Кто такой талантливый организатор

Организация – от слова «организовать». Организовать процессы и людей, обеспечивающих и обслуживающих эти процессы. Организовал хорошо – успех, плохо – нет успеха. Задача поистине нетривиальная и посильная далеко не всем. Найти таких организаторов – самая сложная задача самой организации. Какими качествами они должны обладать, и какие из них имеют наиболее высокий приоритет?

Выделю два набора таких качеств: основной и дополнительный. При этом указанные качества являются родительскими по отношению к другим чертам, которые ниже приведены в скобках. Так, например, честные люди всегда суперответственны: они будут из кожи вон лезть, чтобы выполнить взятые на себя обязательства с той лишь только целью, чтобы не подвести других. Если к этому добавить компетентность в тех вопросах, которыми им приходится заниматься (то есть опыт и знания), то они будут еще и сверхнадежны. Некоторые такие черты могут являться следствием разных качеств человека.

Набор №1. Основные качества хорошего организатора

• Честность и порядочность (надежность, ответственность, требовательность, исполнительность, самостоятельность);
• Системность (целеустремленность, от цели к алгоритму действий, причинно-следственное мышление, аналитический склад ума, планирование, контроль, аккуратность, внимательность, информированность);
• Опыт работы (умение предвидеть и предотвращать);
• Коммуникабельность/командность (умение слушать, вести беседу, располагать к себе, помогать другим, добиваться от других, лидерские качества, понимать и сочувствовать окружающим, дипломатические качества, наставничество, информированность);
• Изобретательность/гибкость (инициативность, поиск решения, умение не отступать перед трудностями, поиск компромиссов);
• Грамотность (речь, письмо, технологии, логика, широкий кругозор, любознательность, языки);
• Скорость работы (быстрота, обучаемость, информированность, энергичность).

Набор №2. Дополнительные качества хорошего организатора

• Деловые контакты (те, которые требуются организации);
• Опыт работы именно в отрасли (в той, в которой работает организация);
• Опыт работы именно на этой должности;
• Продолжительность работы на одном месте;
• Профессиональные достижения (в данной отрасли).

Набор №1 – это качества, обладая которыми, люди способные при наличии определенных условий и ресурсов, а также будучи замотивированными, реализовать задачу практически любой сложности. При этом разница между людьми Набора №1 и людьми, дополнительной владеющие Набором №2, – это скорость реализации задачи и цена! А умения, навыки и потенциал один и тот же. Если управляющий из «этой» отрасли, то он продемонстрирует свою эффективность за полгода-год. Если она пришел со стороны, и если ему надо набираться отраслевых знаний и связей, то уже за полтора-два года. Разница в цене при этом может отличаться на порядок. Конечно, это не вполне применимо к таким отраслям, как добыча ископаемых, микроэлектроника, машиностроение и другие, где используются особо сложные технологии производства и знание технологических процессов, особенностей продукта для большинства руководителей обязательно. Однако, эффективный директор по персоналу может работать в любой отрасли.

Как поступают хорошие организаторы

Что же такое этот Набор №1? Как ведут себя люди, которые обладают входящими в него качествами? Предлагаю следующий «кодекс поведения» для менеджера, который хочет стать хорошим организатором.

• Если вы с кем-то о чем-то договорились, то это означает, что вторая сторона ждет от вас выполнения ваших договоренностей в полном объеме и в установленный срок. При этом вам не надо напоминать о деталях договоренности, и не надо беспокоиться о том, что вы все правильно поняли и используете все мыслимые и немыслимые методы, чтобы наилучшим образом выполнить взятые на себя обязательства аккуратно и точно в срок. Если же, по какой-то причине, у вас что-то не будет получаться, вы всегда сообщите второй стороне о возможных срывах и их причинах заранее, чтобы совместно скорректировать ваши договоренности.
• Если, по тем или иным причинам, вы не смогли выполнить взятые на себя обязательства полностью или частично, вы не будете оправдываться и перекладывать ответственность с себя на обстоятельства или других людей.
• В процессе договоренности вы постараетесь учесть всевозможные отклонения и причины, которые могут повлиять на результат. Для этого, вы не будете полагаться только на свой опыт, но в зависимости от сложности вопроса, привлечете различных экспертов, которые помогут вам правильно сформулировать условия договоренностей.
• Прежде чем принимать ответственные решения, вы максимально быстро изучите окружающее вас информационное поле: структуру компании, штатное расписание, должностные обязанности сотрудников, систему мотивации персонала, стратегические и руководящие документы, продуктовую линейку, систему отчетности внутреннюю и внешнюю (включая финансовую), анализ рынков, маркетинговый план, план продаж, производственный план, инвестиционный план, ведущиеся проекты, список контрагентов, реестр договоров, систему документооборота, используемые IT/IS системы, полностью изучите территорию хозяйствования, принципы корпоративной этики, логистические схемы и т. д.
• Все создаваемые вами системы и правила будут оформлены документально, доведены до каждого сотрудника и предоставлены им в виде свободного постоянного доступа. Для хорошей осведомленности всего персонала о внутренних документах, целях, задачах и принципах, вы будете использовать системность в создании таких документов, и обучать сотрудников способам доступа, интерпретации и использованию.
• В своей работе вы будете придерживаться принципа открытости доступа к корпоративным знаниям (не забывая про необходимость разделенности такого доступа), которые помогают сотрудникам любого уровня мгновенно получать необходимую им информацию для наискорейшего и максимально эффективного выполнения своих задач. Естественно, это касается и информации необходимой для работы вам – мгновенный доступ, в любом месте.
• Вы будете всегда придерживаться принципа последовательности, и действовать в рамках плана и договоренностей.
• Занимаясь планированием, вы будете понимать, что цели организации должны поддерживать и разделять все сотрудники без исключения. Эти цели и вытекающие из них задачи должны лечь во все стратегические и тактические документы организации.
• Вы не заносчивы и не высокомерны. Вы открытый руководитель, с которым может поговорить любой сотрудник компании. Вы будете стимулировать и поощрять сотрудников к постоянному улучшению всего, что касается организации и что ведет к улучшению качества продукции, сокращению издержек, повышению доходов компании.
• Вы требовательный управленец. Вы никогда не забудете о поставленных задачах и постоянно держите все ключевые задачи в организации под систематическим личным контролем. Вы также проверяете выполнение всех своих распоряжений и решений. Этому же вы учите руководителей более низкого звена.
• Вы внимательны к нуждам и потребностям своих сотрудников. Вы за двустороннюю лояльность и взаимовыручку. Вы внимательно относитесь к организации офисного и рабочего пространства сотрудников, обеспечению их качественным современным инструментарием, предметами естественной необходимости и потребления, созданию зон отдыха, творчества, питания, поддержания здорового образа жизни.
• Вы не будете перевоспитывать тех, кто не разделяет ценности организации – с ними придется расстаться. Вы будете повышать профессиональный уровень тех, кто такие ценности разделяет. Если сотрудник не соответствует своей должности, но не имеет грубых нарушений, ему может быть предложена другая должность в компании. Все сотрудники в компании должны быть персонально мотивированы и каждый должен иметь свои показатели эффективности, привязанные к стратегии компании.
• Вы четко понимаете насколько важно, чтобы каждый занимался своим делом. Все задачи и процессы должны быть грамотно сформулированы и распределены между сотрудниками, согласно их функционалу и компетенциям – от верхнего уровня до нижнего. Каждый должен понимать свои цели и задачи и зону своей ответственности.
• Вы работаете только в правовом поле. Весь документооборот организации строго соответствует требованиям российского и регионального законодательства. Вы всегда готовы документально подтвердить (доказать) свою позицию с учетом хронологии событий. Вы отдаете себе отчет в том, что безопасность компании это очень серьезно.
• Вы не считаете неудачу, отказ, прочие перманентные «невозможности» фатальными и окончательными. Вы будете искать и пробовать решить проблему до последнего, пока это имеет смысл. При этом вы будете крайне изобретательны, любознательны, будете погружаться в глубину проблемы, изучать различные материалы, искать информацию и мыслить ассоциативно, выискивая примеры, частично или полностью подходящие для данной задачи.
• Любая проблема для вас прецедент. Столкнувшись раз, вы предпримите все необходимые усилия, чтобы не допустить этого в дальнейшем. Для этого вы создадите систему, отслеживающую признаки приближения такой проблемы и алгоритм ее решения.
• Вы стараетесь максимально использовать современные технологии для автоматизации деятельности персонала, сокращения издержек, повышения точности, качества, контроля, сокращения сроков производства, оказания услуг, выполнения внутренних процедур и т. п.
• Вы изучаете все направления деятельности организации, стараетесь разобраться в механизмах работы всех подразделений. Проблемы решаете, пропуская их через себя и изучая настолько глубоко, насколько это необходимо для их устранения и не повторения, насколько это необходимо для развития компании.
• Вы экономно расходуете бюджет организации. Любые затраты должны быть экономически обоснованы и должны окупаться. Для этого вы тщательно анализируете все расходы компании.
• Вы прекрасный переговорщик – интеллигентный, эрудированный, справедливый, грамотный, последовательный. Вы умеете слушать и экономить чужое время. С вами хочется общаться, договариваться и работать.
• Вы стараетесь выстроить процессы в компании таким образом, чтобы регулярная управленческая отчетность позволяла вам принимать решения и управлять основными процессами удаленно. А в случае вашего вынужденного отсутствия (даже продолжительного) компания продолжала бы работать без сбоев, без потери эффективности, в направлении устойчивого развития. Любой пришедший на ваше место сможет включиться в работу предельно быстро, не затрачивая много время на поиск документов или сталкиваясь с их отсутствием.
• Вы предельно внимательны к деталям. Вы в хорошем смысле подозрительны. От вас не ускользнет ни зарождающийся конфликт внутри коллектива, ни противоречивость информации от различных внутренних или внешних источников, ни стиль письма, принятый в том или ином сообществе, с которым у вас возникли деловые отношения и т. п. Вы все учитываете в своей работе и моментально интегрируете это в систему работы всей компании.
• Вы клиентоориентированный менеджер. Настроения и пожелания клиентов – барометр вашего рынка и компас вашего развития.
• Вы всегда ищете пути развития и новые рынки, учитывая развитие технологий, смену поколений, появление новых культур, смещение ценностей, исчезновение межкультурных границ.