Рано или поздно вы зададитесь вопросом, а эффективно ли я работаю, эффективно ли работают мои подчиненные?
Глянешь, бывает, на сотрудников – все трудятся… Только понимаешь, что от одного сотрудника толку намного больше, чем от другого. Вот здесь и может возникнуть идея – посмотреть, а что конкретно я (для начала) и другие сотрудники делают в течение дня. С собой все проще – врать себе не станете (надеюсь). Сложнее с сотрудниками – они не особо радуются каким-либо нестандартным просьбам.
Чтобы разобраться, что происходит в течение рабочего дня, вам стоит создать определенную пустографку, пример которой вы можете скачать внизу данной статьи. Пустографка содержит вверху информацию о дате заполнения и инициалах сотрудника. Дальше имеется таблица, в которой первый столбик – это место для записи задач, действий, которые вы производите. А остальные столбики – это разбивка рабочего дня на каждые 5 минут.
Что необходимо делать?
Все просто – заполняем по одной пустографке в день в течение одной недели. Отмечаем каждое свое движение, начиная от похода на перекур, обед, в туалет, «подышать свежим воздухом», заканчивая задачами по своим прямым обязанностям. Отмечайте даже, как долго вы общались по телефону (у многих сотрудников этот фактор часто съедает уйму времени). В принципе для менеджера по продажам общаться по телефону – это его прямая обязанность. Но если вы, например, занимаете должность, которая обязывает много времени проводить в расчетах, а у вас постоянно звонит телефон, тогда эффективность работы понижается.
То, что вы сами заполните пустографку с максимальной достоверностью, в этом я не сомневаюсь (тем более, если именно вы стали инициатором данного «исследования времени»). А вот достоверность информации ваших сотрудников – под вопросом. Написать можно все, что угодно. Что делать в такой ситуации?
Во-первых, постарайтесь объяснить сотрудникам, что никто никого не собирается увольнять, а вам всего лишь нужно определить, какие рутинные процессы «тянут их на дно», мы ведь рутину можем автоматизировать!
Во-вторых, даже если вам и попытаются «насочинять сказок», все равно знайте, что у сотрудника, который работает без особых напрягов, обычно не хватает фантазии насочинять лишних задач. Обычно весь рабочий день может вылиться в 3-5 задач.
В-третьих, вы можете выборочно попросить результаты выполнения той или иной задачи.
Анализ
После того, как пустографки были заполнены, вам необходимо перенести информацию в файл MS Excel для ее дальнейшего анализа. Не просите сотрудников заполнять пустографки сразу в MS Excel – это может увеличить время их заполнения. Ручкой на бумаге – легче и быстрее.
После переноса всей информации в MS Excel присвойте каждой задаче определенную категорию, чтобы в дальнейшем провести по категориям задач группировку. Категорийность стоит присваивать, ссылаясь на обязанности сотрудников. Если вы менеджер по закупкам, то категории могут быть следующие: создание заказа, оприходывание товара, общение с отделом продаж и так далее.
После того, как категории были присвоены, напротив каждой строки посчитайте, сколько времени понадобилось сотруднику на выполнение задачи, действия. Потом, используя сводную таблицу, определите общие затраты времени по каждой категории задач. Определите долю каждой категории в общих затратах времени анализируемой недели.
Выводы
В итоге стоит сделать выводы:
- Кто и чем занимается?
- Чем отличается структура рабочего времени одного сотрудника от другого?
- Соответствуют ли выполняемые фактические задачи обязанностям сотрудника?
- Существует ли рутина, которая затрудняет работу сотрудников, и поэтому задачи выполняются не так быстро и качественно?…
Когда вы поймете текущую картину и найдете ответы на вопросы, вы поймете, что можно улучшить в своей работе и работе ваших сотрудников.
P.S. На практике и сам проводил предложенное выше исследование времени в отделе закупок (аналитики). Статистика была интересна. Как результат, в отделе появился еще один сотрудник, который на себя перетянул всю рутину (около 20% времени сотрудников отдела), которая мешала менеджерам по закупкам эффективно выполнять свои первоначальные обязанности – закупки, управление запасами, ценообразование, аналитика…
Статья впервые опубликована на сайте автора
Фото: pixabay
Что-то подобное анализировал в своей компании, пока не понял, что если рабочий процесс отлажен хотя бы более менее, то результаты оптимизации будут минимальными, но вот зато сотрудники на новую игрушку начнут тратить по часу в день. Вы готовы платить 1/8 часть зарплаты сотрудникам за сомнительные попытки оптимизации работы?
Не возразишь и не поспоришь, :)) ''тайм менеджмент'' - это вещь и сила.
Мудрейший старикан-эмпирик Аристотель: ''Время - это мера движения'' (Стоишь на месте - значит не живёшь). Конфуций, тоже умница: ''Не важно, как медленно ты движешься, если ты не останавливаешься на пути к цели''. Парето (вот кто - гений!) - ''80 % задач может быть решено за 20 % затрачиваемого времени; на оставшиеся 20 % задач тратится 80 % затрачиваемого времени.'' и т.п.
К чему это я?
Уважаемый автор, поздравляю вас с открытием Америки! Особенно мне нравятся ''выгоды и преимущества'', особенно пункт а) - знать ''Кто и чем занимается! Было бы очень смешно, кабы не было так грустно. Разгонять надо такую шарашку сразу и безоговорочно, начиная без руководителя и без всяких там ''пустографок в формате Excel''. Всех офисных креветок и омаров - обратно за парту! Или - разнорабочими на строительство дорог! По которым, как сказал Конфуций...(см.выше)
Тема: Время - деньги или как прикуривать от банкнот!
что-то я всегда тайм- менедмент считала торговлей воздухом...
Слоты по 15 минут - это слишком жестко, мне кажется. Когда я работала в компании, где у меня подчиненные находились в других городах, я просила своих сотрудников заполнять ежедневные таблички просто с описанием задач, коорые они выполняли. Потом проанализировала те, на которые уходит слишком много времени, потом разобрали, почему уходит. Потом либо разработали алгоритм, как сделать так, чтобы уходило времени намного меньше, либо я поменяла задачи между сотрудниками, кому что больше подошло. На все это ушло месяца полтора. Сначала сотрудники злились, но потом, когда все заработало как часы, даже обрадовались.
В начале 1980-х, читал книжку Гавриила Попова о (как сейчас говорят) ''тайм-менеджменте''.
В ней излагался способ учёта ежедневного расхода времени. Учёта в виде таблицы, заполняемой условными графическими символами. Если, в нынешние времена, вместо графических символов применять буквы-цифры, тогда анализ данных из таких таблиц удобно проводить в Excel-е.