Как open-space поссорил коллектив. И как решить эту проблему

Если бы у каждого офисного сотрудника был личный кабинет с окном, кондиционером и хорошим освещением, то количество офисных рабочих сократилось бы до ничтожных значений. Но большинство современных офисов — это формат open-space, где личным пространством считается только поверхность рабочего стола, а все остальное — общая рабочая территория.

Люди относятся к этому по-разному. Для кого-то будничная атмосфера офиса, состоящая из телефонных звонков, рабочих и личных разговоров, шуток коллег, шуршания бумаги, гула оргтехники и запаха кофе приятна и создает «тот самый» рабочий настрой. Эти люди, попадая в шумную офисную обстановку, сразу «ловят волну» и настраиваются на рабочий режим, атмосфера их бодрит и создает ощущение потока, но, как показывает практика, таких не много.

Большинство быстро устает и начинает раздражаться. К сожалению, поводов предостаточно: сосед пошел покурить и оставил на столе телефон, от мелодии его входящих звонков содрогаются стены, девушки-коллеги громко обсуждают покупку нарядов в интернет-магазине, толстяк напротив постоянно что-то жует, распространяя запахи гамбургеров и пиццы, кто-то шумно ругается с контрагентом по телефону, а от микроволновки потянуло рыбой. Как в такой обстановке вообще можно работать! Люди утомляются, становятся раздражительными, агрессивными, срываются друг на друга по любому поводу.

Чтобы понизить уровень стресса в офисе необходимо договориться о правилах совместного существования. В небольших коллективах этом может происходить на интуитивном уровне: высокий уровень сознательности и культуры, уважение к личному пространству каждого человека и забота о ближнем помогает поддерживать экологичную атмосферу. Но если этого не происходит, то роль регулятора офисных правил поведения должен взять на себя руководитель или сотрудник HR-службы.

Как красивый open-space стал камнем раздора

Российская производственная компания, численность около 70 человек. В течение нескольких лет компания размещалась в Подмосковье на территории бывшего советского предприятия. Производственные цеха располагались на первом этаже, а офисная часть — отдел разработки, отдел продаж, отдел маркетинга и бухгалтерия — на втором этаже, в кабинетах по 2-4 человека.

Руководство компании приняло решение о территориальной реорганизации: производственный блок оставили на прежнем месте, а офисный переместили в Москву, в престижный бизнес-центр. Директор считал, что это будет способствовать престижу компании и пойдет на пользу работе с клиентами. В красивом стеклянном офисе формата open-space на площади в 100 кв. метров разместились все сотрудники, переговорная и шоу-рум для образцов продукции.

Директор искренне ждал благодарности от подчиненных, воодушевления и прорывных результатов в работе, ведь он обеспечил их прекрасными условиями труда. Но вместо этого коллектив погрузился в депрессию и конфликты.

Во-первых, люди привыкли сидеть по кабинетам, как по норкам, и быть «у всех на виду» им совсем не нравилось, стеклянный прозрачный офис раздражал и вызывал чувство беззащитности и беспокойства. Во-вторых, каждый пытался обозначить свою территорию, отгородиться от общего пространства шкафом, тумбочкой, полочкой, даже аквариумами и цветами. В-третьих, сразу стало очень шумно: коллеги привыкли постоянно обсуждать свои рабочие и личные дела, вслух делиться идеями, вовлекать друг друга в разговоры. В общем пространстве сразу возник звуковой и информационный шторм.

Прежде доброжелательный коллектив превратился в раздраженную группу огрызающихся друг на друга людей, сердитых и подавленных.

Как боролись с конфликтностью

Со всеми сотрудниками были проведены индивидуальные беседы, недовольства и претензии были внимательно выслушаны и зафиксированы.
На основе информации, полученной от сотрудников, составлен список наиболее острых и больных вопросов и тем-раздражителей. В основном, это касалось источников шума, источников запахов, поведенческих особенностей некоторых сотрудников.
Был сформулирован список правил и требований, строго регламентирующих поведение в офисе. Например, вести личные разговоры только во время перерывов и вне офиса; не отвлекать коллег нерабочими вопросами, а для обсуждения рабочих тем назначать конкретное время; снизить уровень громкости звуковых сигналов телефонов.
Был сформулирован список мягких рекомендаций. Например: использовать парфюмерию в небольших количествах, избегать терпких запахов, принимать пищу в зоне отдыха.
Было проведено общее собрание коллектива, на котором в мягкой форме обсуждались вопросы организации «офисной жизни» в новых условиях, подробно объяснялось, почему важно соблюдать правила, и что каждый человек может сделать для улучшения общей атмосферы.
Достигнутые договоренности были визуализированы в формате комиксов и инфографики и размещены на видном местах: около кофе-машины и в зоне отдыха.
Была проведена доработка офисного пространства: установлены перегородки на уровне глаз сделаны две «телефонные будки» с шумоизоляцией для «говорунов», переговорные островки для экспресс-обсуждений рабочих вопросов и небольшая переговорная для долгих совещаний, куплены кресла-бобы и кресла-мешки для тех, кому нужно сосредоточиться для творческой работы.
Сотрудников обеспечили дополнительным оборудованием: наушниками для звукоизоляции, телефонными гарнитурами, ортопедическими подушками и подставками для ноутбуков.

Все это позволило снизить напряженность в коллективе и конфликтность стала снижаться.

Чтобы восстановить доброжелательную атмосферу и помочь людям пережить стресс, связанный с переездом и изменившимися условиями труда, организовали корпоративное мероприятие «Наше новоселье», заказав в офис угощение. В течение трех месяцев после переезда произошла постепенная адаптация команды к новому формату и преодолена связанная с этим конфликтность.