Конкуренция превращается в войну технологий. IT-системы стали неотъемлемой частью сервисных стратегий, способом снижения затрат и реализации маркетинговых инициатив бизнеса.
Многообразие IT-систем затрудняет выбор подходящих. Какие IT-системы есть на рынке? С какими проблемами сталкиваются компании при автоматизации процессов? И как можно избежать этих проблем?
CRM – Customer Relationship Management
Многие подумали, что речь пойдет о CRM-системах. И о них тоже. IT-систем для бизнеса много. CRM предназначены для решения задач продаж и маркетинга. Это именно те отделы, которым уделяют главное внимание топ-менеджеры и владельцы бизнеса. Поэтому из всех IT-решений CRM наиболее известны.
Но задачи маркетинга и продаж не могут быть решены без привлечения других подразделений. Поэтому CRM, изначально задуманные как «записные книжки» и инструмент работы с клиентами, превращаются в «монстров», пытающихся управлять внутренними коммуникациями и работой других отделов. Этому способствуют руководители компании, сами работающие в CRM. Они хотят, чтобы процессы в компании были им понятны и прозрачны, и вся работа выполнялась в привычном для них интерфейсе. Тот факт, что большинство процессов протекают внутри отделов, а не между ними, и потому каждый отдел должен работать в удобной для себя программе, часто игнорируется.
Разработчики CRM, следуя запросам клиентов, совершенно бессистемно реализуют для них все больше функций. В результате пользовательская инструкция состоит из 800 и более листов. Разобраться в ней самостоятельно совершенно нереально. Поэтому привлекаются специалисты, которые настраивают CRM под задачи компании и «кастомизируют» ее, реализуя внутренние процессы так, как видят их руководители компании.
Бизнес-процессы должны регулярно пересматриваться и совершенствоваться, но для этого приходится снова нанимать программистов, тратить время и устранять ошибки. Со временем корпоративная CRM превращается в фактор риска для бизнеса. Она кастомизирована так, что только 1-2 программиста могут в ней разобраться. Эти программисты уже работают в штате компании за высокую зарплату и большую часть времени тратят на поддержание работы CRM. Работа по автоматизации процессов постепенно сходит на нет, поскольку кастомизация становится все сложнее и времени программистов не хватает. Такие проблемы можно наблюдать во многих компаниях. Иногда вместо CRM используют 1C с тем же результатом.
Работу по превращению CRM в систему управления бизнесом можно сравнить с модернизацией автомобиля «Ока» до уровня тяжелого танка. Сделать это можно, но дорого, сложно и долго. А если что-то сломается – непонятно, как ремонтировать.
К сожалению, разработчики CRM не расскажут вам, где лучше использовать другие системы. Наоборот, они позиционируют свои продукты как «больше, чем CRM». И этим еще больше запутывают клиентов. Агрессивная реклама, которую используют для продвижения некоторых CRM, у меня вызывает аналогии с Черкизовским рынком в «девяностых». Многочисленным продавцам и интеграторам совершенно неинтересно, что действительно нужно клиенту. Главная задача – «впарить» свою систему. Бесплатные версии призваны привязать к себе, сделать переход на другие решения сложным и трудозатратным. Поэтому лучше выбирать правильно с самого начала.
Потратив немного времени, чтобы разобраться в IT-системах, можно избежать многих ошибок. Часто при внедрении можно сэкономить и обойтись только силами своих сотрудников и аналитиков. Принцип Low Code, реализуемый в некоторых системах, позволяет выполнять настройки без программистов, собирая систему из готовых блоков подобно конструктору.
BPM – Business Process Management
Не нужно пытаться создавать «универсальные решения» для всей компании. Лучше позволить каждому отделу работать в той программе, которая для него специально создана. Очень мало разработчиков, таких как SAP, могут предложить конкурентные решения во всех направлениях бизнеса. Эти решения будут стоить дорого, их стоимость не всегда оправдана. По сути, они состоят из отдельных, связанных между собой элементов: тех же CRM, FSM, корпоративного портала, программ анализа KPI, обучения и т.д. Но можно связать между собой решения разных производителей и получить похожий результат, только намного дешевле. Пусть продажи работают в Sales Force, бухгалтерия и склад в 1С, а сервис в Hubex, если им так удобнее. А для связи между отделами и построения «сквозных процессов» в компании можно использовать специально предназначенные для этого BPM-системы типа ELMA. BPM-системы могут работать как «внутренняя шина», связывая процессы между отделами, при этом быть совершенно незаметными для пользователей.
Каждый сотрудник может работать в привычной для него программе, при этом получая уведомления из своей программы, в случае с интеграцией через API, по электронной почте, через sms или в приложении о назначении ему определенной задачи. После выполнения задачи BPM автоматически назначает задание следующему в цепочке процессов исполнителю. В любой момент известно, где выполняется процесс, выходит он за установленные KPI или нет. Запускаться процессы могут по письму клиента, другими программами или вручную.
Схема внутренних процессов первоначально может быть разработана в специализированной программе для бизнес-моделирования, например Fox Manager или Business Studio. После утверждения руководством ее можно перенести в BPM и настроить интеграцию с другими программами. Программы для бизнес-моделирования не только позволяют визуализировать процессы и структуру компании, но и на основе процессов автоматически создавать должностные инструкции, прогнозировать загрузку сотрудников и стоимость отдельных процессов. В результате очень легко определять приоритетные процессы при автоматизации. Регламенты процессов могут быть выложены в интернет для постоянного доступа, чтобы у сотрудников не возникало вопросов при определении границ ответственности, а новички быстрее изучали устройство компании и вливались в работу.
В BPM также есть свой редактор бизнес-процессов, хотя и не такой удобный. Авторизованные пользователи могут менять процессы самостоятельно, как только сотрудниками будет найден лучший, более быстрый и дешевый способ выполнения задачи. Нет нужды писать техзадание программистам и объяснять им смысл изменений.
BPM может выступать и как внутренний портал. И как общий инструмент для внесения данных в 1C, CRM и любые другие программы. С помощью BMP удобно самостоятельно настраивать и менять любые алгоритмы выполнения процессов как для офиса, так и для удаленной работы.
Вообще BPM-системы – это конструктор LEGO. С их помощью можно реализовать самостоятельно самые разные задачи, в том числе задачи CRM, FSM (Field Service Management) и других систем. Вопрос в том, целесообразно ли это делать? Если у вас уникальные процессы, то да. Если нет – то лучше и дешевле использовать проверенные решения от специалистов.
Проводя аналогии с LEGO – собирая модель экскаватора, нет смысла строить из кубиков гусеницы, двигатель и стрелу с ковшом. Теоретически можно, но получится ненадежно и сложно. Применяя готовые решения, вы используете чужой успешный опыт и экономите время.
FSM – Field Service Management
Иногда компании-разработчики специализированных IT-систем возникают на основе реального бизнеса. Например, разработчик FSM-системы Hubex появился из IT-подразделения сервисной компании Melston. Решения, которые компания разрабатывала для себя, оказались востребованы на рынке. Они полностью автоматизируют получение и распределение сервисных заявок, контроль работы техников, сбор аналитики по трудозатратам, заказ запчастей и т.д.
В отличие от Service Desk систем, в FSM встроен редактор процессов и алгоритм оптимального выбора исполнителей, который может быть основан на учете удаленности техника от объекта, знания оборудования (можно вводить Skills Matrix техников по неограниченному числу моделей), наличия нужных запчастей, инструментов, средней загрузки техника и т.д. Естественно, что многолетняя отладка в сервисных компаниях позволила им создать высококлассный продукт, учитывающий все возможные потребности технического сервиса и клиентов. И нет никакого смысла пытаться реализовать функционал этой системы с помощью BPM. Более того, в FSM, как правило, есть своя встроенная CRM для сервиса, редактор бизнес-процессов и коннекторы для подключения к 1С, CRM и другим системам. Поэтому в ряде случаев, например малому бизнесу, можно отказаться от BPM для коммуникаций сервиса с другими отделами. Но, конечно, каждую задачу надо смотреть индивидуально.
С чего начать автоматизацию?
Правильнее всего начать автоматизацию с подробного описания структуры и процессов компании. Во-первых, их нужно пересмотреть и оптимизировать, прежде чем прописывать в программе. Дальше с помощью программы бизнес-моделирования можно составить отчеты по взаимодействию между отделами и частоту использования в процессах разных систем: CRM, FSM, 1C и т.д.
Используя этот отчет и понимая специфику работы компании, частоту изменений процессов, уже проще будет решить, на основе какой системы лучше делать автоматизацию, нужна ли гибкая и настраиваемая BPM-система или в данном случае проще пригласить программистов.
Читайте также:
Маркетологи утверждают, что современный тренд - индивидуальный подход к каждому клиенту. В сервисе распространение получила стратегия "Управления клиентским опытом", которая предполагает работу с разными сегментами рынка, требования которых (например по срокам выезда техника, реакции техподдержки и т.д.) могут сильно отличаться. FSM системы позволяют реализовать это на практике. Можно загрузить SLA, прописанные в контрактах каждого клиента и система автоматически распределит заявки, исходя из приоритетов поменяет очередь на выезд техника, отгрузку запчастей и т.д.
Как CRM связана с маркетингом? Ну например при подключении к вашему сайту она определит какие страницы клиент посещал, как часто, на каких продуктах или информационных статьях задерживался и много чего еще. Исходя из поведения можно предположть что его интересует, и при звонке клиента эта информация уже будет у менеджера. CRM помогает продать, а FSM - выполнить данные при продаже обещания.
Максим, Вы это серьëзно? Маркетологи утверждают, что современный тренд - индивидуальный подход к каждому клиенту.
Этому "тренду" десятки лет. И в чëм здесь "маркетинг"? Это просто нормальная работа. Или норма считалось когда клиента посылали на 3 буквы?))
Как CRM связана с маркетингом? Ну например при подключении к вашему сайту она определит какие страницы клиент посещал, как часто, на каких продуктах или информационных статьях задерживался и много чего еще.
А это я, на сайте через сервисы "движков" отслеживал без CRM. Поясню. Любой сайт нормальный "человек" будет делать, чтобы через него отслеживать активность, поведение и т.д. Зачем ещё надстройки-посредники? Или я что-то не понял? Хотя если по IP , как Вы пишите CRM. определит номер телефона))сходя из поведения можно предположть что его интересует, и при звонке клиента эта информация уже будет у менеджера.тогда, конечно))
Максим, пока у меня возникает убеждение, что Вы маркетинг путаете с продажами.
Андрей, а Вы считаете, что это реализовано? Не спорю, тема CX не нова. Но реализовать на практике индивидуальный подход не удавалось. В любом случае клиентов загоняли под стандартные договора, потому что перестроить процесс работы всей компании под клиента "на лету" было невозможно. Сейчас возможно благодаря IT. И поэтому тема CX и индивидуального подхода обрела второе дыхание. И при чем тут "посылание" клиентов? Может быть в Вашем представлении "индивидуальный подход" это дежурная улыбка и фраза типа "ваш звонок очень важен для нас"? Но я не в салоне красоты работаю, а на b2b рынке с компаниями - производителями промышленного оборудования. И для меня сервис - это прежде всего математика. Настроенная система, позволяющая поддерживать загрузку, выполнять договора ремонтировать станки быстрее, чем конкуренты. Если у клиента сломался станок и стоит производство, то ему ваши улыбки и вежливость фиолетовы. Не вы его пошлёте, а он вас и будет прав. За излишние обещания менеджеров при продаже в итоге расплачивается сначала сервис, к потом и вся компания. Иногда и в суде.
Вы почитайте статью. Я говорю о разных SLA для разных клиентов. О выполнении на практике обещаний, данных клиентам при продаже и зафиксированных в договорах. Кому-то важнее цена, кому-то качество кому то скорость. Если работаете со всеми одинаково то недоволен никто. Вот в этом была проблема, сейчас ее можно решить. И значительно расширить список сегментов рынка, с которыми компания работает.
Не буду с Вами спорить. Просто не вижу смысла никому ничего доказывать. Целью статьи было показать полезность и практическое применение разных IT систем. Надеюсь, в этом смысле она оказалась полезна читателям Executive.
Максим, я нигде не писал что статья плохая и бесполезная. Статья, действительно, может оказаться полезной многим. Всë зависит от уровня знаний читающих.
Но я категорически)) не согласен, что хорошо организованный "индивидуальный подход", в описанной Вами ситуации, это маркетинг. Это просто качественное выполнение своих услуг. Поясню.Когда Вы заказываете Мерседес, то маркетинговым ходом является предоставить возможность подобрать опции под себя. Есть другой подход у производителей, когда выбирается пакетная комплектация. И там и там клиент выбирает из многих составляющих, в том числе маркетинговых (их там много). Но и там и там к клиенту (уже дилеры) подходят индивидуально, предлагая скидки, подарки...)). Или пример - барбер шопы. Там качественная стрижка бороды не является маркетингом. А вот виски -является, как и определëнная "атмосфера". Теперь я объяснил понятней?
Повторять вопрос для чего нужна CRM в отслеживании поведения посетителя сайта, я не буду. Думаю что мы поняли уже друг друга.))
Цитирую Вас :Если работаете со всеми одинаково то недоволен никто.
Опять не согласен. Если работаете со всеми хорошо, то клиенты довольны. Если их устраивает, то почему им должно это не нравиться? Лучшее -враг хорошего)).И IT системы -это инструменты. Этими инструментами пользуются люди. От людей зависит значимая часть довольства клиентов. В противном случае (я утрирую) будет так: Оставайтесь на линии. Ваш звонок очень важен для нас!... А "звонящий" висит уже на линии пол-часа. Будет ли он доволен? Думаю, что нет.
Я чëтко осознаю, что если меня запереть в помещении, где нет никакой возможности коммуникации с внешним миром, И положить миллиард евро, сказав что они будут моими, если я, напишу несложную IT программу. Я могу захлебнуться от своей слюны)), но я не смогу программу написать. Нет знаний. Это я про то, что каждый должен заниматься своим делом на уровне своих знаний и делать начатое хорошо.
Всего доброго, Максим. Надеюсь, я был не очень категоричен...
Андрей, я рад что Вы считаете статью полезной многим, но я бы предпочел более конструктивную дискуссию.
Вы пытаетесь доказать, что являетесь большим специалистом в маркетинге, в то время как я в нём ничего не понимаю. Но я и не считаю себя супер маркетологом. Я изучал 2 года маркетинг на MBA и потом в международных компаниях DMG MORI, DEMAG на практике вместе с маркетологами из головного офиса реализовывал в России сервисные стратегии. А с 2015 года делал ту же работу в своей консалтинговой компании Service Adviser. Для Директора по сервису понимание маркетинга - необходимость. Так же как понимание основ финансового планирования, бухучета, управления персоналом, настройки бизнес - процессов, логистики, управления проектами и многого другого. Без этого просто невозможно управлять сервисным бизнесом в крупной компании. При этом я отдаю себе отчёт, что есть намного более грамотные "узкие" специалисты, потому что моя основная специализация - сервис. Определений понятия "маркетинг" много. И представление о том, какие задачи он должен решать, формируется у людей по своему опыту. Я работал в компаниях, где маркетологи предоставляли полную информацию о рынке, конкурентах, нашей доле, динамике изменений, прогнозах. И на основе этой информации продажи и сервис разрабатывали общую стратегию. И я видел компании, где маркетологи занимались только организацией выставок и рассылкой рекламных писем.
Но давайте обратимся к первоисточникам. Вот определение маркетинга от Котлера:
Маркетинг — это работа с рынком ради осуществления обменов, цель которых — удовлетворение человеческих нужд и потребностей.
В моем представлении сбор информации о клиенте с помощью CRM для подготовки наиболее подходящего предложения при обращении - это маркетинг. И предоставление клиенту возможности выбора на этапе покупки оборудования таких опций, как KPI сервиса по срокам прибытия, быстрой доставки запчастей и техподдержки 24 часа- тоже маркетинг. Саму FSM систему, благодаря которой такой выбор возможен, я называю IT инструментом для реализации маркетинговой стратегии. Вот такое представление о маркетинге у меня сформировалось на основе моего опыта. У Вас другой опыт и это нормально. Не вижу причины для спора.
Максим, маркетингом не может считаться сбор информации. Но маркетингом будут считаться предложения -действия для удовлетворения потребностей клиента или, тупо стимулирующие его желание у Вас что-то купить. И для этого и необходим сбор информации о потребностях клиента и способов его удовлетворения)) Сама база информации останется только информацией, без практических предложений и действий. Но практические предложения и действия будут неэффективными, если база будет "некорректной" или выводы из этой базы будут сделаны не верные.
Пример. Есть Дом.ру. IT компания. У меня за год раза 4 роутер вылетал, по одной и той же причине. И я 4 раза по пол-часа через линии дозвона одно и тоже талдычил. А у них it систем выше крыши. Я от них отказался... Это не b2b, но как пример, думаю, пойдет))
Цель сервиса – это залезть в карман клиенту после того как он приобрел ваш товар (услугу). Как это достичь – это стратегия. Но, это часть системы управления бизнесом. Создав (или создавая) систему управления, оценив ее масштабы и глубину, только потом мы приступает к выбору стратегии реализации ИС. Кто то обойдется простым EXCELем, кто то более сложной системой, однородной или гибридной. Алгоритмы построения IT и выбора ПО, хорошо известны и прописаны. Так что следует строго им следовать. Все остальное от лукавого. А то, что IT – это преимущество, так это известно еще с середины 20 века.
У сервиса может быть 2 задачи: зарабатывать деньги или обеспечивать и увеличивать продажи оборудования (продукта) компании.
Совершенно верно. Алгоритм построения первоклассного сервиса выглядит так:
1. Организация системной работы в сервисе на основе метрик, KPI, грамотного планирования ресурсов и настроенных процессов. На этом этапе выявляется связь между инвестициями в сервис и ростом продаж. Определяется, интересен ли сервис как бизнес или более перспективно его использование для повышения лояльности клиентов и роста повторных продаж.
2. Разработка совместной стратегии продаж и сервиса.
3. Внедрение IT систем для "закрепления" оптимально настроенных процессов и лучших практик, снижения себестоимости работ и автоматизации рутинных процедур. Таких, как прием и перераспределение заказов, подготовка и выставление счетов, проверка контрагентов, согласование договоров, автозаказ использованных техниками запчастей и т.д.
Это возможно, если компания работает с одним сегментом рынка с фиксированными условиями. В своё время в компании DEMAG я отвечал сразу за два бизнеса: портовые краны Gottwald и стандартные краны. В случае с портовыми кранами стоимость сервиса не была важна. Важнее были сроки устранения неисправностей и.к . каждый час простоя корабля при загрузке обходился владельцу крана в несколько тысяч евро. Для стандартных кранов наоборот, значение имела стоимость. Постоянно приходилось звонить логистам и бухгалтерии для ускорения доставки запчастей при ремонтах Gottwald. Объяснять почему не надо ждать загрузки машины, а отправлять запчасти срочно авиадоставкой. А если у вас не два типа клиентов, а двадцать два? И со всеми вы хотите работать? Невозможно без автоматического планирования на основе SLA обойтись. Вы просто не запомните все условия всех контрактов. И тем более не сможете их выполнить. Так что если работаете с разными сегментами- без FSM никуда.
Это правда. Так же как и то, что несмотря на известность и доказанность преимущества IT только 40% российских компаний используют CRM. Что уж говорить про FSM или BPM системы, о которых я написал в статье.
Обычно зоопарк информационных систем создают вновь прибывшие топы и руководители среднего звена. Они не обращая внимания на сложившуюся архитектуру, тянут за собой те системы в которых они привыкли работать. И если наблюдается существенная текучка управленческих кадров, то процесс этот просто невозможно остановить.
Лет десять-восемь назад Репин прошел чесом по всем мало мальски значимым компаниям, результатом стали продажи в эти компании одного очень неплохого продукта для моделирования бизнес-процессов,. В принципе сделал вроде бы полезное дело. Что я наблюдаю теперь - вместо процессных моделей помойки, полное запустенеие методик моделирования. Бизнес разочарован, ищет чем бы это можно было заменить, потому что сложно и запутано. И далее ситуация усугубляется, появляется новая описалка процессов, или для этого начинают использовать CRM, BPMS. То есть ситуация сложнее, чем описал автор.
Причина как всегда в отсутствии культуры управления изменениями и отсутствии квалифицированных кадров. Консультанты приходят и уходят, туда же уходят и топы которые их принимали. В итоге архитектура брошена на произвол. Далее читать мой такст с начала.
Вообще-то, данная статья способствует разрастанию "зоопарка информационных систем" давая совет:
" .... Схема внутренних процессов первоначально может быть разработана в специализированной программе для бизнес-моделирования, например Fox Manager или Business Studio. После утверждения руководством ее можно перенести в BPM и настроить интеграцию с другими программами...."
То есть, кроме ВРМS ( не BPM) нужно приобрести Fox Manager или Business Studio.
Зачем ?
Да и ВРМ - это не класс программных продуктов, а "- Концепция управления, увязывающая стратегию и цели организации с ожиданиями и потребностями потребителей путем соответствующей организации сквозных процессов.
Определение BPMS можно найти там же. Если статья серьезная, то хотелось бы более точной терминологии.
Статья написана с явными рекламными целями, ради третьей части, продвигающей FSM компании HubEx, дистрибьютором которой, является компания уважаемого автора. Лично мне было бы интересно посмотреть на алгоритм, который обещает
" ... редактор процессов и алгоритм оптимального выбора исполнителей, который может быть основан на учете удаленности техника от объекта, знания оборудования ......"
Насколько мне известно, в MES-системах или Project такой алгоритм пока реализовать не удалось, хотя задачи составления оптимального расписания, исходя из загрузки ресурсов весьма похожи.