оно встречается, то давайте с ним бороться. <…>
5. Ругань, разборки, негатив.
Общее пространство — место для позитива и драйва. Негативное настроение у нас принято выветривать на улице. Любой может попросить «негативщика» выйти погулять на 5-10 минут.
Это очень важное правило, обязательное для многих российских кабинетов и Open Space. К сожалению, уровень культуры во многих российских компаниях позволяет людям выяснять отношения при всех. Это, конечно, расфокусирует и сбивает с толку всех сидящих в кабинете сотрудников. Ответственными за эту продуктивную атмосферу нужно сделать всех сотрудников, чтобы каждый имел право потребовать соблюдения этого правила…
6. Отсутствие свежего воздуха, неправильно настроенный кондиционер (одному холодно — другому жарко).
Помимо эмоционального комфорта так же важен и комфорт физический. На работе сотрудников отрицательно сказывается, например, отсутствие свежего воздуха, слишком жаркая или слишком холодная температура в помещении.
Эти вопросы всегда являются темой интенсивных переговоров на сессиях. Действительно, одному жарко, другому холодно. Однако всегда можно договориться, если все понимают важность этих правил для продуктивной совместной работы.
Впрочем, если затрагивать тему здоровья, то наиболее частой является такая типовая ошибка с очень простым правилом.
7. Целые эпидемии сотрудников в зимнее время из-за того, что кто-то по согласованию с коллегами пришел больной на работу и целый день работал «через не могу».
Все просто. Болеть сотрудники должны дома, дабы не быть причиной эпидемий внутри офиса.
Фото: facebook.com
Опен офис - это всегда хуже, чем отдельные кабинеты. У человека должно быть личное пространство. Имел опыт работы и в опен офисе и в кабинете (как персональном, так и таком, в котором размещается 5-7 человек - весь мой отдел)
Работа в кабинете всегда комфортнее , не вижу не одного преимущества опен офиса над кабинетом. Назовите мне хоть одно.
Работал в опен спейсе. Я не испытывал особых проблем, умею отключать уши. Но может быть со мной были проблемы у соседей, потому что по телефону мне приходилось говорить много. Вообще в опен спейсе веселее. Девушки симпатичные мимо ходят. Все это держит в тонусе.
Наверное зависит от характера работы. Если вам нужно немножко быть на высокой ноте, то опен спес помогает настроиться. Если же ваша работа требует концентрации на деталях и работы с документами, то, наверное, нет.
Вообще атмосфера в опен спейсе более дружелюбная чем в компании, где все по кабинетам сидят. Барьеры меньше между подразделениями. Легко можно пойти в бухгалтерию или снабжение, подойти с меньшим количеством реверансов, чем это требуется, когда вы заходите в кабинет отдельный, где маленький коллектив и они замолкают, напрягаются, когда вас видят. - Че пришел? вы такие оправдываться уже готовы, вот, дескать, у меня дело. в опен спейсе все это проще. Потому что люди лучше друг с другом знакомы.
В каждом Open Space, если там больше 20 человек, должна быть Хозяйка (или Хозяин) офиса, замыкаемая напрямую на Генерального. Именно она (он) и создает эффективную культуру, когда сотрудники легко делают много дел.
Open Space - это инструмент менеджмента. Точно такой же как бизнес-процессы, оргструктура и тд. И он предназначен для решения определенных задач. Как любой инструмент обладает достоинствами и недостатками. При этом уменьшение площади за счет открытого пространства не единственная его использования. Виктор Москалев уже написал выше о том, что кабинетная система усиливает барьеры между подразделениями.
Одна из задач Open Space - это повысить частоту контактов между сотрудниками, в ходе которых происходит обмен информацией и идеями. Что касается шума в таком офисе, то уже давно используется специальная техника для его подавления.
Мне близка Ваша точка зрения! Вы справедливо пишете об этом инструменте. Но у нас В России как-то всё очень искажается. И мне, программисту, приходилось сидеть с маркетологами. Не испытывал никаких проблем с программистами, все вроде бы чужие разговоры ничуть не отвлекали, но ведь были и опен оф. с логистами!
Анатолий, сочувствую! Извратить можно все. К сожалению, очень часто офис воспринимается, как место для размещения сотрудников. И критериями часто являются: гигиенические (количество квадратных метров на человека, качество воздуха и экономические. Иногда учитываются имиджевые критерии. И все:)
"На работе сотрудников отрицательно сказывается, например, отсутствие свежего воздуха, слишком жаркая или слишком холодная температура в помещении.
Эти вопросы всегда являются темой интенсивных переговоров на сессиях. Действительно, одному жарко, другому холодно. Однако всегда можно договориться, если все понимают важность этих правил для продуктивной совместной работы." - это действительно ценный совет, который я могу вынести из этой писанины ?
Бывают промежуточные варианты - когда сотрудники сидят в небольших помещениях совместно без закрепления места. Это даёт экономию рабочих мест особенно для инженерно технического персонала, которые часто работают на сайтах у заказчиков. При этом отстутствует массовый гвалт. По крайней мере идёт экономия рабочих мест. Также важным является наличие достаточного количества переговорок с возможностью резервирования. Иначе не взлетит.